Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын бекіту туралы
-параграф. Архив қоры шегінде архивтік құжаттарды ұйымдастыру
жүктеу/скачать 100,72 Kb.
|
| 2-параграф. Архив қоры шегінде архивтік құжаттарды ұйымдастыру
62. Архив қоры шегінде архивтік құжаттар сақтау бірліктері бойынша ұйымдастырылады. Сақтау бірліктері жүйеленеді, тізімдемелерге енгізіледі және оларды есепке алуды, іздестіруді және пайдалануды қамтамасыз ететін тәртіппен ресімделеді. 63. Архивте сақтау бірліктерін жүйелеу тізімдемелерді жасау және қайта өңдеу кезінде жүргізіледі. 64. Сақтау бірліктерін жүйелеу схемасы архив қоры құжаттарының ішкі ұйымдастырылуына негіз болып табылады және тізімдемемен (тізімдемелермен) бекітіледі. 65. Архив қоры шегінде сақтау бірліктерін жүйелеу схемасының бөлімдері (кіші бөлімдері) бойынша жүйелеу бір немесе бірнеше белгіні ескере отырып мынадай: 1) құрылымдық (сақтау бірлігінің тиісті құрылымдық бөлімшеге тиесілілігіне сәйкес); 2) хронологиялық (сақтау бірлігі жатқызылған кезеңдер немесе датасы бойынша); 3) функционалдық, салалық, тақырыптық, пәндік-мәселелік (сақтау бірлігінің мазмұнына қатысты ұйымның функциясын, тақырыбын немесе мәселелерін есепке ала отырып); 4) номиналдық (іс жүргізу нысаны бойынша – құжаттардың түрлері мен әртүрлілігі); 5) корреспонденттік (ұйымдармен және тұлғалармен хат алмасу нәтижесінде пайда болған сақтау бірліктері); 6) географиялық (құжаттардың мазмұны, олардың авторлары, корреспонденттері байланысты болатын белгілі бір аумақтарға, елді мекендерге және басқа да географиялық объектілерге сәйкес); 7) авторлық (құжаттың авторы болып табылатын ұйымның атауы немесе тұлғалардың тегі бойынша) белгілермен айқындалады. 66. Құрылымдық және хронологиялық белгілер жүйелеу схемасының екі нұсқасында пайдаланылады: хронологиялық-құрылымдық және құрылымдық-хронологиялық. 67. Хронологиялық-құрылымдық жүйелеу схемасы (осы архив қорларының бұдан әрі толықтырылуын есепке ала отырып) және құрылымы жиі өзгеретін, таратылған ұйым қорларына қатысты қолданылады. Осы схема бойынша жүйелеу кезінде сақтау бірліктері олардың құрылу уақыты (кезеңдер немесе датасы) бойынша архив қорына, ал әрбір хронологиялық топтың шегінде – ұйымның құрылымдық бөлімшелері бойынша топтастырылады. 68. Жүйелеудің құрылымдық-хронологиялық схемасы құрылымы тұрақты, өзгерістер сирек болған ұйымдардың қорларына қатысты, сондай-ақ, таратылған ұйымдардың сақтау бірлігін жүйелеу кезінде қолданылады. Осы схема бойынша жүйелеу кезінде сақтау бірліктері қор құрушының құрылымдық бөлімшелері бойынша, ал әрбір құрылымдық топ шегінде – сақтау бірлігінің құрылу уақыты (кезеңдер немесе датасы) бойынша топтастырылады. 69. Хронологиялық және функционалдық белгілері жүйелеу схемасының екі нұсқасында қолданылады: хронологиялық-функционалдық немесе функционалдық-хронологиялық. Хронологиялық-функционалдық немесе функционалдық-хронологиялық жүйелеу схемасы құрылымы жиі өзгеретін немесе онысы жоқ ұйымдардың қорларына қатысты қолданылады. Сақтау бірліктерін хронологиялық-функционалдық схема бойынша жүйелеу кезінде оларды топтастыру алдымен хронологиялық белгісі бойынша, содан кейін қор құрушы қызметінің функциялары бойынша жүргізіледі. Функционалдық-хронологиялық схема бойынша жүйелеу кезінде сақтау бірліктері алдымен қор құрушы қызметінің функциялары бойынша, содан кейін хронологиялық белгілері бойынша топтастырылады. 70. Хронологиялық және тақырыптық белгі жүйелеу схемасының екі нұсқасында қолданылады: хронологиялық-тақырыптық немесе тақырыптық-хронологиялық. Сақтау бірліктерін жүйелеудің хронологиялық-тақырыптық немесе тақырыптық-хронологиялық схемалары көлемі шағын архив қорларына, сондай-ақ жекелеген коллекцияларға қатысты қолданылады. 71. Хронологиялық және номиналды белгі жүйелеу схемасының екі нұсқасында қолданылады: хронологиялық-номиналды және номиналды-хронологиялық. Хронологиялық-номиналды және номиналды-хронологиялық схемалар құрылымсыз ұйымдардың архив қорларының сақтау бірліктерін жүйелеу үшін қолданылады. 72. Аудиовизуалды және электрондық құжаттаманың сақтау бірліктерін жүйелеу кезінде объектілік және форматтық белгілер қосымша қолданылады. 73. Сақтау бірліктері архив қорындағы архивтік құжаттардың барлық немесе жекелеген топтарына қолданылғаны орынды болып табылатын белгілер бойынша жүйелеп топтастырылады. 74. Жеке құрам жөніндегі құжаттар, ғылыми-зерттеу ұйымдарының архив қорларындағы ғылыми-техникалық құжаттама, баспалардағы қолжазбалар, медициналық ұйымдардағы сырқаттану тарихы, бақылаушы органдардың қорларындағы тексеру актілері ерекше топтарға бөлінеді және басқарушылық құжаттамадан оқшау жүйеленеді. 75. Жеке тұлғалардың архивтік құжаттары архив әзірлейтін жүйелеу схемасына сәйкес жүйеленеді. 76. Біріккен архив қорындағы сақтау бірліктері қор құрушылардың маңыздылығына, олардың құрылу хронологиясына, атаулар әліпбиі бойынша орналастырылады. Бір типтегі ұйымдардың архив қорларына ортақ жүйелеу схемасы қолданылады. 77. Архив коллекциясы шегінде бір түрдегі (әр түрдегі) архивтік құжаттар авторлық белгісіне қарай топтастырылып, сақтау бірліктерінің топтары ұйым атауының немесе жеке тұлғалар тектерінің әліпби тәртібіне қарай орналастырылады. Тақырыптық белгісі бойынша жасалған архив коллекциясы шегінде архивтік құжаттарды топтастыру олардың маңыздылығы немесе хронологиялық тәртіппен орналастырылған тақырыптары немесе мәселелері бойынша жүргізіледі. 78. Сақтау бірліктері жүйелеу схемасына сәйкес мынадай түрде топтастырылады: 1) сақтау бірліктері іс жүргізу басталған жылға немесе іс жүргізуді жалғастыру үшін басқа ұйымнан (құрылымдық бөлімшеден) осы ұйымға (құрылымдық бөлімшеге) келіп түскен жылға жатады; 2) құрамында жоспарлар, есептер, сметалар және материалдар бар сақтау бірліктері өздерінің жасалған датасына қарамастан, қай жылға арналып немесе қай жылдың қорытындысы бойынша жасалса, соған жатады, ұзақ мерзімді жоспарлардың сақтау бірліктері олардың қолданылуы басталған жылға, ал сол жылдардағы есептер есептік кезеңнің соңғы жылына жатады; 3) іс жүргізу бір құрылымдық бөлімшеде басталып, жалғастыру үшін екінші құрылымдық бөлімшеге берілген сақтау бірліктері іс жүргізу аяқталған құрылымдық бөлімшеге жатады; 4) жылдың немесе хронологиялық кезеңнің шегінде сақтау бірліктері ұйым функцияларының маңыздылығына қарай немесе құжаттар түрлерінің және әралуандығының маңыздылығы мен логикалық өзара байланысы тәртібімен орналастырылады; 5) жеке істерден тұратын сақтау бірліктері жұмыскерлердің жұмыстан босаған жылдары мен тектері әліпби бойынша жүйеленеді. 79. Жүйелеу схемаларының соңғы (аяқталу) шегіндегі сақтау бірліктері олардың маңыздылығына немесе хронологиясына қарай бөлінеді. 80. Электрондық құжат айналымы жүйесінде қалыптастырылған электрондық құжаттарды жүйелеу қағаз жеткізгіштегі құжаттарды жүйелендіру сияқты жүргізіледі. 81. Электрондық жеткізгіштердегі құжаттар ақпарат жеткізгіштердің түрлері бойынша (магниттік таспалар, лазерлік және қатты дискілер, компакт-дискілер, дискеталар), түрлерінің ішінде – ақпаратты ұсыну форматтары бойынша, одан әрі жазылған ақпараттың сипатына қарай жүйеленеді. жүктеу/скачать 100,72 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|