Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын бекіту туралы
-тарау. Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды пайдалану
жүктеу/скачать 100,72 Kb.
|
| 5-тарау. Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды пайдалану
1-параграф. Архивтік құжаттарды сипаттау 302. Архивте архивтік құжаттарды сипаттау оның құжаттарын ұйымдастыруға сәйкес үш негізгі деңгейде жүргізіледі: қор, сақтау бірлігі немесе есепке алу бірлігі, құжат. Қор сипаттау бірлігі мен объектісі, құжат сақтау бірлігі немесе есепке алу бірлігі болып табылады. Қор топтары, тізімдемелер, құжаттар жиынтығы мен топтары, құжаттың бөліктері сипаттаудың қосымша объектісі болып табылады. 303. Архивтік құжаттарды сипаттау қағидаттары: 1) ақпараттың сипаттау бірлігінің деңгейіне сәйкестігі; 2) әртүрлі деңгейдегі сипаттамалардағы ақпараттың өзара байланысы мен өзара толықтырылуы; 3) әртүрлі деңгейдегі сипаттамалардағы ақпараттардың қайталанбауы (қайталанбайтын). 304. Архивтік құжаттардың сипаттамасының өз құрылымы болады және архивтің тиісті бөлімдерінде (деректер базасында) орналастырылған жекелеген элементтерден тұрады. Сипаттама элементтері мынадай топтардан құралады: 1) сипаттау бірлігін сәйкестендіру жөніндегі ақпарат: атауы (қордың атауы, қор құрушының құрылымдық бөлімі, сақтау бірлігінің немесе есепке алу бірлігінің, құжаттың атауы), анықтамалық деректер (архив шифрі, сипаттау бірлігінің көлемі, сипаттау бірлігінде құжаттардың аяқталу мерзімі (істің басталу және аяқталу датасы), ақпараттарды жеткізгіштің түрі; 2) қорға тарихи анықтама; 3) аннотация; 4) қолжетімділік және пайдалану шарттары туралы ақпарат; 5) қосымша ақпарат: түпнұсқалардың орналасқан орны, архивтік құжаттар көшірмелерінің болуы мен орналасқан орны, тақырыптық және/немесе шығуы бойынша осы сипаттама бірлігімен байланысты, библиография. 305. Қор деңгейіндегі архивтік құжаттардың сипаттамасы қор атауынан, анықтамалық деректерден, қорға тарихи анықтамадан, аннотациялардан, библиографиядан, ақпаратқа қол жеткізу және оны пайдалану шарттарынан тұрады. 306. Архив қоры туралы анықтамалық деректер іздестіру деректерінен (қор нөмірі), құжаттама түрі бойынша архив қорының сақтау бірлігі және/немесе есепке алу бірлігі бойынша қор көлемінен, әрбір құжаттама түрі бойынша архивтік құжаттардың алдыңғы және соңғы датасынан, қор ішіндегі ғылыми-анықтамалық тізімнен тұрады. 307. Тарихи анықтама қор құрушының тарихынан және қор тарихынан тұрады. Біріктірілген қор үшін ортақ тарихи анықтама жасалады. 308. Ұйымның архив қорының қор құрушысының тарихы оның құрылу датасын, қайта аталуын, қайта құрылуын, таратылуын, қай ведомствоға жататындығын, құрылымы мен қызметі, алдыңғы және мирасқор ұйымның атауын қамтиды. Жеке тұлғаның архив қорының қор құрушысының тарихы оның қысқаша биографиялық деректерінен (тегі, аты, әкесінің аты, псевдонимі, қыз кезіндегі тегі, өмір сүрген жылдары, кәсібі, қызметтік және қоғамдық қызметі туралы деректер) тұрады. Отбасының, рудың архив қоры үшін дәл осындай мәліметтер туыстық қатынасына қарай туысқандарының әрқайсысы туралы беріледі. Шығармашылық қызметпен байланысты бірнеше адамдардың құжаттарынан тұратын қорға әрқайсысы туралы тегінің әліпби тәртібімен дәл осындай мәліметтер беріледі. 309. Қор тарихы оның архивке алғаш келіп түскен датасы, архивтік құжаттардың көлемі мен соңғы датасы, олардың сақталу дәрежесі, қор түзудің ерекшеліктері, сипаты мен жүйеленуі, архив қорының көлемі мен құрамының өзгеруі және оның себептері туралы ақпараттар, басқа ұйымның немесе тұлғаның құжаттарының бар-жоғы (қорға қосылу), архив қорында ҒАА-ның болуы туралы мәліметтерден тұрады. 310. Тарихи анықтама қордың көлемі өзгерген кезде, сондай-ақ қайта құрылған, құрылымы, қор құрушының қызметі және тағы басқалар өзгерген кезде толтырылады. 311. Архив коллекциясына тарихи анықтама құрылу тарихы, уақыты, шарты, құрылу себептері, құрылу принциптері, коллекциялар архивке келіп түскенге дейінгі сақталған орны, құрушысы туралы мәліметтерден тұрады. 312. Аннотация қор құрылымы мен архивтік құжаттардың түрлері, қор құрушы қызметінің бағытын көрсететін түрлері және тақырыптары бойынша мазмұны, тақырыптың хронологиясы және архивтік құжаттардың географиялық (әкімшілік-аумақтық) белгілері көрсетілген қысқаша нақты сипаттамадан тұрады. 313. Қолжетімділік және пайдалану шарттары туралы ақпарат: 1) қолжетімділік және оларды пайдалану тәртібі Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор құрушымен шектелген архивтік құжаттардың болуы; 2) мәдени құндылықтарға жататын және аса құнды архивтік құжаттардың түпнұсқаларының немесе көшірмелерінің болуы; 3) архивтік құжаттардың пайдалану мүмкіндігіне әсер ететін физикалық жай-күйі; 4) пайдалану қорының болуы; 5) сипаттау бірлігіне ҒАА-ның болуы; 6) құжаттардың тілі туралы, оларды көшіру тәсілдері және басқа да ерекшеліктері туралы мәліметтерден тұрады. 314. Архив қорының библиографиясына қор бойынша жарияланған немесе жарияланбаған анықтамалар тізімі және олардың негізінде әзірленген деректі басылымдар енгізіледі. 315. Сақтандыру бірлігінің немесе есепке алу бірлігінің деңгейінде архивтік құжаттардың сипаттамасына: 1) сақтау бірлігі немесе есепке алу бірлігінің реттік нөмірі; 2) ескі түгендеу нөмірі; 3) сақтау бірлігінің немесе есепке алу бірлігінің атауы; 4) сақтау бірлігі немесе есепке алу бірлігі туралы анықтамалық деректер; 5) түпнұсқаға немесе көшірмеге сілтемелер; 6) жеткізгіш түріне немесе көшіру тәсілдеріне сілтемелер; 7) тілі, сыртқы ерекшеліктері; 8) архивтік құжаттарға қолжетімділік және пайдалану шарттары кіреді. 316. Басқару құжаттамасының сақтау бірлігінің, жеке тұлғаның архивтік құжаттардың сақтау бірлігінің тақырыбы архивтік құжаттар түрінің атауын, архивтік құжаттың (құжаттардың) авторын (авторларын), құжат (құжаттар) жіберілген немесе алынған адресатты (адресаттарды) немесе корреспондентті (корреспонденттерді), көрсетілген құжаттардың мазмұнына қатысты болатын мәселені немесе нәрсені, оқиғаның, фактінің, орнының атауын, адамның тегі мен аты-жөнін, оқиғаның датасын қамтиды. Қажетті мәліметтер болмаған жағдайда тақырыпқа түсіндірме ақпарат – "авторы белгісіз", "датасы жоқ", "ж....бұрын емес" және т.б. қосылады. Сақтау бірлігінің құрамын сипаттайтын сақтау бірлігінің түрі (іс, хат алмасу, құжаттар, тізілім, альбом, журнал, кітап және басқасы) немесе құжаттар түрі (әралуандығы) (хаттамалар, баяндамалар, бұйрықтар, есептер, естелік актілері, мақалалар, роман, жазба кітапшалары) тақырыптың бас жағында көрсетіледі. Іс жүргізуде бір мәселе бойынша сот, тергеу, жеке, дербес, төрелік және басқа істердің атаулары бірізділікке байланысты "іс" деген сөзбен аяқталады. Іс жүргізу реттілігімен байланысы жоқ, бір мәселені қамтитын сақтау бірлігі "құжаттар" деген сөзбен басталады, атаудың соңына құжаттың негізгі түрлері көрсетіледі. Қандай да бір қорытынды құжаттардың (бұйрық, өкім, хаттама) қосымша құжаттары да "Құжаттар" терминімен белгіленеді. Жеке тұлғаның қорларында бұл термин бір адамға тиесілі түрі жағынан әрқилы құжаттарды сипаттау үшін қолданылады. Біртектес корреспонденттермен хат алмасудан тұратын сақтау бірлігінің тақырыбында корреспонденттердің жалпы атауы көрсетіледі. Жобалық немесе конструкциялық құжаттамалардың сақтау бірлігінің атауы объект шифрін, жоба атауын, кезеңін, бөлігін, том нөмірін, авторын, әзірлеменің аяқталатын жылын қамтиды. Кино, бейнеқұжаттарды есепке алу бірлігінің тақырыбында фильмнің авторлық атауының, арнайы түсірілімнің, киножурналдың немесе кинода немесе телесюжетте көрсетілген оқиғаның аты, шығарылған датасы және/немесе түсірілген датасы, режиссердің және/немесе түсірілім операторының тегі және аты-жөні, құжат тілі туралы мәліметтер қамтылады. Фоноқұжаттардың есепке алу бірлігінің тақырыбында фоноқұжаттың жанры және атауы, көрсетілген оқиғаның атауы, орны және датасы қамтылады. Фоноқұжаттың атауы болмаса, теле немесе радиохабардың, сөйленген сөздің, сұхбаттың және тағы басқаның негізгі мазмұны көрсетіледі. Әдебиет және өнер туындысының жазбасынан тұратын фоноқұжаттың есепке алу бірлігінің тақырыбында туындының және оның жанрының атауы, егер фоноқұжаттың авторлық атауы болмаса және туынды алдын жарияланбаған болса, ондағы мәтіннің бірінші жолы тырнақшаға алынып, туындының авторы және (немесе) орындаушыларымен қатар, оны өңдеген, аударған, қайта жасағандардың тегі мен аты-жөні туралы, фоноқұжаттың тілі туралы мәліметтер беріледі. Фотоқұжаттың сақтау бірлігінің тақырыбында кескіннің сипаты немесе фотоальбомның, слайдтың, негативтің атауы, автордың тегі мен аты-жөні, түсірілімнің орны мен датасы қамтылады. 317. Сақтау бірлігі немесе есепке алу бірлігі туралы анықтамалық деректер архивтік шифрден, сақтау бірлігі есепке алу бірлігінің көлемінен, архивтік құжаттардың соңғы даталарынан, аудиовизуалды құжаттар үшін – жазбаның жазылған датасынан немесе қайта жазылған датасынан тұрады. 318. Сақтау бірлігінің немесе есепке алу бірлігі құжаттарының түпнұсқа немесе көшірме екені жазба әріптерімен атаудан соң жазылады. 319. Көрсету тәсілі іс құжаттары үшін, егер ол істегі құжаттардың түрі (әртүрлілігі) үшін өзгеше немесе сипаттау үшін қағидаттық маңызы болған жағдайда көрсетіледі. Құжаттарды көрсету тәсілін белгілеу үшін мына терминдер қолданылады – "қолжазба", "автограф", "машинка жазбасы", "баспа", "гектограф", "стеклограф" және басқалары. 320. Архивтік құжаттар мен істердің сыртқы ерекшеліктеріне мыналар жатады: 1) ерекше жазба материалы (пергамент, жібек); 2) мұқабаның және түптеудің ерекше материалы (былғары, бедерлі мата); 3) мұқабада безендірудің, мәтінде иллюстрациялардың немесе безендірудің болуы; 4) басқа архив қоры құжаттарының тілінен ерекшеленіп тұратын құжаттар тілі; 5) мөрлер; 6) қоса берілген қағаздар, маталар және т.б. үлгілерінің болуы. 321. Құжаттың толықтық дәрежесі туралы, көшіру тәсілі туралы, ішкі және сыртқы ерекшеліктері туралы деректер атауы мен аннотациядан соң беріледі және жаңа жолдан басталады. 322. Сақтау бірліктеріне немесе есепке алу бірліктеріне қолжетімділік және оларды пайдалану шарттары: 1) Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор құрушымен пайдалануға және қолжетімділікке шектеу қойылған құжаттардың; 2) мәдени құндылықтарға, аса құнды құжаттарға жататын және физикалық жай-күйі қанағаттанғысыз құжаттар түпнұсқаларының; 3) пайдалану қорының; 4) сақтау бірлігіне немесе есепке алу бірлігіне ҒАА болуы туралы мәліметтерді қамтиды. 323. Архивтік құжаттарың сипаттамасы қажетіне қарай архив қоры мен оның құрылымдық бөлігінің атауымен (тізімдеме), жекелеген архивтік құжаттардың аннотациясымен немесе олардың сақтау бірлігінің немесе есепке алу бірлігінің топтарымен толықтырылады. Сақтау бірлігі құжаттарының аннотациясы ерекшеліктері сақтау бірлігінің тақырыбында көрсетілмеген жекелеген архивтік құжаттар мазмұнының қысқаша сипаттамасынан тұрады. Аса құнды құжаттар, негізгі құжатқа қосымша құжаттар, бұрынғы ұйымның құжаттары, анықтамалық мәні бар жеке құрам жөніндегі мәліметтерден тұратын құжаттар, осы істе атауы бойынша айқындау мүмкін болмайтын жағдайда дербес іздестіру мәні болатын (үндеулер, парақшалар, прокламациялар, брошюралар, карталар, жоспарлар, сызбалар, фотосуреттер және тағы басқа) құжаттар аннотацияланады. Баспасөз материалдарын аннотациялау кезінде құжаттың түрі, оның атауы немесе құжаттың алғашқы сөзі (атауы болмаған кезде), шығу деректері көрсетіледі. Сызба және басқа да бейнелеу материалдарының аннотациясында құжаттың материалы, түрі, форматы, оны орындау тәсілдері және карталар үшін масштабы көрсетіледі. Аннотацияның соңындағы "ескеріледі" айдарымен жеке тұлғалардың тегі және аты, ұйымның атауы, құжаттарда аталған географиялық атаулар мен басқа да маңызы бар мәліметтер беріледі. Соңында аннотацияланған құжаттардың парақ саны жазылады. Аннотация тақырыптан соң жаңа жолдан бастап жазылады. Аннотацияланған құжаттардың көлемі қомақты болған кезде аннотация жеке парақта дайындалып, құжаттың мұқабасы мен бірінші парағының арасына қойылады. 324. Аннотациялау кезінде негізгі мағыналық жүктемесі жоқ ("құжаттарда бар...", "құжаттарға... қатысы бар", "аса құнды құжаттар", "өте қызықты құжаттар") субъективті тұжырымдарды қолдануға жол берілмейді. 325. Архивтік құжаттың сипаттамасы: 1) архивтік құжаттың тақырыбынан; 2) архивтік құжат туралы анықтамалық деректерден; 3) архивтік құжаттың түпнұсқа немесе көшірме екеніне сілтегіштен; 4) жеткізгіш түрінен немесе көшіру тәсілінен; 5) қолжетімділік пен пайдалану шарттарынан тұрады. 326. Архивтік құжаттың тақырыбы архивтік құжат түрінің атауын, авторын, архивтік құжат алынған немесе жіберілген мекенжайды немесе корреспондентін, көрсетілген архивтік құжаттың мазмұнына қатысты мәселені немесе пәнін, оқиғаны, фактіні, адамды, елді мекеннің атауын, оқиғалар датасын қамтиды. 327. Архивтік құжат туралы анықтамалық деректер архивтік шифрден, архивтік құжаттардың көлемі туралы мәліметтерден (парақтар саны), оның құрылған датасынан тұрады. 328. Құжаттың түпнұсқа немесе көшірме екеніне сілтеме аннотациядан кейін кіші әріптерімен жазылады. 329. Датаны сөзбен-цифрмен ресімдеу тәсілі (күні, айы, жылы) құқықтық актілерді, шығармашылық құжаттаманы, азаматтардың құқығына және заңды мүдделеріне қатысты құжаттарды, қаржылық құжаттарды, бір мәселе бойынша істі, сондай-ақ датасын көрсету өте маңызды болып табылатын құжаттарды (баяндамаларды, үнпарақтарды, стенограммаларды, хаттарды) сипаттау барысында пайдаланылады. 330. Істі құрайтын құжаттардың соңғы датасын анықтаған кезде мыналар ескеріледі: 1) ең алғашқы құжаттың жасалған (тіркелген) датасы істің бастапқы датасы, ал ең соңынан құрылған (тіркелген) құжаттың датасы соңғысы болып саналады; 2) декреттердің, жарлықтардың, шарттардың, қаулылардың, бұйрықтардың, өкімдердің даталары оларға қол қойылған уақыты бойынша көрсетіледі, егер құжаттарға дата қойылмаса онда датасы жарияланған немесе қолданысқа енгізілген уақыты бойынша жазылады; 3) бағдарламалар, жоспарлар, шығыс сметалары, штаттық кестелер, есептер мен құжаттар үшін соңғы датасы қойылмайды; 4) егер іс құжаттарының қосымшасына істегі алғашқы құжат датасының алдындағы дата қойылған болса, онда датасы жаңа жолдан – "...жылдың құжаттары бар" деп жазылады; 5) егер іс кітаптар мен журналдардан тұратын болса, алғашқы және соңғы жазбаның даталары олар үшін соңғы дата болып алынады; 6) егер іс түпнұсқасынан кейінірек жасалған көшірме құжаттардан тұрса немесе қор құрушы жұмыс үшін құжаттардың көшірмесін алған болса (мысалы, редакцияның архив қорларынан, әртүрлі комиссиялардан) көшірме дайындалған күн соңғы дата болып табылады (түпнұсқаның датасы тақырыбында көрсетіледі); 7) егер іс бір ұйымда басталып, екінші ұйымда аяқталған болса, үш дата көрсетіледі бірінші ұйымның іс жүргізуінде істің басталған датасы, екінші ұйымға келіп түскен дата және соңғы ұйымның іс жүргізуінде аяқталған датасы (бірінші және екінші дата бөлшек түрінде көрсетіледі); 8) егер істе революцияға дейінгі және кеңес кезеңіндегі құжаттар болса, соңғы датаға екі дәуірдің де датасы кіргізіледі; 9) датасын көрсеткен кезде алдымен жылы, содан кейін күні мен айы көрсетіледі. 331. Даталар құжаттардың даталанған стилі мен тәртібі бойынша көрсетіледі, мынаны қоспағанда: 1) ескі стильді жаңа стильге ауыстыру уақытына жататын құжаттары бар, яғни 1918 жылғы 14 ақпан мен 1 шілде аралығындағы істерде екі дата көрсетіледі, бірінші – жаңа стиль бойынша дата, одан соң жақшаның ішінде – ескі стильдегі дата көрсетіледі; 2) егер істегі құжаттар ескі стильді жаңа стильге ауыстырғанға дейін жасалса және халықаралық маңызы бар оқиғаларға қатысты болса, онда оған ескі стиль бойынша дата қойылады, кейін жақшаның ішінде жаңа стиль бойынша дата жазылады. 332. Нақты датасын белгілеу мүмкін болмаған жағдайда іс құжаттарының мазмұнын талдау негізінде оның датасы шамамен айқындалады, ауытқу шегі айтылады. Датасы немесе олардың жекелеген элементтері төртбұрышты жақшаға алынады. Олардың анықталмаған толық немесе жекелеген элементтерінің соңына сұрақ белгісі қойылады. жүктеу/скачать 100,72 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|