Дәріс №12 Құжаттарды есепке алу және сақтау шарттары
жүктеу/скачать 19,97 Kb.
|
1 2
|
Дәріс №12 Құжаттарды есепке алу және сақтау шарттары. 1. Есепке алу міндеттері. 2. Сақтау шаралары. Мемлекеттік есепке төмендегі құжаттар жатады: мемлекеттік мұрағатар құжаттары (орталық, өлкелік, облыстық, қалалық, аудандық); мемлекеттік мұражайлар мен кітапханалар құжаттары; ғылым академиясының және т.б. мекемелерлің ғылыми және ғылыми – салалық құжаттары; құжаттарды сақтаушы ұйымдардың құрылымдық бөлімшелері (мекемелік мұрағаттардың); жеке және заңды тұлғалардың мемлекеттік емес мұрағаттары құжаттары. Есептік құжат - белгіленген түрдегі, келуі мен шығарылғандығын, көлемін, құрамын және бірлік есебінде мұрағат құжаттарының жалпы жағдайын көрсетеді. Барлық есептік құжаттар ішкі және орталықтанған мемлекеттік есеп болып бөлінеді және мемлекеттік емес, мемлекеттік, мекемелік мұрағаттарда құрамына қарай ажыратылады. Ішкі есептік құжаттарға – кіріс кітабы, қорлар тізімі, қор парағы, мұрағаттық тіркеу, қор ісі жатады. Сонымен қатар құжаттар құрамына және қажеттілік туған жайғдайларға байланысты бөлек сақтаушы тікеуі, карточкалар және қорлардың қозғалысы есебі кітабы, құжаттарды есепке алу кітабы, қорларды есепке алу кітабы жүргізілу мүмкін. Кіріс кітабы – мұрағатқа түсуші құжаттардың алғашқы есебіне арналған. Соның көмегімен мұрағат үшін құжат қашан, қайдан, қандай жағдайда және қандай көлемде түскенін білуге болады. Сонымен қатар кез келген уақыт үшін мұрағатқа қордың немесе істің түскенін анықтауға болады. Кіріс кітабына хронологиялық тәртіп бойынша барлық келген құжаттар енгізіледі. Міндетті түрде құжаттың құрамы мен түрін, сонымен қатар жылын сипаттау керек. Қорлар тізімі мұрағатқа түсуіне байланысты берілетін, тәртіптік нөмірлеріне байланысты мұрағат қорлары атауының тізімі. Онда ресми тіркелген мекеме аты және ресми қабылданған қысқартылған атауы көрсетіледі. Елер қорқұрушының атауы өзгертілген болса, онда оның соңғы атауы да көрсетіледі. Қор тізімінің басты мақсаты - әрбір қордың өзіндік қайталанбас нөмірін тіркеу. Қорға нөмір адамға секілді бірақ рет беріледі, оны өзгертуге болмайды. Қордың мұрағаттан алынып тасталынғаннан кейін «бос қалған нөмірді» басқа жаңа қорға беруге болмайды, себебі қор нөмірі ғылыми айналымға кірігіп кетуі мүмкін. Қор парағы қор құжатының құрамы мен хронологиялық шеңбері, көлемі, мұрағат қорының нөмірі мен оның барлық атаулары және тіркеулер жөнінде мағлұмат береді. Қор парағы сонымен қатар қор құрамындағы өзгерістер динамикасын ашады. Ол құжаттардың кіріс және шығыс тіркеуі арқылы жүзеге асырылады. Қор парағы үш негізгі бөлімнен тұрады: қорқұрушының атаулар өзгерісі жөніндегі мағлұмат; қордың орналасу жері мен оның нөмірі жөніндегі мағлұмат; қор құжаттарының қозғалысы жөніндегі мағлұмат. Мұрағаттық тіркеу – есептік анықтама болып табылады. Қор ісі – мұрағаттық қор тарихын бейнелейтін құжаттар жиынтығы. Қор ісіне қорқұрушы жөніндегі тарихи анықтама кіреді; қормен жұмыс жөніндегі жұмыс инструкциясы; жоюға арналған құжаттар актісі; құжаттардың сақталынуы мен жалпы жағдайын тексеру актісі; құжаттардың бұзылуы жөніндегі акті; қор материалдарын пайдалану жөніндегі анықтама және т.б. Сөйтіп, қор ісінен төмендегідей мағлұмат алуға болады: мекеменің құрылу мерзімі; қызметі; өзгерістері; материалдарды сақтау жолдары; материалдарды ғылыми – техникалық өңдеу түрлері. Қор ісінің әрқайсысына қор нөмірі және атауы беріледі. Қор істері нөмір тәртібіне сай сақталынады. Қор ісіндегі барлық құжаттар тігіліп, нөмірленуі керек; оларға ішкі тіркеу жүргізіледі. жүктеу/скачать 19,97 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|
1 2