Классификация документов
Слово документ в переводе с латинского языка означает «поучительный пример», «способ доказательства». В сегодняшнем, обычном употреблении это слово имеет три основных значения: 1) деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь (расходный документ, проездной документ); 2) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт, удостоверение и т.п.); 3) письменное свидетельство о чем-нибудь (древние грамоты и т.п.).
Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Казахстан устанавливает единые правила ведения документации. - «Основные правила документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях), учреждениях и организациях всех организационно-правовых форм Республики Казахстан», утвержденные постановлением Кабинета Министров РК от 30 июня 1992 г. № 562. В «Правилах» определены нормы создания документов и управления документооборотом. Классификация документов – это деление их по признакам сходства и различия.
По способу фиксации документы делятся на письменные, графические, акустические, фото-, кино-, видеодокументы.
По содержанию документы делятся на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т.п.
По наименованию различают большое количество жанров: положения, приказы, протоколы, правила, уставы, заявления, письма и т.п.
По видам бывают документы типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.
По месту составления различаются документы внутренние и внешние (входящая и исходящая корреспонденция).
По срокам исполнения выделяются документы срочные и несрочные.
По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).
По степени гласности бывают документы обычные, для служебного использования (конфиденциальные) и секретные (строго конфиденциальные).
По юридической силе различают подлинные и подложные документы.
По стадиям создания документы подразделяют на оригиналы (подлинники, первые экземпляры), копии. Среди копий выделяют отпуск – полная копия исходящего документа, выписку – копия части документа и дубликат – второй экземпляр, выдаваемый взамен утраченного.
По срокам хранения выделяют документы: постоянного срока хранения, свыше 10 лет и временного – до 10 лет.
Достарыңызбен бөлісу: |
