Возможность сочетания электронного и бумажного

снижения затрат на поддержку бумажного оборота всяческих документов и
качественного роста эффективности ведения бизнеса» [86].
Большинство предприятий признают достоинства электронного
документооборота, который имеет следующие преимущества [2, с.46]: 

многокритериальный поиск документов;

контроль исполнения документов;

регистрация документов;

ввод резолюций к документам;

распределенная обработка документов в сети;

распределение прав доступа к различным документам и функциям
системы;

ведение нескольких картотек документов;

работа с проектами документов;

распределение находящихся на исполнении документов по
«папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на
исполнении, на контроле и другие;

формирование стандартных отчетов;

обмен документами по электронной почте;

списание документов в дело;

отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий
документов, ведение реестров внутренней передачи документов;

ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций,
тематических рубрик, групп документов;

редактирование шаблонов выходных печатных форм.[2, с.46-48]
На наш взгляд, введение электронного документооборота позволяет
снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров,
канцелярских работников и т. п.). На рисунке ниже показано, насколько
сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене
бумажного процесса на цифровой.
Рис. 1.1 Преимущества электронного документооборота
31

На наш взгляд, в условиях электронного документооборота требуется
гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении
внешних условий.
По мнению Сабанова А.: «Электронный документ может
использоваться во всех сферах деятельности, где применяются программные
и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения,
передачи и приема информации. С помощью электронных документов могут
совершаться сделки, производиться расчеты, осуществляться переписка и
передача документов и иной информации» [97, с.6].
Но, несмотря на все достоинства электронного документооборота, на
мой взгляд, все-таки иногда возникает необходимость организовать
взаимодействие систем электронного и бумажного документооборота,
переводить документы из электронной в бумажную форму и наоборот.
Классический пример приводит Сабанов А.: «…организация, в которой
организационно-распорядительный документооборот реализован в
электронном виде с использованием электронной цифровой подписи. Если
необходимо выдать какой-либо документ работнику на руки либо по запросу
уполномоченного государственного органа, а также ввести бумажный
документ в систему электронного документооборота организации, возникает
вопрос, каким образом это можно сделать» [97, с.7].
С технической точки зрения существенных проблем не возникает, т.к.
задача решается путем распечатки / сканирования текста.
Но наряду с технической стороной вопроса, имеется еще и
юридическая. Для участников документооборота важно, чтобы документ
после перехода из одной формы в другую сохранял свою юридическую силу
[97, с.7].
Основным нормативным правовым актом, определяющим правовые
основы применения электронных документов, предъявляемые к электронным
документам требования, а также права, обязанности и ответственность
участников правоотношений, возникающих в сфере обращения электронных
документов, является Закон Республики Беларусь «Об электронном
документе» [52].
Существуют следующие варианты сочетания электронного и
бумажного документооборота, которые по-разному регламентируются
законодательством.
- Параллельное создание электронного документа и документа на
бумажном носителе. В случае, когда одним лицом создаются документ на
бумажном носителе и электронный документ, идентичные по содержанию,
32

оба документа признаются самостоятельными. В этом случае документ на
бумажном носителе не является копией электронного документа (ст. 9 Закона
«Об электронном документе») [52]. 
- Создание электронного документа на основе бумажного. Бумажный
документ исполняет роль своего рода «черновика» для подготовки
электронного документа. 
- Создание бумажного документа на основе электронного (Закон «Об
электронном документе» именует в данном случае бумажный документ
«копия электронного документа на бумажном носителе») [52]. При этом
создаваемый экземпляр документа на бумажном носителе должен содержать
указание на то, что он является копией соответствующего электронного
документа. Кроме того, копию электронного документа на бумажном
носителе требуется удостоверить. В результате оригинал электронного
документа и его копия на бумажном носителе будут иметь одинаковую
юридическую силу. При этом юридическая сила бумажного документа будет
обусловлена юридической силой электронного документа [52].
В соответствии с ч.3 ст. 10 Закона «Об электронном документе»
удостоверять форму внешнего представления электронного документа на
бумажном носителе могут: 
нотариус или иное лицо, имеющее право совершать нотариальные
действия; 
индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, имеющее в
соответствии с законодательством Республики Беларусь право на
осуществление такой деятельности. 
Далее рассмотрим нормативную регламентацию этих двух процедур
более подробно.
Отношения в области осуществления нотариальной деятельности
регулируются Законом Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной
деятельности» [53].
Данный Закон устанавливает перечни нотариальных действий, которые
могут совершаться нотариусами (ст. 48), уполномоченными должностными
лицами (ст. 49). В частности данные субъекты свидетельствуют верность
копий документов и выписок из них (п.п. 1.5 ст. 48 и п.п. 1.4 ст. 49).
При этом уполномоченные должностные лица совершают
нотариальные действия только в тех населенных пунктах, где нет
государственных нотариальных контор и нотариальных бюро. В таких
случаях по решению местного исполнительного и распорядительного органа
совершение нотариальных действий возлагается на руководителя, его
заместителя, секретаря или члена местного исполнительного и
распорядительного органа [53]. 
33

Свидетельствуя верность копии документа, нотариус руководствуется
правилами совершения нотариальных действий, установленных Законом [53]
и Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий, утв.
Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.10.2006
№ 63. 
Вторая категория субъектов, которые могут удостоверять копии
электронных документов на бумажном носителе – это индивидуальные
предприниматели или юридические лица, имеющие в соответствии с
законодательством Республики Беларусь право на осуществление такой
деятельности (далее по тексту – специализированные организации).
В редакции Закона «Об электронном документе», действовавшей до
внесения изменений Законом от 29.06.2006 N 137-З, требования к
специализированной организации формулировались несколько по иному:
«имеющие лицензию на осуществление такой деятельности». С внесением
изменений требование о наличии лицензии для данного вида деятельности
явным образом из Закона исключено, однако по существу ничего не
изменилось.
Таким образом, возможность создания юридически значимой копии
электронного документа на бумажном носителе в принципе существует.
Однако реализация данной возможности на практике серьезно
ограничивается: 
необходимостью обращаться к услугам третьих лиц (затраты времени); 
необходимостью оплачивать услуги третьих лиц; 
появлением дополнительных процедур, связанных с заключением
договора. 
В результате все преимущества электронного документооборота
утрачиваются [82, с.19].
В этой связи мы согласны с Овсейко С.В. в том, что целесообразным
представляется внесение изменений в Закон «Об электронном документе»,
которые бы разрешили владельцу информационной системы самостоятельно
определять, в каком порядке должны удостоверяться копии электронных
документов на бумажном носителе [82, с.19].
В настоящий момент, организация – владелец информационной
системы может самостоятельно удостоверять форму внешнего представления
электронного документа на бумажном носителе только получив лицензию на
осуществление деятельности по технической защите информации с
указанием составляющей данный вид деятельности [82, с.22]. 
Специфика рассматриваемой ситуации заключается в том, что
законодательство признает право удостоверять форму внешнего
представления электронного документа на бумажном носителе за двумя
34

достаточно разными группами субъектов. Нами проведено сравнение
требований, которые предъявляются законодательством к нотариусам [53] и
организациям, претендующим на осуществление деятельности по
технической защите информации [82, с.22]. 
Таким образом, можно сделать вывод о том, что действующее
законодательство предусматривает возможность преобразовывать документы
из электронной в бумажную форму с сохранением их юридической силы.
Однако законодательно регламентированная процедура данного
преобразования является весьма сложной и трудоемкой.
В этой связи мы согласимся с белорусскими правоведами,
исследующими проблему электронного документооборота, в том, что
целесообразнее дополнить ст. 10 Закона Республики Беларусь «Об
электронном документе» нормой, предусматривающей возможность
владельца информационной системы самостоятельно удостоверять копии
обрабатываемых в ней электронных документов на бумажных носителях.

жүктеу/скачать 400,05 Kb.

Достарыңызбен бөлісу: