Ресми іс қағаздары және оның түрлеріне мәлімет жинақтаңыз. Стиль латын сөзі. Қазақ тіліне аударғанда «жазу құралы»
Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың маңызы мен түрлеріне талдау жасаңыз
жүктеу/скачать 9,7 Mb.
|
ІС-ҚАҒАЗДАР ЕМТИХАН 26
| 78. Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың маңызы мен түрлеріне талдау жасаңыз.
Мекемелер дайындайтын құжаттардың көп бөлігі ақпараттқ- анықтамалық құжаттар болып табылады. Бұл құжаттар нақты істер туралы ақпараттардан тұрып, шешімдер қабылдау мен бұйрық сипатындағы құжаттарды дайындауға негіз болады. Анықтамалық-ақпараттық құжаттар ұйымдық-құқықтық жəнеөкімдік құжаттарға қарағанда қызметтік рөл атқарады. Оларда өкімдік құжаттардағыдай тапсырма болмайды, міндет жүктемейді, тек белгілібір мəселелер бойынша шешім қабылдауға итермелейтін мəліметтер болады, яғни басқару ісіне байланысты тиісті шараларды қарастыруға ықпал етеді, басқаша айтқанда, басқару жолымен əсер ету əдістерінің бірін таңдауға мүмкіндік жасайды. Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың бір ерекшелігі – олар басқару жүйесі бойынша төменнен жоғары: қызметкерден бөлімше басшысына, бөлімше басшысынан ұйым басшысына, ведомствоға қарасты ұйымдардан жоғарғы орындарға қарай жүреді. Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға анықтамалар, баянхаттар немесе түсініктемелер, актілер, əртүрлі хаттар жəне т.б. жатады. Іскерлік хат – кəсіпорынның, ұйымның, мекеменің сыртқы əлеммен негізгі байланыс арналарының бірі. Хат арқылы алдын-алакеліссөздер жүргізіледі, кəсіпорындар арасындағы қарым-қатынастар анықталады, талап-шағымдар айтылады, ұсыныстар жасалады, өзара пайдалы ақпарат алмасу іске асырылады. Коммерциялық хаттар келісім-шарттар жасау жəне орындау кезінде жазылады, оларда негізінен тауарлар мен қызметтер туралы ақпарат ұсыну немесе керісінше тауарлар мен қызметтер ұсыну туралы өтініштер жазылады. Рекламациялық (наразылық) хаттарда келісім-шарттың немесе шарттардың талаптарын басқа тараптың (контрагент) бұзуы салдарынан шеккен зиянды өтеу талаптары баяндалады. Жолдама хат – құжаттар хатпен бірге қоса жіберіліп отырғандығы туралы адресатты хабардар ету үшін жиі қолданылатын құжат. Жолдама хат қандай да бір құжаттың жөнелтілгені жөніндегі фактіні куəландыра отырып жіберілген құжаттардың сақталуын бақылайтын сенімді əдіс болып табылады. Жолдама хат жіберілген құжаттар жөнінде түсінік беру үшін немесе қосымша мəліметтер ендіру үшін, атап айтқанда: құжаттың орындалу мерзімін көрсету, кешігу себебін түсіндіру, күрделі жəйттердің түйінін аңғарту т.б. мақсаттарға байланысты əзірленеді. Қалған жағдайларда, қандай да бір ақпарат жеткізу міндеті көзделмейтін болса жолдама хат дайындаудың қажеті жоқ. Жолдама хаттың мəтіні өте қысқа, əрі тақырыпсыз жазылады. Түсініктеме – 1) негізгі құжаттың (жоспардың, есептің, жобаның)жекелеген ережелерінің мазмұнын түсіндіретін құжат; 2) лауазымдытұлғаның қандай да бір іс-əрекетті, деректі, оқиғаны түсіндіріп жоғары тұрған лауазымды тұлғаға ұсынатын хабарламасы. Түсіндірмеқызметкер ішкі еңбек кестесін жəне еңбек тəртібі ережесін бұзғанжағдайда (жұмысқа кешігіп келу, жұмыстан қалу, жұмыс орнынан табылмау жəне т.б.) жазылады. Өтініш – жұмысқа қабылдау, жұмыстан шығару, басқа жұмысқа ауысу, демалыс беру жəне т.б. туралы өтінішпен ұйымға немесе лауазымды тұлғаға бағытталған құжат. Акт – анықтамалық - ақпараттық құжат. Бекітілген фактілерді немесе оқиғаларды (құралдар жиынтығының, материалдық құндылықтарды қабылдау - тапсыру, іс, құжаттарды жою, апат актілері жəне т.б.) растау үшін белгілі бір адамдар тобы жасайды. Акт оны жасаушылар шығарған қорытындыдан, айтқан кеңестен, ұсыныстардан тұруы мүмкін (тексеру, зерттеу, тексеріс, бұйымды сынау жəне т.б.). Анықтама – 1) белгілі бір деректер мен оқиғаларды сипаттайтын, растайтын құжат; 2) биологиялық немесе қызметтік сипаттағы деректерді растайтын құжат. Анықтамалар қызметтік жəне жеке болады. Қызметтік анықтамалар лауазымды тұлға жүргізген қандай да бір тексерудің жиынтық нəтижесінен тұрады, мысалы, қоймадағы материалдардың болуы туралы анықтама, əдетте қойма меңгерушісі жасайды немесе оқушылардың белгілі бір уақытішінде сабақты босату саны туралы анықтама, мұны оқу меңгерушісіжасайды.Жеке анықтамалар жеке тұлғаларға беріледі. Оларда əдетте,осы адамға қатысты қандай да бір мəлімет расталады, мысалы, Оқу орнынан анықтама, Жұмыс орнынан анықтама Тұрғылықты жерінен анықтама Емханадан денсаулығы туралы анықтама т.б. Анықтамалар бұрыштама бланкіде ресімделеді жəне оларда мынадай деректемелер болады: адресат; құжат түрінің атауы (анықтама); анықтаманың рет саны; күні; жасалу орны; қызметтік анықтамаларда мəтіннің тақырыбы; мəтін; қосымшасының бар екендігі туралы белгі; қолы. Қызметтік жəне жеке анықтамалардың айырмашылықтары мынада: қызметтік анықтамада адресат деректемесі ресімделеді, ал жеке анықтамада адресат ресімделмейді, бірақ құжат мəтінінің соңында анықтаманың қандай мақсатқа берілгені жазылады, яғни оның қандай мекемеге ұсынылатыны көрсетіледі. Телеграмма – байланыс арнасы берілетін құжат. жүктеу/скачать 9,7 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|