4. Берілген аванстар есебі. Есеп беруге тиісті тұлғалар деп іс-сапар шығындарына немесе шаруашылық шығындарға ақшалай аванстар алған кәсіпорын жұмыскерлерін айтады. Нақты ақшаны кәсіпорын жұмыскерлері алдын ала берілген аванстар және пайданылмаған сомаларды кассаға тапсыру бойынша есептерді көрсеткеннен кейін алады.
Есеп беруші түлғалармен есеп айырысуды есепке алу. Өнеркәсіптік-шаруашылық қызметі барысында кәсіпорын қызметкерлерін қызмет бабымен іс-сапарға жібереді, дүкендерден кеңсе жабдықтарын сатып алады, почта арқылы жіберілген ақшаларды және басқа да шығындарды төлейді. Бұл шығындарды үнемі банк мекемелері арқылы нақты ақшасыз есеп-айырысу жолымен төлеу мүмкін емес. Сондықтан да жоғарыда аталған және басқа да шығындарды төлеу үшін қызметкерлерге нақты ақша беріледі және олар алған ақшасына есеп беруте тиісті.
Ақша кәсіпорын басшысы бекіткен есепке сай көлемде беріледі. Аванс тек қана басшының жарлығымен есеп берілетін сомадан шығын жасау жүктелген қызметкерлерге ғана шығын шығаруға нақтылы қажеттілік туған жағдайда ғана, сондай-ақ қызмет бабымен іссапарға жұмсалған адамдарға ғана беріледі.
Қызмет бабымен іс-сапарға баруға ақша іссапарға жіберілетін адамға тиесілі соманың көлемінде іссапар орнына бару және қайту жолына төлеуге, тәуліктік шығындарды және іс-сапар мерзіміне үй-жай жалдауға шығатын шығындарды төлеуге беріледі. Есеп берілетін соманы жұмсау құжаттарымен айғақталып белгіленген мерзімде бухгалтерияға ұсынылатын аванс есептерімен расталады.
Жұмыскерлердің қарыздары есебі бойынша шоттар корреспонденциялары
Алдағы кезең шығындарының есебі 1620, 2920 шоттарында жүргізіледі.
Мысалы, 15.11.2011 жылы кәсіпорын 2012 жылға басылымға 96000 теңге төледі. 96000 теңге төленгенімен, ол ағымдағы 2006 жылдың шығындары ретінде танылмайды, өйткені қызмет 1.01.12- 31.12.12 аралығында көрсетіледі.
15.11.11 жыл
Дебет шот 1620 96000
Кредит шот 1040 96000
2007 жылы ай сайын қаңтардан желтоқсанға дейін бірдей мөлшермен (1/12) келесідей жазбамен жойылып отырады:
Дебет шот 7210 «Әкімшілік шығындар»
Кредит шот 1620 «Алдағы кезең шығындары».
2012 жылы қаңтардан желтоқсанға дейін бірдей үлеспен (1/12 бөлігі) алдағы кезең шығындарын 1620 «Алдағы кезең шығындары» шотының кредитінен 7210 «Әкімшілік шығындар» шотының дебетіне қажетсіздендіріп отырады.
Жылдың соңына дейін барлық алдағы кезең шығындары бірдей мөлшерде есепті кезеңнің шығындары ретінде танылады. 1620, 2920 «Алдағы кезең шығындары» шоттарының кредиттік айналымдары №10 журнал-ордерде тіркеледі.
Берілген аванс бойынша есеп айырысудың есебі 1610 «Қысқа мерзімді берілген аванстар» және 2910 «Ұзақ мерзімді берілген аванстар» шоттарында жүргізіледі. Бұл шоттарда тауарлы-материалдық құндылықтарды жеткізуге, тапсырыс берушілерден олардың ішінара дайын болуына қарай қабылданған өнімдер, жұмыс және қызмет бойынша төлем жасауға берілген аванстар бойынша көрсетіледі. Аванс берілген жағдайда 1610, 2910 шоттары дебеттеледі және 1030, 1050 және т.б. шоттары кредиттеледі. Пайдаланылмаған аванстарды қайтару 1010, 1030, 1050 шоттардың дебеті және берілген аванстар есебі бойынша шоттардың кредитімен бейнеленеді. Алдын ала берілген аванстар есебінен жабдықтаушылар мен мердігерлер қарызының азаюы 3310, 4110 шоттарының дебетімен және берілген аванстар шоттарының кредитімен көрсетіледі.