Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын бекіту туралы
-параграф. Архивтік құжаттарды сақтау тәртібі
жүктеу/скачать 100,72 Kb.
|
576-қazaқsha
| 4-параграф. Архивтік құжаттарды сақтау тәртібі
89. Архивтік құжаттар олардың сақталуын қамтамасыз ететін жағдайларда сақталады. 90. Архивтік құжаттарды сақтаудың шарттары: 1) архив ғимаратын салу, реконструкциялау және жөндеу жұмыстарымен; 2) архив ғимараты мен үй-жайларында өртке қарсы, күзет, температуралық-ылғалдылық, жарық және санитариялық-гигиеналық режимдерді сақтаумен; 3) сақтаудың арнайы құралдарын қолдануды және архивтік құжаттардың орнын ауыстырумен (стеллаждар, шкафтар, сейфтер, қораптар, папкалар және басқалар) қамтамасыз етіледі. 91. Архив ғимараты орналасқан ауданда атмосфералық ауадағы зиянды қоспалардың орташа тәуліктік шоғырлануының мынадай санитариялық нормалардан асуына жол берілмейді: 1) күкірт қышқылы – бір текше метрге 0,1 миллиграмм (бұдан әрі – мг/м3); 2) күкірт тотығы – 0,05 мг/м3; 3) азот тотығы – 0,085 мг/м3; 4) хлор – 0,03 мг/м3; 5) күкірт сутегі – 0,008 мг/м3. 92. Архив ғимаратын салу мен реконструкциялау ғимаратқа қойылатын талаптарды қамтитын нормативтік техникалық құжаттарға және жобалық құжаттамаға сәйкес жүргізіледі. 93. Архив ғимараты архивтік құжаттарды сақтау, өңдеу, пайдалану және әкімшілік-шаруашылық, техникалық, тұрмыстық сипаттағы міндеттерді орындауға арналған негізгі және қосымша үй-жайлар кешенін білдіреді. Архив ғимараты күзет құралдарымен және өртке қарсы дабылмен жабдықталады. 94. Архив үй-жайларына мыналар жатады: 1) архив қоймалары; 2) архив жұмыскерлерінің жұмыс үй-жайлары; 3) архивтік құжаттарды қабылдауға және уақытша сақтауға, акклиматизациялауға арналған үй-жайлар; 4) зақымданған архивтік құжаттарды оқшаулауға, дезинфекциялауға және дезинсекциялауға арналған үй-жайлар; 5) архивтік құжаттарды тозаңнан тазартуға, түптеуге және реставрациялауға арналған үй-жайлар; 6) архивтік құжаттарды көшіруге және реставрациялауға, үлдірді өңдеуге және аудиовизуалды құжаттарға техникалық бақылау жүргізуге арналған үй-жайлар; 7) есептік құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлар; 8) істерді және анықтамалық-іздеу құралдарын беру учаскелері, уақытша қоймасы бар оқу залының үй жайлары; 9) ғылыми-анықтамалық кітапхана; 10) әдістемелік кабинет; 11) көрме залы. 95. Архивтік құжаттарды сақтауға арналған ғимараттар мен үй-жайларда архивті орналастыру ғимараттың (үй-жайдың) архивті орналастыруға сәйкестігі сараптамасының қорытындысы және архивтің СТК немесе ЖАО шешімінің негізінде жүргізіледі. Сараптама ғимараттың отқа төзімділік дәрежесін, оның басты конструкцияларының ұзақ сақталуын және әлеуетті жүктемені ескере отырып, қабат арасындағы жабындардың беріктігін және ғимарат үй-жайларының (қабаттардың, жертөленің, шатырдың) жай-күйін, жылыту және вентиляциялық жүйесінің бар-жоғы мен жай-күйін белгілейді. Архивтерді: 1) тозығы жеткен, ағаштан тұрғызылған құрылыстарда; 2) негізгі, жертөледегі, шатырдағы үй-жайлары дымқыл ғимараттарда; 3) пешпен жылытылатын ғимараттарда; 4) қоғамдық тамақтандыру қызметтері, азық-түлік қоймалары, өрт қауіпті және агрессивті заттар немесе өртке қауіпті және химиялық технологиялар қолданылатын ұйымдардың ғимараттарында орналастыруға болмайды. 96. Ғимараттардағы архивтік құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлар ғимараттың қалған үй-жайларынан оқшауланады. 97. Архив қоймасы зертханалық, өндірістік, тұрмыстық үй-жайлардан барынша алшақ орналасады және олармен ортақ желдету каналдарынан оқшауланады. Архив қоймасы көршілес үй-жайлардан жанбайтын қабырғалармен және отқа төзімділігі кемінде екі сағатқа жететін шатырмен бөлінеді. Архив қоймасында су және кәріз құбырларын, технологиялық немесе тұрмыстық су шығару құбырларын өткізуге рұқсат етілмейді. 98. Архив қоймасы лифт пен баспалдақ алаңқайларына шығудың қолайлы болуы шарты сақтала отырып орналастырылады. 99. Архив қоймасының қабырғаларын, едендерін, төбесін, ішкі арматураларын жабу үшін және архивтік құжаттарды сақтау жабдықтары мен құралдарын жасау үшін тозаң жинайтын және/немесе агрессивті химиялық зат бөлетін материалдарды пайдалануға рұқсат етілмейді. 100. Архив қоймасы 2-3 мәрте ауа алмастыратын, температуралық-ылғалдылық режимінің тұрақтылығын, ауаны тозаңнан және агрессивті қоспалардан тазартуды қамтамасыз ететін табиғи немесе жасанды желдетумен, ауа баптау жүйесімен жарақтандырылады. Архив қоймасында тұрақты микроклиматтың желдетілмейтін жерлерінің қалыптасуын болдырмайтын ауаның еркін циркуляциясы қамтамасыз етіледі. Архив қоймасының биіктігі еденнен төбеге дейін кемінде 2,5 метр болады және 4 метрден аспайды. 101. Кернеуі 400 амперден астам тұрақты және ауыспалы паразиттік магниттік өрісі бар архив қоймасында фоно, бейне және электрондық құжаттарды магниттік қабаты бар жеткізгіштерде сақтауға болмайды. 102. Нитронегіздегі архивтік құжаттардың архив қоймасы басқа архив қоймаларынан оқшауланады. Архивтік құжаттардың архив қоймасының төменгі жағында нитронегіздегі қосымша ауа сору қуысы жасалады. 103. Архив ғимаратында және архив қоймаларында өрт қауіпсіздігі режимі Қазақстан Республикасының өрт қауіпсіздігін қамтамасыз етуді реттейтін нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес жүзеге асырылады. 104. Архивті қорғау режимі инженерлік-техникалық күшейтуді қамтамасыз ету, архив ғимаратын (үй-жайын) қорғау дабыл құрылғыларымен, күзет бекетін (бекеттерін) ұйымдастыру, үй-жайларды мөрлеу, объектілік және рұқсаттама режимінің сақталуы, қызметтік үй-жайлардың кілттерін сақтауды қамтамасыз ету шаралары кешенімен қамтамасыз етіледі. Құпия архивтік құжаттар сақталатын және олармен жұмыс істелетін архив қоймаларына және архивтің басқа да үй-жайларына қойылатын талаптар Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2000 жылғы 14 наурыздағы № 390-16-қ қаулысымен бекітілген Қазақстан Республикасының Құпиялылық тәртібін қамтамасыз ету жөніндегі нұсқаулықпен белгіленеді. 105. Архив ғимараты күзет сигнализациясымен жабдықталуға тиіс. Тәулік бойғы күзет болмаған жағдайда архив қоймаларына, материалдық құндылықтарға, сондай-ақ архив ғимаратынан шығатын авариялық және қосалқы есіктерге, негізгі есікке мөр басылуға тиіс. 106. Архивтік құжаттар үнемі уақытша сақталатын архив қоймалары мен басқа үй-жайлар бұзылуға техникалық тұрғыдан мейлінше төтеп беретін есіктермен, құпиялылығы жоғары құлыптармен жабдықталады. Цоколь қабаттарының немесе жертөле үй-жайларының терезелеріне қайырмалы металл торлар орнатылады. Барлық кілттердің даналары (құпиялылық тәртібінің арнайы талаптары қолданылатын үй-жайларды қоспағанда) архив үй-жайлары құлыптарының кілттерін тіркеу журналында есепке алынады, бұл журналды жүргізуді архив басшысы архивтің жауапты қызметкеріне жүктейді. Көрсетілген журналда архивтің қай қызметкерінде қай үй-жайдың кілті бар екендігі, жұмыскердің кілт данасын алғаны қолхатпен тіркеледі. Архивтің құлып салынған барлық үй-жайларында кілттердің кемінде екі жиынтығы болады, біреуі үнемі архивтің күзет қызметінде болады. Жұмыс уақытында және жұмыстан тыс уақытта кілттерді сақтау, күзет қызметінен кілттерді алу ғимаратты күзетке тапсыру тәртібін архив басшылығы белгілейді. Жұмыс уақытында архив қоймасында қызметкерлер жұмыс істемесе, ол кілтпен жабылады. Жұмыс уақытында архив қоймасының кілті архивтің қойма меңгерушісінде немесе оны алмастыратын адамда болады. 107. Архив қоймасына осы архив қоймасының меңгерушісі мен жұмыскерлері, архив басшысы мен оның орынбасарлары, архив қорларының бас сақтаушысы кіре алады. Архив қоймасына кіруге рұқсаты бар адамдардың тегі бойынша тізімі күзет бекетінде болады. Қойманың басқа жұмыскерлері қоймаға меңгерушімен немесе оны алмастыратын адаммен бірге кіреді. Басқа адамдар қоймаға ерекше жағдайларда архив басшысының жазбаша рұқсаты бойынша және қойма меңгерушісімен немесе оны алмастыратын адаммен бірге кіре алады. 108. Архивтен архивтік құжаттарды, материалдық құндылықтарды және ғылыми-анықтамалық кітапхана кітаптарын, сондай-ақ ҒАА алып шығуға тек арнайы рұқсаттамалармен рұқсат етіледі. 109. Архив қоймаларында ұзақ уақыт сақтаудың мынадай температуралық ылғалдылық режимі қамтамасыз етіледі: 1) қағаз жеткізгіштегі құжаттар үшін – температура +17 - +19°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55%; 2) ақ-қара үлдір жеткізгіштегі киноқұжаттар үшін: нитронегізде – температура +10°С, ауаның салыстырмалы ылғалдығы 40-55%; қауіпсіз негізде – температура +15°С, ауаның салыстырмалы ылғалдығы 40-55%; түрлі-түсті үлдір жеткізгіштердегі киноқұжаттар үшін – температура -5°С, ауаның салыстырмалы ылғалдығы 40-55%; 3) ақ-қара түсті фотоқұжаттар үшін – температура +15°С, ауаның салыстырмалы ылғалдығы 40-55%; түрлі-түсті фотоқұжаттар үшін – температура -5°С, ауаның салыстырмалы ылғалдығы 40-55%; 4) магниттік таспадағы және дискілік жеткізгіштегі құжаттар үшін – температура +8 - +18°С, ауаның салыстырмалы ылғалдығы 45-65%; 5) ақпаратты электрондық жеткізгіштердегі құжаттар үшін – температура +15 - +20°С, ауаның салыстырмалы ылғалдығы 50-65%. 110. Климаты реттелмейтін архив қоймаларында оңтайлы жылыту және үй-жайларды желдету, сондай-ақ ауаны ылғалдатудың немесе құрғатудың механикалық құралдары пайдаланыла отырып, температуралық-ылғалдылық режимін оңтайландыру бойынша іс-шаралар жүзеге асырылады. Температураның маусымдық және/немесе тәуліктік (±5°С) және ауаның салыстырмалы ылғалдылығының (±10%) күрт ауытқуларына жол берілмейді. Температуралық-ылғалдылық режим ұзақ сақталмай (үш тәулік және одан көп), салыстырмалы ауа ылғалдылығы 79-90%-ға көтерілген кезде, оны қалпына келтіру (қарқынды желдету, архив қоймасын құрғату) бойынша шаралар қолданылады. 111. Архивтік құжаттарды технологиялық өңдеу кезеңінде олардың температуралық-ылғалдылығы режимі реттелмеген, температурасы 20±5°С және салыстырмалы ауа ылғалдылығы 50±20% үй-жайларда уақытша сақтауға (екі айға дейін) рұқсат етіледі. Архивтік құжаттарды сақтаудың температуралық-ылғалдылық режимі бөлмедегі және сырттағы ауаның температурасымен салыстырмалы ылғалдылығын үнемі бір уақытта өлшеп отыру жолымен бақыланады. Өлшеу ауа баптағышы бар үй-жайларда аптасына бір реттен сиретпей, климаты реттелмеген архив қоймаларында аптасына екі рет, режим бұзылған жағдайда тәулігіне бір рет өлшеу жүргізіледі. 112. Бақылау-өлшеу аспаптарының көрсеткіштері тіркеу журналдарына түсіріліп отырады, оларда, сондай-ақ аспаптар көрсеткіштерінің дұрыстығын тексеру, температуралық-ылғалдылық режим бұзылған жағдайда қолданылатын шаралар көрсетіледі. 113. Қолданылатын бақылау-өлшеу аспаптарының номенклатурасы, бөлмедегі және сырттағы ауаның параметрлерін өлшеу және тіркеу тәртібі қолданыстағы нормативтік және әдістемелік құжаттарда айқындалады. Бақылау-өлшеу аспаптары архив қоймасына басты кіре берісте стеллажда жылыту және желдету жүйелерінен алшақ орналастырылған бір қалқанға (бақылау нүктесі) орнатылады, бөлмеге немесе ярусқа кемінде бір бақылау нүктесі болады. 114. Архивтік құжаттарды сақтау қараңғы жерде жүзеге асырылады. Архивтік құжаттар мұқабаларда, папкаларда, қораптарда, шкафтарда, жабық типтегі стеллаждарда, сондай-ақ осы Қағидалардың 116-тармағында белгіленген жарық режимін сақтай отырып орналастырылады. 115. Архив қоймалары табиғи немесе жасанды жарықпен жабдықталады және терезелі де, терезесіз де үй-жайларға орналастырылады. 116. Архив қоймасына табиғи жарықтың сейіліңкі шуағын пайдалануға болады, бұл ретте терезелерге жарық сейілткіштердің, сәуле ағынын автоматты реттегіштердің (арнайы шыны), қорғаныш сүзгілердің, жалюзилердің, перделердің, әйнек бетіне жағылған жабындардың қолданылуы шарт. Архив қоймаларына жасанды жарық беру үшін сырт жағы тегіс жабық плафондарға салынған лампалар қолданылады. 117. Архив қоймаларында электр сымдары жасырын болуы тиіс, ал тасымалданатын аппаратураларға (шаңсорғыштар, шамдар және тағы басқалар үшін) герметикалық және жартылай герметикалық штепсельді розеткалар қолданылады. Тасымалданатын аппаратураның электр сымдары резеңкемен оқшауланады. Архив қоймалары жалпы және әр қабатта электр ажыратқыштарымен жабдықталады. Розеткаларға тоқтың келіп-келмеуін қамтамасыз ететін ажыратқыштар таратушы электрқалқандары мен сақтандырғыштар архив қоймасынан тыс орналастырылады. Архив қоймасындағы жұмыс біткен соң аппаратура, электр розеткалары біртіндеп тоқтан ажыратылады. АЛ (ақ сәулелі лампалар), САЛ (суық ақ сәулелі лампалар), ЖАЛ (жылы ақ сәулелі лампалар) типіндегі жарық сәулелері ультракүлгін бөліктерге бөлінген люминесцентті лампаларды қолдануға болады. Көрініс спектрі диапазонындағы жарықтандыру деңгейі – стеллаждың еденнен 1 м биіктіктегі жоғарғы бөлігінде – 20-50 люкс аралығында, жұмыс үстелдерінде – 100 люкстен аспайды. 118. Архивтік құжаттарды жасанды және табиғи жарықтың зақымдаушы әсерінен қорғау архивтің барлық үй-жайларында архивтік құжаттармен жұмыс жүргізудің барлық түрлері бойынша жүргізіледі. 119. Архив қоймалары және архивтің басқа да үй-жайлары жәндіктердің, кеміргіштердің пайда болуына, зең мен шаңның жиналуына жол бермейтін таза және жинақы жағдайда болуы тиіс. 120. Архив қоймасында ылғалды тазарту, шаңсорғышпен стеллаждарды, шкафтарды, сақтау құралдарын (қораптар, папкалар, қаптамалар) тазарту жылына кемінде бір рет жүргізіледі. Стеллаждардың төменгі бөліктері, едендер, плинтустар, терезенің астыңғы жақтаулары антисептиктердің (формалин-2%, АБ катаминінің -5% және басқалар) су ерітіндісімен сүртіледі. Архив қоймаларына сырт киіммен, су және лас аяқ киіммен кіруге, бөгде заттарды, азық-түлік өнімдерін сақтауға және пайдалануға болмайды. 121. Архивтік құжаттар қатаң реттелген күйде осыған арнайы бөлінген орынға (стеллаждарда, шкафтарда және тағы басқа) орналастырылады. 122. Архив үй-жайларындағы жылдың жылы мезгілінде ашылатын терезелер, архив қоймаларының қабырғаларындағы, төбелеріндегі, едендеріндегі желдеткіш жүйелеріндегі сыртқы саңылаулар ұяшықтарының диаметрі 0,5 мм-ден аспайтын қорғаныш тормен қорғалады. 123. Құжаттар (таңдау бойынша) мен архив қоймаларына жылына екі рет (жылыту мерзімі басталған және аяқталған кезде) жәндіктер мен өңезді саңырауқұлақтарды уақтылы анықтау үшін тексеру жүргізіледі. Биологиялық зиянкестер табылған жағдайда санитариялық-эпидимиологиялық қызметтердің көмегімен дезинфекция және дезинсекция бойынша шұғыл шаралар жүргізіледі. Санитариялық-гигиеналық жұмыстар үшін санитариялық күндер жоспарланады. 124. Архив қоймалары стационарлық немесе жылжымалы металл стеллаждармен жабдықталады. Оттан қорғайтын құраммен өңделген, санитариялық-биологиялық жағдайы жақсы стационарлық ағаш стеллаждарды пайдалануға рұқсат етіледі. Қосымша немесе арнайы құрал ретінде металл шкафтар, сейфтер, шкаф-стеллаждар, сонымен қатар, металл қалқалары мен стеллаждары бар бөлек бокстар қолданылады. 125. Қағаз негіздегі архивтік құжаттар стеллаждарда, металл шкафтарда көлденеңінен немесе тігінен қораптарда, папкаларда, футлярларда орналастырылады. 126. Киноқұжаттар, рулонды микрофильмдер "шырша" түріндегі немесе стационарлы стеллаждарда көлденеңінен, металл немесе пластик қораптарда сақталады. Жанбайтын триацетат негізіндегі киноқұжаттар киноүлдір негізінен бөлінетін сірке қышқылының буы жиналмас үшін жасалған саңылаулары бар тығыз жабылмайтын металл немесе пластикалық қораптарда сақталады. 127. Магниттік таспадағы құжаттар тиісті көлемдегі өзекшелерге, катушкаларға немесе таспаларға оралып, полиэтилен үлдірлі пакетке және зауыттан шыққан қораптарға салынады немесе заттаңба жапсыратын ойықтары бар полиэтилен футлярға (контейнерге) орналастырылады. 128. Компакт-дискілер зауыттық қаптамамен қапталып, содан соң қорапқа орналастырылады. 129. Микрофильмдер, кинофильмдер фотографиялық қабаты сыртқа қаратылып өзекшелерге рулон етіп тығыз оралатын стандартты қорғағыш ракордармен, рулон шеттерінде шығып тұрған орам қабатынсыз жасалады және металл қораптарға салынады. 130. Бейнеқұжаттар зауыттан шыққан қорапта тігінен сақталады. 131. Магниттік қабаты бар жеткізгіштегі архивтік құжаттарды сақтауға арналған стеллаждар ферромагнитті емес материалдан әзірленеді. Болат стеллаждар тек арнайы стеллаждар схемасы магнитсіздендірілген және жерге тұйықталған жағдайда (сталлаждың металл бөліктерін электр сымына қосып, оны тиімді түрде жерге тұйықтағанда) ғана қолданылады. 132. Графикалық ғылыми-техникалық құжаттама А4 форматына дейін бүктелген түрде клапанды папкаларда сақталады. Ватмандағы, остралондағы, үлдірдегі сызбалар бүктелмейді және тубустарда сақталады. 133. Аудиовизуалды немесе электрондық құжаттардың әрбір сақтау бірлігі герметикалы емес қорапқа жеке салынады, оның ішінде архивтік құжаттың еркін қозғалуына жол берілмейді. 134. Табиғи жарықтандыруы бар архив қоймасында стеллаждар мен ашық үлгідегі шкафтар терезе ойықтары бар қабырғаларға перпендикуляр түрде орнатылады. Терезесі жоқ архив қоймасында стеллаждар мен шкафтар – үй-жайдың ерекшеліктерін, жабдықтардың құрылысын және оны орналастыру нормаларын ескеріп орналастырылады. Стеллаждарды, шкафтарды және архивтік құжаттарды сақтауға арналған өзге де жабдықты ғимараттың сыртқы қабырғаларына және жылу көздеріне тым жақын орналастыруға жол берілмейді. 135. Стационарлық стеллаждар мен шкафтар архив қоймаларында мынадай нормаларды сақтай отырып орналастырылады: 1) стеллаждар қатарларының аралығы (басты өтетін жер) – кемінде 120 см; 2) стеллаждардың аралығы (өтетін жер) – кемінде 75 см; 3) ғимараттың сыртқы қабырғасы мен сыртқы қабырғаға параллель тұрған стеллаждардың аралығы – кемінде 75 см; 4) қабырға мен стеллаждың немесе шкафтың бүйірі (айналып өту) аралығы – кемінде 45 см; 5) еден мен стеллаждың (шкафтың) төменгі сөресінің аралығы – кемінде 15 см, цоколь қабаттарда – кемінде 30 см. Тартпалары бар жабдықтардың ара қашықтығы (өтетін жері) жабдықтың өлшем түрі ескеріліп есептеледі. жүктеу/скачать 100,72 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|