Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын бекіту туралы
-параграф. Құпия және құпиясыздандырылған архивтік құжаттарды есепке алу тәртібі
жүктеу/скачать 100,72 Kb.
|
| 4-параграф. Құпия және құпиясыздандырылған архивтік құжаттарды есепке алу тәртібі
264. Құпия архивтік құжаттарды есепке алу Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиялар туралы заңнамасына сәйкес жүргізіледі. Сақтау бірліктерінің есепке алу құжаттары мен архивтік шифрлерде құпия архив қорлары, құжаттар, істер тізімдемелері, сақтау бірліктері "қ" (құпия), "өқ" (өте құпия), "ем" (ерекше маңызды) индексімен белгіленген. 265. Есепке алу құжаттарына архивтік құжаттарды құпиясыздандыру нәтижелері бойынша өзгерістер уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша құжаттарды құпиясыздандыру актісі негізінде енгізіледі. 266. Құпия құжаттармен қатар, құпия емес (құпиясыздандырылған) құжаттары бар архив қорлары, құжаттардың, істердің тізімдемелері және сақтау бірліктерін есепке алу құжаттарында және сақтау бірліктерінің архивтік шифрінде "жқ" (жартылай құпия) деген индекспен белгіленеді. 267. Құпия тізімдеме бойынша барлық сақтау бірліктері құпиясыздандырылған кезде бұл тізімдеме де құпиясыздандырылады, ашық сақтауға беріледі және қор парағында сол нөмірмен тіркеледі, бірақ мұқабасымен титулдық парағында көрсетілетін "қ" индексі сызып тасталады. Тізімдеменің титулдық парағы мен мұқабаның оң жақ жоғарғы бұрышында "Құпиясыздандырылды" деген мөртабан қойылады. 268. Құпия тізімдеме бойынша архивтік құжаттар мен істердің бір бөлігі құпиясыздандырылған кезде құпиясыздандырылған архивтік құжаттар мен істерге бөлек тізімдеме жасалады, сақату бірліктерінің нөмірлері бұрынғысынша қалады. Мұндай сақтау бірліктерін жалпы нөмірлеу үшін тізімдеменің 2-бағаны қолданылады. Жаңа тізімдеме құпиясыздандырылған істермен және архивтік құжаттармен бірге ашық сақтауға беріледі, қор парағында құпия кезіндегі нөмірімен тіркеледі, бірақ "қ" индексі қойылмайды. 269. Құпия құжаттар мен архивтік құжаттардың басым бөлігі құпия тізімдеме бойынша құпиясыздандырылған кезде Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиялар туралы заңнамасында белгіленген тәртіппен көшірмесі жасалады. Құпиясыздандырылған істер мен архивтік құжаттар тізімдемесінің көшірмесі ашық сақтауға беріледі. Тізімдеменің құпия сақтауда қалған данасында олардың нөмірлері сақталады. Қор парағында мұндай тізімдемелер екі рет есепке алынады: құпия сақтауда қалған данасында құпиялылыққа сәйкес индексі қалады, ашық сақтауға берілген көшірме данасында – "қ" индексі қойылмайды. 270. Құпия тізімдеме бойынша жекелеген сақтау бірліктері құпиясыздандырылған кезде оларға литерлік нөмір немесе жалпы реттік нөмірі беріледі. 271. Құпия сақтауда қалған тізімдемелерде "Ескертпе" бағанында құпиясыздандырылған сақтау бірліктерінің тұсына "Құпиясыздандырылды" деген мөртабан және тізімдемеге енгізілген жағдайда (литерлік нөмірлермен немесе жалпы реттілікпен) жаңа нөмір беріледі. 272. Құпиясыздандырылғаннан кейін ашық және құпия сақтаудағы тізімдемелерге іс жүзінде тіркелген сақтау бірліктерінің көлемі туралы қорытынды жазбалар жасалады. 273. Құпия істің құрамындағы бір немесе бірнеше архивтік құжат құпиясыздандырылған кезде ол құпия сақтауда қалады. Іс мұқабасындағы архивтік шифрдің "қ" индексіне "ж" индексі қосылады. Құпиясыздандырылған архивтік құжаттардың парақтар нөмірі жартылай құпиясыздандырылған іс атауларының "Ескертпе" бағанында, сондай-ақ ішкі тізімдемеде де есепке алынады. Істе ішкі тізімдеме болмаған кезде құпиясыздандырылған архивтік құжаттар туралы мәліметтер тиісті парақтардың нөмірлері көрсетіліп куәландыру парағында көрсетіледі. 274. Құпиясыздандырылған іс мұқабасының оң жақ жоғарғы бұрышында "Құпиясыздандырылды" деген мөртабан басылады. Іс нөмірінде "қ", "өқ", "ем" деген индекстер сызып тасталады. жүктеу/скачать 100,72 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|