2. организация хранения документов архивного
жүктеу/скачать 5,43 Mb. Pdf көрінісі
|
| учреждениями о взаимном обмене научной информацией";
3) обобщенных заголовков, например: "Протоколы заседаний избирательных комиссий округов г. Москвы за ноябрь-декабрь 1997 г. (копии), переписка с избирательными комиссиями о проведении выборов в городскую думу". Методика составления структурированного заголовка. Повышение информативности заголовков единицы хранения может осуществляться с помощью внедрения структурированного распространенного (подробного) описания, которое в условиях функционирования автоматизированных архивных технологий может найти широкое распространение. Новые информационные технологии позволяют вводить наряду с минимальным числом признаков, характеризующих какое-либо явление, какой-либо объект и т.п. (в архивоведении эти признаки объединены в элементах заголовка дела (единицы хранения), любое число дополнительных признаков, слов-признаков, характеризующих состав и содержание документов, что означает возможность создания развернутых характеристик документов единиц хранения, т.е. распространенных заголовков, которые можно определить как структурированные заголовки. Структурированный заголовок представляет собой совокупность заголовка дела и подзаголовков к нему, более подробно раскрывающих состав и содержание документов дела путем структурирования информации по основным группам в предметно-аспектном разрезе. Структурированные заголовки целесообразно создавать для дел, сформированных по номинальному признаку (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов, стенограмм), содержание которых скрыто в так называемых "глухих" заголовках, а также для дел, содержащих разнообразные документы, содержание которых в заголовках отражается недостаточно (отчетов, обзоров, докладов, справок, докладных записок). Структурированные заголовки могут быть также использованы при описании дел, содержащих переписку. Вслед за кратким заголовком вводятся подзаголовки, которые более подробно раскрывают содержание дел, структурируя его в предметно-аспектном разрезе по основным группам информации. Совокупность подзаголовков передаст информацию о составе и содержании документов дел более глубоко, детализированные. Например, в описи на документы Министерства угольной промышленности СССР за 1972 г. содержание дела, имеющего заголовок: "Поручения Совета Министров СССР по капитальному строительству, проектно-изыскательским работам и материалы к поручениям (показатели плана, перечни объектов и др.)", раскрывается в следующих подзаголовках: "Уточненные показатели плана капитального строительства на 1972 г.; лл. 8-10". "О строительстве очистных сооружений в г. Ленинск-Кузнецком Кемеровской области; лл. 11-12". "О вводе в эксплуатацию гидроэлектростанции на шахте им. В.И. Ленина в г. Ткварчели; л. 13". Подобных подзаголовков, в совокупности составляющих структурированный заголовок, можно вводить столько, сколько необходимо для полного отражения основного предметно-вопросного содержания документов дела. Таким образом, введение структурированного заголовка дела в описи позволит значительно увеличить информативность описей, усилить их значение в качестве базового информационного справочника, одновременно оставив без изменения роль и значение описи как учетного документа. Методика составления структурированного заголовка дела должна быть ориентирована на описание документов как в традиционной описи, так и в описи в электронном формате. Это означает, что составление структурированного заголовка должно быть унифицировано, т.е. он должен иметь определенный набор элементов описания. Кроме того, должно быть регламентировано описание каждого вида (разновидности) документа с учетом его специфики. Перед составлением структурированного заголовка необходимо проанализировать содержание документов для определения тем, вопросов, предметов содержания, выделив из них наиболее важные и проведя структурирование их по группам. В ходе анализа устанавливается номинальный признак документа, его автор, дата, административно-территориальная принадлежность. Каждая группа получает заголовок, состоящий из определенного набора элементов описания, различающихся в разных видах документов. Если "расчленение" содержания дела по тематике или предметам невозможно, структурированный заголовок составляется из перечисления наиболее важных вопросов содержания. Такие виды документов, как постановления, распоряжения, приказы, высокоинформативны. Эти документы отражают важные направления деятельности фондообразователей, поэтому они требуют более подробного описания с выделением наиболее значимых документов в отдельные группы. Эти документы, как правило, имеют наименования, в которых обозначаются основные вопросы содержания. Просмотр текста этих документов должен подтвердить не только правильность формулировки наименования документов, но и полноту поставленных в нем вопросов. Если указанные документы имеют приложения, их следует подвергнуть такому же анализу, отразив в соответствующем пункте подзаголовка содержащуюся в приложениях информацию. В состав структурированного заголовка, раскрывающего содержание постановлений, распоряжений, приказов, могут входить следующие элементы описания: название подзаголовка (указание вида документов и их тем); автор постановления, распоряжения, приказа (наименование структурного подразделения); номер постановления, распоряжения, приказа; дата постановления, распоряжения, приказа (число, месяц, год); вопрос, предмет содержания постановления, распоряжения, приказа; номера листов единицы хранения. При необходимости в состав заголовка могут войти такие элементы описания: место издания; сеть учреждений, на которую распространяется постановление, распоряжение, приказ. Например, краткий заголовок: жүктеу/скачать 5,43 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|