Деловой информации. Итог документирования создание документа
жүктеу/скачать 1,08 Mb. Pdf көрінісі
|
| МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Тихоокеанский государственный университет» Социально-гуманитарный факультет Кафедра русской филологии Направление 031100. 62 – Лингвистика (бакалавриат) 4 курс
Автор-разработчик: доцент Лахина Г.И.
Хабаровск Т Е К С Т Ы Л Е К Ц И Й Т Е К С Т Л Е К Ц И И 1 Деловая письменная речь. Служебная документация Деловая письменная речь – одна из форм делового общения, языковое средство фиксации (документирования) деловой
информации. Итог документирования – создание документа. Документы – это письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость: приказ, автобиография, заявление и др. Документы занимают значительное место в жизни современного человека. Потребность в документах мы ощущаем ежедневно: они регулируют нашу социальную жизнь. Мы должны уметь не только правильно их толковать, но и правильно составлять: нет такого человека, которому ни разу не приходилось писать автобиографии, заявления, доверенности и т.д. Документы описывают самые разнообразные ситуации, возникающие в жизни человека, и для каждой из них находится свой способ описания, свой жанр. Тексты определенного жанра составляются по шаблону, модели, задаваемой этим жанром. Чаще всего автор, создающий документ, не выбирает то или иное языковое средство из ряда синонимичных, а воспроизводит то, которое диктуется ему жанром: так, в Заявлении о приеме на работу, он обязательно должен написать прошу принять меня с ________числа на должность _____________, а не «придумывать» свои, отличные от стандартных фразы. Существует два типа документов: 1)
документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных, относят к служебной документации; 2)
документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью, называют официально-деловой перепиской. В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединённых по ряду признаков – функциональному, содержательному, временному (сроки исполнения):
распорядительные документы (постановление, приказ, инструкция и т.п.);
административно-организационные (контракт, отчет, устав и т.п);
информационно-справочные (акт, объяснительная записка, справка и т.п.). Стиль и смысловое содержание служебной документации должны подчиняться следующим требованиям:
точность изложения информации: текст не должен допускать двоякого толкования, каждое предложение должно быть однозначным;
лаконичность передачи информации;
использование языковых клише, облегчающих восприятие текста;
нейтральный тон изложения (отсутствие экспрессивных языковых средств). Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов. Реквизиты – это обязательные элементы оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, печать и т.д. В сфере письменной деловой речи действуют текстовые нормы. Текстовые нормы – это нормы, регламентирующие построение текста документа. Рассмотрим текстовые нормы заявления, доверенности и объяснительной записки.
какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения. Заявление содержит следующие реквизиты: 1.
организация). 2. Наименование заявителя – от кого? 3.
4.
Текст (формулировка просьбы заявителя и необходимая аргументация). 5.
Список документальных приложений (если есть). 6.
Подпись заявителя. 7. Дата. Существуют определённые правила написания заявления: 1. Наименование адресата, к которому обращаются, например, с просьбой, должно быть расположено в правом углу листа. 2. Если адресат представляет собой название организации, то это название ставится в Вин. п., если это название должностного лица – в Дат. п.. Например: • В отдел кадров ТОГУ ……………………………… • Директору юридического института ……………………………..... 3. Фамилия и инициалы заявителя ставятся в Род. п. без предлога или с предлогом от (в настоящее время по канцелярской традиции предпочтителен вариант без предлога) и располагаются также в правом углу (иногда указывается адрес заявителя). 4. Название документа Заявление пишется или с прописной буквы в середине строки без точки или со строчной буквы с точкой. 5. Текст заявления пишется с красной строки. 6. Подпись заявителя ставится внизу справа, дата – слева. Элементы даты записываются арабскими цифрами в последовательности число, месяц, год (если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль: 02. 03.
2002). Познакомьтесь с образцом заявления студента на имя декана факультета: Декану факультета архитектуры Академии искусств проф. В. П. Репиной Васнецовой 0. Г., студентки группы № 2119 Заявление Прошу предоставить мне академический отпуск сроком на 1 год с 01.02.2003 на основании справки № 13457 от 30.01.03, выданной поликлиникой № 39 г. Санкт-Петербурга. Справка прилагается. ___________________0. Г. Васнецова 31 января 2003 г. Доверенность – документ, дающий кому-либо право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность. Доверенности на получение денег содержат, например, следующие
Наименование документа.
Фамилия, имя, отчество (иногда должность, адрес, паспортные данные – в зависимости от цели написания доверенности) доверителя.
доверенного лица.
Содержание доверенности (КТО – ДОВЕРЯЮ – КОМУ – ЧТО СДЕЛАТЬ) (сумма пишется цифрами и в скобках прописью).
Дата выдачи доверенности.
Наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя.
Дата удостоверения и подпись. Познакомьтесь с образцом доверенности: Доверенность Я, Гошин Павел Михайлович, студент механического факультета Технического института, доверяю Ивановой Анне Сергеевне, проживающей по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Озерная, д.б, кв. 9, паспорт: серия 4009 № 145676, выдан 34-м отделением милиции г. Санкт-Петербурга 10 марта 2000 г., получить мою стипендию за июнь 2000 г. в сумме 150 (сто пятьдесят) рублей. _________П. М. Гошин 25.05.2000г. Подпись П. М. Гошина удостоверяю, декан механического факультета Г. Г. Сонин 26.05.2000 г. Печать Обратите внимание на расположение частей доверенности:
текст – с красной строки;
дата – слева, подпись – справа;
под датой и подписью – место, чтобы заверить документ. Объяснительная записка – документ, содержащий объяснение причин какого- либо нарушения в производственном или учебном процессе. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты:
Наименование адресата (руководитель организации, подразделения).
Фамилия, инициалы, должность работника, пишущего объяснительную записку.
Заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы).
Подпись (внизу справа).
Дата написания объяснительной записки (ниже подписи и слева листа, число и год пишутся цифрами, а месяц словами).
Познакомьтесь с образцом объяснительной записки: Заведующему кафедрой русского языка Н. В. Петрову Смирновой А. Н., студентки группы Ns1125 гуманитарного факультета Объяснительная записка Я, Смирнова Анна Николаевна, отсутствовала на занятиях по русскому языку и культуре речи с 14.03.03 по 18.04.03 в связи с вынужденным отъездом к заболевшей матери в город Новгород. Справку о болезни матери из районной поликлиники № 4 Новгорода прилагаю. 15 апреля 2003 г. ____________А. Н.Смирнова
Итак, для того чтобы правильно составить деловую бумагу, следует сначала уяснить характер деловой ситуации, выбрать соответствующий жанр документа, а затем составить его с учётом необходимых реквизитов и языкового наполнения. Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, чётко и недвусмысленно – это основное требование письменной деловой речи. Т Е К С Т Л Е К Ц И И 2 Официально-деловая переписка. Понятие делового письма Официально-деловая переписка – это документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью. Специалисты в области документальной стилистики выделяют три
обеспечивающих эффективность официальной переписки: 1) лаконизм делового письма; 2) достаточность информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений; и 3) достоверность, объективность.
страниц) сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации. Требование полноты предполагает, что документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения
информацию. Недостаточность информации может вызвать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку. Избыточность же информации приводит к тому, что письмо плохо воспринимается, суть его затуманивается. Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, достоверную оценку событий. Убедительность (аргументированность) информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершить) определённые действия, и от того, насколько достаточна обоснованность документа, письма, зависит его исполнение. Главная особенность языка служебной переписки – его высокая
часто повторяется, т.к. производственные ситуации во многом однотипны. Широко используются готовые штампы, словесные формулы. В деловом письме можно выделить такие, например, содержательные аспекты: сообщение; выражение просьбы, требования, пожелания; выражение отказа или согласия. Для каждого аспекта существует определённая синтаксическая модель предложения. Приведём пример модели предложения, выражающий аспект «сообщение» и её речевые варианты: Сообщаем (Вам о том), что …; Извещаем (Вас о том),
А вот модель предложения, выражающая гарантию: Оплату(а) гарантируем(-ется); Оплату гарантируем через отделение Госбанка в месячный срок по завершению работ. Существование моделей и их речевых вариантов, т.е. стандартов, облегчает составление деловых писем. Деловые письма именно составляются, а не пишутся. Задача заключается лишь в том, чтобы выбрать соответствующую синтаксическую модель и подходящий для данного письма её речевой вариант. Таким образом, стандартизация деловых писем целесообразна, экономична. Краткость и точность – идеал делового письма. По тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию делят на деловую и коммерческую. Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, гарантийные письма, письма-претензии и т. д.). Деловое письмо – документ, который подготавливает заключение сделок, важные встречи, содержит служебную информацию, претензии, предложения и т.д. Таким образом, деловое письмо – письменный диалог юридических лиц, в котором решаются важнейшие вопросы экономико-правовой деятельности организации. Деловое письмо должно соответствовать конкретному типу письма (письмо-запрос, письмо-ответ, сопроводительное письмо и т.д.). Выделяют несколько типов деловых писем и характерные для них языковые стандартные формулы: 1. Письмо-запрос (или просьба) – это письмо, содержащее просьбу о присылке образцов товара, каталогов, какой-либо другой информации.
2. Письмо-ответ – это письмо, являющееся реакцией на полученное ранее письмо (или имевший место телефонный разговор) и содержащее согласие или отказ от чего-либо. Языковые формулы: – В ответ на Ваше письмо (на Ваш факс) извещаем (сообщаем, информируем), что … – В продолжение телефонного разговора уведомляем, что … 3. Гарантийное письмо – письмо, обеспечивающее исполнение изложенных в нём обязательств. В нём адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведение исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным. Языковые формулы: – Оплату гарантируем … – Качество изделий гарантируем … – Сроки выполнения гарантируем … 4. Сопроводительное (препроводительное) письмо – письмо, которое информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.
5. Письмо-рекламация (претензия) – письмо, представляющее собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Языковая формулы: – В связи с изложенным просим Вас возместить понесённые нашей фирмой убытки в размере … – Товар получил серьёзные повреждения … . Постарайтесь возместить нам убытки, которые мы понесли … – Мы пользуемся своим правом потребовать от Вас возмещения убытков за задержку в поставке, как оговорено в контракте. – Мы не сомневаемся, что вы примете нашу претензию как вполне обоснованную, и нам не придётся передавать дело на рассмотрение в арбитраж . 6. Письмо-благодарность – письмо, содержащее благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталоги, информацию, приглашение, оказанное гостеприимство и т. д.) Языковые формулы: – Благодарим Вас за … – Мы признательны Вам за то, что … – Выражаем благодарность за … – Заранее благодарим Вас за то, что … – Мы получили Ваш факс от… , за который (Вам) очень благодарны. Существуют строгие правила написания деловых писем: 1. В левой стороне листа располагается штамп торговой фирмы (её наименование, адрес, телефон, телекс, дата).
2. В правой стороне листа указывается имя и адрес лица, которому адресуется письмо. Если письмо адресуется официальному лицу, то вначале отмечается должность, затем фамилия и инициалы и только потом адрес предприятия: Директору АО «Златоуст» Голубеву С. Н. Россия, 191011, Санкт-Петербург, ул. Инженерная, д. 13, ком. 29
Если документ адресуется частному лицу, то вначале указывается почтовый индекс и адрес, потом фамилия и инициалы получателя:
Лесной проспект, д. 37, кв. 107 Васильеву П. Р. 3. В переписке с официальным или частным лицом – иностранными гражданами – перед фамилией пишется г. или г-ну (господину). Это обращение всё шире распространяется и при переписке с отечественными партнёрами. Употребление обращения гражданину допускается только в сфере правовых и административных отношений (в судебных, правоохранительных органах и т. д.).
4. В заголовке к тексту письма, который располагается в левой стороне листа под штампом организации, употребляется только конструкция с предлогом о/об (например, О создании совместного предприятия).
5. Текст письма должен также включать этикетную рамку: приветствие адресата и слова прощания. Например, Уважаемый господин директор! (Помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту, выносится в отдельную строку). Заключительная формула вежливости помещается на правой стороне письма: С уважением, С пожеланием успехов… R.S. Допустимо иногда не указывать заголовок к тексту письма, а указать вежливое приветствие:
6. Реквизит «Подпись» состоит из указания на должность лица, подписывающего письмо, его личной подписи и её расшифровки: Директор АО «Златоуст» Подпись С. Н. Голубев
В случае особой важности документа, например, относящегося к финансовым или другим обязательствам организации, на письме ставятся две подписи – её руководителя и главного бухгалтера.
7. Если автор – лицо юридическое, то действия передаются: а) от 3-го лица ед. числа: –Завод «Прогресс» не возражает … –Кооператив «Поиск» гарантирует … б) от 3-го лица мн. числа: – Дирекция, профсоюзный комитет з-да «Прогресс» убедительно просят … в) от 1-го лица мн. числа: – Просим … –Сообщаем … –Подтверждаем …
8. Если автор – лицо физическое, то действия передаются: а) от 1-го лица ед. числа: –Прошу … –Довожу до Вашего сведения … б) от 1-го лица мн. числа: –Поздравляем … –Одобряем … –Мы получили Вашу телеграмму … Текст любого письма состоит из следующих частей: 1) обращения, 2) вводной части, 3) основной части, 4) заключения.
Деловое письмо имеет строгую структурную схему: 1. Обращение. Используется стандартное обращение (должность, фамилия, имя, отчество). Если не предполагается конкретное лицо, обращение можно опустить.
2. Вводная часть. Излагается повод для письма. – В связи с ... –Согласно контракту от 21.01.02. №15/10... –Нами рассмотрены Ваши предложения... 3. Основная часть. Формулируется главная цель письма: сообщение; предложение; отказ; ответ; запрос; просьба; гарантия; напоминание; приглашение; благодарность; рекламация. Суть дела излагается от первого лица в ед.ч. или мн.ч., а также от третьего лица. Необходимо чёткое деление на абзацы.
4. Заключение. Выражается надежда на ответ, на положительное решение вопроса, выражается признательность, пожелание, чтобы переписка была продолжена и т. п.
Итак, язык делового письма должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка, основными признаками которого являются точность и стандартизированность используемых языковых средств. Кроме того, деловое послание должно отвечать требованиям информационной достаточности, лаконизма и объективности.
Виды делового общения Деловое общение занимает важное место в жизни человека. Людям постоянно приходится обсуждать вопросы, связанные с организацией производства, с жизнью трудового коллектива, выполнением служебных обязанностей, с предпринимательской деятельностью, заключением различного рода сделок, договоров, принятием решений, оформлением документов и т.д. Что же мы понимаем под понятием «деловое общение»?
обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающий достижение определённого результата, решение конкретной проблемы или реализацию определённой цели. Деловое общение отличается от обыденного тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. Наиболее распространёнными видами делового общения являются деловая
официальной обстановке. Деловая беседа обычно имеет следующие цели:
договориться по интересующему партнёров вопросу;
убедить партнёра в правильности принимаемого решения;
установить контакт, деловые отношения. По характеру обстановки, в которой обсуждаются те или иные вопросы, деловые беседы бывают официальными и неофициальными. По характеру обсуждаемых вопросов наиболее распространёнными считаются следующие виды деловых бесед:
перемещения по должности;
дисциплинарные – это беседы, связанные с нарушением трудовой дисциплины, уклонением от выполнения служебных обязанностей и т.п. При проведении таких бесед следует иметь в виду, осуждать надо действия или поступки работников, критиковать промахи и просчёты, а не их личные качества. Самое трудное в подобных беседах – выбрать правильный тон общения;
выполнения того или иного производственного задания, анализируются полученные результаты, высказываются критические замечания по поводу решения поставленных задач;
конфликтных ситуаций, возникающих в организации;
творческие – это беседы, посвящённые выработке концепции того или иного проекта, задания и др. Рассмотрим, как строится деловая беседа. Структура деловой беседы обычно бывает следующей: 1. Начало беседы (установление контакта, создание благоприятного для беседы «климата отношений»). 2. Изложение своей позиции и обоснование её. 3. Выявление позиции собеседника. 4. Совместный анализ проблемы (устранение сомнений собеседника, опровержение его замечаний, поиск вариантов решения и т.д.). 5. Принятие решений. При проведении беседы её участники нередко допускают различного рода ошибки: 1.
Проявляют авторитарность, не считаются с мнением других. 2.
Не учитывают мотивы поведения собеседника. 3.
Не проявляют интереса к проблемам собеседника. 4.
Не слушают собеседника, перебивают говорящих. 5.
Говорят, не будучи уверенными, слушают ли их. 6.
Говорят долго. 7.
Ограничиваются одним предложением (на используют всего банка идей). В деловом русском языке можно выделить ряд устойчивых речевых оборотов, которые позволяют собеседникам управлять ходом беседы.
–
Сегодня я предлагаю обсудить... –
Мне хотелось бы начать нашу беседу с... –
Я думаю, что мы начнем наш разговор с... Выражение одобрения и согласия: –
Ваши условия нас вполне устраивают. –
Думаю, что мы можем договориться и о... –
Мы ничего не имеем против... –
Это, на наш взгляд, очень хорошая идея. –
Я полностью согласен с вашим мнением о... –
Можно считать, что в основном мы договорились. Выражение желания отстаивать свою точку зрения: –
Но давайте рассмотрим и другие стороны этого решения. –
Я вижу решение этого вопроса по-другому. В связи с этим я хотел бы пояснить... –
Хотелось бы, чтобы вы уточнили вопрос о... Выражение просьбы: –
–
–
Выражение извинения: –
Приносим наши извинения за... –
Еще раз прошу извинить меня за... –
Примите наши извинения за... –
Мы искренне сожалеем, что... Выражение сомнения и неопределенности: –
Меня несколько смущает наличие... –
Мне не совсем понятно ваше желание, связанное с... –
У меня большое сомнение в необходимости... –
Я бы предпочёл другое решение этой задачи. Выражение неодобрения, несогласия и отказа: –
Наша точка зрения несколько расходится с вашей. –
Мы придерживаемся иной точки зрения. –
Нас не вполне устраивают предложенные вами условия. –
К сожалению, принять ваши условия мы не можем. Выражение желания уйти от ответа: –
Мне трудно судить об этом. –
Я затрудняюсь дать вам точный ответ. –
К сожалению, точной информацией об этом мы не располагаем. Фразы, свидетельствующие о завершении беседы: –
Давайте подведем итоги наших договоренностей. –
В заключение беседы я хотел бы... –
Я полагаю, что сегодня мы обсудили все наши вопросы. –
Я считаю, что проблему... можно считать решённой. Одной из самых распространённых разновидностей деловой беседы являются телефонные разговоры. Телефонные разговоры занимают значительное место в деловой жизни. По подсчётам специалистов, на них тратится до 27 процентов рабочего времени.
Сформулируем основные требования, предъявляемые к разговору по телефону:
Логичность.
Информативность.
Отсутствие повторов.
Дружелюбный тон.
Чёткое произношение слов, особенно фамилий и чисел.
Средний темп речи.
Обычная громкость голоса. Деловому человеку следует знать, что телефонный разговор имеет свою структуру, строится по определённому образцу. Вот основные элементы композиции разговора по телефону: 1. Взаимные представления (20±5 секунд). 2. Введение собеседника в курс дела (40±5 секунд). 3. Обсуждение ситуаций (100±15 секунд). (Необходимо иметь
тщательно продуманный перечень главных
и второстепенных вопросов, требующих короткого и конкретного ответа). 4. Заключительное слово (20±5 секунд). По принятому в деловом мире «телефонному этикету» каждый из говорящих должен придерживаться определённого набора этикетно-речевых
Уточните, попали ли вы туда, куда хотели.
Представьтесь и кратко изложите причину звонка. Для секретаря постарайтесь подобрать самые общие, но необходимые для представления сути дела слова.
месте или он не может подойти к аппарату, попросите передать, что вы звонили. Скажите, когда и где вас можно будет легко найти.
есть сейчас время для разговора?». Помните, что деловой диалог по телефону – обмен информацией оперативного значения с определенной целью. Говорите кратко, но информативно.
Завершая разговор, постарайтесь в любом случае оставить о себе хорошее впечатление. К славам прощания добавьте фразу типа: «Надеюсь, что наши контакты будут полезными!»
Назовите свою организацию. Если телефон в вашем личном кабинете, назовите вашу должность.
эти данные до начала разговора. В противном случае продолжение контакта неуместно...
вашего имени он может передать. Нельзя спрашивать звонящего: «С кем я говорю?» или «Что вам нужно?». Найдите доброжелательную формулу (фирменный стандарт) начала разговора, например, «Доброе утро! Банк Менатеп. У телефона офис-менеджер. Слушаю вас».
Демонстрируйте внимание к словам собеседника репликами: «Да», «Понимаю...», «Совершенно верно...» и т.п.
По этикету, разговор завершает его инициатор, но если вы чувствуете, что время разговора уходит впустую, постарайтесь дать понять это собеседнику, например, фразой: «Думаю, мы выяснили основные детали...». Умение говорить по телефону, не растрачивая времени и при этом решая все вопросы, предполагает владение определенным набором речевых формул:
–
Вам звонят из фирмы... –
Моя фамилия... –
Я хотел бы... –
С вами говорит менеджер по продажам... Просьба, запрос информации, желание получить совет или поддержку: –
Вас беспокоит... –
Могу я поговорить с... –
Я хотел бы узнать... –
Вы не могли бы дать информацию...
Основной момент разговора: –
–
–
Завершение разговора: –
До свидания. –
Всего доброго. Спасибо за информацию. –
Будьте здоровы, всего хорошего. –
Уверен, что наши контакты будут продуктивны. Деловые переговоры – это обсуждение с целью заключения соглашения между кем-либо по какому-либо вопросу. Переговоры являются важным видом делового общения.
1. Установление деловых связей. 2. Заключение договоров. 3. Принятие важных решений. 4. Подписание ответственных документов. 5. Координация совместной деятельности. 6. Разрешение конфликтов, спорных
вопросов, установление доброжелательных отношений и налаживание сотрудничества. Каковы же важнейшие условия успеха деловых переговоров? 1. Владение информацией.
Диалог может быть плодотворным только в том случае, если обе стороны хорошо разбираются в обсуждаемой проблеме, компетентны в данной области. 2. Умело разработанный план ведения переговоров. Не нужно жалеть времени на подготовку к деловым переговорам, необходимо тщательно продумать все тонкости и детали предстоящего обсуждения, подобрать возможные аргументы для обоснования своей позиции, наметить, как лучше использовать те или иные приёмы воздействия на оппонента. 3. Учёт интересов сторон. Основной вопрос состоит в том, как разрешить противоречия интересов и в наиболее полном объёме реализовать их совпадения. Специалист в области переговоров и урегулирования конфликтов Уильям Юрии в своей книге «Преодолевая «нет» или переговоры с трудными людьми» рассказывает поучительную историю. Один человек оставил в наследство трём сыновьям семнадцать верблюдов. Половина верблюдов должна была отойти старшему сыну, треть – среднему, а девятая часть – младшему. Братья принялись делить наследство, но не смогли договориться, ведь семнадцать не делится ни на два, ни на три, ни на девять. В конце концов сыновья обратились за советом к мудрой старухе. Обдумав положение, она сказала: «Поглядим, что выйдет, если вы возьмёте моего верблюда». Таким образом, у сыновей оказалось восемнадцать верблюдов. Старший сын забрал свою половину, то есть девять. Средний сын взял треть, то есть шесть. А младший получил девятую часть – двух верблюдов. Девять, шесть и два в сумме дают семнадцать. Один верблюд оказался лишним. Они вернули его старухе. «Как и задача с семнадцатью верблюдами, – пишет автор, – переговоры могут казаться безнадёжными. Тогда подобно мудрой старухе, вам надо отступить в сторону, посмотреть на проблему под свежим углом зрения и найти восемнадцатого верблюда». Не стоит отчаиваться, если переговоры зашли в тупик. Какими бы безнадёжными они сначала ни казались, при желании сторон всегда можно найти правильное и взаимовыгодное решение. Помочь в таких переговорах, по словам У. Юрии, может так называемая стратегия прорыва. В чём её суть? Она требует поступков, противоположных нашим естественным побуждениям: «Необходимо сдерживаться, когда очень хочется нанести удар, выслушать, когда хочется сказать, задать вопросы, когда уже готовы все ответы, преодолевать различия, когда хочешь настоять на своём, просвещать вместо того, чтобы раздувать конфликт». Стратегия прорыва основана на уважении к оппоненту. Важно при этом превратить противника в партнёра. Когда говорят о переговорах, то, как правило, рассматривают подготовку к ним и сам процесс их ведения. Подготовительный этап включает в себя отработку как организационных моментов, так и содержательной стороны переговоров. В процессе подготовки необходимо решить следующие организационные вопросы:
кто будет принимать участие в переговорах,
распределить обязанности между членами делегации,
определить место, время встречи,
составить программу переговоров,
уточнить регламент работы,
дать поручения сотрудникам, обслуживающим переговоры и т.д. Особое внимание следует уделить содержанию предстоящей встречи. Содержательная сторона переговоров включает в себя:
Анализ проблемы.
Изучение состояния дел.
Формулировка цели и задач переговоров.
Определение общей позиции делегации.
Выработка собственной позиции.
Подбор убедительных аргументов.
Нахождение возможных вариантов решения.
Подготовка предложений.
Составление необходимых документов и т.д. Практика и опыт проведения самых разнообразных переговоров как в нашей стране, так и за рубежом позволили разработать наиболее оптимальную
1. Приветствие участников, представление сторон друг другу. 2. Изложение проблем и целей переговоров. 3. Диалог участников, включающий в себя уточнение, обсуждение и согласование позиций, выяснение взаимных интересов. 4. Подведение итогов и принятие решений. 5. Завершение переговоров, анализ их результатов. Успешное проведение деловых переговоров предполагает владение определённым набором речевых формул.
–
Наша фирма создана (образована) в ... году. Ее учредителями являются ... Годовой оборот фирмы составляет ... Фирма специализируется (на, в области) ... Фирма оказывает услуги ... Фирма осуществляет посредничество ... Фирма производит продажу ... Фирма выпускает ... Фразы, используемые для выражения цели визита: –
Мы приехали, чтобы (обсудить вопрос, предложить свои услуги)... –
Целью нашего визита является (подписание договора, контракта, соглашения, открытие СП и т.п.)... –
Наша фирма намерена ... –
Фразы, связанные с выражением коммерческих предложений: –
Наша фирма (компания):
готова осуществлять поставки ...
может поставлять ...
готова продавать (производить продажу) ...
ищет партнера (для, с целью) ...
планирует строительство ...
предполагает открыть магазины по продаже ... Фразы, позволяющие указать на форму сделки: –
Фирма готова обсудить валютные сделки. –
Мы предлагаем заключить бартерную сделку. –
Мы можем согласиться на клиринговые сделки. Фразы, дающие возможность уточнить содержание сделки (контракта): –
Какой контракт вас больше устраивает: долгосрочный или краткосрочный? –
Уточните объем контракта. –
Нас, прежде всего, интересует, кто будет финансировать поставки по контракту? Таким образом, деловое общение рассматривается как особый вид межличностного взаимодействия. Чёткое осознание участниками делового общения целей, которые они преследуют, понимание функциональных особенностей каждого из его этапов, владение психологическими и речевыми приёмами ведения деловой беседы, телефонного разговора или деловых переговоров, являются необходимыми составляющими эффективной деловой коммуникации.
Основы компрессии научного текста В переводе с латинского compression означает «сжатие». Существуют типовые модели построения научного текста. По своей организации научные тексты делятся на тексты «жесткого» и «гибкого» способа построения. «Жёсткий» способ подразумевает построение текста по строго заданной схеме. К текстам «жёсткого» способа построения относятся описание (в научном стиле речи – характеристика), повествование, рассуждение. «Гибкий» способ не предполагает наличия какой-либо строгой схемы. Построение текста развивается свободно. Итак, научный текст, как и любой текст, формируется из трёх речевых способов изложения: описания, повествования, рассуждения.
Характерные особенности описания:
отражение фактов и событий в статике (В описании преобладают существительные и прилагательные, а глаголы имеют форму настоящего времени и в основном выполняют роль синтаксических связок);
перечисление свойств в определённой последовательности;
установление связи между характеристиками объекта;
расположение элементов описания по степени значимости (Каждый последующий добавляет новые сведения, все несущественные сведения устраняются. Даётся общее представление об объекте). Цель описания – создание подробного, детального представления о каком- либо предмете через множество его отличительных признаков. Пример описания: С точки зрения эмоционально-психологической окраски речь традиционно делится на три стиля: высокий, средний и простой (сниженный). Высокий стиль речи состоит из высоких, возвышенных слов. Для этого стиля подбираются самые высокие слова в синонимических рядах для выра- жения соответствующего понятия. Так, в синонимическом ряду смотреть, глядеть, глазеть, взирать, созерцать, лицезреть, зреть выбирается слово созерцать или взирать. Из ряда синонимов храбрый, смелый, отважный, доблестный – последнее слово самое сильное. Лексика высокого стиля насыщена старославянизмами: величие, возмез- дие, великолепие, истина, поистине, самоотверженность, созидать, безза- ветный, Всевышний, священный, презренный, невежда, злодеяние, ничтожество, мерзкий, отвратительный и т. д. Немало в этом стиле и фразеологических старославянизмов: беречь как зеницу ока, зарыть талант в землю, обетованная земля, исчадие ада, не оставить камня на камне и др. Для синтаксиса высокого стиля характерно использование восклица- тельных предложений (Да восторжествует правда!) и периодов (Мы знаем вас не только как профессора, не только как талантливого преподавателя, не только как многознающего учёного, – но и как доброго человека, как за- ботливого супруга, как чуткого отца семейства… Из приветственной речи). Высокому стилю речи соответствуют определённые темы. Этот стиль речи используют, когда говорят о высоких предметах, о выдающихся лицах, о подвигах, о великих делах, о религии, патриотизме, самопожертвовании. Для высокого стиля характерны строго определённые жанры: трагедия, ода, гимн, праздничная речь, похоронная речь, речь в честь павших за Отече- ство, военно-патриотическая речь. Характерные особенности повествования:
и событий в динамике их развития (Главная текстообразующая роль принадлежит глаголам в форме прошедшего времени);
развитие действия в хронологической последовательности;
выделение основных событий (Главное место отводится наиболее важному событию с точки зрения последствий и значения, выявляются его причины, их взаимосвязь и обусловленность). Общая схема повествования включает начало, развитие и конец события. Повествование фиксирует отдельные стадии изменения объекта – от начальной ступени до конечного его состояния. Пример повествования: Современный русский язык по происхождению связан с общеславянским. Общеславянский язык служил средством общения славянских народов до V-VI веков н.э. На основе общеславянского языка образовались восточнославянский (древнерусский) язык, а также языки южнославянской группы (болгарский, сербский и др.) и западнославянской группы (польский, словацкий, чешский и др.). На древнерусском языке говорили восточнославянские племена, жившие в пределах Киевского государства. В XIV-XV веках в результате распада Ки- евского государства на основе древнерусского языка возникло три самостоя- тельных языка: русский, украинский и белорусский. Особое место среди славянских языков занимает старославянский язык. Старославянский язык – это язык переводов богослужебных книг с гре- ческого на древнеболгарский. Эти переводы осуществляли в IX веке славянские просветители Кирилл и Мефодий. Именно в связи с необходимостью перевода церковных книг и их распространения среди славян Кириллом и Мефодием был создан славянский алфавит – кириллица. С принятием христианства (988 г.) эта азбука пришла и на Русь, где вскоре получила широкое распространение, так как в основном соответство- вала звуковому составу русского языка. В начале XVIII века была проведена реформа графики: Пётр I утвердил новую азбуку – русский гражданский алфавит (1708-1710 г. г.). После революции 1917 года была осуществлена радикальная реформа русской графики и орфографии, которая значительно упростила и облегчила русское письмо. XVIII век – это эпоха обновления, обогащения русского языка. Особую роль в укреплении и распространении русского языка в этот период сыграл М. В. Ломоносов. Обладая талантом, огромными знаниями, он создал первую на русском языке «Российскую грамматику». М. В. Ломоносов многое сделал для упорядочения русского языка, раз- работав теорию о трёх стилях (высоком, среднем и низком). Данная теория ограничила употребление устаревших, церковнославянских слов, которые были непонятны уже современникам (свене – кроме, овогда – иногда и т. д.). М. В. Ломоносов сыграл значительную роль в создании русской терми- нологии. Как учёный, сделавший немало открытий в разных областях знания, он создал научную и техническую терминологию. Создателем современного русского литературного языка по праву счи- тают великого русского поэта А. С. Пушкина. Читателями всех поколений язык А. С. Пушкина воспринимается как образцовый. Пушкинский язык отличается богатством словаря, простотой, ясностью и точностью. Начиная со времени А. С. Пушкина, в основных чертах система языка соответствует современной. XIX век – золотой век русской литературы и русского языка. В это время происходит небывалый расцвет русской художественной литературы. Все- общую признательность приобретает творчество Н. В. Гоголя, М. Ю. Лер- монтова, Ф. М. Достоевского, Л. Н. Толстого, А. П. Чехова и др. Мировое признание получают достижения русских учёных Д. И. Менделеева, Н. И. Пирогова, Н. И. Лобачевского, В. О. Ключевского и др. Развитие лите- ратуры, науки способствовало дальнейшему становлению и обогащению русского национального языка. В настоящее время русский язык – один из языков мирового значения. Он входит наряду с английским, французским, испанским, китайским в число официальных международных языков. Характерные особенности рассуждения:
общих и частных утверждений;
за тематически главным предложением, в котором содержится основное положение (тезис), следуют аргументы (это аксиомы, факты, другие научные данные). Примеры рассуждения: Публицистика принципиально отличается от художественной литера- туры. Во-первых, публицистика опирается на факты. Художественная литера- тура создаёт хотя и правдоподобный, но вымышленный мир. Во-вторых, публицист исследует типы, общие проблемы. Писатель пока- зывает общее через конкретное, индивидуальное. Например, разрабатывая тему преступности в повести или в романе, писатель воплотит её в вымыш- ленных художественных образах, расскажет о жизни какой-либо преступной группировки или одного бандита. Публицист, пишущий о преступности, рас- кроет тему в общем, покажет социальные корни преступности, средства борьбы с ней и т. д. В-третьих, в художественном произведении функция убеждения и оценки являются вторичной. Главная задача писателя – изобразить действи- тельность. В публицистике функция убеждения и оценки является первичной. Главная задача публициста – агитировать, убеждать, пропагандировать. Текстовые отрезки повествования, описания и рассуждения имеют структуру «жёсткого» типа, особенно «жёсткая» структура характерна для рассуждения. Для описания характерно перечисление одновременных явлений; для повествования – изложение последовательности действий и состояний; для рассуждения – изложение причинно-следственных отношений. Элементы описания и повествования часто объединяются, в результате чего образуется текст «гибкой» структуры – повествовательно-описательный. Компрессия основана на раскрытии смысловой структуры текста- первоисточника и выделении в нём основной информации. Текст, созданный в результате компрессии, по отношению к тексту- первоисточнику, называется вторичным. Существуют вторичные тексты разной степени компрессированности. Компрессия текста основана на трёх главных правилах и действиях. Основные правила компрессии научного текста: 1. Внимательное чтение текста и выделение ключевых слов и предложений. Ключевые слова – это слова, содержащие основной смысл высказывания. Ключевые слова обычно находятся в главной фразе абзаца. 2. Написание вторичного текста, выявление позиции автора, создающего новый текст по отношению к первоисточнику. С этой целью используются специальные стандартные выражения (клише), раскрывающие структуру текста-первоисточника. Выбор клише должен отражать его структуру. – Статья представляет собой обзор различных направлений … – В статье сообщается опыт … – В книге описана методика … – В статье обосновывается принцип … – В работе анализируются различные подходы к решению проблемы... 3. Использование слов с обобщённо-абстрактным значением для краткой передачи основного содержания абзацев или частей текста: взгляды (кого? на
Смысловой анализ предложения требует обращения к терминам жүктеу/скачать 1,08 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|