Основные разновидности деловых писем

Делопроизводство: Учебное пособие / Авт.-сост. Кузнецов И.Н. М., - 2009. - 616 с.
страницы текста, вряд ли кто-нибудь прочтет до конца. 
2. Рекламное письмо должно быть лаконичным, ясным, понятным, информативным. В 
рекламном письме не нужно уходить в детальное описание фирмы, предлагаемых товаров 
или услуг, следует указать только самые важные моменты, то, что отличает вашу компанию 
от других, ваши товары - от товаров других производителей или поставщиков. 
3. В рекламном письме не преувеличивайте заслуги своей фирмы, свои достижения и 
преимущества, любую информацию всегда можно проверить, и сделать это не так трудно. 
4. Не навязывайте предлагаемые товары или услуги. Неоднократное повторение пред-
ложения, пусть и в разных вариантах, может оттолкнуть корреспондента. Рекламное письмо 
должно быть убедительным, но ненавязчивым. 
5. Рекламное письмо представляет вашу компанию, фирму, поэтому оно должно быть 
оформлено на бланке со всеми необходимыми для письма реквизитами. Не используйте при 
этом всякого рода украшения - цветочки, розочки, веточки и т. п. Рекламные письма часто 
передаются по факсу, и при плохом качестве передачи украшения превращаются в свою про-
тивоположность. 
6. Рекламное письмо нельзя печатать мелким шрифтом с маленьким межстрочным ин-
тервалом (размер шрифта не меньше 13 или 14, интервал не меньше 1,5). 
Рекламное письмо составляется по определенному плану.
Если письмо рекламирует товары или услуги, его план может быть следующим: 
1. Обращение к адресату (чаще всего используются стандартные фразы: Уважаемые 
господа! или Уважаемые коллеги!). 
2. Краткое представление компании, фирмы и характера ее деятельности. 
3. Представление продукта (товара) и перечисление его основных достоинств. 
4. Перечисление дополнительных или сопутствующих условий. 
5. Конкретное предложение о сотрудничестве (оптовая или розничная торговля, пред-
ложение услуг и т. п.). 
6. Выражение готовности предоставить образцы товара, подробную информацию о 
товаре или услугах и ответить на все вопросы, которые могут возникнуть у потенциального 
потребителя. 
7. Стандартная фраза с выражением надежды на сотрудничество. 
8. Подпись (должность, фамилия, инициалы). 
Если письмо представляет фирму, оно может составляться по следующему плану: 

Делопроизводство: Учебное пособие / Авт.-сост. Кузнецов И.Н. М., - 2009. - 616 с.
1. Обращение к адресату. 
2. Краткое представление компании, фирмы и характера ее деятельности. 
3. Описание основных направлений деятельности фирмы, ее достоинств и преиму-
ществ в сравнении с другими фирмами, предлагающими аналогичные товары или услуги. 
4. Конкретное предложение о сотрудничестве. 
5. Выражение готовности предоставить любую интересующую информацию о фирме 
и ответить на все вопросы. 
6. Стандартная фраза с выражением надежды на сотрудничество. 
Нужно сказать несколько слов о подписи в рекламном письме. На практике можно 
встретить рекламные письма, подписанные не только руководителями фирмы или отдела, но 
и рядовыми сотрудниками - менеджерами, старшими менеджерами, экспертами и др. 
Чтобы письмо вызывало больше доверия и оказывало более сильное воздействие на 
потенциального партнера, лучше, если письмо будет подписано лицом в должности не ниже 
руководителя отдела, а письма, представляющие фирму, следует подписывать самим руково-
дителю или одному из заместителей. 
При оформлении рекламных писем нужно придерживаться общих правил оформления 
деловой переписки, но для привлечения внимания к письму допустимо использовать более 
широкий арсенал способов внешнего оформления текста. Можно применять, например, раз-
ные шрифты для наиболее важных фрагментов текста, отдельные места текста выделять по-
лужирным шрифтом и др. При этом очень важно соблюдать меру, нельзя забыть о том, что 
чем больше внешних эффектов, тем меньше внимания к существу письма.

жүктеу/скачать 456,65 Kb.

Достарыңызбен бөлісу: