6В06 Информационно-коммуникационные технологии

Access может выполнять экспорт в следующие базы данных:

• 
  Paradox З. х, 4. х и 5. 0;
  
• 
  FoxPro 2. x и 3. 0;
  
• 
  dBase III, III+, IV и 5;
  
• 
  SQL (через ODBC);
  
• 
  Ранние версии Access.
  

- Microsoft Excel 3. 0, 4. 0, 5. 0, 7. 0/95 и 8. 0/97;

• 
  Lotus 1-2-3 в форматах .WK1 и .WK3;
  
• 
  текстовые файлы с разделителями;
  
• 
  текстовые файлы с фиксированной длиной записей;
  
• 
  HTML и IDC/HTX.
  

следующим образом.

1. 
   В окне База данных выделите таблицу или запрос.
   
2. 
   Дайте команду Файл > Сохранить как/экспорт .
   
3. 
   В открывшемся диалоговом окне Сохранение объекта оставьте включенным переключатель Во внешнем файле или базе данных и щелкните на кнопке ОК.
   
4. 
   В следующем диалоговом окне откройте раскрывающийся список Тип файла и выберите нужный формат файла. (В списке присутствуют форматы разных версий FoxPro, dBase, Excel, а также и другие доступные форматы.)
   
5. 
   В поле Имя файла введите нужное имя экспортируемого файла. Если вы выполняете экспорт в приложение для DOS или для Windows З. х, не забудьте, что имя файла не должно быть длиннее восьми символов и не должно содержать пробелов.
   
6. 
   Для создания файла щелкните на кнопке Экспорт.
   

1. 
   Создайте запрос на выборку, который отберет только те записи, которые вы хотите экспортировать.
   
2. 
   Сохраните запрос.
   
3. 
   Щелкните правой кнопкой мыши на запросе в окне База данных и дайте команду Сохранить как/экспорт .
   
4. 
   В открывшемся диалоговом окне Сохранение объекта оставьте включенным переключатель Во внешнем файле или базе данных и щелкните на кнопке ОК.
   
5. 
   Выберите нужный формат экспортируемого файла из раскрывающегося списка Тип файла.
   
6. 
   В поле Имя файла введите имя экспортируемого файла.
   
7. 
   Выполните все прочие необходимые назначения и щелкните на кнопке ОК.
   

• 
  FoxPro 2. x и 3. 0;
  
• 
  dBase III, III+, IV и 5;
  
• 
  Paradox 3-х, 4. x и 5. 0;
  

• 
  Lotus 1-2-3 в форматах .WKS, .WK1, .WK3 и .WK4 (связанные файлы в формате «только для чтениям);
  
• 
  текстовые файлы с разделителями;
  
• 
  текстовые файлы с фиксированной длиной записей;
  
• 
  HTML 1. 0 (только список), 2. 0 или З. х (таблица или список).
  

1. 
   В окне базы данных выберите Файл - Внешние данные из меню. Access предоставит вам возможность выбрать либо Импорт, либо Связь с таблицами. Выберите Импорт. Access откроет диалоговое окно Импорт.
   
2. 
   3. В списке для типа файла выберите Microsoft Excel (*. xls). Найдите и выделите нужный файл.
   
3. 
   Щелкните на кнопке Импорт. Появится первый экран мастера импорта электронных таблиц. Щелк- ните на кнопке Далее.
   
4. 
   Бывает, что первая строка импортируемого файла содержит заголовки полей. В таком случае вам нужно установить флажок соответствующей опции, имеющийся в этом экране. После этого первая строка превратится в заголовки столбцов. Чтобы перейти к следующему экрану, щелкните на кнопке Далее.
   
5. 
   Следующий экран предоставит вам возможность создать новую таблицу для вводимых данных или добавить эти данные к уже существующим. Если вы решите выбрать вариант с созданием новой таблицы, Access позже попросит вас дать ей имя. Пока щелкните на кнопке Далее.
   
6. 
   Следующий экран позволяет определить свойства каждого поля, импортируемого в базу данных. Это целесообразно, если первая строка не содержит имена полей, поскольку можно определить их здесь. Кроме того, здесь же вы можете дать указание не использовать одно или более полей, если их не нужно импортировать. Чтобы перейти к следующему экрану, щелкните на кнопке Далее.
   
7. 
   На следующем экране мастера импорта электронных таблиц можно выбрать поле, которое будет служить ключевым. Вы также можете позволить Access создать такое поле. Щелкните на переключателе определить следующий ключ, тогда Access по умолчанию сделает ключевым поле с префиксом Код, что нам и требуется. Щелкните на кнопке Далее.
   
8. 
   Наконец, вас попросят дать таблице имя. Щелкните на кнопке Готово. Не забудьте, что имя должно быть уникальным, иначе Access спросит, не хотите ли вы заменить уже имеющую такое имя таблицу новой
   

1. 
   Откройте базу данных, в которую вы хотите выполнить импорт.
   
2. 
   Дайте команду Файл - Внешние данные - Импорт.
   
3. 
   Убедитесь, что в открывшемся окне Импорт в поле Тип файлов выбран тип файлов Access.
   
4. 
   Откройте раскрывающийся список Папка: , выберите каталог и папку, содержащую базу данных Ac-
   

5. 
   Чтобы импортировать все таблицы, щелкните на кнопке Выделить все. Если вы хотите импортировать только структуру таблиц, а не данные, щелкните на кнопке Параметры и на панели Импорт таблиц включите переключатель Только структура.
   
6. 
   Откройте вкладку Запросы, чтобы отобразить доступные запросы, затем щелкните на кнопке Выделить все, чтобы импортировать все запросы. Если вы хотите импортировать запросы как таблицы, щелкните на кнопке Параметры. Затем на панели Импорт запросов включите переключатель Как таблицы.
   
7. 
   Для форм, отчетов, макросов и модулей откройте в базе данных соответствующие вкладки и щелкните на кнопке Выделить все. Если вы хотите включить схему данных, меню пользователя или панели инструментов, щелкните на кнопке Параметры, а затем на панели Импорт выберите те объекты, которые хотите включить.
   
8. 
   Щелкните на кнопке ОК.
   

Шаги, которые выполняются при связывании таблиц, не слишком отличаются от тех, которые приходится выполнять при импортировании. В Access вы можете связать таблицы с электронными таблицами и текстовыми файлами, что очень удобно. Чтобы связать базу данных с электронной таблицей выполните следующее.

1. 
   Выберите Файл - Внешние данные из меню. Но на этот раз в появившемся подменю выберите Связь с таблицами. Вы увидите диалоговое окно Связь, похожее на окна Экспорт и Импорт. Найдите нужный файл и выделите его.
   
2. 
   На первом экране мастера щелкните на кнопке Далее, поскольку имеется всего один рабочий лист.
   
3. 
   Установите флажок опции Первая строка содержит заголовки столбцов, а затем щелкните на кнопке
   

4. 
   На последнем экране вам нужно присвоить этой связи новое имя, чтобы не переписать исходную таблицу. Щелкните на кнопке Готово.
   
5. 
   Теперь, если вы посмотрите на окно базы данных, вы увидите, что рядом с одной из таблиц имеется пиктограмма со стрелкой, указывающей на логотип Excel .