Кіріс және шығыс құжаттары талдауы

Кіріс құжаты – бұл пернетақтадан түскен сигналдар, мәліметтер, құжаттар түрінде түскен ақпарат. Ол ақпараттық жүйелердің функцияларды орындау үшін қажет. Кіріс құжаттары және олардың негізінде алынған файлдар өз кезегінде шапшаң және шартты – тұрақты болып бөлінеді, бұл жерде материалдық, еңбектік, технологиялық және басқа да нормалар мен нормативтер және барлық керекті мәліметтер көрсетілген. Қайта өңдеуге түсетін ақпарат бақылаудан өтуі қажет, 8 кесте.

Кесте 8.
Қызметкердің қызметтік ақпараты

Ең аз қажет етілетін бақылау пайдаланушының визуалды бақылауы болып табылады, сонымен қатар ақпаратты пакетке енгізу кезінде бағдарламалық бақылау қарастырылған. Есепті шешу кезінде қосымша әдістер мен бақылау формалары қарастырылуы қажет, кесте 9-13.

Кесте 9.
«КВ» кіріс құжатының ақпараттық құрылымдық бірлігінің сипаттамасы мен тізімі

Кесте 10.

Кесте 11.

Кесте 12.

Кесте 13.

Шығыс құжаттары

Кесте 14.

АЖ-ны құрудың жаңа бағытына автоматтандырылған жобалау жатады. Автоматтандырылған жобалау жүйелерін қолдану кейбір АЖ-да объектіні басқарудың ақпараттық үлгісін құрастырумен сүйемелдеуді ұсынады, сондықтан бұл әдіс үлгілік жобалау деп те аталады. Бұл әдіс АЖ-ны жобалаудың барлық сатыларында қолданылады және оның негізгі ерекшелігі әдістің өз үлгісінің түрінің болуы, кадр бөлімін басқару үлгілерінің өңделуі, әр сатыда қолданылуы, жобалау құжаттарының құрастырылуы, еңбек шығынының аздығы, сенімділігінің жоғары деңгейлігі болып табылады. Ал кемшілігі программалық жабдықтарының қымбаттылығы.

ЭЕМ-ді программалық жабдықтау мәліметтер базасын өңдеу процедурасын қамтамасыз ететін программалар кешенін, программалардан, машина қорын басқарудан, есептердің орындалуынан және мәліметтер базасы жүйесін жобалаудан тұрады.

• 
  қолдану мен игеру өте қарапайым;
  
• 
  өнімділік өте жоғары;
  
• 
  желілік құрылғыларымен жұмыс істейтін әмбебап желілік клиент рөлін атқарады.
  

• 
  Microsoft Word мәтіндік редакторы;
  
• 
  Microsoft Excel электрондық кесте;
  
• 
  Microsoft Power Point презентация редакторы;
  
• 
  Microsoft Acces мәліметтер базасын басқару жүйесі;
  
• 
  Microsoft Schendule күнделік редакторы.
  

• 
  486DX және одан жоғары процессор;
  
• 
  6 Мб кем емес жедел жады;
  
• 
  сәйкес келетін VGA видеоадаптері;
  
• 
  Windows 2000 толығымен орнату үшін қатты дискінің көлемі 70 Мб болуы керек.
  

Сурет 11. «Кадр бөлімі» АЖ –ң программалық жабдықтауының құрылымы

Қолданушыға нұсқа

1. 
   Анықтамалық;
   
2. 
   Операциялар;
   
3. 
   Есеп-берулер;
   
4. 
   Көмек.
   

Жалпы терезе негізгі төрт бөліктен құралған. Бірінші бөлікте мүмкін болатын іске асыру амалдарының үлгілері берілген, сәйкесінше: іздеу, сұрыптау және реттеу. Екінші бөлімде база құрылымындағы кестенің ақпаратын өзгерту құралдары бейнеленген. Төртінші бөлімде іске асырылған амалдар нәтижелері 13 суретте көрсетілген.

Сурет 13. Қызметкерлерді сұрыптау терезесі

Мекеменің атқару қызметінің ерекшеліктеріне қарай арнайы мамандар қызметінің уақытша пайдаланылуы қарастырылады. «Қазпочта» АҚ мысалында оларға әркелкі көмекші аралық, техникалық, курьерлік қызметтерді жатқызуға болады. Қосалқы қызметкерлерді тіркеу терезесі суретте берілген. Онда қосалқы қызметкердің аты, жөні, білімі, жұмыс өтілімі, бұрынғы жұмыс орны, жалақысы туралы ақпарат 14 суретте берілген.

Сурет 14. Қосалқы қызметкерлерді тіркеу терезесі

Қызметкерлерді тіркеу сәйкесті бұйрық шыққаннан кейін іске асырылады. Көп жағдайларда жұмысқа қабылдаудан бұрын жариаланған бос жұмыс қызметі үшін конкурс ұйымдастырылып, жоғарғы сараптамалық көрсеткіштері болған қызметкерлерді қабылдайды. Конкурстан өткеннен кейінгі маңызды қадамдардың бірі жұмыс берушімен сұхбаттасуды айтуға болады. Сұхбаттасу кезінде көбіне қызметкердің жалпылама компетенттілік, психологиялық, коммуникативті қасиеттер басты болады. Жұмысқа қабылдау кезіндегі ақпарат толтыру терезесі 15 суретте берілген.

Сурет 15. Жаңа қызметкерді тіркеу терезесі

Барлық іріктеу амалдарынан өткеннен кейін көбіне жаңадан қабылданған қызметкерге алғашқы байқау уақыты анықталады, әдетте ол уақыт бірнеше күннен бірнеше айға жетуі мүмкін. Белгілі себептермен қызметкерді жұмыстан шығару бұйрығы қабылданған болса келесі терзе сурет арқылы іске асыруға болады. Жалпы жұмыс беруші мен қызметкер арасындағы қатынатардың тоқтау себептеріне келетін болсақ, оларға кезекті немесе зейнетақы демалыс кақытының келуі, еңбекке жарамсыздық бойынша, өкілетті ұйымдардың нұсқаулығы бойынша, өз еркімен еңбек қатынастарын бұзу т.с.с. айтуға болады, 16 сурет.

Сурет 16. Қызметкерлерді жұмыстан шығару терезесі

Егер қызметкер болашақта еңбек қатынастарын мекемемен жалғастыру ниеті болса, мекеме резервтегі қызметкерлерінің тізіміне қосылады.

Сурет 17. Резервтегі қызметкерлер

Берілген барлық ақпарат басшылықтың талқылауынан кейін қажетті есептердің жедел дайындалу қажеттілігі анық. Еңбек қатынастарының барлығы екі жақты келісімдер арқылы іске асырылады, 18 сурет.

Сурет 18. Бұйрық шығару терезесі

Қызметкердің жеке ақпараты мен қызметі арқылы есептің қойылымын анықтап алған жөн. Кезектегі тұрған қызметкерлердің көлемі, жалпы қолданыс саласы өзгешеліктеріне тәуелді болуы керек.