Дипломдық ЖҰмыс «Архивтану, құжаттану және құжатнамамен қамтамасыз ету»
Кәсіпорынның электронды құжатайналымы оңтайландыру жолдары
жүктеу/скачать 1,62 Mb.
|
| 3.2 Кәсіпорынның электронды құжатайналымы оңтайландыру жолдары
Көптеген елдер құжат айналымы қызметтерін ескірген немесе толық емес заңнамада немесе тіпті ешқандай заңнамалық қағидаларсыз жүзеге асырады. Бұл өз кезегінде іс жүргізу ісінің кейбір елдерде жеткілікті дәрежеде дамымағанын көрсетеді. Құжат айналымы қызметі мемлекеттің ірі филиалдары мен мекемелерінің құжаттар мен архивтік басқару үдерістерінен алынып тасталды. Көптеген елдерде құжат айналымы қызметі ағымдағы және жартылай мемлекеттік сектордағы жазбаларды басқаруда маңызды рөл атқармады. Жоғарғы басшылықтың құжат айналымы мен архив жұмысына деген ұмтылысы жоқ, демек, құжат айналымы мен архив қызметтері төмен басымдыққа ие. Облыстық және жергілікті өзін-өзі басқару органдарының архивтеріне күтім жасаудың болмауы. Көптеген ұлттық архивтік жүйелерде олардан күтілетін қызметтердің толық қамтамасыз ету үшін ресурстар жетіспейді. Заманауи құжат айналымы бағдарламаларын қолдау үшін білікті қызметкерлердің жоқтығы. Жоғарыда аталған кемшіліктер мен құжаттардың атқаратын функциясының орындалмауы біздің елімізде іс жүргізуінде кездеседі. Бұл кемшіліктерді жою үшін құжат айналымында заманауи инфрақұрылымды қалыптастыру қажет. Құжат айналымының қазіргі уақыттағы заманауи инфрақұрылымы ретінде барынша қарқынды дамып келе жатқан ақпараттық- коммуникациялық технологиялық құралдар мен технологиялар арқылы жұмыс жасайтын бағдарламаларды басты атқарушы маңызды фактор ретінде қарастыруымыз керек. «Ақпараттық - коммуникациялық технологиялық құралдары» дегеніміз- микропроцессорлық және жаңа ақпараттық– коммуникациялық технологиялық негізінде қызмет атқаратын, ақпаратты таратудың жаңа құралдары мен жүйелері, ақпаратты жинақтау мен олардың қорын жасау, сақтау мен өңдеу, оларды жан - жақты таратуды, одан қалды компьютерлік жүйелердің ақпараттар қорына енуді қамтамасыз ете алатын бағдарламалық, бағдарламалық - аппараттық және техникалық құралдар мен құрылымдарды айтамыз. Ақпараттық - коммуникациялық технологиялық құралдарға жататындар: ЭЕМ, дербес компьютерлер, терминалдық құралдардың жинақтары, жергілікті есептеу жүйелері, мәтіндік және графикалық ақпараттардың құрылымдары, көлемі үлкен архивтік ақпараттарды сақтау құралдары, аудиовизуалдық ақпараттарды бақылайтын құралдар мен құрылымдар, машиналық графика жүйелері, бағдарламалық кешендер, жергілікті желілер, әлемдік деңгейде ақпарат алмасуды қамтамасыз ететін қазіргі кездегі байланыс (ноутбук, планшет, смартфон) құралдары жатады. Қазіргі уақыттағы еліміздегі кәсіпорындардағы құжат айналымының проблемаларының бірі құжаттарды жүргізу барысындағы қолданылатын осы ақпараттық - коммуникациялық технологиялардың заман талабына сай болмауы және олардың толықтай кәсіпорын қызметкерлеріне жетіспеуі маңызды проблемалардың бірі. Өйткені шетелдік кәсіпорындармен салыстыратын болсақ, олар отандық кәсіпорындарға қарағанда екі-үш есе жаңартылған технологиялармен және де құжат айналымын ұйымдастыруға арналған бағдарламалық қамтамасыз ету жүйелермен ерекшеленеді. Негізінен, құжаттарды басқаруға арналған бағдарламалық қамтамасыз ету ақпарат жинақталатын, бірлесіп құрылымдалған және тиісті түрде сақталатын құжаттарды өңдеу болып табылады. Бағдарламалық қамтамасыз ету электронды файлдарды басқару қабілетін оңтайландыра отырып, кәсіпорынның қабілеттілігін арттырады. Бағдарламалық қамтамасыз ету ақпаратты іздеуде кәсіпорынның уақытын және маңызды операцияларын оңай үнемдейтініне кепілдік беру үшін электрондық құжаттың орналасуын орталықтандырады. Құжаттарды басқару үшін бағдарламалық қамтамасыз етуді қажет ететін себептері бар. Түпұсқалығын бақылау. Бағдарламаларсыз жасалған құжат айналымында құжаттар адресатына жетпес бұрын көп өзгерістерге ұшырауы мүмкін. Құжаттарды бағдарламалық қамтамасыз ету қызметкерлерге құжаттардың барлық нұсқаларын ұқыпты және ұйымдасқан түрде басқаруға мүмкіндік беретін функцияға ие. Тиімділікті арттыру. Қағаз құжаттар мен орталықсыздандырылған деректерді іздеу көп уақыт алады, алайда құжаттарды басқару үшін бағдарламалық қамтамасыз ету арқылы жұмсалған операциялар мен уақыт, ақша шығындарды қысқартуға жағдай жасайды. Сапалы қызмет. Құжаттарды бағдарламалық қамтамасыз ету арқылы жақсы қызмет көрсетуге қол жеткізе алады. Әр түрлі жағдайларда тұтынушылардың уақытын үнемдейді. Қол операцияларын болдырмау есебінен уақыт шығынын қысқартып, тұтынушыларды одан да өнімді қызметке шоғырландыра алады. Қауіпсіздікті арттыру. Картотекалық шкафтарда құжаттардың қауіпсіздігі шектеулі немесе мүлдем жоқ. Бағдарламалар арқылы электронды құжаттардың құжаттардың қауіпсіздігін қамтамасыз етеді және неғұрлым икемді бақылауды және құпия ақпараттың сақталуын қамтамасыз етеді. Деректерді қалпына келтіру. Құжаттарды бағдарламалық қамтамасыз етуде деректерді қалпына келтіруді жақсартуға мүмкіндік береді, өйткені барлық қажетті ақпарат-деректер сақталуы мүмкін, бұл шын мәнінде деректерді қалпына келтірудегі басты рөл болып табылады. Кәсіпорын құжат айналымына заманауи инфрақұрылымды қалыптастырудың маңызды себептерінің бірі ретінде кәсіпорындарда басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі жоғары деңгейде жетіліп, жұмыс жасамауының салдары болып табылады. Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі құжаттармен жұмыс істейтін, кәсіпорынның ұйымдық оқшауландырылған құрылымдық бөлімшесі болып табылады. Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінің міндеті – бүкіл кәсіпорынның жұмысын жүзеге асыруға қажетті, басқару ақпаратын уақытылы әзірлеу және әртүрлі деңгейге беру. Жоғарыда аталған міндетті орындау мақсатында ұйымның басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі келесі істерді атқарады: кіріс, шығыс және ішкі құжаттардың тіркелуін және есеп-анықтамалық жұмысын жүргізеді; ұйым басшысы мен ұйымның сабағаттық-кеңесші органының өкімші құжаттарын ресімдейді және шығарады; қызметтік құжаттарды әзірлейді, көбейтеді, көшіреді; құжаттарды орындаушыларға жеткізеді және келіп түскен құжаттарға экспедициялық өңдеу жүргізеді; құжаттарды орындау мерзімдеріне бақылау жүргізеді; істерді пайдалануын, қалыптастыруын, ресімделуін және жедел сақталуын жүзеге асырады. Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі қызметкерлерінің еңбегін ұйымдастыруға жалпы талаптар қойылады, бұл басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінің жұмысын бірыңғай басшылыққа орталықтандырады.Басқаруды кұжаттамалық қамтамасыз етудің қазіргі кезеңі бірқатар факторлармен сипатталады. Олардың ең бастылары мыналар: - басқаруды құжаттамалык қамтамасыз ету саласы бойынша мемлекеттік ретке келтіру жұмыстарын максатты жане жоспарлы турде жүзеге асыратын мелекеттік органнын болмауы; осының салдарынан бұл саланы нормативтік тұрғыдан мемлекеттік деңгейде реттеу ісі өте нашар қалпында қалып келеді. - шаруашылық жүргізуші субъектілер арасында өзара құжаттамалық қарым-қатынастың принципті түрде өзгеше жүйесін қалыптастыру қажеттігі. Мұның вертикаль бағыттағы байланыстарда да горизонталь бағыттағы байланыстарда өзіндік мәні ерекше болмақ; - атқарушы үкімет органдарын, билік жане басқарушы органдарын қамтитын әкімшілік реформасының жүргізілуі. - ұйымдардың әр түрлі ұйымдық құқықтық формада болуы және меншік формаларының да әр қилы сипат алу бағыты. - электронды құжаттарды жасау мен қолдануға байланысты іскерлік процестерін және кұжаттармен жұмыс жасауды автоматтандыру үшін ақпараттық технологияларды кеңінен пайдалану ісінің қанат жаюы. Басқаруды құжаттамалык қамтамасыз ету ісінде заманауи инфрақұрылымды жетілдірудің негізгі бағыттары ретінде басқаруды құжаттамалык қамтамасыз ету қызметі орындары бұл істі дамыту және жетілдіру бағытында белсенді жұмыс жүргізуі үшін аталмыш қызмет орынының ұйымдық-функциялық құрылымын жақсарту , әр түрлі ұйымдық құқықтық формадағы жане әр қилы меншік формасындағы ұйымдар үшін осындай қызмет орындарының типтік құрылымдарын әзірлеу шаралары мемлекеттік деңгейде қабылданып, басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі орындары туралы типтік ережелер жасалуы тиіс; билік және басқару органдарының, әр түрлі меншік формасындағы ұйымдардың міндеттері мен атқаратын функцияларына сәйкес олардағы құжаттамалық кызмет орындарына тән басым бағыттар белгіленуі шарт. Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету ісін жетілдірудің тағы да бір бағыты кәсіпорын қызметінде құжаттарды басқару тұжырымдамасын жүзеге асыруға көшу болып табылады. Бұл тұжырымдаманың басты ережелері мыналар: - кәсіпорын құжаттамалары - ақпараттық жүйенің бір бөлігі. Ал ақпаратык жүйе құжатталған ақпараттармен олардың өнделуін қамтамасыз ететін ақпараттық технологиялар және техникалық құралдар жиынтығы болып табылады. - кәсіпорын құжаттарын басқару қазіргі заманғы компьютерлік технологиялар негізінде жүзеге асады. Кәсіпорын құжаттамаларын ұйымның өзінде жасалған және сыртқы дерек көздерінен алынған құжаттар құрайды. - құжаттарды жасау жане оларды басқару құжатталған ақпараттарды алу, жасау, жинақтау, өндеу, сактау жане пайдалану ісінің бірыңғай принциптерін белгілейтін кәсіпорын нормативтік құжаттары негізінде жүзеге асырылады. - құжаттарды басқару жүйесі кәсіпорын мамандары мен баска да мүдделі тұлғалардың ұйым құжаттарына мейлінше қысқа мерзімде қол жеткізуін қамтамасыз ететіндей тұрғыда жасалады.Ол қабылданған шешімдердің сапалы да тиімді болуына ықпал етпек. - құжаттарды басқару кұжаттама циклының барлық стадиялары бойынша жүзеге асырылады. - құжаттарды басқару жүйесі кәсіпорынның ішкі ақпараттық процестерін ғана емес, сонымен бірге сыртқы коммуникацияларды да қамтиды. - құжаттарды басқару арнайы бөлімше арқылы жүзеге асырылады. Бұл құрылым ұйымның ақпараттық жүйесін қалыптастыруға, қолдануға және дамытуга кабілетті болуы тиіс. Қазіргі жағдайында құжаттaмаларды мемлекеттік деңгейде басқару мынадай міндеттерді шешу үшін қажет. - ақпарат және кұжаттама саласының нормативык разасын бірынғай негізде жетілдіру және дамыту; - мемлекеттік билік органдарында, жергілікі өзін-өзі басқару органдарында, ұйымдарда құжаттамалық қамтамасыз етудің бір ізге түсірілген бірыңғай ережелері мен әдістемелерін белгілеу; - ведомстволық жане ведомство аралық құжат айналымдары ережелері мен нормаларының сақталуына мониторинг пен бақылау жүргізу; - құжаттардың сақталуын,құжаттық қорлардың жасақталуын қамтамасыз ету, құжаттардың сақталу мерзімдерін бөлгілеу, сондай-ақ мемлекеттік билік органдары, жергілікті өзін-өзі басқару органдары, ұйымдар құжаттарына қол жеткізілім туралы заңмен бекітілген ережелердің сакталуын бақылау; - басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласында ғылыми-әдістемелік жұмыстарды ұйымдастыру, мемлекеттік билік органдарында, жергілікті өзін-өзі басқару органдарында, ұйымдарда құжаттармен жұмыс жүргізудің неғұрлым тиімді әдістерін қолданысқа ендіру; - электрондық құжат айналымын ұйымдастыруда, құжаттарды есепке алу, сақтау, іздестіру және пайдалану ісінде қолданылатын ақпараттық жүйелерге сараптама жүргізуді ұйымдастыру; - электрондық құжаттармен жұмыс жүргізу тәртібін регламенттеу, электрондық құжаттарды қолдану және қағаз негіздегі құжаттардан бас тарту критерийлерін белгілеу; - басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласы мамандарын кәсіби даярлау және біліктілігін арттыру. Қазіргі уақытта әрбір мекеме құжаттармен жұмыс істеу процессінде қиындықтардың болмауын негізге алады. Ол үшін қажетті жұмыстар атқарылуы керек. Кез-келген мекемедегі жұмыс тәртібінің дұрыс жүргізілу бағыттарының бірі құжат айналымында заман талабына сай инфрақұрылымының болуы болып табылады. Ол жаңартылған технологияларды пайдалану, білімді де білікті мамандардың қызметіне жүгіну, қоғамның сауаттылығын жоғарылату және құжаттарды жүргізу үшін жасалған шетелдік бағдарламаларды қолдану сынды мәселелерден тұрады. Қоғамның қай саласы болмасын технологиялардың көмегіне жүгінеді, себебі технология барлық жағдайда адам қызметін жеңілдетеді. Қазіргі таңда уақыт өткен сайын технологиялар күннен күнге жетіліп даму үстінде. Осы орайда мекемелерде дамыған технологияларды пайдалану құжат айналымында инфрақұрылымды жетілдірудің маңызды жолдарының бірі болып есептеледі. Құжат айналымы үшін технологиялар: Жазбалардың қауіпсіздігіне және сақталуына қойылатын жоғары талаптарды сақтау, құжаттарды жедел іздеумен клиенттерге қызмет көрсету уақытын жақсарту, маңызды құжаттардың резервтік көшірмесін жасау, авариялық қалпына келтіру жоспарын қамтамасыз ету, деректерді тек рұқсатты пайдаланушыларға рұқсат беру арқылы қорғау, басып шығарудың орнына компьютер экранынан құжаттарды оқу арқылы қағазды сақтау, құжаттарды жоғалтуы болдырмау секілді мәселелерді қарастырады. Еліміздегі мемлекеттік және мемлекеттіік емес мекемелер мен кәсіпорындарда құжат айналымы үшін бағдарламаларды қолдану жүйесі айтарлықтай дамымаған.Оған дәлел қай кәсіпорынды алсақта бағдарламалармен жұмыс жүргізу жүйесінің жоқ екенін аңғаруға болады, тіпті кейбір кәсіпорындарда өз архивтік қоймалары жоқ. Бірақта мемлекеттік халыққа қызмет көрсету орталықтарында құжат айналымы жүйесінде бірнеше бағдарламалар қолданылады. Осы орайда құжат айналым жүйесін жақсартуда әлемдік деңгейде қолданылатын бағдарламаларға тоқталсақ. Bitrix24 бағдарламасы бүкіл әлем бойынша 4 миллионнан астам компания пайдаланатын құжаттарды басқару үшін тегін платформа, яғни бағдарлама. Жеке, топтық және корпоративтік диск, файлдарды синхрондау, құжаттық файлдарға ортақ қол жеткізу, мобильді қол жеткізу, онлайн және оффлайн құжаттарды өңдеу, көп пайдаланушыны өңдеу, тағы басқа қызметтерді атқарады. Арнайы құрылған STAR Knowledge Center for Archives (SCCA) бағдарламасы - бұл архивистердің заманауи міндеттерін шешу үшін құрылған сандық активтерді басқаруға арналған бағдарламалық қамтамасыз ету. Мұрағатшыларға арналған бағдарламалардың бұл сенімді сандық мұрағатық коллекцияларды қолжетімді және іздеу үшін жасау; құжаттарды қорғауға көмектесу; стандартты форматтар арқылы деректер алмасу және архивтік құжаттардың қорын көрсететін статистикалық деректер мен есептерді алуды жүзеге асырады. Құжаттарды басқару бағдарламасы (RMA) - бұл бүкіл құжат айналымы ішінде құжаттарды басқара алатын бағдарламалық қамтамасыз ету. Ол құжатарды жіктеу және іздеу үшін, сондай-ақ бекітілген құжаттар кестесіне сәйкес, жойылуы тиіс кезде сақталған электрондық жазбаларды жою үшін пайдаланылуы мүмкін. Бұл технологиялық бағдарламаларды қолдану елімізде құжат айналымының тиімді жүргізілуіне өз көмегін тигізері анық.Ол үшін арнайы керекті қаржы көлемін анықтап, жұмыс тәсіліне қажетті мамандарды даярлау қажет және де қолданысқа енгізілген уақытта арнайы ұйымдар көмегімен бағдарламалардың жұмыс істеу жүйесін қоғамға түсіндіру шараларын жүргізу қажет. Кәсіпорынның электрондық құжат айналымын оңтайландыру құжат айналымы жүйесінің тиімділігі мен үнемділігін арттыруға бағытталған бірқатар шараларды қамтуы мүмкін. Оңтайландырудың кейбір мүмкін жолдары: 1. Процесті автоматтандыру: құжат айналымы процестерін автоматтандыру үшін арнайы бағдарламалық құралды пайдалану құжаттармен жұмыс істеуді жылдамдатады, қателерді азайтады және оларды өңдеуді жеңілдетеді. 2. Электрондық қолтаңбаны енгізу: электрондық қолтаңбаны пайдалану құжаттарды өңдеу уақытын қысқартуға және олардың қауіпсіздігін қамтамасыз етуге мүмкіндік береді. 3. Құжаттарды сақтау мерзімдерін оңтайландыру: құжаттарды сақтау мерзімдерін талдау және оларды сақтауды оңтайландыру көптеген құжаттарды сақтау және өңдеу шығындарын азайтуы мүмкін. 4. Қызметкерлерді оқыту: қызметкерлерді құжат айналымы жүйесін және оның мүмкіндіктерін пайдалануға үйрету құжаттардың тиімділігін арттырады және қателерді азайтады. 5. Басқа жүйелермен Интеграция: құжат айналымы жүйесін кәсіпорынның басқа жүйелерімен біріктіру (мысалы, жобаны басқару жүйесі немесе бухгалтерлік есеп жүйесі) оның тиімділігін арттырып, құжаттармен жұмыс істеуді жеңілдетеді. 6. Процестерді талдау және оңтайландыру: құжат айналымы процестерін талдау және оларды оңтайландыру қателерді азайтуға, құжаттарды өңдеу уақытын қысқартуға және жүйенің тиімділігін арттыруға мүмкіндік береді. 7. Бұлтты пайдалану: құжаттарды сақтау және өңдеу үшін бұлтты технологияларды пайдалану кәсіпорынның IT инфрақұрылымына шығындарды азайтып, қызметкерлерге құжаттарға қол жеткізуді жеңілдетеді. 8. Аутсорсинг: құжаттарды өңдеу үшін аутсорсинг қызметтерін пайдалану құжат айналымы жүйесіне техникалық қызмет көрсету шығындарын азайтады, басқа тапсырмалар үшін ресурстарды босатады және құжаттарды өңдеу сапасын жақсартады. Кәсіпорынның электрондық құжат айналымын оңтайландыру жан-жақты болуы мүмкін және бірнеше іс-шараларды қамтуы мүмкін. Әрбір нақты жағдай жеке жағдайды талап етеді Кәсіпорынның электрондық құжат айналымын оңтайландыру бірнеше қадамдарды қамтуы мүмкін: 1. Құжат айналымы процестерін талдау: бар процестерді талдау, мүмкін болатын кедергілерді анықтау, өнімділікті жақсартуға болатын аймақтарды анықтау қажет. Талдау барысында автоматтандыруға немесе азайтуға болатын тиімсіз процестер анықталуы мүмкін. 2. Сәйкес бағдарламалық жасақтаманы таңдау: Электрондық құжат айналымын оңтайландыру үшін кәсіпорынның қажеттіліктеріне сәйкес келетін бағдарламалық жасақтаманы таңдау керек. Бизнес-процестердің ерекшеліктерін және ақпарат қауіпсіздігіне қойылатын талаптарды ескеру маңызды. 3. БҚ енгізу: БҚ таңдағаннан кейін енгізуді жүргізу қажет. Бұл бағдарламалық жасақтаманы орнатуды, қызметкерлерді оқытуды, жүйені орнатуды және оны қолданыстағы бизнес-процестермен біріктіруді қамтитын ұзақ процесс болуы мүмкін. 4. Процестерді автоматтандыру: бағдарламалық жасақтаманы енгізгеннен кейін процестерді автоматтандыруға кірісуге болады. Бұл құжаттарды өңдеуді жылдамдатуға, қателіктер қаупін азайтуға және тұтынушыларға қызмет көрсетуді жақсартуға мүмкіндік береді. 5. Мониторинг және талдау: электрондық құжат айналымы жүйесінің жұмысын үнемі қадағалап отыру және оның тиімділігіне талдау жасау маңызды. Бұл проблемаларды анықтауға және оларды шешудің жолдарын табуға, сондай-ақ болашақта процестерді оңтайландыруға көмектеседі. 6. Персоналды оқыту: жаңа жүйені енгізгеннен кейін персоналды онымен жұмыс істеуге үйрету керек. Бұл жаңа жүйеге бейімделуді тездетеді және оны пайдалану тиімділігін арттырады. жүктеу/скачать 1,62 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|