Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын бекіту туралы
жүктеу/скачать 100,72 Kb.
|
| 1. Жалпы ережелер
1. Осы Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің (бұдан әрі – архивтер) жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану тәртібін айқындайды. Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының арнаулы мемлекеттік архивтері қызметінің тәртібі осы Қағидалардан басқа арнаулы мемлекеттік архивтері бар мемлекеттік органдардың нормативтік құқықтық актілерімен айқындалады. 2. Осы Қағидаларда пайдаланылатын негізгі ұғымдар: 1) ақпараттық хат – архивте сақтаулы құжаттар туралы ақпаратты қамтитын жеке және заңды тұлғалардың сұратуы бойынша немесе ұйым архивінің бастамасымен ұйымның хат бланкісінде жасалған белгілі бір проблема, тақырып бойынша құжат; 2) архивтік анықтама – ұйымның хат бланкісінде жасалған, жеке және заңды тұлғаларға қажетті ақпаратты жасауға негіз болған архивтік құжаттардың сақтау бірліктерінің архивтік шифрлері мен парақ нөмірлері көрсетілген осы ақпаратты қамтитын, заңды (түпнұсқа) күші бар құжат; 3) архивтік деректер базасы – есепке алынатын (архив қоры, архив коллекциясы, сақтау бірлігі, есепке алу бірлігі, сақтау бірліктерінің, есепке алу бірліктерінің тобы) объектіні сипаттайтын негізгі сілтегіштерге сәйкес ұйымдастырылған, деректердің, сондай-ақ олардың объектілері арасындағы өзара байланыстар жиынтығы; 4) архивті жинақтау көздері (бұдан әрі – жинақтау көздері) – құжаттары белгіленген тәртіппен архивке сақтауға түсетін жеке немесе заңды тұлға; 5) архив коллекциясы – қор құрушылар қызметінде қалыптасқан, бір немесе бірнеше белгілері бойынша біріктірілген құжаттардың жиынтығы; 6) архивтік көшірме – архивтік шифр және сақтау бірлігі парақтарының нөмірлері көрсетілген, осы Қағидалардың 431-тармағына сәйкес ресімделген архивтік құжаттағы мәтінді сөзбе-сөз көрсететін көшірме; 7) архив қоры – өзара тарихи немесе қисынды байланысты архивтік құжаттардың жиынтығы; 8) архивтік құжат – қоғам мен мемлекет үшін маңыздылығына қарай сақталатын немесе сақталуға жататын, сол сияқты меншік иесі үшін құндылығы бар құжат; 9) архивтік құжаттарды депозитарлық сақтау – архивте меншік иесінің архивтік құжаттарға меншік құқығы сақталып, меншік иесі мен тиісті архив арасындағы шартпен айқындалатын талаптарда архивтік құжаттарды сақтау; 10) архивтік құжаттардың көшірмелерін тақырыптық іріктеу –пайдаланушының сұратуы немесе архивтің бастамасы бойынша белгілі бір тақырып бойынша дайындаған архивтік құжаттар немесе олардың бөліктері көшірмелерінің жүйеленген жиынтығы; 11) архивтік құжаттарды ретке келтіру (бұдан әрі – ретке келтіру) – архивтік құжаттарды сақтау бірліктеріне (істерге) қалыптастыру, осындай сақтау бірліктерін (істерді) Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасына сәйкес сипаттау және ресімдеу жөніндегі жұмыстар кешені; 12) архивтік құжаттардың тақырыптық тізбесі – пайдаланушының сұратуы немесе ұйым архивінің бастамасы бойынша жасалған, күні мен архивтік шифрлері көрсетілген, архивтік құжаттар тақырыптарының, белгілі бір тақырып жөніндегі сақтау бірліктерінің жүйеленген қысқаша немесе аннотацияланған тізбесі; 13) архивтік құжаттарды есепке алу (бұдан әрі – есепке алу) – есепке алу бірліктерінде архивтік құжаттардың саны мен құрамын белгілеу және әрбір есепке алу бірлігінің белгілі бір кешенге және олардың есепке алу құжаттарындағы жалпы санына тиесілігін тіркеу; 14) архивтік құжаттарды пайдаланушы – ақпаратты пайдалану мақсатында алу үшiн архивтік құжаттарға жүгінетін жеке немесе заңды тұлға; 15) архивтік сілтегіш – архивтік құжаттарда атап өтілетін заттар атауларының әліпбилік, жүйелілік немесе өзге де белгілері бойынша жасалған, оларды іздеу деректері көрсетілген тізбесін білдіретін архивтік анықтамалық; 16) архивтік үзінді – архивтің хат бланкісінде жасалған, архивтік құжат мәтінінің белгілі бір фактіге, оқиғаға, адамға қатысты бөлігін сөзбе-сөз көрсететін сақтау бірліктерінің архивтік шифрі мен парақтар саны көрсетілген құжат; 17) архивтік шифр – архивтің қысқартылған атауынан (оның ресми аббревиатурасынан), архив қорының нөмірлерінен, істердің, құжаттардың, сақтау бірліктерінің тізімдемесінен тұратын және әрбір сақтау бірлігіне оны есепке алу мен сәйкестендіруді қамтамасыз ету мақсатында қойылатын белгі; 18) аса құнды құжат – Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының баға жетпестей тарихи-мәдени және ғылыми құндылығы, қоғам мен мемлекет үшін ерекше маңызы бар архивтік құжат; 19) аудиовизуалды құжаттама – техникалық құралдардың көмегімен жасалған бейнелеу және/немесе дыбыстық ақпаратты қамтитын құжаттар кешені; 20) басқару құжаттамасы – ұйымның негізгі функцияларын іске асыру кезінде пайдаланылатын құжаттар кешені; 21) ғылыми-анықтамалық аппарат (бұдан әрі – ҒАА) – архивтік құжаттар мен олардағы құжаттық ақпаратты іздеуге арналған архивтік анықтамалардағы архивтік құжаттардың сипаттама жиынтығы; 22) ҒАА жүйесі – архивтік құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы архивтік анықтамалардың бірыңғай ғылыми-әдістемелік негізінде құрылатын өзара байланысты және өзара бір-бірін толықтыратын кешен; 23) ғылыми-техникалық құжаттама – ғылыми, ғылыми-техникалық, өндірістік-техникалық, жобалау, құрылыс және басқа да қызмет процестері мен нәтижелерін тіркейтін құжаттар кешені; 24) есепке алу бірлігі – архивтегі архивтік құжаттар санының өлшем бірлігі; 25) құжаттар құндылығының мемлекеттік сараптамасы (бұдан әрі – құжаттар құндылығының сараптамасы) – құжаттардың сақтау мерзімдерін белгілеу және оларды Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры құрамына енгізу үшін іріктеу мақсатында олардың құндылық өлшемшарттары негізінде құжаттарды зерттеу; 26) қор құрушы – қызметінде Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттары түзілетін жеке немесе заңды тұлға; 27) құжаттардың сипаттамасы – архивтік құжаттарды іздеуді және көп аспектіде пайдалануды қамтамасыз ететін, олардың құрамы, мазмұны, физикалық-техникалық жай-күйі, қолжетімділік шарттары және анықтамалық деректері туралы мәліметтерді құрылымдап баяндау; 28) сақтау бірлігі – дербес мәні бар физикалық оқшау құжат немесе құжаттар жиынтығын білдіретін есепке алу бірлігі; 29) түйін сөз – объектінің (қордың, есепке алу бірлігінің немесе сақтау бірлігінің, құжаттың) мазмұнын жалпылама немесе қысқартылған түрде сипаттайтын термин; 30) уәкiлеттi орган – архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласында басшылықты жүзеге асыратын орталық атқарушы орган; 31) Ұлттық архив қорының құжаты – құжаттар құндылығының мемлекеттік сараптамасынан өткен, мемлекеттік есепке қойылған және тұрақты сақталуға жататын архивтік құжат; 32) Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттік есепке алу (бұдан әрі – мемлекеттік есепке алу) – архив қорларының саны және құрамы, сақтау бірліктерінің саны туралы мәліметтерді қамтитын, Ұлттық архив қорының құжаттарын облыс, республикалық маңызы бар қалалар, астана және тұтастай алғанда мемлекет деңгейінде есепке алу жүйесі; 33) істің куәландыру парағы – архивтегі белгілі бір істі ұстау, қалыптастыру ерекшеліктері және нөмірленген парақтар саны туралы ақпаратты қамтитын құжат; 34) істерді қалыптастыру – істер номенклатурасына және іс ішінде құжаттарды жүйелеуге сәйкес орындалған құжаттарды істерге топтау; 35) істердің, құжаттардың тізімдемесі (бұдан әрі – тізімдеме) – сақтау бірліктерінің құрамы мен мазмұнын ашу, олардың жүйеленуі мен есепке алынуын бекітуге арналған архивтік анықтамалық; 36) электрондық архив – архивтік электрондық құжаттар жиынтығы; 37) электрондық құжат – ақпарат электрондық-цифрлық нысанда ұсынылған және электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат. жүктеу/скачать 100,72 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|