Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын бекіту туралы
-параграф. Архивтік құжаттарды архив қоймасына орналастыру
жүктеу/скачать 100,72 Kb.
|
| 5-параграф. Архивтік құжаттарды архив қоймасына орналастыру
136. Архивтік құжаттар архив қоймасында оларды кешенді есепке алуды және сақтауды, сондай-ақ жедел іздестіруді қамтамасыз ететін тәртіппен орналастырылады. Архив қорларын орналастыру тәртібі архив басшылығы бекітетін архив қорларын орналастыру жоспарында (схемасында) айқындалады. Архив қорларын орналастыру жоспарында (схемасында) архив қорының архивтік қоймада орналастырылуы ескеріледі, архив қоймасының стеллажының нөмірі көрсетіледі. Архив қорларын орналастыру жоспары (схемасы) архивтік құжаттарды есепке алуды жүзеге асыратын бөлімшеде немесе архивтік құжаттарды есепке алуға жауапты жұмыскерде, ал жоспардың (схеманың) тиісті бөлімдері – архив қоймасында болады. 137. Мынадай архивтік құжаттар оқшау сақтауға жатады: 1) құпия; 2) ұлттық мәдени құндылыққа жататын, құнды металдармен және тастармен безендірілген, қосымшасында құнды металдары және тастары бар; 3) нитронегіздегі; 4) биологиялық зиянкестермен зақымданған; 5) архивті жинақтау көзінің таратылуына байланысты архивке тапсырылған уақытша сақтаудағы құжаттар. 138. Құпия архивтік құжаттарды архив қоймасына орналастыру Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиялар туралы заңнамасына сәйкес жүзеге асырылады. Ұлттық мәдени құндылықтарға жататын немесе құнды металдармен және тастармен безендірілген немесе қосымшасында құнды металдар мен тастары бар архивтік құжаттар архив қоры құрамынан алынады және сейфте сақтауға жатады. Алынған архивтік құжаттың орнына алмастырғыш карта және қажет болған жағдайда архивтік құжаттың көшірмесі қойылады. 139. Аудиовизуалды және электрондық құжаттар ақпарат жеткізгіштерді сақтаудың нормативтік режиміне байланысты жеке үй-жайларда сақталады. Бір архив қоймасында бірдей сақтау режимін талап ететін әртүрлі жеткізгіштегі құжаттарды сақтауға рұқсат етіледі. 140. Пайдаланылатын архив қоры көшірменің жеткізгіш түріне қарай орналастырылады. Қағаз негіздегі пайдалану қорының көшірмесі, оның ішінде фотокөшірме қағаз негіздегі архивтік құжаттардың түпнұсқасымен бірге, бөлек стеллаждарда немесе шкафтарда, архивтік іс және қор нөмірі ретімен сақталады. Үлдір негізді пайдалану қорының көшірмесі қоймаларда оларға арналған сақтау режимінің нормативтеріне сәйкес орналастырылады. Әр бюкске бір іс немесе оның бір бөлігі түсірілген үлдір қиындысы немесе оның бір бөлігі салынады. Ерекше жағдайларда көлемі шағын болса, бір қиындыда көшірілген үшеуден аспайтын істі қалдыруға болады. 141. Архивтің негізгі және қосымша есепке алу құжаттары оқшауланған үй-жайларға немесе архивтік құжаттарды есепке алуға жауапты жұмыскердің (жұмыскерлердің) жұмыс үй-жайына орналастырылады. 142. Істер, құжаттар тізімдемелерінің бірінші даналары қағаз негіздегі архивтік құжаттардың түпнұсқасы үшін белгіленген сақтау режимдерін міндетті түрде сақтай отырып, оқшауланған үй-жайда немесе архивтік құжаттарды есепке алуға жауапты жұмыскердің (жұмыскерлердің) жұмыс үй-жайында орналастырылады. Істер, құжаттар тізімдемелерінің екінші даналары сақтау қоймасының оқшауланған бөлігіндегі стеллаждарда немесе шкафтарда орналастырылады. Істер, құжаттар тізімдемелерінің үшінші даналары оқу залына қойылады. 143. Архивтің барлық ғимараттары, қабаттар, архив ғимаратының ярустары, сондай-ақ стеллаждар, сейфтер, шкафтар және сөрелер нөмірленеді. Әрбір жеке үй-жайда стеллаждар мен шкафтар кіреберіс жерден солдан оңға қарай нөмірленеді. Стеллаждар мен шкафтардағы қабаттар жоғарыдан төмен қарай және солдан оңға қарай нөмірленеді. 144. Сақталатын жерін бекіту және архивтік құжаттарды іздестіру мақсатында архив қоймаларында уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша қордың және стеллаждың топографиялық сілтегіштерінің карточкалары жасалады. 145. Қордың топографиялық сілтегішінің карточкасы әрбір архив қорына бөлек дайындалады, бұл карточкалар архив қорына реттік нөмірі тәртібімен орналастырылады. Қажет болған жағдайда бір архив қорына жалғастырылатын карточка арналады. Стеллаждың топографиялық сілтегіштерінің карточкасы әрбір стеллажға жасалады және стеллаж нөмірлерінің тәртібімен архивтің бөлек үй-жайының шегінде сақталады. Топографиялық сілтегіштердің бір данасы архивтік құжаттарды есепке алуға жауапты жұмыскерде (жұмыскерлерде), екіншісі архив қоймасында сақталады. Топографиялық сілтегіштерді жүргізу белгіленген деректемелерге сәйкес қағаз жеткізгіште немесе автоматтандырылған режимде жүзеге асырылады. Архивтік құжаттарды орналастырудағы өзгерістер топографиялық сілтегіштердің барлық даналарында, сондай-ақ архив қорын орналастыру жоспарында (схемасында) уақтылы көрсетіледі. 146. Архивтік құжаттарды сақтаудың әрбір бастапқы құралына архив қорының атауы мен нөмірі, тізімдемесі және қораптағы сақтау бірліктері көрсетілген затбелгі ресімделеді. жүктеу/скачать 100,72 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|