документов по заголовкам дел не допускается!
***
Н.В. Калачов требовал, чтобы "при отборе дел на хранение дело всегда
просматривалось от листа до листа, и при малейшем сомнении, к какому
разряду отнести дело, всегда относить его к разряду дел, подлежащих
вечному хранению" [65, с. 63].
Имейте в виду, если в деле, отбираемом к уничтожению, наряду с не
имеющими ценности документами есть ценные документы, то вы можете
переформировать дело, а не полностью оставлять его на хранение.
В результате проведенной экспертизы ценности выделяются три группы дел
для последующего оформления:
первая группа - дела постоянного хранения, которые в дальнейшем будут
включены в опись;
вторая группа - дела со сроками долговременного хранения, в том числе 75
лет и 75 лет ЭПК, которые будут включены в соответствующие описи;
третья группа - дела временного хранения. Эти дела подлежат уничтожению,
если сроки хранения их истекли и они включаются в акт о выделении документов
и дел к уничтожению.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,
составляется на дела всей организации по структурной схеме, когда название
каждого подразделения организации указывается перед группой заголовков дел
этого подразделения, дела вносятся по значимости видов и разновидностей
документов в полном соответствии с составленными на дела заголовками.
Однородные дела вносятся в акт под одним порядковым номером и суммарно
указываются их крайние даты, затем указывается количество таких дел.
Подлежащие уничтожению документы ни в коем случае нельзя использовать
в хозяйственно-бытовых целях, они обязательно должны быть переданы на
переработку в пункты вторсырья или для промышленного "шредирования".
Передача документов сторонним организациям для утилизации должна
проходить под контролем сотрудника, ответственного за работу с архивными
документами [12, c. 12, 13].
Достарыңызбен бөлісу: