Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын бекіту туралы
-параграф. Архивтік құжаттарды қабылдау, беру тәртібі
жүктеу/скачать 100,72 Kb.
|
| 3-параграф. Архивтік құжаттарды қабылдау, беру тәртібі
26. Ұлттық архив қорының құжаттарын жинақтау көздерінен қабылдауды жинақтау көзі болып табылатын ұйым басшысымен келісу бойынша архив басшысы бекітетін жоспар-графикке сәйкес архив жүзеге асырады. Ұлттық архив қорының құжаттарын, сондай-ақ уақытша сақтау мерзімі аяқталмаған архивтік құжаттарды жоспардан тыс қабылдау жинақтау көзі таратылған жағдайда немесе архивтік құжаттарды сақтауға қауіп төнген жағдайда жүзеге асырылады. Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылмаған құжаттарды депозитарлық сақтауға қабылдау шарт жасау жолымен жүзеге асырылады. Мемлекеттік емес ұйымдардан құжаттарды қабылдау мерзімдері шартта айқындалады. 27. Архивтік құжаттар архивке реттелген күйде ҒАА-мен және аса құнды құжаттардың сақтандыру көшірмелерімен (бар болса) қабылданады. Архивтік құжаттарды қабылдау кезінде құжаттардың физикалық, санитариялық-гигиеналық, техникалық жай-күйіне және аса құнды жиынтықтылығына тексеру жүргізіледі. Уақытша сақтау мерзімі өтпеген архивтік құжаттарды қабылдау тұрақты сақтауға құжаттарды қабылдау-беру актісімен ресімделеді және істердің номенклатурасы бойынша, ол болмаған жағдайда ұйым жасайтын тізімдеме бойынша жүргізіледі. 28. Істерді, құжаттарды қабылдау бір-бірлеп жүргізіледі, аса құнды істер парақтап тексеріліп қабылданады. Тізімдеменің барлық данасына архивтік құжаттардың архивке қабылданғаны туралы белгі қойылады. Тізімдемеде көрсетілген сақтау бірліктері болмаған кезде онда жаңа қорытынды жазба жасалады. Болмаған сақтау бірліктерінің нөмірлері және болмауының себептері құжаттарды архивке қабылдау-беру актісінде және актіге қоса берілетін анықтамада көрсетіледі. Жинақтау көзі сақтауға түспеген архивтік құжаттарды іздестіру бойынша шаралар қабылдайды. Жоғалған түпнұсқа архивтік құжаттар болған жағдайда олар көшірмелерімен ауыстырылады. Архивтік құжаттарды сақтауға қабылдау уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша екі данада жасалатын қабылдау-беру актісімен ресімделеді. Бір данасы – архивте, екіншісі жинақтау көзінде қалады. Архивтік құжаттармен бірге архивке құжаттар, істер тізімдемелерінің үш данасы қоса беріледі. Жинақтау көздерінен архивтік құжаттарды бірінші рет қабылдаған кезде архив қорына тарихи анықтама қабылданады. 29. Ұлттық архив қорының құрамына жататын жеке тұлғалардың құжаттары архивке сыйға беру, сатып алу-сату шарты, мұрагерлік немесе соттың шешімі бойынша архив СТК-нің немесе ЖАО-ның шешімі негізінде қабылданады. Көрсетілген құжаттарды архивке қабылдау уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша жеке тұлғалардың құжаттарын сақтауға қабылдау актісімен ресімделеді. Құжаттардың құндылығын сараптау нәтижесі бойынша көрсетілген архивтік құжаттарды толығымен немесе ішінара қайтару туралы шешім қабылданған жағдайда уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша жеке тұлғалардың архивтік құжаттарын қайтару актісі екі данада ресімделеді. Актінің бір данасы архивте қалады, екіншісі құжаттармен бірге олардың меншік иесіне немесе иеленушісіне қайтарылады. 30. Архивке реттелмеген күйде келіп түскен тұрақты және ұзақ уақыт (10 жылдан астам) сақталатын құжаттар тізімдеме жасалғанға дейін картоннан жасалған қатты мұқабаға тігіледі немесе барлық құжаттардағы мәтінді даталарды, визаларды, қарарларды және олардағы басқа да белгілерді еркін оқу мүмкінділігі ескеріліп түптеледі. Істің мұқабасында қор құрушының, оның құрылымдық бөлімшесінің атауы, істің нөмірі (индексі), істің тақырыбы, істің датасы (томы, бөлімі), істегі парақтар саны, істі сақтау мерзімі, істің архивтік шифрі көрсетіледі. Мәдени құндылыққа жатқызылған құжаттар және аса құнды құжаттар үш клапанды және байланатын қатты папкаларда немесе картон футлярларда (қораптарда немесе тубустарда) сақталады. 31. Аудиовизуалды құжаттар архивке тұрақты сақтауға мынадай жиынтықта қабылданады: 1) киноқұжаттар – бейненің негативі, дубль-негатив (контратип), фонограмманың негативі, фонограмманың магниттік түпнұсқасы, позитивтік көшірмесі, шудың және музыканың магниттік фонограммасы, бейненің аралық позитиві (лаванда), орнату роликтері және түрлі-түсті киноқұжаттардың паспорттары, эталондық көшірме; 2) фотоқұжаттар – негатив, бақылау фототаңбасы немесе негатив болмаған кезде позитиві; 3) фоноқұжаттар мен бейнеқұжаттар – түпнұсқа және көшірме. Мыналар мәтіндік ілеспе құжаттамамен бірге қабылданады: 1) киноқұжаттар үшін – монтаждау парақтары, аннотациялар, аяқталған туындыларға рұқсат куәліктері, техникалық жай-күйі туралы актілер, түс және жарық паспорттарының жазбалары; 2) фотоқұжаттар үшін – аннотациялар; 3) фоноқұжаттар мен бейнеқұжаттар үшін – техникалық жай-күйі актілері, сөйленген сөздердің мәтіні, каталогтар, сөйлеушілер тізімі, кештердің, концерттердің бағдарламалары, рецензиялар, мақалалар және тағы басқалар. 32. Ғылыми-техникалық құжаттама сақтауға: ғылыми-зерттеу, конструкторлық, технологиялық, жобалау-сметалық, патенттік-лицензиялық, картографиялық, геодезиялық, геологиялық, телеметрикалық, жерге орналастыру, орманға орналастыру топтары және әртүрлі ақпаратты жеткізгіштердегі өзге де құжаттама бойынша жасалған тізімдемемен қабылданады. 33. Электрондық құжаттар сақтауға оларды шығаруға мүмкіндік беретін бағдарламалық құралдармен және ілеспе құжаттамамен қабылданады. 34. Бастамашылық құжаттау нәтижесінде архивте жасалған қазіргі заманғы немесе өткен оқиғалардың (сауалнамалар, фотосуреттер, естелік жазбалар, сұхбат, интервью және басқалар) құжаттары Ұлттық архив қорының құрамына кіреді және тізімдемеге енгізіледі. 35. Жинақтау көздерінен құпия құжаттарды қабылдау Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиялары туралы заңнамасына сәйкес жүзеге асырылады. 36. Жинақтау көздері болып табылатын таратылған ұйымнан архивке қабылданған архивтік құжаттар белгіленген сақтау мерзімі аяқталғаннан кейін жоюға шығарылады. Үлгілік немесе салалық тізбелерге сәйкес сақтау мерзімінде "СТК" белгісі бар архивтік құжаттар олардың құндылығына сараптама жүргізілгеннен кейін ғана жоюға жіберіледі. 37. Меншік нысанына қарамастан, таратылған ұйымның жеке құрам жөніндегі құжаттары құқықтық мирасқоры немесе жоғары тұрған ұйымы болмаған жағдайда, архивке сақтауға қабылданады. 38. Мемлекет меншігіндегі архивтік құжаттарды бір архивтен екінші архивке тапсыру архивтің бейінін нақтылауға байланысты, сондай-ақ құжаттардың құндылығын сараптау қорытындысы нәтижесінде уәкілетті органның немесе ЖАО-ның уәкілетті органмен келісілген шешімі негізінде жүзеге асырылады. Сақтауға беру кезінде құжаттарды қабылдау-беру актісі екі данада жасалады, бір мезгілде тізімдемелердің үш данасы, архив қорының ісі және архив қорының парағы беріледі. жүктеу/скачать 100,72 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|