Басқарудың функциясы мен құрылымы – басқарудың мазмұны мен пішіні (формасы) болып табылады.
«Функция» (латынның – «атқару, қызмет» деген сөзі) қызмет түсінігі ретінде анықталады. Бұдан шығатын қорытынды, басқару жүйесінің жұмысы – басқару функциясын атқару негізінде жүзеге асады. Басқару әрекетінің мәнін түсіну үшін, оған тән белгілерді білу қажет.
Басқарудың функционалды тәсілінің басты белгісі – басқару функцияларының жиынтығы ретінде түсіндіріледі. Функция басқару қызметінің ерекше түрі ретінде және басқару саласындағы еңбекті бөлу мен мамандандыру процесінің нәтижесі ретінде де қарастырылады.
Басқару жүйесін сипаттай отырып, ең алдымен, жүйенің әр уақытта мақсаты болатындығын ескеру керек. Басқаша айтқанда, белгілі бір уақыт аралығында қол жеткізуге болатын күтілетін нәтиженің нақты бейнесін сипаттайды. Мақсатты қоюдың нақтылығы және оның анықталуы сол жүйені қаншалықты терең біліп меңгергеніне байланысты, яғни білімі терең болса, соғұрлым мақсаттылығы да сапалы болады.
Басқару мақсаты мазмұнының толықтығымен сипатталуы тиіс, яғни нәтиженің барлық сипаттамаларын анықтау, күтілетін нәтижені бақылау, шынайылығы және түрткі болуы.
Кәсіби білім беру мекемелерін басқарудың мақсатын анықтау үшін алдыңғы тәжірибе маңызды орын алады, яғни оның алдында білім беру мекемесі мақсатқа қалай қол жеткізді, мақсатқа қол жеткізудегі жағымды және жағымсыз шарттар туралы мәліметтер, ертеде жіберген қателіктері сияқты берілгендері қажет. Мақсатқа қол жеткізудің деңгейі нәтиженің сандық және сапалық сипаттамаларында көрсетілген нәтижелілігі.
Алынған нәтиже мен оның алдыңғы жұмыс жағдайы немесе нормасының арақатынасы тиімділіктің өзі болып табылады, ал тиімділік берілген нәтижеге қол жеткізу үшін жұмсалған шығын көлемімен анықталады. Мақсатқа байланысты басқару құрылысы бақыланады және оның субъекттерінің іс-әрекеті жүзеге асырылады. Біздің жағдайда, басқару тиімділігі үш көрсеткіш бойынша анықталады, олар: білім беру мекемелерінің іс-әрекеті, еңбекті басқаруды ұйымдастыру және басқару субъекттерінің – басшылардың кәсіби-маңызды қасиеттерінің дамуы.
Қазіргі заманғы білім беру мекемелерін басқарудың маңызы мен мәні болып табылатын басқару – педагогикалық құндылықтардың жиынтығын құрайды. Басқарушы басқару қызметінің процесінде жаңа теория мен тұжырымдамаларды игеріп, іскерлік пен дағдыны меңгереді. Ал практикалық қызмет барысында олардың қаншалықты маңызды екеніне баға береді. Қазіргі кезде басқару тиімділігін арттыруда білім, идея, тұжырымдама сияқты басқаруға қатысты педагогикалық құндылықтар үлкен маңызға ие.
Білім беру мекемелері өзіне қатысты бірнеше функцияларды атқарады, олардың ішінде мақсаттылық пен жоспарлау, ұйымдастыру, үйлестіру және реттеу, мекеменің жұмысын есепке алу, жұмысты бақылау және талдау жасау сияқты түрлері жатады.
1) Мақсаттылық пен жоспарлау функциясы. Кез-келген педагогикалық процесті басқару функцияның осы түрінен басталады. Педагогикалық жүйенің үнемі қозғалыста және даму үстінде болуына байланысты мақсат қою мен жоспарлауды жетілдіріп отыру керек. Мақсат жоспардың өзегі болғандықтан, ол педагог пен оқушының әрекеттерін қамтуы тиіс. Басқару қызметінің мақсаты – жұмыстың жалпы бағытын, мазмұнын, түрлері мен тәсілдерін анықтау болып табылады.
Жоспарлау басқарудың функциясы ретінде міндетті түрі болып саналады. Тіпті қарапайым еңбек қызметіне де жоспарлау элементтері кіреді. Жоспарлау процесінде басқару дамуының негізгі бағыттары, олардың тиімділігі анықталады. Жоспарда нақты жағдайларды ұйымдастырудың ең тиімді нұсқасы көрсетіледі.
Жоспарлау процесінде қойылған мақсатқа жету үшін төрт нақты міндет шешіледі, басқаша айтқанда, жоспарлауды қоғамды басқарудың функциясы ретінде төрт қосымша функция арқылы жүзеге асады:
- оқиғалардың дамуын болжау. Мұндағы болжаудың мәні – уақыттың әрбір бөлігінде болатын жүйе жағ-дайының сипаты мен маңызын ашу;
- үлгілеу – қойылған мақсатқа жету үшін жүйе іс-әрекетінің дәйектілігі мен өзара байланысын көрсетеді;
- бағдарламалау – бұл шешімдердің іс-әрекет бағдарламасы мен шешімді таңдау процесі. Оны жүйені жаңа тапсырылған жағдайға көшіру үшін пайдаланады;
- жоспарлау – жоспарды, яғни құрылған бағдарламаны аяғына дейін жеткізумен аяқталады.