ВОПРОС № 13 Ведение делового совещания Деловое совещание— это способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы делового совещания: съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Они классифицируются в зависимости от важности и содержания
вынесенных на обсуждение проблем и решаемых задач, а также места, времени и
продолжительности работы.
Чаще всего деловые совещания проводятся по следующим поводам: при
необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого
высказывать и обосновывать свое мнение; при условии, что решение вопроса затрагивает
интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы; в
том случае, если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных
групп работников.
Практика деловой жизни показывает, что деловые совещания более эффективны, чем
просто административные решения узкого круга управленцев, но плохо подготовленные и
проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред: пожирают
дорогостоящее время людей, отрывая их от основной работы.
В наиболее общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие
действия: принятие решения о его проведении, определение тематики, формирование
повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени
начала, состава участников, примерного регламента работы, подготовка руководителя,
подготовка доклада и проекта решения, предварительная подготовка участников и
помещения, а при необходимости — размещения, питания, проезда участников к месту
заседания.