Дипломдық ЖҰмыс «Архивтану, құжаттану және құжатнамамен қамтамасыз ету»
жүктеу/скачать 1,62 Mb.
|
| ҚОРЫТЫНДЫ
Дипломдық жұмысты орындау нәтижесінде электрондық құжат айналымы жүйесін енгізу мәселелері қаралды, Қазақстан нарығындағы ЭҚЖ-ның қолданыстағы түрлері сипатталды. Еркін таратылатын бағдарламалық қамтамасыз ету негізінде электрондық құжат айналымының нұсқасы таңдалды. Жобаның барлық міндеттері сәтті орындалуы және жаңа технологияларды енгізу өндірушіге де, тұтынушыға да пайда әкеледі. Қорытындылай келе: - Қажетті ақпаратты жылдам және жедел түрде алуға мүмкіндік береді. - Мәліметтерді енгізуді оңайлатады. - Ақпаратты жылдам әрі дәл табуға көмектеседі. Мәліметтер базасын басқару жүйесі мәліметтерді анықтау процесін толық бақылауға, өңдеуге және берге қолдануға мүмкіндік береді. Осы барлық қызметтік мүмкіндіктер Delphi мәліметтер базасында жүргізіледі. Дегенмен архив қызметінде әлі үйлесім таппаған жұмыстар да баршылық. Мәселен, архивтік құжаттарды цифрлық форматқа көшіру жұмыстарын жүзеге асыруға бағыт-бағдар беретін нұсқаулықтар немесе ереже-бағдарламалар сияқты нақты нормативтік-құқықтық актілер қабылданбай тұр. Архивтердің материалдық-техникалық жүйесін әлі де күшейту қажет. Тағы бір өзекті мәселе – ол кадр тапшылығы. Қазіргі «цифрландыру» заманында ІТ-мамандарға сұраныс жоғары, алайда архив мамандырының еңбекақысының төмендігіне байланысты, ІТ-мамандықтардың иелері бұл салаға қызығушылық танытпайды. Осыған орай, архив қызметкерлерінің еңбекақыларын көтеру мәселелері қарастырылса деген ұсынысым бар. Өнеркәсіпте электрондық құжат айналымын енгізу көптеген артықшылықтар әкелуі мүмкін, мысалы, кәсіпорынның тиімділігін арттыру, құжаттарды өңдеу уақытын қысқарту, қағаз құжаттамасына шығындарды азайту және т.б. құжат айналымын оңтайландырудың нақты жолдары әр ұйымның қажеттіліктері мен ерекшеліктеріне байланысты. Мысалы, өнеркәсіпте электрондық құжат айналымын енгізу үшін Documentolog, құжат айналымы жүйесі-USU немесе басқа аналогтар сияқты бағдарламалық жасақтаманы пайдалануға болады. Сондай-ақ, құжаттарды өңдеудің қолданыстағы процестеріне талдау жүргізу, негізгі кезеңдерді анықтау және электрондық форматқа көшуді ұйымдастыру қажет. Өнеркәсіпте электрондық құжат айналымын енгізу кезінде өндірістік процестердің ерекшелігі, ақпараттың қауіпсіздігі мен құпиялылығына қойылатын талаптар, сондай-ақ персоналдың дайындығы мен оқытылуын қамтамасыз ету сияқты бірқатар ерекшеліктерді ескеру қажет. Мысалы, белгілі бір ұйым үшін электрондық құжат айналымын енгізудің негізгі кезеңдерін анықтауға болады, мысалы, бар процестерді талдау, бағдарламалық жасақтаманы таңдау, қызметкерлерді оқытуды ұйымдастыру және құжаттардың электрондық форматына біртіндеп көшу. Сондай-ақ, электрондық құжат айналымын енгізу шығындарына талдау жүргізу және жобаның экономикалық тиімділігін бағалау маңызды. Электрондық құжат айналымын енгізу нәтижесінде ұйым жұмыс тиімділігін арттыра алады, қағаз құжаттамасына шығындарды азайтады және кәсіпорынның бөлімдері мен серіктестері арасында жылдам әрі сенімді ақпарат алмасуды қамтамасыз етеді. Өнеркәсіпте электрондық құжат айналымын енгізуді ұйымдастыру көптеген кәсіпорындар үшін өзекті міндет болып табылады. Бұл жұмыс тиімділігін арттыруға, құжаттармен алмасу процестерін жеделдетуге, оларды сақтау мен өңдеу шығындарын азайтуға, дәлірек және жедел ақпарат арқылы басқару шешімдерінің сапасын жақсартуға мүмкіндік береді. Электрондық құжат айналымын енгізу қолданыстағы бизнес-процестерді бағалауды және кәсіпорынның қажеттіліктерін талдауды, сәйкес электрондық құжат айналымы жүйесін таңдауды, қызметкерлерді оқытуды және бағдарламалық жасақтаманы орнатуды қамтитын кешенді тәсілді қажет етеді. Электрондық құжат айналымын енгізу бойынша жобаны табысты іске асырудың бір мысалы «СПНС Ақтөбе мұнайгаз» компаниясының тәжірибесі болып табылады. Жоба аясында барлық басқару процестерін бір орталықтандырылған жүйеге біріктіретін электрондық құжат айналымы жүйесі әзірленіп, енгізілді. Жаңа жүйенің негізгі артықшылықтары: - Құжаттарды өңдеу уақытын бірнеше күннен бірнеше сағатқа дейін қысқарту; - Қағаз тасығыштарға, оларды сақтауға және тасымалдауға жұмсалатын шығындарды азайту; - Дәлірек және жедел ақпарат арқылы басқару шешімдерінің сапасын жақсарту; - Бизнес-процестерді оңтайландыру және олардың ашықтығын жақсарту. Электрондық құжат айналымын енгізу бойынша жобаны табысты іске асыру үшін кәсіпорын қызметінің ерекшелігін ескеру және қолданыстағы бизнес-процестерге талдау жүргізу қажет екенін атап өткен жөн. Сондай-ақ, қызметкерлерді сапалы оқытуды қамтамасыз ету және қолайлы электрондық құжат айналымы жүйесін таңдау маңызды. Осылайша, электрондық құжат айналымын енгізу өнеркәсіп кәсіпорындарының жұмысын оңтайландыру жолындағы маңызды қадам болып табылады. Бұл басқару сапасын жақсартуға, жұмыс тиімділігін арттыруға, шығындарды азайтуға мүмкіндік береді. Өнеркәсіпте электрондық құжат айналымын енгізу бизнес-процестердің тиімділігін едәуір жақсартып, кәсіпорынның бәсекеге қабілеттілігін арттыра алады. Жобаны сәтті жүзеге асыру үшін құжат айналымының ағымдағы жағдайына талдау жүргізіп, кәсіпорынның талаптарына сәйкес келетін тиісті бағдарламалық жасақтаманы таңдау қажет. Электрондық құжат айналымы жүйесіне қойылатын негізгі талаптар айқындалды. Компанияның талаптарын барынша толық қанағаттандыратын «Documentolog» жүйесі таңдалды. «Documentolog» жүйесі енгізілгеннен кейін құжаттарды өңдеу уақытын едәуір қысқартуға, компания бөлімдері арасындағы коммуникациялардың жылдамдығы мен сапасын арттыруға, сондай-ақ құжаттарға қол жеткізудің қауіпсіздігі мен бақылау деңгейін арттыруға мүмкіндік туды. Алайда, электрондық құжат айналымының максималды тиімділігіне қол жеткізу үшін қызметкерлерді жүйемен жұмыс істеуге оқытуды қамтамасыз ету, сондай-ақ оны үнемі жетілдіріп, кәсіпорын мен тұтастай нарықтың өзгеріп отыратын талаптарына бейімдеу қажет. жүктеу/скачать 1,62 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|