Дәрістер кешені
Дәріс. Құжаттармен жұмысты ұйымдастыру
жүктеу/скачать 91,59 Kb.
|
№6 Лекция курсы
| Дәріс. Құжаттармен жұмысты ұйымдастыру.
Сұрақтар: Құжаттардың орындалуын бақылау, есептеу. Іскерлік қарым қатынастың құжаттарын қалыптасыру технологиясы. Ереже бойынша, жалпы бланкіде автор- мекеменің мекен-жайы бар орын қалдырылады. Құжат түрі не машинада, не алдын-ала баспада бастырылып шығарылады. Құжат түрі құжаттың мақсаты және хабардың сипаты жайлы жалпы көрініс береді (мысалы, қаулы), (хаттан басқа) баяндама (мәлімдеме), есеп, хаттама, қызметтік тіл хат, қысқа хат және т.б. Қол қойылған мезгілдегі уақыты, күні, айы, жылы құжаттың міндетті деректемесі болып табылады. Қол қойылған мезгілмен қатар, құжатты ресімдеудің барлық кезеңінің уақыты белгіленеді: келісім уақыты, бекітілген уақыты, құжатты алған уақыты, орындалған уақыты. Келесі деректеме – құжаттың көрсеткіші (индексі) – бланкіде құжаттың күні, айы,жылымен бір жолда қойылатын шартты санды, әріптік белгі. Ал ішкі құжаттар (бұйрық,хаттама) үшін бұл жыл басынан келе жатқан күнделікті кезекті номір. Құжатты мекен-жайға жіберу, яғни алушыға сілтеу. Ол басқа мекемелерге жіберілген құжаттарға, сондай-ақ басшыларға ұсынылатын құжаттарға (өтініш, мәлімдеме, түсінік хат) жазылады. Адресат – бірнеше бөліктерден тұратын күрделі деректеме: мекеменің атауы (атау септік), құрылымдық бөлімшенің атауы (атау септік) лауазымға сілтеме барыс септікте (деканға) аты-жөні барыс септікте (Н.Ш.Ахметоваға), пошталық мекен-жай. «Адресат» деректемесінің әрбір құрамындағы бөлімі жаңа жолдан 1,5 аралықта басылуы керек. Құжаттық келісім – бұл құжаттың жобасын, оның дәлелділігін, пайдалылығын, күші бар заңға және т.б. нормативі актілерге сәйкестілігін алдын-ала бағалау. Сондықтан көптеген құжаттар қол қойылғанға дейін мүдделі жақтармен мекемелермен, құрылымдық бөлімшелермен келісіледі. Ішкі және сыртқы келісімдерді айқындайды. Ішкі келісім – бұл мекеменің ішіндегі келісім. Ереже бойынша, ол қаражат қызметі, заң қызметі, құрылымдық бөлімшелер арасында өткізіледі. Ішкі келісім виза қоюшының жеке қолымен және қол қойылған уақытымен (күні, айы, жылы) ресімделеді. Сыртқы келісім (құжаттың мазмұнына байланысты) құжаттың мазмұны көрсететін жақтармен ұйымдармен өткізіледі. Сыртқы келісім құжат жобасын талқылау хаттамасымен немесе арнаулы келісім белгісімен (гриф) ресімделеді. Арнаулы келісім белгі (гриф) бірнеше бөлімнен тұрады: А) келісімді сөзі (тырнақшасыз жазба әріптермен жазылады). Ә) лауазым атауы. Б) жеке қол. В) жеке қол шифрын оқу (расшифровка). Г) күні, айы, жылы. Құжаттармен жұмыс жасағанда жеке куәләндіру, яғни жеке қолы, мөрі маңызды орын алады. Жеке қол – бұл әр қызметтік құжаттың деректемесі. Жеке қол құқығы – мекеме, ұйымдардың шығыс құжаттарына өкіметті қызмет иесінің қол қоюы. Қызмет иесі хабардарлық шегіне сай құжаттарға қол қоюға құқығы бар. Бұл мекеме ережесінде, қызметтік нұсқауларда қамтылған. Басшылар мен оның орынбасарлары мекеме ішінде бұйрықтар және тағы басқа басқарушылық құжаттарға қол қояды; анықтама қағаздары, мәлімдемелік қысқа хат, жоғары, тең тұрған мекемелерге хат. Коллегиялық органдар қабылдаған құжаттарда екі қол қойылуы қажет – төрағаның және хатшының. Ақша алуға және материалды құндылықтарға байланысты құжаттарға екі қол қойылуы қажет: бірінші басшының (орынбасар) және аға бухгалтердің. Келісім шартқа барлық келісуге келген жақтар қол қояды. «Қол қою» деректемесі құрамына мыналар кіреді: қол қоятын қызметкердің қызмет атауы, жеке қолы және шифрланған қолы. Егер құжатты комиссия қорытындыласа, онда қолды ресімдеу кезінде тек комиссия құрамындағылар ғана қояды. (комиссия төрағасы, комиссия хатшысы), жеке қол қызметіне қарамай аофавиттік қатармен орналасады. Аса маңызды құжаттарды растау үшін және оның түпнұсқасын куәләндіру үшін қойылады. Мөр, елтаңба және жай түрлі болады. Елтаңба түрлі мөр-дөңгелек, ортасында ҚР мемелекеттік елтаңба бейнесі, айналасында мекеменің толық атауы беріледі. Елтаңбалық мөр мекемеде тек біреу ғана, ол құжаттардың түпнұсқасына ғана қойылады. Мекемелерде елтаңбалық мөрден басқа дөңгелек, шаршы, үшбұрышты үлгідегі бірнеше жай мөрлер болады. Мұндай мөрлермен басқарушы құжаттардың көбейтілген экземпляры, мекемелерден жөнелтілетін құжаттардың көшірмесі, анықтама, босатпа қағазы. Мөрдің баспасы анық болуы керек, ал қойған кезде қызмет атауының бөлігін және құжаттағы қойылған түпнұсқа қолдың бөлігін басу керек. Арнаулы бекіту белгісі (гриф). Кейбір құжаттарды куәләндіру үшін бекіту амалы қолданылады. Жоспар, нұсқау штатты кестелер, ережелер бекіту қажет. Мұндай құжаттар заңды күшіне тек бекітілгеннен кейін ғана енеді. Құжаттарға қол қойылғаннан кейін ғана бекітіледі, ресімдеудің 2 варианта бар: Басшының қол қоюы арқылы жай ресімдеу. Басқарушылық құжаттардың дайындалуы (бұйрық қаулы). Бірінші жағдайда бекіту арнаулы «БЕКІТЕМІН» деген сөзбен басшының қызметін көрсетумен, шифрланған қолымен және бекітілген уақытымен беріледі. Екінші жағдайда «Бекітілді» деген сөз оның нөмері, басқарма құжаттың түрі, уақыты көрсетіледі. «Бекітемін», «Бекітілді» сөздері тырнақшасыз жазба әріптермен басылады. Құжат келіп түскен кезде осы мекемеге қабылданған уақыты белгіленіп бірнеше белгі қойылады. Міндетті түрде құжаттың қабылданған уақыты (күні, айы, жылы) қойылады. Міндетті түрде кіріс құжатқа тіркеу нөмері қойылады. Осы деректеменің орны бірінші беттегі төменгі жағындағы оң жақ бұрышы. Қарар. Құжаттағы тіркеудегі бірінші өңдеуден өткеннен кейін, оның орындалуының ретін сілтейтін басшыға жөнелтіледі. Қарар – шешем қабылданған мазмұны бар және лауазым иесі жасаған құжаттағы жазу. Бұл құжаттардан құралған басқарушы құжат, ол анық, қысқа да нұсқа болуы тиіс. Мұнда, қол, күні, айы, жылы болуы тиіс. Орындау кімге тапсырылатыны, сұрақтың ешім сипаттамасы, атқару мерзімі қарарда көрсетіледі. Қарардың орны – құжаттың жоғарғы бөлігінде. Бақылау туралы белгі. Орындауды қажет ететін құжаттар бақылауға алынады. Әдетте құжатта қарар қойылғаннан кейін атқарылады. жүктеу/скачать 91,59 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|