ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО

часто руководство компании считает вопросы организации
документооборота несущественными, не заслуживающими особого
внимания, но в конечном итоге именно эти «мелочи» становятся
решающими в деле повышения эффективности бизнес-процессов
компании [44, с.166]. 
Недостаточная заинтересованность руководства в проекте может
привести к тому, что внедрение может затянуться на очень длительное
время. Для привлечения «административного ресурса» поддержки СЭД
необходимо продемонстрировать все преимущества, которые
предоставляет новая система, и обучать руководство практической
работе с ней [44, с.165-168]. 
Организационный аспект – разработка и утверждение концепции
развития документационного обеспечения предприятия, плана
внедрения СЭД, выбор руководителя проекта и формирование рабочей
группы заслуживает самого пристального внимания [44, с.169]. 
Здесь мы согласны с тем, что избежать организационных
трудностей поможет четкое определение конечных целей проекта.
Другим распространенным препятствием является способ
построения СЭД. По мнению экспертов: «…самостоятельная разработка
СЭД корпоративного масштаба силами ИТ-подразделения заранее
обрекает организацию на длительный процесс доработок и ставит,
кроме того, весь проект в зависимость от разработчиков системы. Такой
путь оказывается и самым невыгодным с точки зрения финансовых
затрат на внедрение» [45, с.63-66]. По словам специалистов: «…
разработка СЭД своими силами может привести к тому, что текущая
ситуация с документооборотом будет законсервирована. Специалисты
утверждают, что опору необходимо делать на уже готовые решения от
производителей [45, с.63-66]. 
Еще несколько трудностей могут возникнуть в процессе внедрения
СЭД. Среди них специалисты выделяют: «…недостаточная
проработанность внутрикорпоративных документов, регламентирующих
процессы документооборота в организации и слабое внимание со
стороны руководства к вопросам обучения конечных пользователей»
[85, с.54]. Подготовка нормативных правил по процессам электронного
документооборота должна вестись параллельно с опытной
эксплуатацией и предполагает разработку подробных инструкций по
делопроизводству для сотрудников, соответствующих приказов и
положений [85, с.55]. 
По мнению Храмцовской Н.А. вопросам обучения сотрудников
также должно уделяться самое пристальное внимание при
23

развертывании СЭД. При этом обучение должно осуществляться на
постоянной основе и на всех этапах внедрения. Необходимо четкое
понимание со стороны руководства организации, что создание СЭД
достаточно длительный проект и ее развитие и поддержка будет
требовать постоянного вложения средств. На обучении персонала часто
экономят, считая, что достаточно обучить одного человека, а он обучит
всех остальных [110, с.89]. По мнению специалистов: «…достаточно
сложно обучить даже 50% сотрудников без отрыва от производства,
однако выходом из сложившейся ситуации будет организация
дистанционного обучения непосредственно на рабочих местах» [110,
с.89]. 
Так, как СЭД является частью автоматизированных систем
управления предприятием (АСУП), то рассмотрим проблемы, которые
возникают при внедрении АСУП [110, с.90].
Таким образом, внедрение информационной системы управления
предприятием, как и любое серьезное преобразование на предприятии,
является сложным и зачастую болезненным процессом. Но, несмотря на
это, некоторые проблемы достаточно хорошо изучены. Изучение этих
проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения
и повышают эффективность дальнейшего использования системы.
Далее мы приведем основные проблемы и задачи, возникающие в
большинстве случаев при внедрении информационных систем
управления предприятием и рекомендации по их решению, которые
выделяет Смирнова Г.Н. [103, с.53-53].
Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при
их решении:
Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;
Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры
предприятия;
Необходимость изменения технологии бизнеса в различных
аспектах;
Сопротивление сотрудников предприятия;
Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время
внедрения информационной системы управления предприятием;
Необходимость в формировании квалифицированной группы
внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя
группы [103, с.78].
Теперь следует описать эти пункты подробнее:
Отсутствие постановки задачи менеджмента на
предприятии.
24

Этот пункт является наиболее значимым и сложным. На первый
взгляд, его тема перекликается с содержанием второго пункта,
посвященного реорганизации структуры предприятия. Однако, на самом
деле, он является более глобальным и включает в себя не только
методологии управления, но также философские и психологические
аспекты [110, с.92]. 
На наш взгляд, проблема состоит в том, что большинство
руководителей управляют своим предприятием только исходя из своего
опыта, своей интуиции. 
Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим
фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом,
так и на успех проекта автоматизации [101, с.99].
К сожалению, на настоящий момент в Республике Беларусь до
конца не сложился национальный подход к менеджменту, и в данный
момент белорусское управление представляет собой гремучую смесь из
теории западного менеджмента (которая во многом не является
адекватной существующей ситуации) и советского опыта, который, хотя
и во многом гармонирует с общими жизненными принципами, но уже
не отвечает жестким требованиям рыночной конкуренции [101, с.99].
Нельзя не согласиться с Леоновым А.П. в том, что первое, что
необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения информационной
системы управления предприятием оказался удачным – максимально
формализовать все те контуры управления, которые собственно Вы
планируете автоматизировать. В большинстве случаев, для
осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных
консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не
сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации.
Необходимость в частичной реорганизация
структуры и деятельности предприятия при внедрении
информационной системы управления предприятием [46,
с.360-364].
Прежде чем приступать к внедрению информационной системы
управления на предприятии обычно необходимо произвести частичную
реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому,
одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и
достоверное обследование предприятия во всех аспектах его
деятельности. На основе заключения, полученного в результате
обследования, строится вся дальнейшая схема построения
корпоративной информационной системы предприятием [46, с.360-361].
25

Как сказал, кто-то из великих: «… нельзя автоматизировать хаос,
ибо в результате этого получится автоматизированный хаос». 
Как отмечает Саблин В.К.: «…внедрение информационной
системы управления предприятием вносит существенные изменения в
управление бизнес-процессами [98, с.77]. Каждый документ,
отображающий в информационном поле течение или завершение того
или иного сквозного бизнес-процесса, в интегрированной системе
создается автоматически, на основании первичного документа,
открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес-
процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в
позиции построенных системой документов» [98, с.78].
На наш взгляд, надеяться на то, что работать при наличии
информационной системы управления предприятием станет проще, не
стоит. Скорее произойдет обратное: сокращение бумажной волокиты
ускоряет процесс и повышает качество обработки заказов, поднимает
конкурентоспособность и рентабельность предприятия в целом.
Сопротивление сотрудников предприятия.

При внедрении информационной систем управления
предприятием 
в большинстве случаев возникает активное
сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным
препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или
существенно затянуть проект внедрения [98, с.79]. 
Временное увеличение нагрузки на сотрудников при
внедрении системы управления предприятием.

На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастает
нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо
выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо
осваивать новые знания и технологии [98, с.80]. 
Формирование
квалифицированной
группы
внедрения и сопровождения системы, руководителя
группы.
Внедрение большинства крупных систем автоматизации
управления предприятием производится по следующей технологии: на
предприятии формируется небольшая рабочая группа, которая проходит
максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу
ложится значительная часть работы по внедрению системы и
дальнейшему ее сопровождению [93, с.9]. 
По мнению Сафиулиной С.А.: «…несмотря на проблемы
внедрения, СЭД находят все более широкое применение именно потому,
что эффект от них измеряется не прямой экономией ресурсов, а
26

повышением качества работы организации. Для коммерческих
предприятий это – фактор выживания. При условии внедрения таких
систем государственное управление станет более прозрачным,
информативным и оперативным. Из всего спектра технологий,
применение которых в рамках структур государственного управления
уже назрело, системы электронного документооборота, по мнению
автора, являются одними из ключевых» [99, с.55-56].
В Республике Беларусь более 15 лет применяются системы
электронного документационного обеспечения, созданные и
применяемые компаниями России и Республики Беларусь. В целях
выбора и тестирования систем, созданных компаниями Республики
Беларусь, УП «Центр специализированных компьютерных систем»
Белорусского государственного университета совместно с Белорусским
научно-исследовательским центром электронной документации
Белкомархива было проведено анкетирование министерств, ведомств и
других организаций на предмет разработки и использования
автоматизированных систем документационного обеспечения.
Исходя из практики применения, в Республике Беларусь чаще
всего внедряются следующие автоматизированные системы
документационного обеспечения управления:
«ДЕЛО» ООО «Электронные офисные системы» (Россия, г.
Москва);
«LanDocs» ЗАО «ЛАНИТ» (Россия, г. Москва);
«DWARF» Центра информационных технологий БГУИР
(Республика Беларусь, г. Минск);
«ISIDA DMS» компании «Исида-Информатика» (Республика
Беларусь, г. Витебск);
«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО» компании IBA СП ЗАО
«Международный деловой альянс» (Республика Беларусь, г. Минск);
«ORCHID» ЗАО «АлтоЛан» (Республика Беларусь, г. Минск).
Система «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ» и подсистема «АРХИВНОЕ
ДЕЛО» представляют собой единую программную систему,
обеспечивающую автоматизацию технологического процесса всего
жизненного цикла документов.
Основным объектом системы является регистрационно-
контрольная карточка, к которой прикрепляются документы в виде
файлов; состав полей карточки может быть расширен пользователем за
счет дополнительных реквизитов [16, с.37].
Система LANDOCS
27

Программные продукты LANDOCS реализуют два решения -
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и АРХИВ, они имеют модульную структуру и
являются самостоятельными отдельными решениями. В совокупности
продукты LANDOCS могут обеспечить автоматизацию составляющих
технологического процесса жизненного цикла документов [16, с.38]. .
Основным объектом системы LANDOCS является совокупность
четырех составляющих: регистрационной карточки, текста документа
(файл с текстом документа, прикрепленный к регистрационной
карточке), сведений об истории работы с документом (истории
движения и выполнения делопроизводственных действий и операций
системы, связанных с обращением к документу) и электронной
цифровой подписи на документе и действиях по документу. Наличие в
регистрационной карточке специализированных разделов позволяет
обеспечить учет наличия и движения бумажных экземпляров документа
[16, с.39].
В Республике Беларусь система LANDOCS интегрирована с
криптоядрами AS_SIGN.DLL и Еп_ ТМS5000SIGN (аппаратно-
программное СКЗИ «CtyptoKey2001») компании ООО «Энигма»,
имеющими сертификат Государственного центра безопасности
информации (ГЦБИ) при Президенте Республики Беларусь.
Система LANDOCS: АРХИВ поддерживает функции по обработке
и хранению документов в архиве организации и в государственном
архивном учреждении с учетом требований нормативных документов
[16, с.41].
Система DWARF
Система управления документами DWARF может быть
использована для обеспечения автоматизации двух этапов
технологического процесса - документирования и обеспечения
документооборота [8, с.133-138].
Документ в системе DWARF - информационный объект,
состоящий из атрибутивной части - регистрационной карточки и
содержательной, представленной в виде ориентированного графа,
вершинами которого являются файлы приложений Windows, а дугами -
связи между этими файлами.
Отличительной особенностью системы DWARF является
графическая маршрутизация системы документооборота. Каждый
маршрут имеет уникальный номер в рамках документооборота [16,
с.38].
Система ISIDADMS
28

Семейство программных продуктов ISIDA состоит из двух частей -
ISIDA DMS SE (делопроизводство) и ISIDA DOC (архивное хранение).
Каждая часть представляет собой набор комплексов информационных
услуг, которые в совокупности обеспечивают автоматизацию
технологического процесса всего жизненного цикла документов.
Информационных объектов в системе ISIDA два: документ и
карточка. 
В системе ISIDA обеспечена интеграция с сертифицированными
решениями компаний «Авест» (Республика Беларусь) и «КриптоПро»
(Россия).
Отличительной особенностью системы является наличие
возможности коллективного ведения электронной номенклатуры дел
(ЭНД) на уровне подразделений и сводной ЭНД на уровне предприятия,
ее согласование и утверждение в электронном виде [16, с.140-143].
В системе разработан специальный формат электронного
документа, построенный в соответствии с законодательством. На основе
этого формата организованы все основные функции обработки и
хранения электронных документов [16, с.140-143].
Система «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»
Приложение «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО» относится к классу
программ, разработанных на базе Lotus Domino/Notes. Отличительной
особенностью системы «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО» является наличие
двух программных компонент: «Делопроизводство и контроль
исполнения» и «Учет кадров».
Приложение «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО» может быть использовано
для обеспечения технологического процесса документирования и
документооборота.
Информационным объектом системы «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»
является документ. Для каждого типа документа, проходящего
регистрацию, создается собственная регистрационная карточка.
Отличительной особенностью системы является возможность
организовать обмен документами и синхронизацию справочников
между локальными системами «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»
территориально удаленных структур стандартными средствами Notes
либо путем репликаций баз данных через почтовые базы системы.
Пользователь (системный администратор) с помощью стандартных
механизмов Lot (Designer) может легко менять настройки приложений, в
том числе и реквизиты регистрационной карточки.
29

Положительной характеристикой системы является наличие
фоновой программы, которая проверяет состояние всех документов,
находящихся на исполнении [13, с.150-153].
Система ORCHID
Система ORCHID также разработана на основе программного
продукта Lotus Domino/Notes, имеет модульную структуру и может быть
использована для обеспечения технологического процесса
документирования и документооборота.
Информационным объектом системы ORCHID является документ.
Для каждого типа документа, проходящего регистрацию, создается
собственная регистрационная карточка.
Особенностью системы ORCHID является функция по созданию
вложенных в регистрационную карточку резолюций в виде документов.
В системе осуществляется мониторинг контроля исполнительской
дисциплины с автоматическим формированием «Сигнальных листков» о
сроках исполнения документов [13, с.161-165].
Таким образом, на основании вышеизложенного можно сделать
вывод, что в современных условиях быстро меняющейся рыночной
ситуации, возникают проблемы управления предприятием и
организацией. На практике эти проблемы выражаются в том, что
менеджеры всех уровней практически «задыхаются» под тяжестью
непрерывного потока документов. Наиболее лучшим выходом из
возникающей ситуации служат системы электронного
документооборота. Но в процессе работы с ними для руководителя
возникают две основные проблемы: выбора и внедрения определенной
системы. Выбор же зависит не только от общего развития организации,
но и от психологического фактора, влияющего на выбор систем
электронного документооборота.

жүктеу/скачать 400,05 Kb.

Достарыңызбен бөлісу: