Гарбар анна александровна электронный документооборот
Значение и основные задачи электронного
жүктеу/скачать 400,05 Kb. Pdf көрінісі
|
Гарбар А.А.
| 1.2 Значение и основные задачи электронного
документооборота В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления, то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов, то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма). В результате возникает документооборот. [90, с.54-58]. В своем учебном пособии «Практика работы с документами в организации» Печникова Т.В., Печникова А.В. отметили, что: «… наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения. Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что сегодня выглядит уже как «каменный век», либо внедрить электронную систему» [90, с.54]. Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией [103, с.77-78] 17 Задачи, решаемые системой документооборота: обеспечение эффективного управления за счет контроля выполнения, повышение исполнительской дисциплины сотрудников; поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам; обеспечение и поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям; достижение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности; протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений и др.); оптимизация бизнес-процессов и автоматизация их выполнения и контроля; исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия, экономия временных и материальных ресурсов; обеспечение интеграции с другими системами и реализации принципа однократного ввода информации; реализация возможности доступа к информации из любой территориально удаленной точки при условии наличия соответствующих прав доступа; существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия электронного архива [43, с.88-90]. Таким образом, на основании вышеизложенного, можно сделать вывод о том, что на систему электронного документооборота возложены серьезные задачи, только при решении которых в организации возможно будет добиться успеха в работе в той или иной сфере деятельности. Ведь только решив эти задачи организация сможет запустить механизм делового процесса. жүктеу/скачать 400,05 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|