Хат жазысу өтінім берушімен немесе оның уәкілетті өкілімен әрбір өтінім бойынша жеке түрде жүргізіледі.
Материалдар сараптама ұйымының кеңсесі арқылы беріледі, пошта арқылы немесе электронды цифрлі қолтаңбамен расталған электронды құжат түрінде жолданады
өтінімді берген соң жіберілген материалдарда өтінім берушінің (егер өтінім берушілер бірнеше адам болса, әрқайсысының қолы қойылады немесе оның өкілінің нөмірі мен қолы болуы керек. Егер өтінім беруші заңды тұлға болып табылса, өтінімге ұйым жетекшісінің немесе лауазымын көрсетіп заңды тұлғаның құрылтайшылық құжаттарымен оған уәкілеттілік берілген уәкіл қолын қояды; қолы осы заңды тұлғаның мөрімен бекітіледі.
Өтінімнің нөмірі көрсетілмеген материалдар қаралмай, қайтарылып беріледі.
Өтінім бойынша өндіріс үдерісінде жіберілген материалдар Заңда белгіленген мерзім ішінде беріледі.
Сараптама жасау ұйымында іс жүргізу мемлекеттік немесе орыс тілінде жүргізіледі. Өтінім беруші өзге тілде берген материалдарға мемлекеттік немесе орыс тіліндегі аудармасы қоса беріледі. Өзге тілде ұсынылған материалдар белгіленген мерзімде аудармасы келгенге дейін назарға алынбайды, ол туралы өтінім беруші Заңның 16-бабының 2-тармағымен бекітілген мерзім өткен күннен бастап үш жұмыс күні ішінде хабардар етіледі.
Сараптама жасау ұйымына берілген жеткілікті ресімделмеген, оқуға қиын материалдар қаралмайды. Осындай материалдарды берген тұлғаға осындай материалдардың келіп түскен күнінен бастап бір ай ішінде сәйкесінше хабарлама жолданады.
Өтінім материалдарының факсимильді байланыс арқылы жіберілген түпнұсқалары олардың түскен күнінен бастап бір ай ішінде бұрын келген құжаттарды сәйкестендіруші ілеспе хатпен бірге ұсынылады.Осы талапты сақтаған кезде материалдардың келіп түскен күні болып олардың факс арқылы келіп түскен күнісаналады. Егер материалдардың түпнұсқалары көрсетілген мерзім өткеннен кейін келіп түссе немесе факспен жіберілген материалдар ұсынылған түпнұсқаға сәйкес келмесе, материалдардың түсу күні болып олардың түпнұсқалары келіп түскен күн саналады, ал факспен жіберілген материалдардың мазмұны кейін назарға алынбайды.Факс арқылы жіберілген өтінімге қатысты материалдар, түпнұсқасы келіп түскенге дейін түспеген болып саналады.Егер факспен келіп түскен өтінімнің қандай да бір материалдары немесе олардың бөлігі оқылмаса не алынбаса, тиісті материалдар түпнұсқалар келіп түскен күні түскен болып саналады. Материалдар өтінім беруші оқылмайтын бөлігін алып тастағанда, факс алынған күні келіп түскен болып саналады.
Құпия белгісі бар материалдар арнайы байланыс түрін пайдалану арқылы жіберіледі.
85. Өтінім құжаттарына түзетулер мен анықтауларды енгізу.
Заңның 21-бабына сәйкес өтінім беруші өтінім бойынша қажетті шешім қабылдағанға дейін өтінім құжаттарына түзетулер мен анықтаулар енгізе алады.
Өтінімнің құжаттарын түзету мен анықтаулар парақтарды ауыстыру арқылы жүзеге асырылады. Ауыстырылатын парақтар тиісті құжаттың әрбір данасы үшін қазақ немесе орыс тілінде немесе құжатты қазақ не орыс тіліндегі аударма арқылы беріледі. Егер өзгерістерді енгізгеннен кейін мәтін парақта жартылай немесе, бұрын бір парақ болған мәтін одан асып кетсе, онда басқа парақтарды да ауыстыру қажет.
Ауыстырылған парақ беттерін бергенде, ұсынылған ауыстырылатын парақ беттеріне ілеспе хатпен қысқаша түсініктеме беріледі. Егер өзгерістер өтінім берушінің бастамасымен болса, түсініктемелер өтінім берушінің хатында беріледі.
Заңның 21-бабының 1-тармағына сәйкес өтінім құжаттарына өтінім берушінің бастамасы бойынша өтінім түскен күннен бастап екі айдың ішінде жасалынған өзгертулерге төлем алынбайды.
Егер түзетулер жаңылыс басылуға, библиографиялық деректерді көрсеткенде қате жіберуге байланысты болғанда және құжаттың түзетілуі қалпына қайта келтіруге қатысты ешқандай келеңсіз жағдайларға әкеп соқпаса, өтінім берушінің хатында парақтарды ауыстырмай түзетулерді енгізу қажеттілігі көрсетіледі.
Өтінім берушінің, өтінім беруші өкілінің тегіне, атына, әкесінің атына (соңғысы бар болғанда) қатысты өзгертулер, бұл ретте ол сол тұлға ретінде қалса, заңды тұлғаның қайта құрылуына байланысты және/немесе өтінім берушінің мекен-жайы, сондай-ақ патент беру өтінімінде көрсетілген хат алысатын мекен-жайға байланысты өзгертулер өтінім берушінің тіркеу нөмірін көрсете отырып жазбаша өтінішхаты бойынша жүргізіледі, Заңның 21-бабының 2-тармағына сәйкес өтінім берушінің аты-жөнін немесе атауын және/немесе оның мекен-жайының өзгертілгенін растайтын құжат қоса беріледі, және тиісті өзгертулер үшін төлем жүргізгені туралы құжат беріледі.
Қорғау құжатын алу құқығын басқаға беруге байланысты өтінім берушінің нұсқауларына байланысты немесе өтінім берушінің атауын өзгерту нәтижесіндегі өзгертулер, сондай-ақ өтінім құжаттарындағы техника сипатындағы қателерді түзету тиісті төлем жүргізілгенде тиісті Мемлекеттік тізілімде өнертабыстың тіркелу күніне дейін Заңның 21-бабының 2-тармағына сәйкес жасалады.
Егер ұсынылған түзетуден басқа маман үшін барлығына белгілі білімдерден ұсынылған түзетуден басқа ештеңе қолдануға мүмкін еместігі байқалса, түзету айқын болып табылады.
86. Патент беру туралы өтінімде көрсетілген авторды құрамға енгізу немесе құрамнан шығару авторлардың құрамын өзгерту болып танылады.Осы Қағидалардың талаптарына сәйкес ресімделген патент беру туралы жаңа өтінім беру арқылы авторлардың құрамына өзгерістер енгізіледі.
Патент беру туралы жаңа өтініммен бірге еркін түрде жазылған авторлар құрамына тиісті өзгертулер енгізу туралы қолдаухат өтінімнің нөмірі мен берілген күнін көрсетіп беріледі. Қолдаухатқа өтінім беруші қол қойып береді және авторлар құрамынан шығарылған жағдайда - шығарылатын автордың қолы нотариалды куәландырылады (тек ұлттық авторлар мен өтінім бойынша өнертабыс авторлары, үкімет аралық келісімдердің деректеріне сәйкес). Шығарылатын автордың нөмірі жеке хатпен өтінімнің тіркелген нөмірі мен күні көрсетіліп ресімделеді.
Патент беру туралы жаңа өтінім берілген күні авторлар құрамына енгізіген жағдайда бұрын берілген өтінімде көрсетілген автордың қолын алу мүмкін болмаса, онда өтінімге келесі тәртіпте ресімделген жазбаша нөмірі қоса беріледі:
автор қайтыс болған жағдайда немесе оны қайтыс болды деп жариялағанда, өзгерістерді енгізу нөміріне оның атынан мұрагері қол қояды, ол мұраға өз құқығын заңды түрде дәлелдеуі керек, мұрагерлік құқығы туралы куәліктің нотариалды куәландырылған көшірмесін береді;
автор шетелге кеткен жағдайда, өзгерістерді енгізуге келісімді оның атынан сенімді өкілі қолын қояды, осындай құқықты куәландыратын тиісті түрде ресімделген құжатты береді;
автордың жүрген жері туралы мәліметтің болмаған жағдайында және оларды алуға мүмкін емес болғанда, ол Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексінің 28-бабына сәйкес сот шешімі бойынша хабар-ошарсыз кеткен болып танылуы мүмкін, және мүдделі тарап автордың хабар-ошарсыз кеткенін тану туралы сот шешімінің көшірмесін береді;
авторды іс әрекетке қабілетсіз немесе іс әрекетке қабілеттілігі шектеулі болып танығанда оның атынан өзгерістер енгізуге қамқорлық немесе қорғаушы белгілеу туралы сот шешімінің көшірмесін берген қамқоршы немесе қорғаушы қолын қояды.
Қазақстан Республикасынан тыс жерде тұратын азаматтар және шетелдік заңды тұлғалар авторлар құрамына өзгерістерді енгізуге құжаттарды патенттік сенім білдірушілер арқылы береді, бұл ретте патенттік сенім білдірушіге берілген сенімхатта аталған іс-әрекеттерді орындауға тапсырма болады.
Өтінімнің келіп түскен күнінен бастап екі ай өткен жағдайда авторлардың құрамына өзгерістер енгізу, өзгерістерді енгізудің төлемін растайтын құжаттың бар болғанында жасалады.
Егер құжаттар болмағанда және/немесе берілген құжаттар осы тармақтағы талаптарға сай болмаса, өтінім берушіге хабарлама жіберілген күннен бастап үш ай ішіндегі мерзімде жоқ немесе түзетілген құжаттарды жіберу ұсынылады.
Сұралған құжаттарды бермеген жағдайда, жаңа берілген өтінім берілмеген болып табылады және өзгерістер енгізілмейді, бұл туралы өтінім беруші бекітілген мерзімдер өткеннен кейін үш жұмыс күні ішінде хабардар етіледі
87. Патент беру туралы өтінімде бұрын көрсетілген өтінім берушілердің құрамына қосымша тұлғаны енгізу немесе құрамнан тұлғаны шығару арқылы өтінім берушілердің құрамын өзгерту немесе жартылай өзгерту болып табылады. Заңның 21-бабының 1-тармағына сәйкес өтінім берушілер құрамына өзгерістер енгізу туралы өтініш өтінім бойынша тиісті шешім қабылдағанға дейін беріледі, бұл ретте патент беру туралы жаңа өтініш, сондай-ақ өзгерістер енгізген үшін төлемді растайтын құжат ұсынылады.
Патент беру туралы жаңа өтініммен бірге еркін түрде жазылған өтінім берушілердің құрамына тиісті өзгертулер енгізу туралы өтініш өтінімнің нөмірі мен берілген күні, сондай-ақ сұратылатын өзгерістер үшін негіздерді көрсете отырып, растайтын құжаттармен бірге беріледі.
Өтінішке патент беру туралы алғашқы өтінімде көрсетілген өтінім беруші(лер) қол қояды. Заңды тұлғаның атынан ұйымның басшысы немесе, заңды тұлғаның құрылтайшылық құжаттарымен оған уәкілетті адам лауазымын көрсете отырып қолын қояды, қолы осы заңды тұлғаның мөрімен бекітіледі.
Өтініште патент алу құқығын беріп және алып жатқан өтінім берушілердің қолдары қойылады. Заңды тұлғаның атынан ұйымның бірінші басшысы немесе, заңды тұлғаның құрылтайшылық құжаттарымен оған уәкілетті адам лауазымын көрсете отырып қолын қояды, қолы осы заңды тұлғаның мөрімен (бар болса) бекітіледі, егер заңды тұлға резиденті болып табылатын мемлекеттің заңнамасына сәйкес мөрмен бекіту міндетті түрде көзделген болса.
Шығарылатын өтінім беруші-жеке тұлғаның қолы нотариалды куәландырылуы керек.
Патент беру туралы өтінімде көрсетілген қайтыс болған өтінім берушіні мұрагермен ауыстырған кезде, қолдаухаттың астында мұрагердің қолы қажет, ол өзінің мұрагерлік құқығын мұрагерлікке құқығы туралы куәліктің көшірмесін ұсына отырып заңды түрде жәлелдеуі тиіс.
Патент беру туралы жаңа өтінімде бұрын берілген өтінімде көрсетілген өтінім берушінің қолын алу мүмкін болмаса, өтінішхатқа жазбаша түрде келісім қоса беріледі.
Өтінім беруші қайтыс болған жағдайда немесе оны қайтыс болды деп жариялағанда, өзгерістерді енгізу келісімге оның атынан мұрагері қол қояды, ол мұраға өз құқығын заңды түрде дәлелдеуі керек, мұрагерлік құқығы туралы куәліктің нотариалды куәландырылған көшірмесін береді.
Өтінім беруші шетелге кеткен жағдайда, өзгерістерді енгізу келісімге оның атынан сенімді өкілі қолын қояды, осындай құқықты куәландыратын тиісті түрде ресімделген құжатты береді. Осындай құжат ретінде патенттік сенім білдірушінің атына тапсырылған іс-әрекеттің нақты түрлері көрсетілген, Уәкілетті органда тіркелген сенімхат, немесе Қазақстан Республикасының халықаралық шарттарымен заңдастыру талап етілмеген жағдайлардан басқа, Қазақстан Республикасының консулдық мекемесінде заңдастырылған басқа тұлғаға немесе өзара қарым-қатынасында берілген сенімхат бола алады.
Автордың жүрген жері туралы мәліметтің болмаған жағдайында және оларды алуға мүмкін емес болғанда, ол Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексінің 28-бабына сәйкес сот шешімі бойынша хабар-ошарсыз кеткен болып танылады, және мүдделі тарап автордың хабар-ошарсыз кеткенін тану туралы сот шешімінің көшірмесін береді.
Авторды іс әрекетке қабілетсіз немесе іс әрекетке қабілеттілігі шектеулі болып танығанда оның атынан өзгерістер енгізуге нөмірге қамқорлық немесе қорғаушы белгілеу туралы сот шешімінің көшірмесін берген қамқоршы немесе қорғаушы қолын қояды.
Өтінім берушілердің құрамына өзгерістерді заңды тұлғаның қайта құрылуына (қосылу, бөліну, бөлініп шығу, қайта құрылуға) байланысты енгізгенде, өтінімге және жаңа өтінімге құқықтың сол түрі бойынша мұрагерлігін растайтын құжатты берген (бөлінетін баланс немесе тапсыру кесімінен үзінді) оның құқықтық мирасқоры қолын қояды.
Заңды тұлғаның таратылуына байланысты өзгерістер енгізгенде өтінім мен жаңа өтінімді құқықтың берілгенін растайтын құжатпен тиісті құқыққа ие болған тұлға қолын қояды.
Қазақстан Республикасынан тыс жерде тұратын азаматтар және шетелдік заңды тұлғалар өтінім берушілердің құрамына өзгерістерді енгізуге құжаттарды Уәкілетті органда тіркелген патенттік сенім білдірушілер арқылы береді, бұл ретте патенттік сенім білдірушіге берілген сенімхатта аталған іс-әрекеттерді орындауға тапсырма болу керек.
Егер өтінім түскен күннен бастап екі ай өткен соң өтінім берушілердің құрамына өзгерістер енгізілсе, патент беру туралы өтінімге төлем туралы құжат қоса беріледі.
Егер құжаттар болмаса және/немесе берілген құжаттар осы тармақтағы талаптарға сай болмаса, өтінім берушіге хабарлама жіберілген күннен бастап үш ай ішіндегі мерзімде жоқ немесе түзетілген құжаттарды жіберу ұсынылады.
Сұралған құжаттарды бермеген жағдайда, жаңа берілген өтінім берілмеген болып табылады және өзгерістер енгізілмейді, бұл туралы өтінім беруші бекітілген мерзімдер өткеннен кейін үш жұмыс күні ішінде хабардар етіледі.
88. Өтінім беруші (оның өкілі) берілген өтінім және оған қатысты материалдармен тікелей сараптама жасау ұйымында танысудың күні мен уақытын келісе отырып, сондай-ақ өтінімнің, оған қатысты материалдардың немесе олардың бөліктерінің көшірмесіне сұраным жасау арқылы таныса алады.
89. Заңның 22-бабының 12-тармағына сәйкес өтінім беруші сараптама жасау ұйымынан сұранымда көрсетілген материалдардың көшірмесін, сараптама жасау ұйымының қорытындысын немесе ақпараттық іздестіру туралы есепті сұрай алады. Патенттік материалдардың көшірмесі өтінім берушінің сұранымы алынған күннен бастап бір айдың ішінде жіберіледі.
90. Сұратылған құжаттар мен қосымша материалдарды тапсыру мерзімін ұзарту:
1)Заңның 23-бабының3- және 8-тармақтарына сәйкес өтінім берушімен сұралған құжаттар мен қосымша материалдарды ұсыну мерзімі тиісті өтініш және ұзарту үшін төлем болған кезде ұзартылады;
2) Аталған мерзім Заңның 13-бабының 22-тармағына сәйкес, сараптама ұйымымен оның өту күнінен бастап алты айдан артық емес мерзімге ұзартылады (соның ішінде өтініш бірнеше рет берілген жағдайда да).
3) мерзімді ұзарту туралы қолдаухат еркін нысанда өтінім берушіге сұранымды жіберген күннен бастап үш ай ішінде немесе Заңның 22-бабының 8-тармағына сәйкес сараптама жасау ұйымымен оған өтінімді жіберген күннен бастап өтінім берушімен сұратылған өтінім материалдарына қарсы қойылған көшірмелерді жіберген күннен бастап екі айдың ішінде жіберіледі;
4) сұратылған материалдарды және қосымша материалдарды тапсыру мерзімін ұзарту туралы өтінім беруші ұзарту күнінен бастап үш жұмыс күні ішінде хабардар етіледі;
5)өтінішті беру мерзімі сақталмаған кезде ол қанағаттандырылмайды, ол туралы өтінім беруші мерзім аяқталған күннен бастап үш жұмыс күні ішінде хабардар етіледі;
91. Заңның 27-бабына сәйкес өтінім беруші Қазақстан Республикасы мемлекеттік тізіліміне өнеркәсіптік меншік объектісі тіркелгенге дейін жіберген өтінімді қайтарып алады.
92. Кері қайтарып алу туралы өтініш еркін нысанда пайдалы модель Қазақстан Республикасының пайдалы модельдерді Мемлекеттік тізілімде тіркеген күнге дейін беріледі.
Мұндай өтініш белгіленген мерзімде келіп түскен кезде өтінім берушіге өтініш келіп түскен күннен бастап үш жұмыс күні ішінде кері қайтарып алу туралы хабарлама жіберіледі.
Өтінімді кері қайтарып алу туралы хабарламаны өтінім берушіге жібергеннен кейін осы өтінімге қатысты іс жүргізу тоқтатылады.
93. Келіп түскен өтінім құжаттарын тіркеу мынадай тәртіппен жүзеге асырылады.
Сараптама ұйымына келіп түскен өтінім құжаттары олардың келіп түскен күні қойылып тіркеледі.
Өтінім беруші өтінім құжаттарының келіп түскені туралы оған құжаттардың келіп түсу күнінен бастап он жұмыс күні ішінде өтінімнің сараптама ұйымы қойған реквизиттері (тіркеу нөмірі және түсу күні) бар бір данасын жіберу арқылы хабардар етіледі.
Сараптама ұйымынан барлық хат-хабар бір мекенжайға ғана жіберіледі, бұл ретте:
егер өтінімнің "хат алмасу үшін мекенжай" бағанында өтінім берушінің немесе өтінім берушілердің бірінің мекенжайынан өзге мекенжай көрсетілген болса, егер олар бірнешеу болса не өтінім беруші (өтінім берушілер) өкілінің мекенжайы көрсетілсе, хат хабар осы мекенжай бойынша өтінім берушіге немесе, егер өтінім берушілер бірнешеу болса, - өтінімде бірінші болып көрсетілген өтінім берушіге, ал, егер өтінім берушілердің барлығы Қазақстан Республикасының аумағында тұрмаса, Қазақстан Республикасының аумағында тұратын немесе орналасқан, бірінші болып көрсетілген өтінім берушіге жіберіледі.
Егер өтінімнің "хат алмасу үшін мекенжай" бағаны толтырылмаған болса, хат-хабар өтінім беруші мекенжайына жіберіледі, немесе егер өтінім берушілер бірнешеу болса, - бірінші өтінім берушінің атына немесе, егер өтінім берушілердің барлығы Қазақстан Республикасының аумағында тұрмаса, Қазақстан Республикасының аумағында тұратын немесе орналасқан бірінші өтінім берушіге жіберіледі.