Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын бекіту туралы
-параграф. Архив қоймаларынан архивтік құжаттарды беру тәртібі
жүктеу/скачать 100,72 Kb.
|
| 9-параграф. Архив қоймаларынан архивтік құжаттарды беру тәртібі
194. Пайдалану қоры бар архивтік құжаттар архив қоймасынан берілмейді. Аса құнды құжаттардың төлнұсқаларын, оның ішінде, мәдени құндылықтарға жатқызылған, сондай-ақ Ұлттық архив қорының физикалық жай-күйі қанағаттанғысыз құжаттарын архив қоймаларынан беру ерекше жағдайларда архив басшысының жазбаша рұқсатымен жүзеге асырылады. 195. Архивтің оқу залындағы пайдаланушыларға және жұмыс үй-жайларына архив жұмыскерлеріне қызметтік мақсатта архивтік құжаттар архив қоймасы меңгерушісінің немесе сақтауды қамтамасыз ету бөлімі басшысының жазбаша рұқсатымен беріледі. Қор құрушыларға, сот өкілдеріне, құқық қорғау және өзге де уәкілетті органдарға архивтік құжаттарды архив қоймасынан уақытша пайдалануға беру архив басшысының немесе оның орынбасарының жазбаша рұқсатымен беріледі. Ұйымдарға экспонат үшін архивтік құжаттар архив қоймасынан көрме өткізу туралы шарттың және архив басшысының тиісті бұйрығының негізінде беріледі. Архивтің зертхана жұмыскерлеріне, мамандандырылған ұйымдарға сақтандыру қоры мен пайдалану қорын құру және архивтік құжаттарға арнайы өңдеу жұмыстарын жүргізу үшін архивтік құжаттар архив қоймасынан мамандандырылған ұйымдарға тиісті шарт негізінде беріледі. 196. Архив қоймасынан архивтік құжаттарды берерден бұрын және олар қайтарылған кезде архив қоймасынан архивтік құжаттарды беруді, оларды қайтадан қабылдап алуды, құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін парақтап тексеруді архив қоймасының қызметкері жүргізеді. Оқу залында пайдаланушылар қайтарған архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін парақтап тексеруді оқу залының қызметкері оқу залында жүргізеді. 197. Архив қоймасынан архивтік құжаттарды берерден бұрын және оларды қайтарып алу кезінде мына құжаттар парақтап тексерілуге тиіс: 1) мәдени құндылықтарға жатқызылған құжаттар және аса құнды құжаттар; 2) безендірілуінде немесе қосымшасында асыл тастар мен металдар бар архивтік құжаттар; 3) брошюраланбаған архивтік құжаттар; 4) бұрын архив қоймасынан берілмеген және куәландыру парақтары жоқ құжаттар; 5) автографтар, графикалық құжаттар, пошталық және елтаңбалық белгілері, мөрлері бар істер, ашықхаттар, мекенжайы, маркасы бар конверттер. Парақтап тексеруге жататын басқа істердің құрамын архивтің сараптама-әдістемелік комиссиясының шешімі негізінде архив басшысы айқындайды. Парақтап тексеру жүргізілгені туралы белгі істің куәландыру парағына қойылады. Архив қоймасынан берілетін сақтау бірліктері мен тізімдемелердің орнына уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша алмастыру картасы қойылады. 198. Архив қоймасынан берілген архивтік құжаттардың архивтік шифрі, нөмір қойылған парақтары, істің растау парағы және уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша құжатты пайдалану парағы болады. 199. Архив қоймасынан архивтік құжаттарды және істерді берген кезде архив шифрлері мен тақырыптарын (аннотациясын) тізімдемемен (есепке алу және сипаттау кітабымен) салыстыру, сондай-ақ белгіленген жағдайларда архив істерін парақтап тексеру жүргізіледі. Архивтік құжаттардағы архив шифрін тізімдемемен (есепке алу және сипаттау кітабымен) салыстырып тексерген кезде істің мұқабасы мен титулдық парағының дұрыс толтырылуы, аудиовизуалды және электрондық құжаттарды сақтаудың бастапқы құралдары, сақтау бірлігінің тақырыбы мен шифрінің дұрыс құрылуы тексеріледі. Көп түзетулер енгізу қажет болған жағдайда мұқабасы мен титулдық парағы ауыстырылады, ескі мұқабасы сақталады. Істен алынған жекелеген архивтік құжаттарды архив қоймасынан беруге дайындау кезінде әрбір парақтың артқы жағына, архивтік құжат мәтінінен бөлек архивтің шифрі мен мөртабаны және берілген уақыты қойылады. 200. Архивтік құжаттар архив қоймасынан мынадай мерзімнен аспайтын уақытқа беріледі: 1) екі аптадан аспайтын мерзімге берілетін аса құнды және аудиовизуалды құжаттарды қоспағанда, оқу залының пайдаланушыларына және архив қызметкерлеріне бір айдан; 2) қор құрушыларға уақытша пайдалануға үш айдан; 3) сот, құқық қорғау және өзге де уәкілетті органдарға алты айдан аспайтын мерзімге беріледі; 4) құпия құжаттарды беру Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиялар туралы заңнамасында айқындалған тәртіппен жүзеге асырылады. 201. Архив қоймасынан экспонат үшін берілетін архивтік құжаттарды беру көрме өткізу туралы шартта айқындалатын мерзімде жүзеге асырылады. Архивтік құжаттарды сақтандыру қорын, пайдалану қорын құру үшін және арнайы өңдеу үшін беру мерзімі архивтің жоспарларына және басқа ұйымдармен тиісті жұмыстар жүргізу шартында айқындалады. 202. Архивтік құжаттарды берудің белгіленген мерзімін ұзартуға ерекше жағдайларда архив басшысының жазбаша рұқсаты бойынша жол беріледі. 203. Архивтік құжаттарды архив қоймасынан беру уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша архивтік құжаттарды беру кітабына тіркеледі, архив қоймасын пайдалану қорының көшірмелерін беру әрбір архив қоймасы және беру түрі бойынша бөлек жүргізіледі. 204. Пайдалану қорынан архивтік құжаттарды, архивтік құжаттардың көшірмесін, құжаттар тізімдемесін оқу залына беру, архив қоймасынан архивтік құжаттарды, архив қорынан пайдалану қорының көшірмелерін, тізімдемелерді беру уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша тапсырыспен ресімделеді және архив қоймасынан оқу залына архивтік құжаттарды, пайдалану қорының көшірмелерін беру кітабында тіркеледі, оған оқу залының қызметкері қол қояды. Пайдаланушының орындалған тапсырысы берілген архивтік құжаттармен бірге оқу залына жіберіледі және пайдаланушының жеке ісінде сақталады. 205. Архивтік құжаттарды қызмет мақсатында пайдалану үшін архив жұмыскеріне беру архивтік құжаттарды пайдалану қорының көшірмелерін, тізімдемелерді беруге тапсырыспен ресімделеді және оған тиісті құрылымдық бөлімшенің басшысы виза қояды. Тапсырыс архивтік құжаттарды, алынатын пайдалану қорының көшірмелерін қоймадан жұмыс үй-жайына беру кітабына тіркеледі және оған архивтік құжаттарды алған архив жұмыскері әрбір сақтау бірлігі үшін қол қояды. 206. Архивтік құжаттарды архив зертханасына беру тиісті жұмыстарды жүргізуге арналған тапсырыспен ресімделеді және архивтік құжаттарды пайдалану қорының құжаттарын қоймадан зертханаға беру кітабына тіркеледі, оған зертхана жұмыскері қол қояды. Тапсырыс зертханада және тиісті құрылымдық бөлімшеде есепке алынады және архивтік құжаттармен жұмыс істеудің барлық кезеңдерін жүргізу барысында бақылау құжаты ретінде қызмет етеді. 207. Архивтік құжаттарды уақытша пайдалануға беру уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша архивтік құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы актімен ресімделеді және архивтік құжаттарды, пайдалану қорының көшірмелерін қоймадан уақытша пайдалануға беру кітабына тіркеледі. 208. Тізімдемелер бес күннен аспайтын мерзімге беріледі. Бір данасы ғана бар және орталықта сақталатын тізімдемелерді тек ерекше жағдайларда ғана архив басшысының немесе оның орынбасарының рұқсатымен бір күннен аспайтын мерзімге беруге жол беріледі. 209. Архивтік құжаттарды беру кітабын тексеру жарты жылда бір реттен сиретпей жүргізіледі. Егер беру кітаптарын тексеру нәтижесінде архивтік құжаттарды қайтару мерзімінің бұзылу фактісі анықталса, оның себебі айқындалады және архивтік құжаттарды қайтару шаралары жүргізіледі. Егер архивтік құжаттардың уақытында тапсырылмау себебі оны әрі қарай пайдалану қажеттілігінен туындаған болса, құжаттарды беру қайта ресімделеді. Архивтік құжаттарды қайтару дәлелді себепсіз кешіктірілген кезде, оларды архив қоймасына жедел түрде қайтару шаралары қабылданады. 210. Архивтік құжаттардың сақталуын бақылау мақсатында архивтік құжаттарды сақтауға жауапты бөлімше архив қоймасынан берілген архивтік құжаттардың сақталуын тексеруден өткізеді. Тексерулер жоспарлы тәртіппен немесе қажеттігіне қарай архив басшысымен келісім бойынша жүргізіледі. 211. Архивтік құжаттарды архивке қайтару кезінде осы Қағидалардың 166-185-тармақтарына сәйкес олардың физикалық жай-күйін парақтап тексеру жүзеге асырылады. Архивтік құжаттарды беру кітабында оларды қайтарған адамның қатысуымен архивтік құжаттардың қайтарылғаны туралы белгі қойылады. Егер қайтарылатын архивтік құжаттардың зақымданғаны анықталған жағдайда, еркін нысанда акт жасалады, оған архив қоймасының қызметкері мен архивтік құжаттарды қайтарушы адамның қолы қойылады және архив басшысының қарауына ұсынылады. 212. Архив пайдаланушыны алынған архивтік құжаттардың сақталуына жауапкершілік туралы қол қойдыру арқылы хабардар етеді. 213. Архивтік құжаттар ұрланған немесе зақымданған, оның ішінде құжат мәтініне өзгерістер енгізілген жағдайларда, архив өзі орналасқан жердегі ішкі істер органдарына тиісті өтінішпен жүгінеді, үш күн мерзімде уәкілетті органды немесе ЖАО-ны хабардар етеді, залалды өтеу үшін Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес басқа шаралар қабылдайды. жүктеу/скачать 100,72 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|