Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын бекіту туралы
-параграф. Төтенше жағдайларда архивтік құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету тәртібі
жүктеу/скачать 100,72 Kb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- 4-тарау. Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттік есепке алу және басқа да архивтік құжаттарды есепке алу тәртібі
| 12-параграф. Төтенше жағдайларда архивтік құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету тәртібі
222. Ықтимал төтенше жағдайларды есепке ала отырып, "Жұмылдыру дайындығы мен жұмылдыру туралы" 1997 жылғы 16 маусымдағы Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес архив жұмылдыру жоспарын әзірлейді. 223. Төтенше жағдай орын алған жағдайда архив басшысы ол жайында кідірмей уәкілетті органға және ЖАО-ға хабарлайды, олармен келісім бойынша архивтің төтенше жағдай режиміндегі жұмысы туралы шешім қабылдайды. 4-тарау. Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттік есепке алу және басқа да архивтік құжаттарды есепке алу тәртібі 1-параграф. Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттік есепке алу және басқа да архивтік құжаттарды есепке алу тәртібі 224. Архив Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттік есепке алуды және басқа да архивтік құжаттарды есепке алуды жүзеге асырады. Архивте құжаттарды есепке алу орталықтандыру, біріздендіру, серпінділік, толықтық, дұрыстық және сабақтастық қағидаттары негізінде құрылады. Көрсетілген қағидаттар: 1) Ұлттық архив қорының жинақтау көздерінің және қалыптастыру негізінің барлығына ортақ есепке алу бірліктерін белгілеу; 2) архивтік құжаттарды сақтауды және есепке алуды ұйымдастыру тұтастығы; 3) есепке алу сілтегіштерін салыстыру; 4) есепке алу құжаттарының нысандарын және оларды толтыру талаптарын қатаң регламенттеу және тұрақтандыру; 5) Ұлттық архив қорындағы құжаттардың көлемі мен құрамы туралы өзгерістерді, олардың нақты саны мен құрамын барлық есептік құжаттарға жедел енгізу негізінде іске асырылады. 225. Архивтік құжаттарды орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу құжаттарын жүргізудің тәртібі, оның ішінде архив паспортының және архив көзін жинақтау паспортының нысаны және оларды ұсыну тәртібі уәкілетті орган бекітетін орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларында айқындалады. 226. Есепке архивте сақтаулы архивтік құжаттар, оның ішінде тізімдемеге енбеген және осы архив үшін бейіндік емес құжаттар, сондай-ақ архивтік құжаттардың сақтандыру көшірмелері және пайдалану қорының көшірмелері, тізімдемелер алынады. 227. Есепке алу сақтау бірліктеріне архив шифрінің құрамдас бөлігі болып табылатын есепке алу нөмірін беру жолымен жүргізіледі. Архив шифрінің құрамына аудиовизуалды құжаттардың сақтау бірлігі, сондай-ақ жиынтық элементінің белгілері (әріптік және цифрлық), негатив өлшемдері, дыбыстық ақпаратты жеткізгіштің түрі енгізіледі. Электрондық құжаттардың сақтау бірліктерінің құрамына жазылу форматы мен ақпаратты жеткізгіш түрі енгізіледі. 228. Архивте архивтік құжаттарды есепке алуды арнайы бөлімше жүзеге асырады немесе арнайы бөлінген қызметкерге жүктеледі. Есепке алу құжаттарына жазбаны тек есепке алуға жауапты қызметкер ғана жазады. 229. Архивтік құжаттарды есепке алу схемасы архивте әзірленеді және архив басшысының бұйрығымен бекітіледі. Архивтік құжаттарды есепке алудың графикалық нысандағы схемасы есепке алу тәртібін белгілейді. 230. Тізімдемелерден басқа есепке алу құжаттары қызметтік пайдалануға арналған және пайдаланушыларға берілмейді. Тіркелген құжаттарды сақтау осы Қағидалардың 156-157-тармақтарында белгіленген тәртіпке сәйкес жүзеге асырылады. 231. Жеткізгіш түріне, ақпаратты бекіту тәсілі мен техникасына қарамастан, архив қоры мен сақтау бірлігі архивтік құжаттардың негізгі есепке алу бірлігі болып табылады. Бірінші өңдеуден өткен жеке тұлғаның архивтік құжаттары парақтар немесе құжаттар бойынша есепке алынады. Реттелмеген (шашыраңқы) архивтік құжаттар шартты сақталатын бір бірлігінде 150 парақ есебімен есептеледі. 232. Архивтік құжаттарды мынадай есепке алу жүргізіледі: 1) іс қағаз негізіндегі архивтік құжаттардың сақтау бірлігі болып табылады; 2) киноқұжаттардың сақтау бірлігі – бейнелеу және/немесе дыбыстық ақпарат жазылған киноүлдірдің немесе магниттік таспаның физикалық тұрғыдан оқшау рулоны; 3) фотоқұжаттардың сақтау бірлігі – физикалық тұрғыдан оқшау кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), панорамалы түсірілімнің бірнеше кадры, фотобедерлеме, диафильм рулоны, фотоальбом; 4) фоноқұжаттардың сақтау бірлігі – киноүлдірдің, магниттік немесе қағаз үлдірдің, кассетаның, балауыз валиктің, дыбысты ақпарат жазылған дискінің физикалық тұрғыдан оқшау рулоны; 5) бейнеқұжаттардың сақтау бірлігі – магниттік таспаның, кассетаның, бейнелеу және дыбыстық ақпарат жазылған дискінің физикалық тұрғыдан оқшау рулоны; 6) электрондық құжаттардың сақтау бірлігі – электрондық құжаттардың бір бөлігі, бір немесе бірнеше электрондық құжат жазылған бір жеткізгіш; 7) киноқұжаттарды есепке алу бірлігі – белгілі бір фильм, журнал, арнайы түсірілім, сюжет жазылған сақтау бірлігінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бөліктері; 8) фотоқұжаттарды есепке алу бірлігі – белгілі бір диафильм жазылған бір немесе бірнеше сақтау бірлігі; 9) фоноқұжаттарды есепке алу бірлігі – белгілі бір оқиға, әдебиет және өнер туындысы (авторлық, тақырыптық немесе басқа да белгілеріне қарай топтастырылған бірнеше әдеби шығарма және өнер туындысы) туралы жазылған сақтау бірлігінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірлігі; 10) бейнеқұжаттарды есепке алу бірлігі – белгілі бір сюжет, әдеби шығарма және өнер туындысы (авторлық, тақырыптық немесе басқа белгілеріне қарай топтастырылған бірнеше әдеби шығарма және өнер туындысы) жазылған сақтау бірлігінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірлігі; 11) электрондық құжаттарды есепке алу бірлігі – электрондық құжат жазылған сақтау бірлігінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірлігі. 233. Архивте негізгі және қосалқы есепке алу құжаттары жүргізіледі. 234. Архивтің негізгі есепке алу құжаттарының құрамына орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларында белгіленген құжаттардан басқа мыналар кіреді: 1) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша құжаттардың келіп түсуін есепке алу кітабы; 2) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша қорлардың тізімі; 3) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша қор парағы; 4) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша есепке алу парағы; 5) істердің, құжаттар тізімдемелері; 6) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша істер, құжаттар тізімдемелерінің тізілімі; 7) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша құнды металдармен және тастармен безендірілген, қосымшасында құнды металдары және тастары бар істерді, құжаттарды есепке алатын түгендеу кітабы; 8) архив қоймасының паспорты (еркін нысанда); 9) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша мәдени құндылықтарға жататын құжатты есепке алу және сипаттау парағы; 10) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша аса құнды құжаттарды қамтитын қор тізімі; 11) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша аса құнды істер, құжаттар тізімдемелері немесе уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша аса құнды істер нөмірінің тізімі (нөмірлік); 12) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша аса құнды істер, құжаттар тізімдемелерінің тізілімі; 13) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша микрофишада сақтандыру және пайдалану қорын есепке алу кітабы, үлдір рулондағы сақтандыру және пайдалану қорын есепке алу кітабы; 14) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша микрофишалардағы сақтандыру қорының тізімдемесі, үлдір рулондағы сақтандыру қорының тізімдемелері; 15) қор ісі; 16) істің куәландыру парағы; 17) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша құжаттардың ішкі тізімдемесі. 235. Архивтің қосалқы есепке алу құжаттарының құрамына карточкалар және қорлар, тізімдемелер, қозғалысының кітаптары, басқа архивке берілген құжаттарды есепке алу кітаптары, жоюға бөлінген қорларды және құжаттарды есепке алу кітаптары, құжаттарды түріне қарай есепке алу кітаптары кіреді. Қосалқы есепке алу құжаттары қағаз және/немесе электронды жеткізгіштерде жүргізіледі. 236. 1917 жылға дейінгі кезеңнің архивтік құжаттарын мемлекеттік есепке алу 1917 жылдан кейінгі кезеңнің архивтік құжаттарын есепке алудан бөлек жүргізіледі, олардың қорлары жеке реттік нөмірмен нөмірленеді. Жеке тұлғаның архивтік құжаттары мен аудиовизуалды құжаттаманы сақтайтын мамандандырылған архивтер бұған қосылмайды. 1917 жылдан кейінгі кезеңнің құжаттарына берілетін архив қорларының нөмірлерінде "Р" деген индекс болады және архив қоры нөмірін цифрмен белгілеуден бөліп тұратын сызықшамен бөлінеді (Р-1, Р-2 және тағы басқа). Таратылған партия архивінің облыстың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивінің архив қорларына қосылған архив қорларының нөмірінде "П" деген индекс болады, ол архив қорының нөмірін цифрлық белгілеуден сызықшамен бөлінеді (П-1, П-2 және тағы басқа). Архив қорларын қайта нөмірлеу тек ерекше жағдайларда архивтің СТК немесе ЖАО шешімімен және уәкілетті органның келісімімен ғана жүргізіледі. 237. Есепке алу құжаттарына өзгерістер тек осы Қағидалардың 256 - 261-тармақтарына сәйкес актілердің негізінде енгізіледі. Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілгеннен кейін актілер қор ісіне орналастырылады, архивтік құжаттардың қорсыз ұйымдастырылған болса –құжаттарды архивке сақтауға тапсырған ұйым ісіне орналастырылады. Актілер қор ісінде актінің түріне қарай жалпы тәртіппен нөмірленеді, архивтік құжаттар қорсыз ұйымдастырылған болса – құжаттарды архивке сақтауға тапсырған ұйымның ісінде болады. 238. Келіп түскен құжаттарды есепке алу кітабына архивтік құжаттардың алғаш және қайта келіп түскендері дәйектілікпен енгізіліп отырады. Есептік жыл шегінде әрбір келіп түскен құжатқа жалпы дәйектілікпен реттік нөмір беріледі. Жыл сайын, келер жылғы 1 қаңтардағы жағдай бойынша жыл бойына келіп түскен архивтік құжаттар санының қорытындысы жүргізіледі. 239. Қорлардың тізіміне архив қоры архивке алғаш келіп түскен кезде бір рет қана жазылады. Архивтік құжаттары сақтауға түспей тұрып, архив қорын қорлар тізіміне ерте енгізуге рұқсат етілмейді. Қор тізімі бойынша архив қорына берілген нөмір оның есепке алу нөмірі болып табылады, барлық есепке алу құжаттарында сақталады. Қор құрушының жеке құрамы жөніндегі құжаттар кешеніне берілген жеке құрам жөніндегі құжаттардың архив қорының нөміріне қор құрушының негізгі қызметі бойынша құжаттамада ескерілген архив қорының нөмірі бөлшек арқылы қосылады. Архив қорын есепке алу үшін нөмірлер жалпы дәйектілікпен беріледі, сондай-ақ осы Қағидалардың 261-тармағына сәйкес жоюға бөлінген немесе ертеректе пайдаланылмаған біріктірілген архив қорларының құрамына енгізілген архивтік құжаттардың архив қорларының нөмірлері пайдаланылады. Жоғалған, басқа архивтерге берілген архив қорларының, сондай-ақ біріктірілген архив қорының құрамына кіретін архив қорларының нөмірлері, бұрын пайдаланылған архивтік құжаттардың нөмірі жаңа түскен архив қорына қайта берілмейді. 240. Біріккен архив қорлары және архив коллекциялары жалпы негіздерде есептеледі. Архив қорларынан түзілген, бұған дейін дербес есепке алынған біріккен архив қорына оның құрамына кірген архив қорларының бірінің нөмірі беріледі. 241. Архив қорының атауы қорлар тізіміне тарихи анықтама немесе тізімдеменің титулдық парағы негізінде енгізіледі. Егер қор құрушының атауы өзгерген болса, онда архивтік құжаттар қабылданып алынған уақыт шеңберіндегі соңғы атауы қор тізімінде көрсетіледі. Жеке тұлғаның архивтік қорының атауы жеке тұлғаның тегі мен аты-жөнінен, оның псевдонимінен, титулынан, дәрежесінен, атағынан тұрады. Отбасының немесе рудың архив қорының атауы – отбасының немесе рудың басты мүшелерінің тегі мен аты-жөнінен, титулынан, дәрежесінен, атағынан алынып қойылады. Тегі, аты, әкесінің аты, титулы, атағы, дәрежесі, барлық отбасы немесе ру мүшелерінің туысқандық қатынасы қор парағында көрсетіледі. 242. Жыл сайын, келер жылғы 1 қаңтардағы жағдай бойынша қор тізіміне жыл бойы келіп түскен және шығарылған архив қорларының саны туралы, сақтаудағы архив қорларының жалпы саны туралы қорытынды жазба жасалады. Қорлар тізімдері қатты мұқабамен қапталады, парақтар нөмірленеді, куәландыру парағы жасалады. Қорлар тізімін қайта басып шығару осы Қағидалардың 343-тармағына сәйкес қорлар қайта нөмірленген жағдайда ғана жүзеге асырылады. Бұл жағдайда қор тізіміне міндетті түрде нөмірлер, атаулар және нөмірлерін алуға тыйым салынған барлық архив қорларының шығып қалу негіздері енгізіледі. 243. Қор парағы әрбір архив қорына жасалады. Қор парағында архив қорындағы тізімге енбеген және құпия құжаттар қамтылған барлық архивтік құжаттар ескеріледі. Қор парағын қайта жасауға ол қатты бүлінген немесе архив қорын қайта өңдегеннен соң немесе біріккен архив қоры жасақталғаннан, қор құрушының тарихы нақтыланғаннан кейін оның мазмұны архив қорының нақты жай-күйі мен көлеміне сәйкес келмеген жағдайларда ғана жол беріледі. Қор парағы қайта жасалған жағдайда бұрын қолданылған қор парағы қор ісіне орналастырылады. Қордың екі парағының жоғарғы оң жақ бұрышына қайта жасалған датасы, есепке алуға жауапты тұлғаның қызметі көрсетіліп және қолы қойылып, "Парақ қайта жасалды" деген белгі қойылады. Егер қор парағында келесі жазбаларға орын қалмаса, жоғары жағында "Жалғасы, № _ қор, 2-парақ" деген жазуы бар қосымша парақ басталады. Бірінші парақта "жалғасын 2-парақтан (3, 4, 5 тағы сол сияқты) қараңыз" деген сілтеме жасалады. Қор парақтары архив қорлары нөмірлерінің тәртібімен папкаларда сақталады. Әрбір папкаға архив қорының алғашқы және соңғы нөмірлері көрсетілген және архив қорының жалпы саны көрсетілген куәландыру парағы жасалады және олар папкаға орналастырылады. Қор парақтарына архивтік құжаттарды архивтен жедел іздестіру үшін сілтегіштер жасалады. 244. Архивтік құжаттар қорсыз ұйымдастырылған кезде аудиовизуалды құжаттарды есепке алу парақтары кино, фото, фоно және бейнеқұжаттардың әр түріне бөлек жасалады. Аудиовизуалды құжаттарды нөмірлеу және есепке алу парақтарын сақтау тәртібі қор парағын нөмірлеу және сақтау тәртібіне ұқсас. 245. Тізімдемелерде сақтау бірліктері олардың реттік есепке алу нөмірлерінің жүйелендірілуіне сәйкес есепке алынады. Аудиовизуалды құжаттарға мәтіндік ілеспе құжаттамалары бар істердің нөмірлері аудиовизуалды құжаттардың есепке алу нөміріне сәйкес келеді. Тізімдемелерге есепке алу нөмірлері қор парақтарына қарай беріледі, ұйымдардың архивтік құжаттары қорға жинақталмаған кезде – аудиовизуалды құжаттардың белгілі бір түрінің есепке алу парақтарына қарай беріледі. 246. Ғылыми-техникалық құжаттама тізімдемесінің нөміріне бір бірінен сызықшамен бөлінген екі араб санынан тұратын топтық индекс қосылады: бірінші цифр тізімдеме нөмірін, екіншісі – басқарушылық құжаттаманың топтық индексін білдіреді. Осы Қағидалардың 266 – 274-тармақтарында көрсетілген ерекше жағдайларды қоспағанда, тізімдемелерге бірдей есепке алу нөмірлерін беруге тыйым салынады. Тізімдеменің соңында оның барлық даналарында сақтаудағы сақтау бірліктері, тізімдеме бойынша сақтау бірліктерінің алғашқы және соңғы нөмірлері, нөмірлердің түсіп қалғандығы жөнінде, литерлік нөмірлер, шығарылған бірліктер және олардың шығарылу себептері көрсетілген қорытынды жазба жазылады. Әртүрлі жеткізгіштердегі сақтау бірліктерін қамтитын архив қорының тізімдемесіне қорытынды жазбада мұндай сақтау бірліктерінің құжаттар саны қосымша көрсетіледі. Архивтік құжаттар әр келіп түскеннен немесе шығарылғаннан кейін тізімдемеге жаңа қорытынды жазба жасалады, оған жасаушының лауазымы және жасалған датасы көрсетіліп, қолы қойылады. Бірнеше жылдық бөліктерден, томдардан тұратын тізімдемеге, қорытынды жазба әрбір жылдық бөлікке, томдарға жасалады. Әрбір келесі жылдық бөліктерге, томдарға қорытынды жазба үдеу ретімен жасалады. Әрбір тізімдемеде, тізімдеме томында куәландыру парағы болуға тиіс. Аяқталған тізімдеме 9999-дан аспайтын сақтау бірліктерін қамтиды. Егер тізімдеме қайта жасалған болса, бұрын қолданылған тізімдеменің бір данасы соңғы есепке алу нөмірімен қайта жасалған тізімдемеге қосылады, қалған даналары осы Қағидалардың 259 – 260-тармақтарына сәйкес жоюға бөлінеді. 247. Тізімдемелер тізілімі бойынша тізімдемелерді жеке-дара және жиынтық есепке алу жүргізіледі. Тізімдемелер тізілімі архивтер қоймасы және/немесе жалпы архивтер шеңберінде жүргізіледі, ол құжаттарды есепке алу схемасында көрсетіледі. Әрбір жаңа тізімдемеге тізімдеме тізілімі бойынша кезекті реттік нөмір беріледі және нөмір тізімдеменің мұқабасына, сол жақ жоғарғы бұрышқа жазылады. Жыл сайын, келер жылғы 1 қаңтардағы жағдай бойынша тізімдеме тізілімінде жыл бойы архивке келіп түскен және шығарылған тізімдемелер саны туралы, олардың жалпы көлемі туралы қорытынды жазба жасалады. 248. Архив қоймасының паспорты жыл сайын жыл соңында жасалады және онда орналасқан архив қорларының, істердің және архивтік құжаттардың көлемі көрсетіледі. Архив қоймасы паспортының сілтегіштерін архив нақты архив қоймасындағы архивтік құжаттардың құрамы мен жай-күйін есепке ала отырып, дербес анықтайды. 249. Қор ісі қай архив қорында басталса, оған сол архив қорының нөмірі беріледі. Қор ісіне мынадай құжаттар кіреді: 1) қор құрушының тарихы мен архив қорының тарихы бойынша тарихи анықтама; 2) архив қорының құрамы мен көлеміндегі өзгерістерді көрсететін актілер, оның ішінде құжаттарды құпия құжаттар қатарынан шығару туралы актілер; 3) жөнсілтер (анықтамалық) үшін жасалған архив қоры сипаттамасының көшірмесі; 4) архив қорының құжаттарымен жұмыс жасау бойынша, оның ішінде тізімдемелерді, архив қорындағы архивтік құжаттарды жүйелендіру схемасын жетілдіру және өңдеу бойынша нұсқаулықтар. Қор ісіне енгізуге жататын архивтік құжаттардың орнына сақтау бірлігінің құрамында болған, осы сақтау бірліктері мен олардың архивтік шифрі көрсетілген анықтама қор ісіне енгізіледі. 250. Бастауыш партия және комсомол ұйымдары қорларының тарихы бойынша архивтік құжаттарды қамтитын Кеңестер Одағының Коммунистік партиясы, Бүкілодақтық Лениндік Коммунистік Жастар Одағы органдары қорларының істері қайта қалыптастыруға жатпайды. Бастауыш партия және комсомол ұйымдары қорларының істеріне осы қор тарихы жөніндегі архивтік құжаттардың басқа қор құжатында бар екендігі туралы мәліметтер енгізілген анықтамалар орналастырылады. 251. Біріктірілген архив қорының құрамына кіретін қорлардың істері біріктірілген архив қорының ісіне қосылады. 252. Қор ісінің құжаттары нөмірленеді, куәландыру парағы жасалып, қатты мұқабаға тігіледі. Қор ісіне ішкі тізімдеме жасалады. Қорлардың істері қор нөмірлерінің реттілігімен сақталады. 253. Архивтік құжаттар қорға ұйымдастырылмаған жинақтау көзінің құжаттар құрамы қор ісіндегі құжаттар құрамына ұқсас болады. 254. Архивтегі деректерді есепке алу базалары мыналарды: 1) есепке алуды ақпараттық қолдауды; 2) автоматтандырылған тәртіппен құжаттарды орталықтандырылған мемлекеттік есепке алуды жүргізуді; 3) архивте белгілі бір қор құрушының құжаттарының бар-жоғы туралы мәліметтерді жедел ұсынуды қамтамасыз етеді. 255. Деректердің есепке алу базаларын толтыру жоспарлы түрде есептік жылдан кейінгі жылғы 1 қаңтардағы жағдай бойынша жүзеге асырылады. Есептік құжаттар мен деректерді есепке алу базаларына өзгерістер енгізуді архив үнемі жүргізіп отырады. жүктеу/скачать 100,72 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|