Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын бекіту туралы
-параграф. Келіп түскен және шығарылған архивтік құжаттарды есепке алу тәртібі
жүктеу/скачать 100,72 Kb.
|
| 2-параграф. Келіп түскен және шығарылған архивтік құжаттарды есепке алу тәртібі
256. Архивке келіп түскен архивтік құжаттарды есепке алу мынадай негізде жүзеге асырылады: 1) құжаттарды сақтауға қабылдау-беру актісі; 2) жеке тұлғаның архивтік құжаттарын сақтауға қабылдау актісі. Архивтік құжаттар осы Қағидалардың 136-тармағында көзделген жағдайлар бойынша да есепке алынады. 257. Архивке қабылданған барлық архивтік құжаттар келіп түскен құжаттарды есепке алу кітабына енгізіледі. Архивке бірінші рет келіп түскен архив қоры, біріккен архив қоры, әрбір архив коллекциясы қорлар тізіміне енгізіледі. Істердің, құжаттардың бірінші рет келіп түскен әр тізімдемесі тізімдемелер тізіліміне есепке алынады. 258. Архивтен шығарылған архивтік құжаттарды есепке алу: 1) сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің; 2) құжаттардың қайта қалпына келмейтіндей етіп зақымданғаны туралы актінің; 3) құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру туралы актінің; 4) іздеу жолдары таусылған құжаттардың табылмағандығы туралы актінің; 5) архивтік құжаттарды меншік иесіне қайтару актінің; 6) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша түпнұсқа сақтау бірліктерін, архивтік құжаттарды алу туралы актінің негізінде жүзеге асырылады. Архивтік құжаттар осы Қағидалардың 261-тармағында көзделген жағдайларда да есептен алынады. 259. Қажетті өзгерістер архивтің негізгі және қосалқы есепке алу құжаттарына енгізіледі. Тізімдеменің барлық архивтік құжаттары шығарылған жағдайда бұл тізімдеменің нөмірі басқа тізімдемеге берілмей бос қалады. Тізімдемелер тізілімінде тиісті белгі жасалады. Архив қоры (архивтік коллекциялар) шығарылған жағдайда қорлар тізіміндегі "Шығу туралы белгі" бағанында архив қорының (архивтік коллекцияның) қайда шығарылғандығы мен шығаруға негіз болған акт көрсетіледі. 260. Архив қоры бір архивтен екінші архивке берілген кезде тізімдеменің 3 данасы және қор ісі беріледі. Тізімдеме көшірмесі құжаттарды қабылдау-тапсыру актісіне қосымша ретінде архив қорын тапсыратын архивтің архив қорында қалады. 261. Архив қорының барлық архивтік құжаттары жоюға бөлінген жағдайда құжаттар, олардың тізімдемелерінің және қор парағының бір данасы қор ісіне орналастырылады. Қор ісі архивтің архив қорына қосылады. 262. Архивтің архивтік құжаттарының саны мыналардың: 1) қорытындысы бойынша сақталатын архивтік құжаттарды санау кезінде жіберілген қателер анықталған, есепке алу құжаттарын тексеру; 2) жүргізу барысында есепке алынбай қалған, литерлік нөмір берілген немесе нөмірі түсіп қалған есепке алу бірліктері анықталған архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру; 3) одан кейін бір іс бірнеше іске бөлінген архивтік құжаттарды реставрациялау; 4) процесінде сақтау бірліктерінің бөлінуі немесе бірігуі ықтимал архивтік құжаттарды сипаттау, тізімдемелерді қайта өңдеу нәтижесінде өзгереді. 263. Көрсетілген жұмыстардың нәтижесі бойынша есепке алу құжаттары мен деректердің есепке алу базасына өзгерістер енгізуге мыналар: 1) есепке алу құжаттарындағы техникалық қателіктер туралы актілер; 2) осы архивке, архивтік қорға жатпайтын, ескерілмеген және тағы басқа құжаттардың табылғаны туралы актілер; 3) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша істердің бөлінгені, біріккені, іске жаңа құжаттың қосылғаны туралы актілер; 4) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша құжаттарды сипаттау, тізімдемені қайта өңдеу туралы актілер негіз болып табылады. жүктеу/скачать 100,72 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|