CORRESPONDENCE BETWEEN FOREIGN MISSIONS AND

 

15 

Regulations,  which  differ  from  one  country  to  another,  prescribe  the  forms  of  official 

correspondence that may be exchanged between diplomatic missions and national  authorities and of 

personal correspondence between diplomats and the same authorities. 

It  is  the  responsibility  of  the  head  of  each  mission  to  decide  what  forms  of  correspondence  his 

mission shall use in dealing with the authorities of the country where he exercises his functions.  He 

will be guided by local protocol and custom. In general, correspondence is replied to in the same form 

as that used by the correspondent. 

The general term “note” covers traditionally all formal correspondence exchanged between diplomatic 

missions  and  the  governments  of  the  countries  where  they  are  situated.  Notes  can  be  in  the  first  or 

third person form, formal or informal. 

In the same capital, diplomatic missions often employ different practices. Some heads of mission 

sign  all  formal  correspondence  (notes,  notes  verbales,  aides-memoire)  and  affix  the  official  seal 

thereto, while others merely initial them. Affixing the seal of the mission is not generally practised. 

British  diplomatic  missions  use  only  two  kinds  of  formal  notes:  “the  first  person”  note,  and  the 

“third person” note, with a preference for the former since the impersonal note is often considered to 

be not sufficiently flexible. 

The “first person” note begins with: Your Excellency (Sir) and ends with the usual courtesy ending: 

I have the honour... etc. and the signature. 

The other kind of note uses the following form: 

Her Majesty’s Principal Secretary of State for Foreign Affairs (or The British Ambassador, as the 

case may be), presents his compliments to... and has the honour... etc. 

There is no courtesy ending. 

The only other form of formal communication used is the aide-memoire or memorandum, which is 

a written statement handed over in the course of a personal discussion with the aim of recording, for 

the convenience of the other party, the details of a possibly complicated matter. 

In  the  American  diplomatic  service  the  custom  is  to  use,  under  the  name  of  diplomatic 

correspondence, first person, third person, formal or informal style form. The different types of notes 

are  distinguished  by  the  form  of  salutation  and  the  complimentary  close  currently  used,  and  by  the 

style of the signature. 

Notes verbales, in the third form, are prepared in the name of the Secretary of State and initialled. 

Initialled memoranda are prepared in the name of the Department of State. Aides-memoire, as well as 

pro-memoria,  the  object  of  which  is  to  record  a  matter  discussed,  either  formal  or  informal,  are 

initialled. Third person notes are dated and initialled and do not give the address of the recipient.  

 

жүктеу/скачать 0,74 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: