Гарбар анна александровна электронный документооборот
жүктеу/скачать 400,05 Kb. Pdf көрінісі
|
Гарбар А.А.
| ВВЕДЕНИЕ
Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше белорусских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота, позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организаций, создающих кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно- коммуникационных технологий, с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой – заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов [13, с.37]. Использование современных технологий сбора, обработки и передачи информации стало одним из главных факторов в повышении эффективности процесса управления [84]. Результатом этих тенденций стало появление новой концепции государственного управления – концепции электронного правительства, которая призвана не только повысить эффективность работы государственного аппарата, но и способна изменить отношения государства и граждан в условиях глобального Информационного общества [84]. По мнению многих белорусских авторов, необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни – в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота, другие – в повышении эффективности работы 6 функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам [13, с.38]. На наш взгляд такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других – средством и продуктом производства. На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п [13, с.38]. Процесс движения этих документов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом [13, с.39]. В настоящее время на предприятиях для облегчения документооборота внедряются различные системы его автоматизации. На мой взгляд, электронный документооборот в отличие от бумажного более эффективен и прост, избавляет предприятия от огромных складов архивной информации на бумажных носителях, информацию можно хранить в компьютере, на дисках. Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота — организационно- техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации [13, с.41]. Целью дипломной работы является комплексное и системное исследование работы с документами, изучение белорусской и международной нормативной базы, использование полученных выводов 7 для разработки и внесения предложений по совершенствованию документооборота в Республике Беларусь. Для достижения поставленной цели определены теоретические и научно-практические задачи: 1) изучение системы источников правового регулирования документооборота в Республике Беларусь; 2) исследование особенностей законодательного регулирования документооборота как на международно-правовом уровне, так и на национальном; 3) анализ содержания юридических требований к электронному документообороту; 4) определение роли зарубежного опыта при организации и функционировании систем документооборота в Республике Беларусь. Объектом исследования являются процессы, протекающие при организации и функционировании систем документооборота. Предметом исследования является характеристика нормативного регулирования документооборота в Республике Беларусь и странах Европейского союза. Анализ научных статей, учебных пособий, исследований позволяет утверждать, что интерес к зарубежному опыту работы с документами растет. Для раскрытия темы дипломной работы были рассмотрены: Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», учебные справочники по делопроизводству, ежемесячный производственно-практический журнал «Секретарское дело», научно- практический иллюстрированный журнал «Архивы и делопроизводство». Проанализировав литературные источники можно сделать следующий вывод: в учебных пособиях уделено мало внимания теме «Электронный документооборот». Более подробно она раскрыта в ежемесячном производственно-практическом журнале «Секретарское дело» в статьях под редакцией Андрея Сукача, заведующего отделом документоведения БелНИИДАДа, Валентина Паневчика, доцента кафедры технологии Белорусского государственного экономического университета. В научно- практическом иллюстрированном журнале «Архивы и делопроизводство» большое внимание уделяется использованию электронной почты в деятельности организации, которое описывает Андрей Сукач в своих статьях. 8 9 |