Гарбар анна александровна электронный документооборот
жүктеу/скачать 400,05 Kb. Pdf көрінісі
|
| ГЛАВА 1.
ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 1.1 Сущность и принципы электронного документооборота Электронный обмен данными – это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Он осуществляется посредством информационных систем, компьютерных сетей, интернета, электронной почты и множеством других средств [42, с.59]. В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. В частности появились такие понятия как электронный документ, электронно-цифровая подпись, системы электронного документооборота. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа [42, с.60]. Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Документ, представленный в электронном виде, или электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата [2, с.15-17]. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов [2, с.15-17]. Аналогично тому, как бит является единицей информации в кибернетике, документ является единицей информации в системах документооборота. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система 10 документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов – есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы [6, с.45- 47]. В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации [7, с. 47]. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах [7, с. 47]. Автоматизация учетного процесса определила свои требования к организации документооборота[36, с. 6]. Появились программные средства, обеспечивающие ввод, хранение, поиск и просмотр документов в электронном виде. В 80-х гг. прошлого века была реализована идея перевода бумажных документов в электронный вид. Она воплотилась в системах управления электронными документами (Document Management Systems) [37, с.6]. По мнению группы авторов, таких как Бачило И.Л., Лопатина В.Н., Федотова М.А. – система электронного документооборота позволяет упорядочить формирование массива учетной информации, создает основу для исключения потери документов, повышает контроль за выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов, их хранением [3, с.602]. На каждом из этапов формирования документооборота обеспечивается предварительный, текущий и последующий контроль. Таким образом, по мнению Бачило И.Л. сущность электронного документооборота заключается в том, что при его внедрении на предприятии уменьшается объем бумажных носителей, упрощается процедура регистрации документов, увеличивается объем хранимой информации. Составляющими современной корпоративной системы автоматизации документооборота являются: 11 — системы управления базами данных. Основное их достоинство — обеспечение доступа к структурированной информации. На российском рынке это системы Oracle, Informix, Sybase; — системы класса Document Management, обеспечивающие перевод бумажных документов в электронный вид и осуществляющие доступ к неструктурированной информации. Для реализации этой идеи и доступа к управлению документами, представленными большими массивами с целью обеспечения четкого поиска информации по всему содержанию, разработана и функционирует система Excalibur EFS [3, с.603]. Для управления небольшими массивами информации функционирует система PC ДОСв — системы класса Workflow, обеспечивающие в автоматическом режиме транспортные потоки перемещения документов в электронном виде между исполнителями, структурными подразделениями и руководством [12, с. 18]. Таким образом, управление документооборотом в значительной мере достигается путем внедрения компьютерных технологий с помощью программных средств, а также локальных вычислительных сетей [12, с. 18]. С помощью последних решается проблема передачи информации. Это совершенно новый уровень организации документооборота, который более правильным следовало бы называть системой электронного документооборота (СЭД) [12, с. 19]. В данном электронном архиве первичные документы размещены не в файлах и директориях, а по аналогии с обычными документами в электронных папках, полках, шкафах и секциях. В целях быстрого нахождения таких документов СЭД обладает специальной системой их поиска. Контрольными точками поиска являются дата создания документа, адресат, наименование организации, ключевые слова и другие параметры [12, с.19]. Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни – в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота, другие – в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Точки зрения в вопросах документооборота разделены. Это определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ 12 может быть, например, базовым инструментом управления, а для других – средством и продуктом производства [4, с.15-16]. жүктеу/скачать 400,05 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|