Гарбар анна александровна электронный документооборот
жүктеу/скачать 400,05 Kb. Pdf көрінісі
|
Гарбар А.А.
| Основные
принципы электронного документооборота: Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов[19, с.33-35]. Таким образом, электронный документооборот – высокотехнологичный и прогрессивный подход к существенному повышению эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления [2, с.15-17]. На наш взгляд, успешная работа – это эффективная деятельность служащих. Но, несмотря на это, для качественного обслуживания потребностей граждан вчерашние методы обработки информации уже не являются наилучшими. На сегодняшний день необходимо иметь доступ к информационным ресурсам, которые на наш взгляд позволят сократить временные затраты на решение задач, не связанных с обслуживанием граждан. Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальных сведений существеннейшим образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, 13 делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми [42, с.57]. Совместное использование систем электронного делопроизводства и хранилищ информации позволяет систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можно принимать более эффективные решения и действия, основанные на соответствующих технологиях извлечения информации из данных [42, с.57]. Информационные безбумажные технологии облегчают процесс управления знаниями. Они образуют основу решений, которые обеспечивают автоматизированный и централизованный обмен знаниями и извлекают лишь необходимую информацию из всех доступных источников [5]. В этой связи нельзя не согласиться с Лариным М.П. в том, что системы электронного делопроизводства и документооборота могут способствовать созданию новой организационной культуры, сделав работу служащих более легкой, интересной и значимой [40, с.178-179]. Информационные технологии позволяют служащим трудиться не только над выполнением внутриведомственных задач, но и совместными усилиями решать более широкий спектр проблем. Информационные технологии могут также выступать в качестве катализатора, благодаря которому органы власти перейдут на новый уровень взаимоотношений с населением, когда государственные служащие будут напрямую отвечать на запросы граждан и относиться к ним как к клиентам, а не как к «докучливым посетителям» [40, с.178- 179]. Электронный документооборот – это совокупность технологий, не только значительно оптимизирующих, но и существенным образом изменяющих работу [11]. И здесь мы согласимся с Гадасиным В.А. В своей работе «Общая оценка законодательной базы в сфере электронного документооборота» совершенно очевидно исходит, что система подобного масштаба не может быть внедрена «с нуля», поскольку, затронув почти все основные стороны деятельности, внедрение может вызвать долговременный паралич в деятельности. Таким образом, перед развертыванием системы электронного документооборота и делопроизводства нужно взвешенно оценить готовность всех к качественно новым технологиям [11]. Внедрение электронного документооборота требует для всех служащих, участвующих в работе с документами, наличия: 14 • средств вычислительной техники, адекватных по производительности внедряемому ПО документооборота; • обязательна стопроцентная оснащенность персональными компьютерами всех работников органа власти, работающих с документами; • средств связи адекватной пропускной способности между всеми рабочими местами; • автоматизированной системы делопроизводства, использующей программное обеспечение, допускающее переход к электронному документообороту; • психологической готовности руководителей к использованию электронных аналогов собственноручной подписи на документе; • служб и технических возможностей перевода входящих бумажных документов в электронную форму [41, с.190]. Всегда следует помнить, что при развертывании электронного документооборота все служащие, по тем или иным причинам не имеющие постоянного доступа к электронным документам при помощи используемых средств вычислительной техники, фактически перестают принимать какое-либо участие в работе. Все служащие, до которых документы будут доходить в неэлектронном виде, смогут с ними лишь ознакомиться [26, с.77]. Какое-либо участие в работе над документами, даже простое визирование или обсуждение, автоматически будет требовать наличия персонального средства вычислительной техники, имеющего доступ к системе ЭДД. Запуск любой комплексной информационной системы требует не только установки оборудования и настройки ПО, но и перестройки бизнес-процессов и переобучения служащих. Чем ниже объем изменения бизнес-процессов при внедрении системы – тем выше шанс соблюдения сроков внедрения, а подчас и вообще запуска системы. Поэтому комплексные информационные системы всегда внедряют по частям, последовательно автоматизируя относительно замкнутые области деятельности, впоследствии объединяя их интеграционной системой [26, с.78]. Авторы, исследующие проблему электронного документооборота с технологической точки зрения считают, что система электронного документооборота представляет собой интеграционную систему, охватывающую делопроизводство и подготовку документов, связывающую их с внешней средой электронного обмена [39, с.191]. Таким образом, по их мнению: «Для повышения шансов завершения автоматизации в нужные сроки необходимо 15 предварительное внедрение систем автоматизированного делопроизводства и средств организации коллективной работы при подготовке документов». Предварительное внедрение и эксплуатация системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота позволит не только облегчить технологическое внедрение электронного документооборота и делопроизводства, но и познакомит на практике служащих с понятием электронного документа, пересылки электронных документов и автоматическими системами контроля исполнения. Зачастую психологическая готовность оказывается важнее наличия необходимого технического обеспечения. Технологически же использование в обеих системах родственного современного универсального программного обеспечения от одного производителя позволит более качественно перенести бизнес-процессы документооборота в полностью электронную форму [39, с.193]. Также авторами акцентируется внимание и с эти нельзя не согласиться на то, что основной технологической проблемой для служащих при переходе к электронному документообороту является использование электронного аналога собственноручной подписи на документах. Без понимания и внедрения этой технологии невозможно перейти на полностью безбумажную обработку [39, с.192]. Однако, полного перевода приема входящих и рассылки исходящих документов на безбумажную технологию не требуется. Подобное ограничение может являться нарушением прав отдельных граждан, не имеющих доступа к средствам вычислительной техники и Интернету. Классические функции регистрации входящих бумажных документов с традиционными подписями заявителей также являются атрибутами системы электронного документооборота. Это необходимо для исключения «информационного неравенства». Если не уделять должного внимания решению этой проблемы, то граждане, лишенные доступа к средствам вычислительной техники и Интернету, останутся позади в движении к информационному обществу [39, с.97-100]. Возможность обмена информацией в электронной форме посредством современных информационных технологий и сервисов сети Интернет широко используется в гражданском обороте [51]. Таким образом, на основании вышеизложенного, можно сделать вывод, что электронный документооборот представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде. В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении 16 внешних условий. Значение электронного документооборота состоит в том, что при его внедрении на предприятии уменьшается объем бумажных носителей, упрощается процедура регистрации документов, увеличивается объем хранимой информации, сокращается время на проведение поиска необходимого документа, что значительно облегчает работу сотрудников, непосредственно работающих с документами. жүктеу/скачать 400,05 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|