Лекция: «Деловое общение»

 
74 
 
№ п/п 
Дата 
приема и 
время 
Фамилия, 
имя, отчество 
посетителя 
Место 
работы 
По какому 
вопросу 
Примечания 
 
 
 
 
 
 
 
 
Данная  форма  может  быть  дополнена  графами:  «Что  нужно  сделать»,  «Отметка  о 
выполнении, что сделано». Вместо журнала можно вести учет посетителей на карточках. Это 
более  удобная  форма,  так  как  позволяет  легко  изменять  последовательность  приема, 
выявлять наиболее . часто встречающиеся вопросы и формы их решения. Графы карточки те 
же,  что  и  в  журнале,  однако  дополнительная  свободная  площадь  на  оборотной  стороне 
карточки  позволяет  использовать  ее  в  случае  повторных  приемов  одного  и  того  же 
посетителя.  Карточки  приема  посетителей  формата  А5  или  А6.  Они  могут  различаться  по 
цвету,  например,  карточки  приема  посетителей  по  личным  вопросам  —  желтого  цвета, 
командированных  специалистов  —  синего,  сотрудников  своего  учреждения  —  зеленого  и 
т.п. Картотека делится на две части: первая — предстоящие приемы, вторая — исполненные 
после  приема  вопросы.  Карточки  во  второй  части  картотеки  можно  расположить  либо  по 
предметно-вопросному  принципу  (разделами  будет  название  вопроса,  по  которому  велся 
прием), либо по алфавитному принципу. 
Секретарь  должен  помнить,  что  посетитель  любого  ранга  без  исключения  может 
входить в кабинет руководителя только после доклада секретаря. 
Последний входит в кабинет руководителя, полузакрыв дверь, и сообщает о посетителе, 
ожидающем  приема.  При  этом  желательно  назвать  фамилию,  имя,  отчество,  должность 
посетителя и вопрос, по которому он прибыл. Если руководитель готов принять посетителя, 
то  секретарь  приглашает  его  войти.  При  этом  следует  широко  открыть  дверь  кабинета  и 
придержать ее, уступая проход. После того как посетитель прошел, секретарь плотно, но без 
стука  закрывает  дверь.  В  других  случаях  секретарь  может  доложить  руководителю  о 
посетителе  по  переговорному  устройству  и,  получив  согласие  на  прием,  предлагает  ему 
пройти в кабинет. Посетителю следует предложить снять верхнюю одежду либо в приемной 
(если  это  возможно),  либо  в  гардеробе.  Если  посетитель  пришел  раньше  намеченного 
времени  или  руководитель  не  может  принять  его  в  данный  момент,  секретарь  должен 
предложить посетителю сесть, заняв его беседой или предложив газеты, журналы. 
Если  посетитель  пришел  без  предварительной  договоренности,  то  секретарь  вправе 
самостоятельно  (исходя  из  регламента  работы  руководителя  и  своего  регламента  на  этот 
день)  решить,  доложить  о  нем  руководителю  немедленно  или  записать  на  прием.  Если 
секретарь  считает,  что  руководитель  может  принять  посетителя  (например,  по  очень 
важному вопросу), то идет с докладом, плотно закрывая за собой дверь кабинета. В случае 
отказа секретарь называет посетителю точную дату и время, когда его примут. 
Организуя  прием  сотрудников  своего  учреждения  по  текущим  вопросам,  секретарь 
обязан: 
—  знать  круг  лиц,  имеющих  доступ  к  руководителю  в  любое  время,  и  пропускать  их 
беспрепятственно; 
—  довести  до  сведения  всех  сотрудников  учреждения  часы  приема  по  текущим 
вопросам; 
—  определить  регламент  продолжительности  посещения  и  предупредить  о  нем 
посетителя; 
— сообщить руководителю о посетителе с помощью селектора или местного телефона. 
Если  посетитель  настаивает  на  приеме  в  другое,  удобное  для  него  время,  секретарь 
должен  выяснить,  может  ли  руководитель  перенести  этот  прием  на  желаемое  посетителем 
время и сообщает последнему о дате и времени приема. 
Нередко  посетители  идут  на  прием  к  руководителю  с  вопросом,  который  может  быть 
решен другим работником. 

 
75 
Секретарь  должен  хорошо  знать  распределение  обязанностей  и  вопросов  между 
руководящими  работниками  учреждения  для  того,  чтобы  направить  посетителя  к 
компетентному в решении того или иного вопроса сотруднику. 
Организуя прием командированных работников, секретарь обязан: 
—  выяснить,  согласовано  ли  это  посещение  заранее  (письмом,  по  телефону,  устной 
договоренностью,  вызовом),  а  также  вопрос,  по  которому  прибыл  посетитель;  —  отметить 
командировочное  удостоверение;  —  помочь  в  подборе  необходимых  материалов;  — 
выяснить,  обеспечен  ли  командированный  специалист  гостиницей;  если  нет,  то  помочь  в 
решении  этого  вопроса,  объяснить  наиболее  удобный  маршрут  транспорта  от  гостиницы  к 
учреждению. 
Если  на  прием  прибывает,  делегация,  то  в  зависимости  от  ее  цели  секретарю  следует 
позаботиться заранее о выделении сотрудника сопровождения. При прибытии иностранной 
делегации,  следует  позаботиться  о  выделении  переводчика,  о  сувенирах  для  членов 
делегации. 
В случае необходимости по просьбе руководителя секретарь должен уметь приготовить 
и  подать  руководителю  и  посетителю  (или  членам  делегации)  чай  или  кофе.  При  этом 
следует  соблюдать  элементарные  правила.  Посуда  для  кофе  —  кофейные  чашки  с 
блюдечками, десертные тарелки, чайные ложки, сахарница. Приготовить кофе и чай следует 
в  приемной,  затем  разлить  по  чашкам  и  внести  в  кабинет  руководителя  на  подносе.  Не 
следует  забывать  о  салфетках.  Обычно посетители  берут  чашки  с  подноса  самостоятельно, 
если же секретарь расставляет чашки, то начинать следует с женщины, причем старшей по 
возрасту.  Можно  расставить  чашки  по  числу  посетителей  на  столе  до  их  прихода,  в  таком 
случае кофе и чай вносят в кабинет в кофейниках после прихода посетителей и разливают в 
их присутствии. К кофе и чаю подаются пирожные, печенье, конфеты. Кроме кофе и чая или 
вместо  них  можно  поставить  на  стол  бутылки  с  минеральной  водой  и  стаканы  (по  числу 
посетителей), положить ключ для открывания бутылок. 
Если  руководитель,  к  которому  приглашался  посетитель,  отсутствует,  то  необходимо 
организовать, чтобы посетителя принял другой компетентный сотрудник. Секретарь должен 
в такой ситуации извиниться за отсутствие руководителя и объяснить его причину. Следует 
помнить,  что  вторичный  вызов  посетителя  фактически  является  проявлением 
невнимательности  и  неуважения  к  нему,  так  как  влечет  за  собой  отрыв  посетителя  от 
основной  работы.  Нельзя  допускать  срыва  приема  по  неуважительным  причинам.  Если  все 
же  прием  отменяется  по  неожиданным  обстоятельствам,  таким,  как  болезнь  руководителя, 
срочная  его  командировка  или  стихийное  бедствие,  то  секретарь  обязан  известить 
посетителя  об  этом  заранее  и  договориться  о  времени,  на  которое  прием  переносится. 
Секретарь также называет посетителю свою фамилию, имя, отчество и номер телефона для 
срочных справок и сообщений, 
Особое  внимание  секретарь  должен  проявлять  к  организации  приема  руководителем 
посетителей  по  личным  вопросам.  Такой  прием  руководитель  обычно  проводит  в 
определенные дни. В эти дни все сотрудники, которые могут понадобиться руководителю во 
время приема, должны быть на рабочих местах, чтобы при необходимости помогать ему. В 
случае длительного отсутствия руководителя прием по личным вопросам должен проводить 
работник, исполняющий обязанности руководителя на время его отсутствия. 
Во время проведения всех видов приема секретарь сам принимает телефонные вызовы. 
Вопросы,  требующие  немедленного  решения,  он  переадресует  заместителям  руководителя. 
Телефон  руководителя  во  время  приема  подключается  только  в  чрезвычайных 
обстоятельствах.  В  противном  случае,  вместо  приема  в  деловом  стиле,  беседа  может 
затянуться.  Во  время  приема  не  следует  также  пропускать  в  кабинет  руководителя 
сотрудников,  не  имеющих  к  нему  отношения,  а  стремящихся  решить  текущие  рабочие 
вопросы. В таких ситуациях их следует направить к заместителям руководителя или назвать 
время, когда руководитель освободится и сможет их принять. 

 
76 
По окончании беседы и принятия решения руководитель записывает сам или поручает 
секретарю  сделать  запись  о  результатах  беседы  в  соответствующих  учетных  формах. 
Контроль  за  выполнением  решений, принятых  руководителем,  осуществляет  секретарь!  Он 
хранит  у  себя  незаконченные  и  подлежащие  рассмотрению  дела  и  готовит  их  для 
руководителя к моменту повторного приема по затронутому вопросу. 

жүктеу/скачать 1,59 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: