Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын бекіту туралы
жүктеу/скачать 100,72 Kb.
|
| 2-параграф. ҒАА құру тәртібі
333. Түрлері нысаналы мақсатымен айқындалатын архивтік анықтамалықтар мен архивтік құжаттардың құрамы және мазмұны туралы деректер базасы, құжаттардың тізімдесі, жөнсілтері, каталог, сілтегіштер, құжаттарды шолу ҒАА жүйесінің міндетті элементтері болып табылады. 334. Архивтік құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы архиваралық, қораралық және қорішілік архивтік анықтамалар мен деректер базасы жасалады. 335. Тізімдеме сақтау бірлігінің құрамы мен мазмұнын ашуға, оларды қор ішінде жүйелеуді бекітуге және есепке алуға арналған архивтік анықтамалық ретінде пайдаланылады. Тізімдеме сақтау бірліктерін сипаттау баптарынан, қорытынды жазбадан, істі куәландыру парағынан және тізімдеменің анықтамалық аппаратынан тұрады. Архивтік құжаттар тізімдемесінің сипаттау объектісі сақтау бірліктері немесе есепке алу бірлігі болып табылады. 336. Тізімдеменің сипаттау бабы мыналарды қамтиды: 1) сақтау бірлігінің, есепке алу бірлігінің реттік нөмірі; 2) іс жүргізу индексі немесе ескі түгендеу нөмірі; 3) сақтау бірлігінің немесе есепке алу бірлігінің атауы; 4) құжаттардың соңғы датасы, сақтау бірлігіндегі парақтар саны; 5) түпнұсқа/көшірме екеніне сілтеме; 6) архивтік құжаттардың тілі, көрсету тәсілі, сақталу дәрежесі, сыртқы ерекшеліктері. Сипаттау бабы сақтау бірлігінің немесе есепке алу бірлігінің жекелеген құжаттарының (құжаттар тобының) аннотациясымен толықтырылуы мүмкін. 337. Тізімдеменің анықтамалық аппаратына мыналар кіреді: 1) титулдық парақ; 2) мазмұны; 3) алғы сөз; 4) қысқартулардың тізімі; 5) архив шифрлерінің аударма кестесі; 6) сілтегіштер. 338. Тізімдеменің титулдық парағында архивтің толық атауы, архив қорының атауы, архив қорының нөмірі, тізімдеменің нөмірі, тізімдеменің атауы, тізімдемеге енгізілген архивтік құжаттардың соңғы датасы көрсетіледі. Егер тізімдемеге үзіліспен бірнеше жылдың ісі енгізілген болса, титулдық парақта құжаттары бар жылдар ғана көрсетіледі. 339. Тізімдемеге анықтамалық аппараттың мазмұнына (тақырып мазмұны) алғы сөз, тізімдемеге енгізілген барлық бөлімінің, кіші бөлімдердің, істегі басқа да ұсақ топтардың қысқартылған атауларының тізімі, сілтегіштер, тізімдеменің тиісті парақтарының нөмірлері көрсетілген шифрлердің аударма кестелері енгізіледі. 340. Алғы сөз жекелеген тізімдемеге немесе архив қорындағы барлық тізімдемелерге ортақ жасалады. Алғы сөзде құқықтық актілерге және қор құжаттарына сілтеме көрсетіле отырып, қор құрушының қысқаша тарихы жазылады. Біріккен архив қорының біртұтас тізімдемесіне ортақ алғы сөз жазылады. Алғы сөзге оны жазған адам қол қойып, жазылған датасы көрсетіледі. 341. Тізімдемеде қысқарған сөздер пайдаланылатын болса, қысқартулар тізімі жасалады. Қысқартулар әліпби тәртібімен орналастырылады. Тізімге жалпы қабылданған қысқартылған сөздер кірмейді. Еркін түрде қысқартулар жасауға болмайды. 342. Тізімдемеге жалпы және арнайы сілтегіштер жасалады. Тізімдеменің жалпы сілтегіші сақтау бірлігінің немесе есепке алу бірлігінің реттік нөмірлеріне сілтемелік деректерден тұрады. Басқа қор құрушылардың архивтік құжаттарын қамтитын, ғылыми айналымға кірген архив қорлары үшін белгілі бір қор құрушының архивтік құжаттарын іздеуді қамтамасыз ету мақсатында енгізілген қорлардың арнайы сілтегіштері жасалады. Онда архив қорларының нөмірі мен атауы және сол архив қорына жататын істердің нөмірлері көрсетіледі. 343. Архивтік шифрлердің аударма кестелері тізімдеме қайта өңделген жағдайда жасалады, онда ескі архив шифрінен жаңа архив шифріне төмендегідей түрде сілтеме жасалады: 1) ескі тізімдеме бойынша істің нөмірі; 2) жаңа тізімдеме бойынша істің нөмірі; 3) ескертпелер. Тізімдемені қайта өңдеу сақтау бірліктерінің немесе есепке алу бірліктерінің тақырыптарын нақтылау немесе құрастыру, тізімдемеге қажетті анықтамалық аппаратты құру жолымен жасалады және тақырыптарды редакциялау процесінде іс құжаттары мазмұнының тақырыбын дұрыс беруі тексеріледі, даталары, істің қай қорға, құрылымға жататындығы нақтыланады. Бұрмалаулар, дәлсіздіктер жойылады, стилистикалық және грамматикалық қателер жөнделеді, тақырыптарды бірегейлендіру жүргізіледі, қысқартулар толық жазылады. Қажет болған жағдайларда жекелеген құжаттарға аннотациялау жүргізіледі. Тақырыптарын редакциялау мәтін бойынша тізімдеменің екінші данасында жүргізіледі, кейіннен ол қайта басылады. Тақырыптардағы барлық өзгерістер мен нақтылаулар істердің мұқабасына көшіріледі. Ескі тізімдемелер өңделгеннен кейін оларды жоюға тыйым салынады. Ескі тізімдемелер жекелеген сақтау бірлігінің құқығында жаңа тізімдемелер бойынша ескеріледі және өзінің тақырыбымен "Тізімдеме қайта жасалды" деген белгімен жаңа тізімдеменің соңына соңғы нөмірмен орналастырылады. Тізімдемені қайта өңдеудің қорытындысы бойынша архивтік құжаттарды сипаттау актісі жасалады. жүктеу/скачать 100,72 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|