Қ. Ш. Әлімғазинов

НОРМАТИВТІК-ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӘНЕ ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ 
НОРМАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 
22 
 
Г.О. Бекишева
, 
руководитель управления обеспечения
 
сохранности и государственного учета
 
архивных фондов
 
 
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ВЕДЕНИЮ ОСНОВНЫХ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫХ УЧЕТ-
НЫХ
 
ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ В АРХИВЕ ПРЕЗИДЕНТА РЕСПУБЛИКИ 
КАЗАХСТАН
 
Введение
 
В деятельности каждого государственного органа или организации образуются доку-
менты,  которые  хранятся  в  ведомственном  архиве.  В  Законе  Республики  Казахстан  «О 
Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 года констатируется, что 
архивы  организаций,  осуществляющие  временное  хранение  документов  Национального 
архивного фонда  ведут установленный уполномоченным органом учет данных о составе 
документов и представляют эти данные по истечении ведомственного срока хранения  в 
государственный архив, источником комплектования которого они являются. 
 
В Архиве Президента Республики Казахстан (далее АП РК) ведется централизован-
ный  государственный  учет  документов  по  фондам,  объединенным  архивным  фондам, 
архивным коллекциям, единицам хранения, по каждому хранилищу, т.е. учет документов 
является  одним  из  средств
 
обеспечения  их  сохранности  и  контроля  наличия.  Порядок 
государственного  учета  документов  архива  основывается  на  принципах  централизации, 
унификации, регулярности, полноты и достоверности.
 
Учет документов в АП РК –
 
это определение их количества и состава в
 
установлен-
ных  единицах  учета  и  регистрация  принадлежности  к  определенному  комплексу  (архив-
ному фонду, архивной коллекции, объединенному архивному фонду, описи), а также ре-
гистрация их количества в учетных документах.
 
Государственному учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе 
неописанные,  страховые  копии  документов,  документы  фонда  пользования,  особо  цен-
ные документы, документы на электронных носителях, аудиовизуальные, документы лич-
ного происхождения, и описи дел.
 
Учет  производится  путем  присвоения  архивным  документам  учетных  номеров,  яв-
ляющихся частью архивного шифра. Архивный шифр состоит из следующих элементов: 
номера архивного фонда (архивной коллекции, объединенного архивного фонда), номера 
описи и номера единицы хранения. 
 
Основными  единицами  учета  документов  независимо  от  вида  носителя,  способа  и 
техники закрепления информации являются: архивный фонд (архивная коллекция, объе-
диненный архивный фонд), единица хранения.
 
Все учетные документы в АП РК находятся у лица, ответственного за
 
ведение цен-
трализованного государственного учета, а учетные документы хранилищ –
 
соответствен-
но у лиц, несущих ответственность за учет документов в хранилищах. Учетные документы 
хранятся в сейфах и металлических шкафах в специально выделенном помещении.
 
Состав учетных документов АП РК.
 
Учет  документов  в  архиве  ведется  по  основным  и  вспомогательным  учетным  доку-
ментам.  Введение  основных  учетных  документов  обязательно,  а  виды  вспомогательных 
учетных документов определяются в процессе работы архива.
 
Основными учетными документами в архиве являются:
 
- 
книга учета поступления и выбытия документов (приложение 1);
 
- 
книга учета поступления страхового фонда и фонда пользования документов (при-
ложение 2);
 
- 
список фондов (приложение 3);
 
- 
лист фонда (приложение 4);
 
- 
описи дел и документов (приложение 5);
 
- 
опись особо ценных дел (приложение 6);
 
- 
описи страхового фонда особо ценных документов (приложение 7);
 

НОРМАТИВТІК-ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӘНЕ ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ 
НОРМАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 
23 
- 
реестр описей особо ценных документов (приложение 8);
 
- 
дело фонда;
 
- 
карточка фонда (приложение 9);
 
- 
паспорт архива (приложение 10);
 
- 
паспорт архивохранилища (приложение 11);
 
- 
учетные базы данных;
 
Вспомогательными учетными документами являются:
 
- 
карточный указатель фондов;
 
- 
книги и карточки учета выбытия дел;
 
- 
карточки учета состояния фондов;
 
- 
внутренние описи (приложение 12);
 
- 
лист
-
заверитель (приложение 13);
 
- 
книга фондов;
 
- 
книга учета личных дел;
 
- 
книги учета дел по личному составу.
 
Книга учета поступлений
 
Книга учета поступления и выбытия документов –
 
учетный документ предназначена 
для учета всех текущих и итоговых изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве 
на 1 января каждого года. Она дает возможность узнать в каждом отдельном случае, ко-
гда, откуда и в каком состоянии были получены документы; установить поступление в ар-
хив  фондов  и  дел  за  каждый  год;  правильно вести  отчетность  о  приеме  архивных  доку-
ментов. В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления неза-
висимо от того, является поступление первым по данному фонду или повторным. Кроме 
порядкового номера в книге указываются основные данные о каждом поступлении и вы-
бытии: когда, от кого и на основании какого документа поступили, название фонда, годы, 
объем и состояние этих документов, какие номера фонда им присвоены или к каким уже 
имеющимся в архиве фондам они присоединены, о выделении дел, не подлежащих хра-
нению. Каждое поступление получает порядковый номер, независимо от того, состоит оно 
из документов одного или нескольких фондов. На основе записей книги учета поступле-
ний и выбытия документов составляются лист фонда, паспорт архива, а также сведения 
об изменениях в составе и объеме фондов.
 
При  первичном  поступлении  документов  в  архив  фонду  присваивается  номер  по 
списку фондов. Если поступившие документы являются частью уже имеющегося в архиве 
фонда,  то  в  соответствующей  графе  книги  проставляется  его  номер.  При  поступлении 
или выбытии неописанных документов в графе 6 делается соответствующая отметка «не 
описаны», а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах.
 
Ежегодно  в  книге  учета  поступления  или  выбытия  документов  подводится  суммар-
ный итог количества поступивших и выбывших за год дел.
 
Список фондов
 
Список фондов –
 
учетный документ, представляющий собой перечень наименований 
архивных фондов в порядке их номеров. Список фондов фиксирует фондовый состав ар-
хива. По списку фондов каждый поступающий в архив фонд в хронологической последо-
вательности поступлений получает порядковый номер, который не может быть присвоен 
другому фонду. 
 
В списке фондов помимо номера фонда и даты его первого поступления указывают-
ся полное, официально принятое название учреждения
-
фондообразователя и если есть –
 
официально принятое сокращенное название. Если название фондообразователя меня-
лось,  то  указываются  все  названия  в  хронологической  последовательности.  Если  фонд 
полностью выбывает из архива, то в графе «Отметка о выбытии» указывается учрежде-
ние, куда переданы документы, а также название, номер и дата документа, на основании 
которого выбыли документы.
 
Список  составляется  для  пофондового  и  количественного  учета  фондов,  объединен-
ных  архивных  фондов,  архивных  коллекций.  Архивный  фонд  (объединенный  архивный 
фонд, архивные коллекции) вносится в список при первом поступлении документов в архив. 
К  номеру  фонда  архива  организации,  подлежащему  по  истечении  ведомственного  срока 
хранения передаче на постоянное хранение, добавляется номер, присвоенный ему АП РК.
 

НОРМАТИВТІК-ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӘНЕ ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ 
НОРМАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 
24 
При наличии в фонде особо ценных документов (ОЦД) к номеру фонда добавляется 
индекс  «ОЦ».  При  включении  документов  в  объединенный  архивный  фонд  (ОАФ)  или 
создания  архивной  коллекции  (АК)  освободившийся  номер  (номера)  присваивается  дру-
гому фонду. В графах 4 и 5 Списка фондов  («отметка о выбытии») указывается название 
документа, на основе которого они выбыли, его номер и дата.
 
Названием  фонда  ликвидированной  организации  является  последнее  название  ор-
ганизации. Все предыдущие названия приводятся в листе и карточке фонда. Объединен-
ный  архивный  фонд,  архивная  коллекция  вносятся  в  Список  фондов  под  обобщенным 
названием.
 
На 1 января каждого года составляется итоговая запись, которая фиксирует количе-
ство хранящихся фондов, количество фондов содержащих особо ценные документы, сво-
бодные номера. При записи в список фондов документов, поступивших из действующего 
учреждения,  в  списке  оставляется  несколько  свободных  строк  на  случай  записи  после-
дующих переименований фондообразователя.
 
Лист фонда
 
Лист фонда –
 
учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архив-
ного  фонда,  количестве,  хронологических  границах  и  составе  документов  фонда  и  опи-
сей. Лист фонда составляется при первом поступлении документов после записи в книгу 
поступлений и список фондов. Он служит первичным источником информации по фонду, 
раскрывая  краткое  содержание  документов,  в  нем  учитывается  все  поступившие  и  вы-
бывшие  как  описанные,  так  и  неописанные  документы  фонда.  Номер  Листа  фонда  дол-
жен  соответствовать  номеру  фонда  по  Списку  фондов  архива.  Этот  документ  является 
важнейшей формой учета архивных документов, так как содержит суммированные сведе-
ния о составе фонда в целом и происходящих изменениях.
 
Графы Листа фонда заполняются в соответствии с требованиями указанных граф. В 
графе  «Дата  первого  поступления  фонда»  указывается  дата  первого  поступления  или 
дата их создания в архиве. 
 
В графе «Крайние даты каждого названия фонда» указываются начальная и конеч-
ная  дата  деятельности  организации  под  каждым  названием, независимо  от  наличия  до-
кументов  в  фонде  за  этот  период.  Для  объединенного  архивного  фонда,  архивной  кол-
лекции  указываются  крайние  даты  наименований  организаций,  на  базе  которых  создан 
фонд. Если организация функционирует –
 
конечная
 
дата не проставляется.
 
В графе «Название фонда» перечисляются все названия фондообразователя с мо-
мента  ее  возникновения,  вне  зависимости  от  наличия  документов  на  хранении  за  этот 
период.  Для  объединенного  архивного  фонда,  архивной  коллекции  указывается  обоб-
щенное  название  фонда.  Все  последующие  изменения  в  названии  организации
-
фондо
-
образователя вносятся в Лист фонда по мере поступления документов фонда.
 
В графе «Выбытие» указывается название документа, на основании которого выбы-
ли документы, их количество
 
отдельно по каждой описи.
 
В графе «Наличие» проставляется количество оставшихся документов после их вы-
бытия по каждой описи.
 
Количество дел постоянного хранения, включенных в опись, составленную на основе 
описей  структурных  подразделений,  проставляется  в  разделе  2  «Учет  описанных  доку-
ментов» в графах 11–14. В графах 6–9 проставляется количество выбывших дел.
 
Форма листа фонда позволяет представить в конкретных объемных показателях со-
стояние фонда и состав его описей. По листу фонда присваивается номер каждой описи. 
Если  документы,  какой  либо  описи  выбывают  из  архива,  то  ее  номер  другой  описи  не 
присваивается, чтобы в  последствии не затруднить ссылки на документы в  процессе их 
использования.
 
В листе фонда фиксируются все изменения в соответствии с описями, номенклату-
рой  дел,  актами  (приема
-
передачи  дел  на  государственное  хранение,  о  выделении  к 
уничтожению документов, о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, о не-
исправимом повреждении дел, проверки наличия и состояния дел).
 
Пересоставление  Листа  фонда  допускается  в  случае  неисправимого  его  поврежде-
ния, переработки фонда или создание объединенного архивного фонда, перешифровке, в 
результате чего он перстал отражать содержание документов. Ранее составленный лист 

НОРМАТИВТІК-ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӘНЕ ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ 
НОРМАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 
25 
помещается в дело фонда. На Листах фонда (старом, новом) в правом верхнем углу де-
лается  отметка  «Лист  пересоставлен»,  указывается  дата  пересоставления,  должность  и 
подпись лица, ответственного за учет.
 
Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке возрастания номеров в папке с кла-
панами, в конце на отдельном чистом листе составляется заверительная надпись. Явля-
ясь  частью  системы  научно
-
справочного  аппарата,  листы  фондов  выполняют  не  только 
учетные, но и информационные функции, поскольку содержат важные сведения о содер-
жании фондов. 
 
В  АП  РК  листы  фондов  разделены  на  3  тома:  1  –
 
фонды  бывшего  Алма
-
Атинского 
областного партийного архива, 2 –
 
фонды республиканского партийного архива и периода 
независимости Республики Казахстан, 3 –
 
фонды личного происхождения.
 
Описи дел
 
Опись  дел  –
 
это  архивный  справочник,  представляющий  собой  систематизирован-
ный  перечень  заголовков  и  других  необходимых  сведений  о  составе  и  содержании  дел 
архивного  фонда.  Опись  является  первичным  учетным  документом  для  поединичного  и 
суммарного  учета  дел  постоянного  хранения.  Поединичный  учет  осуществляется  путем 
закрепления  за  каждой  единицей  хранения  самостоятельного  номера.  Суммарный  учет 
дел определяется составлением итоговой записи к описям.
 
На основании описи определяется архивный шифр дела, представляющий собой со-
вокупность сведений о его местонахождении: сокращенное обозначение архива, номера 
фондов,  описи,  дела.  Архивный  шифр  является  адресом  каждого  дела,  его  поисковым 
образом,  на  который  даются  ссылки  при  использовании  архивных  документов.  Так  как 
использование  документов  происходит  на  всех  этапах  их  существования,  начиная  с  мо-
мента возникновения в системе делопроизводства, то в описях имеются сведения об из-
менении  поисковых  данных.  С  этой  целью  в  специальной  графе  указывается  прежний 
номер, а в случае переработки описей составляются переводные таблицы.
 
Описи  дел составляются  в  4
-
х  экземплярах.  Количество  единиц  хранения  в  каждой 
описи не должно превышать четырехзначную цифру –
 
9999. Последующие единицы хра-
нения  фонда  учитываются  в  новой  Описи  дел,  которой  по  листу  фонда  присваивается 
очередной  порядковый  номер.  При  передаче  документов  на  постоянное  хранение  в  АП 
РК номер описи дел согласовывается с последним.
 
Каждое  изменение  в  объеме  дел  описи  (выбытие,  поступление,  объединение,  рас-
формирование дел) отражается в новой итоговой записи описи дел. Выбытие дел из опи-
си  отмечается  в  графе  «примечание»  словом  «Выбыло».  Прибывшее  дело  вносится  в 
опись  под  литером  с  учетом  хронологии,  подразделения,  вида  документа.  При  наличии 
описей, состоящих из нескольких томов (частей), итоговая запись составляется к каждому 
тому описи, а к последнему тому составляется общая итоговая запись ко всей описи. Ито-
говое количество единиц хранения указывается цифрами и в скобках –
 
прописью. Обяза-
тельно оговариваются присутствующие литерные, пропущенные выбывшие номера.
 
Описи дел структурных подразделении служат учетными документами до составле-
ния соответствующей годовой описи дел организации и хранятся в деле фонда вплоть до 
передачи документов на государственное хранение в АП РК.
 
Опись особо ценных дел
 
Учет  особо  ценных  документов  ведется  по  списку  фондов,  содержащих  особо  цен-
ные дела, перечнем особо ценных документов и реестрам описей особо ценных дел.
 
Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в список в порядке их номе-
ров или по мере выявления. Графа 1
-
я списка фондов служит для учета количества фон-
дов, содержащих особо ценные дела. В графе 2
-
й фондами, содержащими особо ценные 
документы,  сохраняются  номера  фондов  по  общему  списку  фондов  архива.  Графа  3
-
я 
заполняется по последнему названию фонда.
 
В графе 4
-
й указываются номера описей, в 
которых содержатся особо ценные документы.
 
 
Реестр описей
 
Реестр  описей  ведется  в  архиве  при  наличии  большого  количества  описей,  в  кото-
ром указываются: номера по порядку, номер фонда, описи, название описи, крайние даты 
документов, внесенных в опись, количество дел, количество листов в описи, количество 

НОРМАТИВТІК-ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӘНЕ ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ 
НОРМАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 
26 
экземпляров описи, отметка о выбытии, примечание. Описи записываются в  Реестр под 
соответствующими порядковыми номерами.
 
Дело фонда
 
Дело фонда –
 
комплекс документов по истории фондообразователя и состоянию ар-
хивного фонда, ведется на каждый архивный фонд. Для правильной организации работы 
с документами необходимо хорошо знать не только историю фондообразователя, но так-
же историю самого фонда. Когда было создано учреждение, какие функции оно выполня-
ло, как менялись его название и подчиненность, в каких условиях  находились его доку-
менты, как проводились их обработка, экспертиза, использование и хранение документов, 
осуществления  всех  форм  их  использование.  В  дело  фонда  помещаются:  историческая 
справка о фондообразователе и архивном фонде; рабочие инструкции и схемы система-
тизации дел фонда, методические пособия по обработке фонда; листы проверок.  Анно-
тированные  перечни  особо  ценных  документов;  старые  листы  фонда  после  их  пересо-
ставления;  сведения  об  использовании  документов  в  научных  и  практических  целях,  их 
публикации и другие документы, характеризующие состав  и содержание документов ар-
хивного фонда; протоколы экспертных комиссий; обзоры фонда; справки об использова-
нии документов фонда.
 
Важной  составной  частью  Дела  фонда  являются  акты,  а  именно:  приема
-
передачи 
дел на государственное хранение в АП РК; об изменениях в составе фонда; о неисправи-
мых  повреждениях  документов  дел  фонда;  о  недостаче  дел,  выявленной  в  результате 
проверки  наличия  и  состояния  дел;  о  выделении  к  уничтожению  документов,  не  подле-
жащих хранению.
 
Документы о поступлении и выбытии документов фонда, о переименовании фондо-
образователя и об изменениях в справочном аппарате фонда включаются в дело фонда 
только после отметки на этих документах о произведенных записях в списке фондов, лис-
те  фондов,  в  описях,  реестре  описей.  Выполнение  этого  требования  обеспечивает  кон-
троль  за  своевременным  отражением  в  учетных  документах  всех  происходящих  с  фон-
дом изменений.
 
Документы, вошедшие в дело фонда, систематизируются в хронологической после-
довательности  их  составления,  нумеруются,  составляется  заверительная  надпись.  На 
документы  составляется  внутренняя  опись.  Каждому  делу  фонда  присваивается  номер 
соответствующего архивного фонда.
 

жүктеу/скачать 6,84 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: