Алматы қаласының «Ақпаратты -ресурстық орталық» ҚҚ
жүктеу/скачать 2,46 Mb. Pdf көрінісі
|
Күтілетін нəтиже Идея, Тақырып Іс - ə р е к е т т е р Мақсат Міндеттер С т р а т е г и я Ə д і с т е р К е з е н д е р Бағалау Ресурста р 30 Жобалар əрдайым нақты мақсаттар немесе белгілі нəтижелерге жетуге бағытталған. Тіптен, алдыға қойған масқаттар жобаның алдыға жылжуының күші болып табылады, ал барлық ұйымдастырылған іс əрекеттер, яғни, ресурстар, адамдар, жоспарлар бұлар жобаның мақсатына жетудің негізі болып табылады. Жобалар белгілі кезеңдерде орындалады: туындау – жоспарлау – жүзеге асыру – қорытындылау – салдары. Фирманың немесе ұйымның бағдарламалық жүйесінен айырмашылығы жоба бір бағытты кезеңдік əрекет болып табылады. Жобалы кезең өмірлік фазасы бар жобаның өмірлік циклы ретінде анықталады. №2 Сызба ЖОБАНЫҢ ӨМІРІК ЦИКЛЫ Уақыт 2. Жоба əрекетінің жүйесінде басқару А) Жобалы басқару. Жобалы бағдарлы басқару бизнесте ғана емес, сонымен қатар Үкіметтік емес ұйымда да белсенділікке қол жеткізеді. Жобалы басқару дəстүрлі басқарудан көптеген параметрлер бойынша ерекшелінеді: уақытпен, мақсатпен, міндеттердің нақтылығымен жіне т.б. 1 ФАЗА 2 ФАЗА 3 ФАЗА 4 ФАЗА 5 ФАЗА 6 ФАЗА Жобаның идеясы Жобаны əзірлеу Жобаны сараптау Жобаны жүзеге асыру Жобаны қорытынд ылау Жобаны жүзеге асыру Ə р екет ү рд ісіні ң д ең гейле р і 31 Жобалар əрдайым нақты мақсаттар немесе белгілі нəтижелерге жетуге бағытталған. Тіптен, алдыға қойған масқаттар жобаның алдыға жылжуының күші болып табылады, ал барлық ұйымдастырылған іс əрекеттер, яғни, ресурстар, адамдар, жоспарлар бұлар жобаның мақсатына жетудің негізі болып табылады. Жобалар белгілі кезеңдерде орындалады: туындау – жоспарлау – жүзеге асыру – қорытындылау – салдары. Фирманың немесе ұйымның бағдарламалық жүйесінен айырмашылығы жоба бір бағытты кезеңдік əрекет болып табылады. Жобалы кезең өмірлік фазасы бар жобаның өмірлік циклы ретінде анықталады. №2 Сызба ЖОБАНЫҢ ӨМІРІК ЦИКЛЫ Уақыт 2. Жоба əрекетінің жүйесінде басқару А) Жобалы басқару. Жобалы бағдарлы басқару бизнесте ғана емес, сонымен қатар Үкіметтік емес ұйымда да белсенділікке қол жеткізеді. Жобалы басқару дəстүрлі басқарудан көптеген параметрлер бойынша ерекшелінеді: уақытпен, мақсатпен, міндеттердің нақтылығымен жіне т.б. 1 ФАЗА 2 ФАЗА 3 ФАЗА 4 ФАЗА 5 ФАЗА 6 ФАЗА Жобаның идеясы Жобаны əзірлеу Жобаны сараптау Жобаны жүзеге асыру Жобаны қорытынд ылау Жобаны жүзеге асыру Ə р екет ү рд ісіні ң д ең гейле р і 31 №1 Кесте Дəстүрлі жəне жобалы басқарудың параметрлерінің салыстырмалы кестесі. Дəстүрлі басқару Жобалы басқару 1) Уақытқа байланысты мақсаты мен міндеттері ұзақ мерзімді болып табылады 1) Мақсаты мен міндеттері шектеулі уақытпен қамтылады 2) Ұйым жəне барлық ұйымның əрекеттерін басқаруды басшы жауапкершілікке алады 2) Жобаны жүзеге асыру жəне онда болған өзгерістерге басшы жауапты 3) Жұмысшыларға күнделікті функция 3) Персоналдарға арналған функциялар уақытпен шектеулі 4) Негізгі міндеті барлық ұйымның əрекеттерін оптимизациялау 4) Негізгі міндет жобаның қойған мақсатына жету 5) Фирманың, ұйымның барлық құрылымдарының жетістігі табысқа байланысты 5) Бір бағытта қойылған мақсаттың жетістігімен табыс анықталады 6) Күнделікті циклды өндіріс əрекеті 6) Бір циклді əрекет 7) Ол немесе басқа да əрекеттерді қайталау 7) Жобаның қайталанбауы 8) Фирманың, ұйымның концепциясы қандай да болмасын əрекеттер бойынша бірнеше жобаларды енгізу 8) Жоба фирманың, ұйым əрекетінің бөлігі 9) Нəтижені ұзақ мерзімде алу 9) Нəтижені қысқа мерзімде алу 10) Əсер етудің кең масштабты саласы 10) Əсер етудің мақсатқа бағытталған саласы Б) Жобаны басқару. «Жобалы басқару» түсінігін «жобаны басқару», басқару үрдісі ретінде жəне басқару тəсілі ретінде ажырату қажет. Жобаны басқару – (жобалы менеджмент) – бұл басшылық ету өнері жəне адами жəне материалдық ресурстарды үйлестіру, ол жобаның өмірлік циклы бойынша бүгінгі таңдағы ақпараттық жəне басқару тəсілдері арқылы сапасы, мерзімі, құны, жұмыс көлемі жəне құрамы бойынша нəтижелерге жету. Жобалы менеджменттің нəтижелері – жоба тиімділігінің нəтижесі. Жобаны басқару циклмен ерекшеленетін, сонымен қатар келісідей кезеңдері енгізетін құраммен айқындалады: • Жобаны алдығы жылжыту; • Жобаны жоспарлау – жобаны орындау міндеттерін анықтау: ұйымдасқан, ресурстық, құндық, мерзімдік жəне т.б. • Жобаны орындау; • Жобаны бақылау – жобаны жүзеге асыру үрдісін реттеу, ішкі жобаны мониторингтен ұйымдастыру; 32 №1 Кесте Дəстүрлі жəне жобалы басқарудың параметрлерінің салыстырмалы кестесі. Дəстүрлі басқару Жобалы басқару 1) Уақытқа байланысты мақсаты мен міндеттері ұзақ мерзімді болып табылады 1) Мақсаты мен міндеттері шектеулі уақытпен қамтылады 2) Ұйым жəне барлық ұйымның əрекеттерін басқаруды басшы жауапкершілікке алады 2) Жобаны жүзеге асыру жəне онда болған өзгерістерге басшы жауапты 3) Жұмысшыларға күнделікті функция 3) Персоналдарға арналған функциялар уақытпен шектеулі 4) Негізгі міндеті барлық ұйымның əрекеттерін оптимизациялау 4) Негізгі міндет жобаның қойған мақсатына жету 5) Фирманың, ұйымның барлық құрылымдарының жетістігі табысқа байланысты 5) Бір бағытта қойылған мақсаттың жетістігімен табыс анықталады 6) Күнделікті циклды өндіріс əрекеті 6) Бір циклді əрекет 7) Ол немесе басқа да əрекеттерді қайталау 7) Жобаның қайталанбауы 8) Фирманың, ұйымның концепциясы қандай да болмасын əрекеттер бойынша бірнеше жобаларды енгізу 8) Жоба фирманың, ұйым əрекетінің бөлігі 9) Нəтижені ұзақ мерзімде алу 9) Нəтижені қысқа мерзімде алу 10) Əсер етудің кең масштабты саласы 10) Əсер етудің мақсатқа бағытталған саласы Б) Жобаны басқару. «Жобалы басқару» түсінігін «жобаны басқару», басқару үрдісі ретінде жəне басқару тəсілі ретінде ажырату қажет. Жобаны басқару – (жобалы менеджмент) – бұл басшылық ету өнері жəне адами жəне материалдық ресурстарды үйлестіру, ол жобаның өмірлік циклы бойынша бүгінгі таңдағы ақпараттық жəне басқару тəсілдері арқылы сапасы, мерзімі, құны, жұмыс көлемі жəне құрамы бойынша нəтижелерге жету. Жобалы менеджменттің нəтижелері – жоба тиімділігінің нəтижесі. Жобаны басқару циклмен ерекшеленетін, сонымен қатар келісідей кезеңдері енгізетін құраммен айқындалады: • Жобаны алдығы жылжыту; • Жобаны жоспарлау – жобаны орындау міндеттерін анықтау: ұйымдасқан, ресурстық, құндық, мерзімдік жəне т.б. • Жобаны орындау; • Жобаны бақылау – жобаны жүзеге асыру үрдісін реттеу, ішкі жобаны мониторингтен ұйымдастыру; 32 • Жобаны аяқтау – жоба бойынша жұмысты аяқтау, жобаның нəтижелерін даярлау-өзара есеп беру қорытындысы, есеп беру, жоба нəтижесін бағалау жəне талдау. Жобаны басқаратын кезде басшы басқару функцияларын жүзеге асырады: шешім қабылдау, жоспарлау, əрекетті бағдарлау, жобаның нəтижесін бақылау, жүзеге асырылған үрдістерді үйлестіру, басқару жəне жобаның персоналды əрекеттерін реттеу, ақпараттық қамтамасыз ету, нəтижені есептеу. №3 Сызба ЖОБАНЫ БАСҚАРУДЫҢ ҚАДАМДАРЫ 3. Жобамен жұмыс жасау Жобаны əзірлеу жəне жүзеге асыру əрекеттің көптеген түрінен тұрады: жобаның идеясынан бастап, байқауға қатысу, жобаны жүзеге асыру, есеп берумен қорытындылау, өнімді жүзеге асыру, маңыздылықты зерттеу, қоршаған ортаның жобаға əсері. Инициация Жоспарлау Орындау Бақылау Қорытынд ылау 33 • Жобаны аяқтау – жоба бойынша жұмысты аяқтау, жобаның нəтижелерін даярлау-өзара есеп беру қорытындысы, есеп беру, жоба нəтижесін бағалау жəне талдау. Жобаны басқаратын кезде басшы басқару функцияларын жүзеге асырады: шешім қабылдау, жоспарлау, əрекетті бағдарлау, жобаның нəтижесін бақылау, жүзеге асырылған үрдістерді үйлестіру, басқару жəне жобаның персоналды əрекеттерін реттеу, ақпараттық қамтамасыз ету, нəтижені есептеу. №3 Сызба ЖОБАНЫ БАСҚАРУДЫҢ ҚАДАМДАРЫ 3. Жобамен жұмыс жасау Жобаны əзірлеу жəне жүзеге асыру əрекеттің көптеген түрінен тұрады: жобаның идеясынан бастап, байқауға қатысу, жобаны жүзеге асыру, есеп берумен қорытындылау, өнімді жүзеге асыру, маңыздылықты зерттеу, қоршаған ортаның жобаға əсері. Инициация Жоспарлау Орындау Бақылау Қорытынд ылау 33 №2 Кестесі Жобалы үрдістің компоненттері Жобаның компоненттері Сұрақтар Жобалы компонентер үрдісі Жоба туралы шешім Кім? Ұйымның, клубтың, бөлімнің басшылары... Тақырыпқа қажеттілік. Жобаның идеясы. Не? Қалай? Не үшін? Əрекеттердің қажеттілерінің пайда болуы. Мақсаттық топтардың, ұйымның, аймақтың қажеттіліктерін талдау Мотив Неліктен? Ұйымның, басқару үрдісінің əрекеттерін қандай да болмасын үрдістердегі қажеттіліктерді мотивациялау Мақсаты Не үшін? Жобалы əрекеттің нəтижелеріне қандай талаптар қойылады. Мақсат қандай бағытта? Міндеттер Қалай? Мақсатқа жету үшін қандай міндеттер қойылады. Міндет ағашы. Мақсаттық топ Кім? Кім үшін? Жобалы əрекет кім үшін жүзеге асырылады. Қандай аудитория үшін. Аудитория спецификасы. Мазмұны Қандай? Жобадағы əрекеттің пəні. Мақсатқа жету үшін не жоспарланады? Формалар Қалай? Жобаоы əрекеттің басталу үрдісіне əрекеттің қандай формалары пайдалынады жəне нəтиженің соңында қандай форманы аламыз? Əдістер Қайдан? Жобаның негізгі мақсаты қалай жəне қандай мақсаттармен жетеді? Жобадағы əдістемелер қалай қолданылады? Құралдар Қашан? Қайдан? Жобаны жүзеге асыруға ресурстарды пайдалану: - материалдық; - кадрлы; - қаржылай; Ресурстар қайнар көздері. Нəтижелер Неліктен?Қандай? Жобаны жүзеге асырудағы нəтижелерді талдау жəне сипаттау. 3.1. Мотивация жəне идеяларды іздестіру Байқаудың тақырыбын грантты беруші тағайындайды, соның негізінде идея іздестіріледі. Ұйымның қандай да болмасын негізгі міндеттерін шешуге бағытталған идеяны табу үшін келесідей сұрақтарға жауап беру керек: 1. Сұрақтың маңыздылығы неде? 2. Міндеттерді шешкеннен кейін идеалда не болу керек? 3. Нақты таңдап алынған міндеттері шешудің жолдары мен тəсілдері қандай? 34 №2 Кестесі Жобалы үрдістің компоненттері Жобаның компоненттері Сұрақтар Жобалы компонентер үрдісі Жоба туралы шешім Кім? Ұйымның, клубтың, бөлімнің басшылары... Тақырыпқа қажеттілік. Жобаның идеясы. Не? Қалай? Не үшін? Əрекеттердің қажеттілерінің пайда болуы. Мақсаттық топтардың, ұйымның, аймақтың қажеттіліктерін талдау Мотив Неліктен? Ұйымның, басқару үрдісінің əрекеттерін қандай да болмасын үрдістердегі қажеттіліктерді мотивациялау Мақсаты Не үшін? Жобалы əрекеттің нəтижелеріне қандай талаптар қойылады. Мақсат қандай бағытта? Міндеттер Қалай? Мақсатқа жету үшін қандай міндеттер қойылады. Міндет ағашы. Мақсаттық топ Кім? Кім үшін? Жобалы əрекет кім үшін жүзеге асырылады. Қандай аудитория үшін. Аудитория спецификасы. Мазмұны Қандай? Жобадағы əрекеттің пəні. Мақсатқа жету үшін не жоспарланады? Формалар Қалай? Жобаоы əрекеттің басталу үрдісіне əрекеттің қандай формалары пайдалынады жəне нəтиженің соңында қандай форманы аламыз? Əдістер Қайдан? Жобаның негізгі мақсаты қалай жəне қандай мақсаттармен жетеді? Жобадағы əдістемелер қалай қолданылады? Құралдар Қашан? Қайдан? Жобаны жүзеге асыруға ресурстарды пайдалану: - материалдық; - кадрлы; - қаржылай; Ресурстар қайнар көздері. Нəтижелер Неліктен?Қандай? Жобаны жүзеге асырудағы нəтижелерді талдау жəне сипаттау. 3.1. Мотивация жəне идеяларды іздестіру Байқаудың тақырыбын грантты беруші тағайындайды, соның негізінде идея іздестіріледі. Ұйымның қандай да болмасын негізгі міндеттерін шешуге бағытталған идеяны табу үшін келесідей сұрақтарға жауап беру керек: 1. Сұрақтың маңыздылығы неде? 2. Міндеттерді шешкеннен кейін идеалда не болу керек? 3. Нақты таңдап алынған міндеттері шешудің жолдары мен тəсілдері қандай? 34 4. Мақсаттық топқа жобаның идеясы қандай пайда əкеледі? 3.2. Жобаның идеясын əзірлеу Жобаның идеясы бекіту мен дамуға жету үшін əзірлеу жəне идеяларды қарастыру өте қажет: 1. Семинар жиында ақылдасу 2. «Милы жаттығуды жүргізу» 3. Дөңгелек үстелді жүргізу 4. «Идеялар банкін» құру 5. Мақсаттық топтың, ұйымның қажеттіліктерін зерттеу. 3.3. Жобаны қалыптастыру Жобаның тақырыбы немесе аталуы таңдап алынған міндеттің жəне оның басқа да шешім жолдарымен анықталынуы тиіс. Қалыптастыру кезінде мынаны білген дұрыс: 1. Қатысушылар жобаның қандай мəселесін шешу керек? 2. Жобаның басталуына қандай себептер болды? Жобаның аталуы мен тақырыбы аяқ асты таңдап алуынуы мүмкін, бірақ та таңдап алынған міндет пен оның шешілуі жолдарын анықтау керек. Негізгі талаптар: жобаның аталуы нақты болу керек, стратегия мен алдыға қойған міндеттерді шешу жолдары. 3.4. Жобаның мақсаты мен міндеті Жобаның мақсаты- жобаның нəтижесін демонстрациялайтын нəтиже. Жобаның негізгі мақсаттарының қағидалары: • Мақсаттан іс-шараларға бағыттау, • Мақсат шынайы болу керек, ол сонымен қатар, қол жетерлік, өлшенген, мерзімі қойылған болуы тиіс. • Мақсатты барлығы қолдану керек. Ең алдымен жалпы стратегиялық мақсат, содан кейін мақсаттың астындағы шамалы мақсаттар анықталады. Міндеттер алдыға қойылған мақсаттарға жетуге арналған жобаны жүзеге асырудағы бағыттар ретінде анықталуы керек. Жобаның мақсаты ұзақ мерзімді жəне қысқа мерзімді перспективалардағы мəселелердің позитивті өзгерістерге қарай жылжу үрдісін анықтау. Ең алдымен стратегиялық жалпы мақсаттар, сонымен қатар оның астарында кішкене мақсаттар қойылады. Жобаны тұтас алғанда, ол келесіден тұрады: • Ұлттық мақсаттарға жету, • Ұлттық топтарға арналған жалпы іс-шаралар мен жобаның жоспарлаған байланысын көрсету; • Арыз беруші мен грантты беруші əрекеттерінің мақсаттарына ықпал ету. Міндеттер алдыға қойылған жетістіктерге арналған жобаны жүзеге асырудағы əрекеттерге бағытталған (4-тен аса болуы мүмкін). Міндеттер нақты, сонымен қатар жобадағы көрсетілген міндеттерді шешуге бағытталған болуы тиіс. Міндеттердің жетістікке жетуі мыналарға тəуелді: • Жобаны құрастыруда жүзеге асатын мүмкіндіктер мен шектеулерді талдаудың нақтылығы мен көкейтестілігі; • Жобаның нəтижесінде қолданылатын жəне қабылданатын ұсыныстардың нақтылығы мен көкейтестілігі; 35 4. Мақсаттық топқа жобаның идеясы қандай пайда əкеледі? 3.2. Жобаның идеясын əзірлеу Жобаның идеясы бекіту мен дамуға жету үшін əзірлеу жəне идеяларды қарастыру өте қажет: 1. Семинар жиында ақылдасу 2. «Милы жаттығуды жүргізу» 3. Дөңгелек үстелді жүргізу 4. «Идеялар банкін» құру 5. Мақсаттық топтың, ұйымның қажеттіліктерін зерттеу. 3.3. Жобаны қалыптастыру Жобаның тақырыбы немесе аталуы таңдап алынған міндеттің жəне оның басқа да шешім жолдарымен анықталынуы тиіс. Қалыптастыру кезінде мынаны білген дұрыс: 1. Қатысушылар жобаның қандай мəселесін шешу керек? 2. Жобаның басталуына қандай себептер болды? Жобаның аталуы мен тақырыбы аяқ асты таңдап алуынуы мүмкін, бірақ та таңдап алынған міндет пен оның шешілуі жолдарын анықтау керек. Негізгі талаптар: жобаның аталуы нақты болу керек, стратегия мен алдыға қойған міндеттерді шешу жолдары. 3.4. Жобаның мақсаты мен міндеті Жобаның мақсаты- жобаның нəтижесін демонстрациялайтын нəтиже. Жобаның негізгі мақсаттарының қағидалары: • Мақсаттан іс-шараларға бағыттау, • Мақсат шынайы болу керек, ол сонымен қатар, қол жетерлік, өлшенген, мерзімі қойылған болуы тиіс. • Мақсатты барлығы қолдану керек. Ең алдымен жалпы стратегиялық мақсат, содан кейін мақсаттың астындағы шамалы мақсаттар анықталады. Міндеттер алдыға қойылған мақсаттарға жетуге арналған жобаны жүзеге асырудағы бағыттар ретінде анықталуы керек. Жобаның мақсаты ұзақ мерзімді жəне қысқа мерзімді перспективалардағы мəселелердің позитивті өзгерістерге қарай жылжу үрдісін анықтау. Ең алдымен стратегиялық жалпы мақсаттар, сонымен қатар оның астарында кішкене мақсаттар қойылады. Жобаны тұтас алғанда, ол келесіден тұрады: • Ұлттық мақсаттарға жету, • Ұлттық топтарға арналған жалпы іс-шаралар мен жобаның жоспарлаған байланысын көрсету; • Арыз беруші мен грантты беруші əрекеттерінің мақсаттарына ықпал ету. Міндеттер алдыға қойылған жетістіктерге арналған жобаны жүзеге асырудағы əрекеттерге бағытталған (4-тен аса болуы мүмкін). Міндеттер нақты, сонымен қатар жобадағы көрсетілген міндеттерді шешуге бағытталған болуы тиіс. Міндеттердің жетістікке жетуі мыналарға тəуелді: • Жобаны құрастыруда жүзеге асатын мүмкіндіктер мен шектеулерді талдаудың нақтылығы мен көкейтестілігі; • Жобаның нəтижесінде қолданылатын жəне қабылданатын ұсыныстардың нақтылығы мен көкейтестілігі; 35 |