Информационно-оформительская группа публикует списки избранных делегатов с информацией об их правах и обязанностях.
Формируется группа ведущих секции (председатель и секретарь), которая проходит подробный инструктаж.
Регистрационная группа готовит бланки регистрации и бюллетени для голосования, значки для делегатов, организаторов и гостей, составляет пакеты раздаточного материала.
За две недели до конференции прекращается прием заявок на доклады (с рекомендацией научного руководителя), формируется программа конференции (входит в раздаточный материал для делегата). Назначаются научные консультанты секций из числа преподавателей и научных руководителей докладов, а также председатели и секретари.
Оформительская группа занимается подготовкой дипломов конференции, раздаточного материала, дизайнерской работой по оформлению помещений; готовит фоторепортера. Оргкомитет занят координацией действий, подготовкой призов для награждения и организацией работы групп.
Накануне конференции группа порядка и дизайна помещений, а также группа-организатор стендовой сессии готовят и оформляют помещения для работы пленарных заседаний, секций и стендовой сессии.
В день конференции, точно по регламенту, в 9.30 начинается регистрация делегатов, авторов докладов, их научных руководителей, учителей и администрации школы, гостей и организаторов. В 10.00 в Актовом зале школы начинается Пленарное заседание, которое ведет учащийся 11 класса - председатель оргкомитета конференции.
На Пленарном заседании выступают выпускники школы, а также заслушиваются доклады победителей предыдущей конференции, либо авторов, уже получивших награды на других презентациях. После каждого доклада председатель проводит его обсуждение. Затем проходит голосование делегатов (к ним относятся не только избранные делегаты, но и преподаватели, организаторы, авторы докладов и научные руководители), по результатам которого выявляется лучший доклад на Пленарном заседании и наиболее активный участник обсуждения.
В ходе конференции работает стендовая сессия, где участники конференции могут познакомиться с материалами, представленными на стендах, и задать вопросы авторам. Обычно на стендах представлены работы юных экспериментаторов 7-10 классов, выполнивших работы на Учебно-Опытном участке, а также учебные проекты на английском языке.
После перерыва начинают работать секции, в каждой из которых также выявляется лучший доклад и наиболее активный участник обсуждения.
Затем проходит заключительное пленарное заседание, где подводятся итоги конференции, награждаются участники и победители, вручают свои призы Оргкомитет, выпускники, организаторы.
Конференция закрывается, и группа порядка и дизайна, которая в течение конференции следила за порядком внутри и вне помещений, приводит в порядок залы и классы, где проходили заседания. Большой праздник окончен, большое и трудное дело завершено.
Все учащиеся, причастные к организации, независимо от рода своей деятельности, теперь считают конференцию своей, стремятся побывать на ней и после окончания школы. Каждый понимает, что такое ответственность, что значит организовать деятельность группы или участвовать в ее работе, когда ты необходим, без тебя ничего не состоится. В этом чувстве причастности, умении работать в команде, в группе, мы видим один из главных результатов конференции, ее истинный продукт.
Таким образом, все виды проектной деятельности в старшей профильной школе имеют одну цель: в процессе продуктивной деятельности подготовить учащегося к жизни вне школы, к жизни абитуриента, максимально компетентного в образовательной деятельности, умеющего решать жизненные проблемы, непрерывно учиться, получать информацию, организовывать деятельность группы и участвовать в ее работе.