2. организация хранения документов архивного

архивы СССР" (М., 1973) иная схема классификации. Разделами служат 
наименования общих целевых функций, направлений деятельности органов 
государственной власти и управления, учреждений, предприятий и 
организаций.
В первый раздел - "Государственная власть" - включены документы, 
относящиеся к выборам в органы государственной власти и их 
деятельности.
Второй раздел - "Управление" - состоит из восьми самостоятельных 
подразделов, включающих в себя наряду с управленческой документацией, 
общей для большинства государственных, кооперативных и общественных 
учреждений, также документацию союзных, республиканских и местных 
плановых, финансовых и статистических органов.
Третий раздел - "Юстиция" - включает в себя основные группы документов 
суда, прокуратуры, нотариата и арбитража.
Четвертый раздел - "Народное хозяйство" - состоит из девяти 
подразделов, соответствующих укрупненным отраслям 
народнохозяйственной жизни. Большинство подразделов разбито на рубрики, 
соответствующие более мелким отраслям или направлениям деятельности 
учреждений.
В пятом разделе - "Социально-культурное строительство" - 
предусмотрены документы по таким отраслям, как "Просвещение", "Среднее 
специальное и высшее образование", "Литература и искусство", "Печать, 
издательское дело и книжная торговля", "Радиовещание, социальное 
обеспечение, физкультура и спорт", каждый из которых состоит из 
отраслевых и функционально-тематических рубрик.
Обратите внимание на то, что в 3-5 разделах Перечня названа, как 
правило, документация, носящая специфический, свойственный тому или 
иному направлению деятельности или отрасли характер. Общая 
организационно-распорядительная документация по форме, видам 
документов и их назначению, одинаковая для большинства отраслей и 
направлений деятельности учреждений (приказы, протоколы, докладные 
записки, отчеты, справки и т.п.), сосредоточена во втором разделе перечня. 
В подразделе "Промышленность" в рубриках "Общие вопросы организации 
производства", "Внедрение новой техники и достижений организации 
производства" и "Внедрение новой техники и достижений науки..." 
предусмотрены документы, свойственные не только промышленности, но и 
большинству отраслей народного хозяйства в целом.
Весьма нужным в свое время явился перечень для негосударственных 
коммерческих организаций - справочное пособие "Управленческие документы 
постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных 
коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, 
производственных кооперативов)" (М., 1996). Данное пособие может быть 
отнесено к системе перечней, так как в первую очередь включает Примерный 
перечень управленческих документов негосударственных коммерческих 
организаций. Поскольку справочник был выпущен ВНИИДАД и в электронном 

формате, он содержал на дискете программу просмотра примерного перечня и 
выбора статей для формирования собственного перечня управленческих 
документов. 
Оба названных перечня охватывают так называемые "управленческие" 
документы. Но есть перечни для специальной документации. Например, в 1998 г. 
был выпущен типовой 
"Перечень научно-технической документации, 
подлежащей приему в государственные архивы России"
. 
Рассмотренные перечни, пособия по отбору, как уже отмечалось выше, 
представляют две типологии перечней документов: с указанием сроков хранения 
и подлежащих постоянному хранению. 
Но с середины 1990-х гг. стали говорить о новом, третьем типе перечней, где 
были даны группы документов постоянного и временного хранения, но 
последние не только не дифференцированы по срокам, а напротив, обозначены 
лишь как "тяготеющие" к постоянному сроку хранения. Среди них нет 
документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения. 
Такой перечень типовых видов управленческих документов 
негосударственных организаций был разработан к методическим рекомендациям 
ВНИИДАД 
"Отбор на государственное хранение управленческих документов, 
образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых 
экономических - хозяйственных структур)"
 [8]. 
На тот период эти методические рекомендации и выше названное справочное 
пособие "Управленческие документы..." (1996 г.) выполняли свою миссию, 
позднее их суть была поглощена
"Перечнем типовых управленческих 
документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков 
хранения" (2000 г.)
, но в этих пособиях кроме перечней были и очень неплохие 
методические указания, которые по ряду позиций не потеряли актуальности и по 
сей день. 
Пособия, подготовленные для отбора документов негосударственных 
организаций, имеют много общих черт. Остановимся на некоторых из них. 
Во-первых, в пособиях перечни построены по типовым функциям (по 
производственно-отраслевой схеме), а именно: 
организационно-распорядительным, контроля, правового обеспечения 
управления, документационного обеспечения управления и организации 
хранения документов; 
экономического прогнозирования, текущего планирования, ценообразования, 
финансирования, учета и отчетности; 
организации экономических связей по оперативно-коммерческой 
деятельности, информационного обслуживания и маркетинга; 
трудоустройства, организации и нормирования, оплаты и охраны труда, 
работы с кадрами; 

материально-технического снабжения, административно-хозяйственного 
обслуживания; 
социально-бытовым, жилищным вопросам деятельности общественных 
организаций. 
Во-вторых, видовой состав документов постоянного хранения по указанным 
функциям, в основном однороден в рассматриваемых перечнях. По сравнению 
с 
Перечнем типовых документов... (1989 г.)
 
новыми являются группы документов 
съездов и общих собраний учредителей, пайщиков и акционеров, по работе с 
акциями, о долевой собственности и т.п. 
В-третьих, особо акцентируется внимание на документах, содержащих 
сведения о "коммерческой тайне". В перечне, данном в справочном пособии 
"Управленческие документы постоянного срока хранения..." (1996 г.), 
предлагается на постоянное хранение оставлять свод сведений, составляющих 
"коммерческую тайну" организации. 
Применение перечней. В рассмотренной системе перечней наиболее общими 
являются перечни управленческих документов, выходившие в 2000 и 2010 гг. - 
это типовые перечни документов с указанием сроков хранения. 
 
"Перечень типовых управленческих документов", образующихся в 
деятельности организаций, с указанием сроков хранения", 2000 г
. явился 
логическим продолжением 
"Перечня типовых документов, образующихся в 
деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений 
организаций и предприятий, с указанием сроков хранения"
, вышедшего в 1989 г. 
В чем же взаимосвязь двух этих перечней? 
Во-первых, с момента выхода в свет 
типового перечня (2000 г.)
 
утратила свою 
силу лишь 
первая часть типового перечня 1989 г
. 
Во-вторых, 
типовой перечень 2000 г
. распространял свое действие на 
документы, начиная с 1995 г., а для установления сроков хранения документов, 
созданных в 80-90-е гг. (до 1995 г.) необходимо было продолжать 
пользоваться 
типовым перечнем 1989 г
. 
В-третьих, оставалась действующей практически до 2008 г. 
вторая часть 
типового перечня 1989 г
., которой необходимо было пользоваться при 
определении сроков хранения документов по отраслям и специфическим 
направлениям деятельности организаций, например, конструкторской, 
технологической, проектной, научно-исследовательской и другой подобного рода 
документации. 
31 июля 2007 г. был утвержден 
"Перечень типовых архивных документов, 
образующихся в научно-технической и производственной деятельности 
организаций, с указанием сроков хранения"
. С выходом этого перечня в 2008 г. 
утратила свою силу 
вторая часть типового перечня 1989 г
. 
В 2010 г. вышел в свет новый перечень типовых управленческих документов. 
Первоначально он имел название "Перечень типовых управленческих архивных 

документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской 
Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов 
местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием 
сроков хранения". 
С таким названием перечень был представлен в 2009 г. на заседании 
Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) Росархива, но позднее 
это название самим же Росархивом было уточнено, и новая редакция перечня 
звучит следующим образом: 
"Перечень типовых управленческих архивных 
документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов 
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
. 
Следовательно, практически с 2008 по 2010 г. все организации должны были 
при проведении экспертизы ценности документов и определении их сроков 
хранения использовать типовые перечни управленческих документов (2000 г.) и 
научно-технической и производственной документации (2008 г.), а также 
примерные, отраслевые или корпоративные перечни, изданные ранее 2007 г. 
Если же такие перечни были изданы в период с 2000 по 2008 г., то они 
применяются в совокупности с типовым перечнем научно-технической и 
производственной документации (2008 г.), если же изданы перечни были до 2000 
г., то они используются лишь в части своей специфической отраслевой 
документации с полным применением типовых перечней. 
При определении сроков хранения и проведении экспертизы ценности 
документов, созданных начиная с 2010 г. используют 
"Перечень типовых 
архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной 
деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2008)
 
и 
"Перечень 
типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе 
деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и 
организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2010)
. 
Различное применение перечней по хронологическим периодам обусловлено 
тем, что перечни, как и законы, обратной силы не имеют. 
Остановимся на основных, характерных чертах перечней типовых 
управленческих документов... 
2000
 
и 
2010 гг
., которые с достаточной степенью 
подробности изложены в 
указаниях по применению перечня 2000 г
. [22, с. 5-12]. 
Парадокс заключается в том, что новый 
перечень 2010 г
. был издан без 
указаний по его применению (по обстоятельствам, зависящим от Министерства 
юстиции РФ, которое согласовывало данный перечень). Но указания очень 
важны, и, возможно, их суть будет отражена в новых правилах работы архивов 
организаций (правилах работы с архивными документами в организациях и т.п.). 
Сегодня приходится в работе с новым перечнем ориентироваться на 
указания по 
применению перечня 2000 г
. 
Само название типового перечня указывает на то, что он включает 
однотипные документы, образующиеся в организациях независимо от их 
назначения, уровня и масштаба деятельности и даже форм собственности, т.е. 
действие типового перечня распространяется и на документы 
негосударственных организаций. 

Типовой перечень необходимо использовать в качестве основного 
нормативного документа, в первую очередь при подготовке номенклатур дел и 
формировании дел в делопроизводстве, а также при определении сроков 
хранения и отборе документов на постоянное (вечное) хранение. 
Однако было одно новшество в построении основной части перечня. Так, для 
сроков хранения в новом типовом перечне отведена лишь одна графа. Но 
пользуются перечнем все учреждения: источники и не источники 
комплектования. 
Итак, если Вы работаете в учреждении - источнике комплектования, то без 
изменений используете те сроки хранения, которые указаны в графе "Срок 
хранения документов" (графа N 3). 
Если же Вы работаете в государственном или муниципальном учреждении, не 
являющимся источником комплектования, то вместо срока хранения "Постоянно" 
используете срок хранения "10 лет", т.е. сами преобразуете указанный срок 
хранения. 
Более того, в данном случае негосударственным учреждениям 
рекомендовано хранить документы "не менее 10 лет, дальнейший срок хранения 
документов определяет организация в соответствии с действующим 
законодательством и необходимостью практического использования 
документов". 
Но это правило распространяется не на все документы. 
Будьте внимательны, есть целые комплексы документов, которые 
необходимо хранить во всех организациях, не являющихся источником 
комплектования - государственных, муниципальных, негосударственных - до 
момента их ликвидации. Это такие документы, как приказы по основной 
деятельности, бюллетени голосования, уставы и положения, учредительные 
документы и документы о регистрации, а также другие документы нормативно-
правового, имущественно-хозяйственного характера, список которых дан в 
п. 
2.4.2. Указаний по применению перечня
 [22]. 
Особо следует обратить внимание на изменение (и существенное изменение) 
сроков хранения документов по личному составу в учреждениях всех форм 
собственности. 
Ранее в 
перечне (1989 г.)
 
срок хранения, например, личных дел определялся 
75л-в или 75л-в ЭПК (в - возраст лица на момент его увольнения из 
организации), хотя в практической деятельности использовали срок 75 лет. В 
новом типовом перечне срок хранения личных дел и большинства документов по 
личному составу определен 75 лет ЭПК*1. При этом следует напомнить, что в 
стране долгое время существовала запретная дата, которой являлся 1945 г. Это 
означало, что документы, образовавшиеся до 1922 г. (включительно) к 
уничтожению не выделялись. Личные дела и документы биографического 
характера по 1945 г. также не подлежали уничтожению. Уничтожение же 
документов, отложившихся с 1922 по 1945 г., осуществлялось только с 
разрешения Федерального архивного агентства [12, с. 133]. 
_____ 

*1 Ранее и в настоящее время для личных дел отдельных категорий лиц 
установлен срок хранения "Постоянно". 
Необходимо обратить внимание и на отметку ЭПК рядом с определенным 
сроком хранения, которая означает, что указанная документация в организациях 
государственного типа возможно будет иметь срок хранения "Постоянно", что 
решается после ее изучения и по согласованию с экспертно-проверочной 
комиссией государственного или муниципального архива. 
В организациях негосударственного типа отметка "ЭПК" верна лишь в том 
случае, если данная организация заключила договор с архивным учреждением 
на передачу документов. Если негосударственная организация "не контактирует" 
с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов (срок 
хранения которых по перечню указан с отметкой ЭПК) решается экспертной 
комиссией (ЭК) самой организации, но все равно временный срок хранения 
может быть заменен на постоянный. 
Основные позиции этих указаний верны и для нового 
перечня 2010 г
. 
Достаточно подробно этапы работы над новым Перечнем, его 
структурирование, наполнение и в ряде случаев объяснения отсутствия 
отраслевых комплексов документов и другие сюжеты были изложены в статье 
М.П. Жуковой [48, с. 28-33]. 
Не подвергая пока анализу состав документов и их сроки хранения по 
перечню, можно лишь отметить, что в новом перечне, как и в 
перечне 2000 г
., 
практически сохранены те же разделы и подразделы по основным направлениям 
деятельности организаций, независимо от их уровня в системе управления, вида 
деятельности, формы собственности, т.е. сохранен функциональный принцип 
построения перечня. 
Однако в перечне значительно увеличено количество документов по статьям, 
вместо 523 позиций (статей) в 
перечне 2000 г
. в новом перечне представлено 
1003 позиции. Так, например, перечень дополнен блоками документов о 
регистрации муниципальных образований; создании особых экономических зон; 
регистрации юридических лиц и физических лиц (индивидуальных 
предпринимателей); разграничении объектов собственности между Российской 
Федерацией и субъектом Российской Федерации, а также закреплении границ 
муниципальных образований и т.д. и т.п. 
Включены документы, получившие распространение в последнее время, 
например, административные регламенты федеральных органов 
исполнительной власти и должностные регламенты государственных и 
муниципальных служащих. Следует обратить внимание, что неоднократно в 
специальной печати упоминалась судьба документов филиалов и 
представительств и в этом контексте говорилось о доверенности, выданной им 
на осуществление отдельных видов деятельности. И эти доверенности теперь 
отражены в проекте перечня. 
В разделе ДОУ теперь представлена целая группа документов о служебной и 
коммерческой тайне, документов, содержащих конфиденциальную информацию, 
а также сведения персонального характера, отдельным блоком идут документы 

по информационным системам, базам данных, о защите информации, 
изготовлении и сертификации ключа электронной цифровой подписи (ЭЦП) и др. 
В составе документации по организации хранения документов необходимо 
обратить внимание на названные впервые здесь заключения государственного, 
муниципального архива о составе документов приватизируемой либо 
ликвидируемой организации. 
Кадровая документация расширилась за счет дополнения документами о 
федеральных государственных гражданских и муниципальных служащих, 
прохождении ими службы, а также сведениями об их доходах и имуществе; о 
формировании резерва кадров на прием или увольнение и письменными 
уведомлениями работодателя об увольнении работников с указанием причин; 
составе работников, замещающих государственные должности по полу, 
возрасту, образованию, стажу работы и др. 
Система перечней постоянно пополняется новыми видами. 
Должен выйти "Примерный перечень документов, образующихся в 
деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения". 
Его 
аналог
 
выходил в 2000 г., но быстро утратил свою силу. Хронология событий 
была следующая: в начале года вышел перечень для кредитных организаций, а 
в конце года - типовой перечень управленческих документов, который содержал 
по ряду позиций иные сроки хранения, но являлся основным нормативным 
пособием. Предполагается, что в новом перечне будут отражены документы по 
организационным вопросам управления, экономическому прогнозированию и 
кредитованию, кассовым операциям и инкассации, операциям с ценными 
бумагами и внешнеэкономической деятельности, бухгалтерскому учету и 
отчетности, автоматизации банковских работ и др. 
Данный перечень будет направлен на рационализацию организации 
документов в делопроизводстве, обеспечение сохранности, отбор документов на 
постоянное (вечное) хранение, установление конкретных сроков хранения 
документов, а также защиту законных интересов кредиторов, вкладчиков 
клиентов кредитных организаций. 
Особо следует отметить, что применение этого перечня является 
обязательным для кредитных организаций, заключивших договор с архивным 
учреждением системы Федеральной архивной службы. 

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: