Конференция жұмысы кезінде хатшылық көптеген
әкімшілік сұрақтарға жауап
береді: конференцияға қатысушыларға кездесу ұйымдастыру, жергілікті өкіметпен
байланыста болу, аудармашы және аудио-видео құралдармен қамтасыз ету, процедура
ережесіне сәйкес отырыс хаттамасын жүргізу, құжат жобаларын тираждау.
Конференция аяқталғаннан кейін хатшылық конференция материалдарын
басылымға беруге жауапты. Кейде бұл материалдар бастапқыда
стенографиялық жазба
жұмыстар негізінде жоба түрінде беріледі. Сонымен бірге конференцияға
қатысушылардың өз баяндамаларына өзгеріс енгізіп қайта беруіне мүмкіншіліктер
қарастырылған.
Кез-келген конференция нақты ережелерге сүйенеді және бұл ережелер
қатысушылардың қызметін атқарады және күдік пен келіспеушілік туған жағдайда қайта
қарастыруды анықтайды.
Процедура ережесі халықаралық форумды өткізудің уақыты мен орнын ескертумен
қатар алдын ала жоба түрінде таратылады. Конференция күн тәртібіне оларды қарастыру
тәртібі бойынша мәселелер ұсынылады. Күн тәртібі жобасын әдетте хатшылық мүшелері
дайындайды. Кейбір конференцияларды өткізу кезінде күн тәртібінің әрбір пункті
бойынша меморандум тарату қарастырылған.
Форум басталмас бұрын ресми және жұмыс тілі қандай тілде өткізілетіні шешіледі.
Бұрынғы кезеңде бұл мәселе көптеген қиындық туғызған. Ал орта ғасырда келісімсөздер
өркениетті христиандардың тілі деп саналған латын тілінде жүргізілді. ХҮІІІ-ХІХ ғғ.
халықаралық қарым-қатынас тілі француз тілі деп саналды. Бұл дәстүр дипломатиялық
тәжірибеде әлі де сақталған десе де болады. Қазіргі таңда БҰҰ-ның процедура
ережелеріне сәйкес халықаралық конференциялар мен
жиындардың ресми және жұмыс
тілі ретінде ағылшын, араб, испан, қытай, орыс, француз тілдері танылған. Аталған алты
тілмен қазіргі таңда көптеген халықаралық конференциялар мен көпжақты
конференциялар өткізуде қолданады. Бірнеше елдердің қатысуымен ұйымдастырылған
конференцияларда бір немесе екі тіл ғана қолданылуы мүмкін.
Конференция ұйымдастырушылар конференциядағы баяндамалардың синхронды
аудармасын ресми немесе жұмыс тілдеріне аударуды қамтамасыз етуге міндетті. Егер
қандай да бір мемлекеттің өкілі ресми немесе жұмыс тілі болып табылмайтын тілде
баяндама оқыса, онда делегация өздері конфренецияның бір тіліне синхронды аудармамен
қамтамасыз етуі тиіс.
Конференцияға келген шет елдік қонақтарды делегация жетекшісінің деңгейіне
сәйкес қабылдаушы елдің ресми өкілдері және сол елдің
осы елдегі дипломатиялық
өкілеттік басшысы қарсы алады. Әуежайда немесе вокзалда екі елдің байрағы көтеріледі,
әнұраны орындалмайды. Келіп түскен делегация басшысы өз мемлекетінің
дипломатиялық өкілеттігіне визит жасайды, содан кейін сол елдің ресми тұлғаларына
визит жасайды. Мұндай визиттер дипломатиялық каналдар арқылы алдын-ала белгіленеді.
Делегациялардың отырыста орналастыру принципі алдын ала анықталады.
Отырғызу рәсімі ұлттық тілдердің бірі ағылшын немесе француз тілдерінің алфавиттік
тәртібі бойынша іске асырылады. Тәртіп бойынша отырғызуда жеребе тастау көп
жүргізіледі.
Алғашқы отырыста (конференция ашылуында)
қабылдаушы елдің төрағасы
төрағалық етеді. Ал одан кейінгі төрағалық ету жеребе арқылы анықталып, одан кейін
алфавиттік принципке жүгінеді.
Конференция қажеттілігіне қарай әр түрлі аспекттегі мәселелерді қарастыру үшін
комитеттерге, жұмыс топтарына, секцияға бөлінеді. Олардың жұмысының есебі
пленарлық отырыста қаралып, қабылданатын қорытынды
құжаттардың негізіне
қалдырады.
Халықаралық форум жұмысының ашықтық деңгейі оның күн тәртібімен
баяндалады. Кей конференцияларды қоғамға толық ашық деп жариялап, бұқаралық
ақпарат құралдарында қатыстырады. Оларға қарама-қарсы жабық конференцияларда
қарастырылған мәселелер жөнінде қоғам және журналисттер қатысушылар қолдаған