Основные разновидности деловых писем

Делопроизводство: Учебное пособие / Авт.-сост. Кузнецов И.Н. М., - 2009. - 616 с.
6. ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА 
6.1. Назначение и классификация деловых писем 
Деловые письма — самый распространенный вид документов предприятия (организа-
ции, учреждения), используемых для нужд переписки по весьма широкому кругу вопросов. 
Деловое письмо — это краткий (как правило, не более 1—2 страниц) документ, ка-
сающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и 
предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между пред-
приятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должност-
ными лицами). 
Приступая к изучению особенностей подготовки деловых писем, нельзя не упомянуть 
о разнообразии их видов. Заметим, что для классификации деловых писем существует нема-
лое количество оценочных критериев.
В частности, известно, что деловые письма отличаются друг от друга: 
а) по степени доступности содержащейся в них информации (по грифу ограничения 
доступа) — обычные и ограниченного доступа (конфиденциальные); 
б) по срокам исполнения — исполняемые в общепринятые сроки, а также оперативно 
и срочно; 
в) по объему — короткие, средние и длинные; 
г) по виду содержащейся в них информации — текстовые и комбинированные (соче-
тающие фрагменты текста с таблицами, анкетами и графическими изображениями); 
д) по стилю изложения — официальные и частные; 
е) по комплектности — с приложениями и без приложений; 
ж) по композиции — простые (касающиеся одного вопроса) и сложные (касающиеся 
двух и более вопросов); 
з) по способу адресования — направляемые в один (целевого назначения) или не-
сколько (циркулярные) адресов; 
и) по информационному поводу для подготовки — инициативные и ответные письма. 
Однако главным классификационным критерием для деловых писем по-прежнему ос-
тается их функциональное назначение. Исходя из результатов анализа деловой переписки де-
сятков предприятий, организаций и учреждений, с точки зрения автора, представляется впол-
не допустимым разделить все деловые письма на три базовых классификационных катего-
рии: 

Делопроизводство: Учебное пособие / Авт.-сост. Кузнецов И.Н. М., - 2009. - 616 с.
а) официальные деловые письма; 
б) частные деловые письма; 
в) письменные сообщения для ведения внутренней переписки (переписки, осуществ-
ляемой исключительно внутри предприятия. 
В свою очередь классификация официальных и частных деловых писем с учетом осо-
бенностей их функционального назначения может быть продолжена.
Так, в группе официальных деловых писем следует выделить: 
1) письма-просьбы; 
2) письма-сообщения; 
3) письма-запросы; 
4) письма-заявления; 
5) письма-подтверждения; 
6) письма-заказы; 
7) письма-предложения (оферты); 
8) письма-дополнения; 
9) письма-рекламации (претензии); 
10) информационные письма; 
11) гарантийные письма; 
12) презентационные письма; 
13) письма прямой почтовой рассылки ; 
14) краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т. п.); 
15) сопроводительные письма. 
Соответственно, в группе частных деловых писем следует выделить: 
1) письма-поздравления; 
2) письма-приглашения; 
3) письма-извинения; 
4) письма для выражения сожаления и соболезнования; 
5) письма по случаю представления (при заочном знакомстве); 
6) письма по случаю отъезда; 
7) письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма); 
8) благодарственные письма; 
9) рекомендательные письма; 

Делопроизводство: Учебное пособие / Авт.-сост. Кузнецов И.Н. М., - 2009. - 616 с.
10) мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т. п.); 
11) письма-открытки; 
12) письма негативного содержания (письма-отказы, письменные уведомления об 
увольнении или отказе в предоставлении вакансии, письма с выражением неодобрения или 
порицания чьих-либо действий и т. п.); 
13) письма для выражения отказа от какого-либо предложения; 
14) письма для обращения в различные инстанции в частном порядке; 
15) письма-резюме. 
Дадим далее краткую характеристику перечисленных видов деловых писем.