Организация совещаний
Довольно широко распространена практика коллективного обсуждения многих
вопросов. Еще на стадии планирования работы руководитель и секретарь намечают, когда и
какие совещания и заседания будут проведены, определяют тематику и состав участников,
место проведения.
Большинство крупных совещаний проводятся в учреждениях по плану, который
является для секретаря обязательным, и дает возможность заранее продумать комплекс мер
по их подготовке.
На стадии планирования работы руководитель и секретарь намечают, когда и какие
совещания и заседания будут проведены, определяют тематику и состав участников, место
проведения. Это могут быть официальные совещания (заседания совета директоров,
наблюдательного совета), неофициальные или оперативные (рабочих комиссий,
диспетчерские и т.п.).
При подготовке совещаний руководителю и секретарю полезно знать ряд рекомендаций
по менеджменту.
• На служебные совещания тратится от 25 до 30% рабочего времени руководителя,
поэтому проведение совещания должно быть действительно производственно необходимым.
• На совещание выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем
порядке.
• Вся необходимая информация к совещанию должна готовиться соответствующими
специалистами заблаговременно.
85
• Основная задача совещания не найти виновных, а решить вопрос, что необходимо
сделать.
• Эффективность совещания обратно пропорциональна числу
участников.
• Следует требовать от выступающих конкретных предложений. Каждый из них должен
быть уверен, что может говорить откровенно.
• За решение определенных вопросов должен отвечать только один человек. Если
работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного.
• Каждое совещание, как правило, заканчивается принятием решения. В решении
должны быть указаны исполнители, конкретизированы работы и сроки их исполнения.
• Необходимо проконтролировать и обязательно огласить выполнение решений,
принятых на предыдущем совещании. Большинство крупных совещаний проводятся в
организациях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность
заранее продумать комплекс мер по их подготовке.
При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится, обычно, в
определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет
оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад
руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников, а также вызов (в случае
необходимости) работников на совещание по требованию руководителя. Во время работы
совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать
обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов. Если же возникает
экстремальная ситуация, требующая немедленного принятия действий руководителем, то
секретарю следует записать поступившую информацию, войти в кабинет, стараясь не
отвлекать внимания выступающих и присутствующих, подать записку руководителю и
дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен
отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может
понадобиться его помощь. Совещания оперативного характера проводятся обычно в ка-
бинете руководителя, поэтому секретарь должен позаботиться об обеспечении участников
совещания бумагой для записей. После совещания следует привести кабинет в порядок.
При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников
подготовка начинается за 1.5-2 недели до его проведения и включает в себя следующие
этапы:
1. Уточняется дата, место и время проведения совещания.
2. Составляются повестка дня, списки участников, и докладчиков совещания.
3. Продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами
предприятия при подготовке совещания.
4. Составляется текст приглашения. Типовой текст приглашения включает: название
организации, характер совещания, время, дату и место его проведения, рассматриваемые
вопросы, инициалы и фамилию приглашаемого. Подписывает приглашение руководитель. В
тексте приглашения следует указать продолжительность совещания. В том случае, если
участник совещания является докладчиком, или ему будет послан дополнительный материал
(например, тезисы докладов или проект решения), то это необходимо указать в тексте
приглашения.
5. Секретарь составляет список рассылки приглашений, в котором отмечает ответы на
них, вносит необходимые уточнения и изменения. Рассылка приглашений может быть
осуществлена самыми разнообразными способами: курьером, письмом, факсом,
телефонограммой, электронной почтой и т.д.
6. За 3-4 дня до начала совещания секретарь печатает доклад руководителя. На этом
этапе целесообразно уточнить с руководителем регламент совещания.
7. Секретарь привлекает соответствующие службы организации к подготовке и
оборудованию помещения для проведения совещания. Зал должен быть оснащен
необходимым количеством стульев, столом, меловой доской, экраном, микрофоном,
86
трибуной и т.д. Не следует забывать об аптечке с медикаментами и санитарном состоянии
как самого помещения, так и мест общего пользования. Вместе со специалистом секретарь
проверяет исправность видеотехники, сетевых розеток, проекционной и акустической
аппаратуры, наличие удлинительных шнуров и т. п.
По указанию руководителя секретарь должен подобрать по тематике выступлений
видеофильмы, слайды, плакаты, схемы и передать их технику, обслуживающему аппаратуру.
Заранее должно быть заготовлено необходимое количество визитных карточек,
рекламных проспектов, каталогов.
8. Накануне совещания секретарь еще раз напоминает Докладчикам о времени начала
совещания, порядковом номере выступления и его продолжительности. Кроме того, на этом
этапе он проверяет и уточняет списки лиц, не прибывших для участия в совещании и
фактических участников.
9. За час до начала совещания секретарь готовит для председателя папку с материалами
совещания, чистую бумагу, ручки, карандаши простые и цветные (красные), скрепки,
клюющую ленту, линейки, минеральную воду, стаканы и т.п. Во время Торжественных
собраний на столе председателя устанавливают цветы.
Регистрацию участников начинают, как правило, за 30 минут и заканчивают за 5 минут
до начала заседания. Необходимо предусмотреть, чтобы в гардеробе и в вестибюле висели
объявления с указанием места проведения совещания и регистрации участников.
Если секретарь не сам проводит регистрацию, то он должен провести инструктаж со
своим помощником. Регистрацию рекомендуется проводить по спискам по следующей
форме:
№
Фамилия, имя,
отчество
Должность
Организация
Телефон
Если на совещании присутствуют гости, их следует проводить в зал и усадить в первых
рядах. Перед совещанием секретарь раздает необходимые документы его участникам.
Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона, сокращая
до минимума персональные вызовы. Если необходимо срочно вызвать кого-либо из
участников совещания, то секретарь передает ему записку - это позволит участнику
покинуть зал потихоньку, не мешая остальным. Перед началом совещания, в его перерывах и
после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь, если она потребуется
участникам совещания.
Если секретарь принимает участие в работе совещания, то ему может быть поручено
ведение протокола. В этом случае он должен предварительно уточнить у руководителя,
какой вид протокола необходим - краткий или полный (воспроизводящий ход совещания с
точной записью выступления участников и формулировки решений, персональных заданий и
сроков исполнения).
Секретарь фиксирует выступления, принятые решения и фамилии выступавших.
Председатель и другие выступавшие могут передать секретарю тезисы своих выступлений.
Секретарю также может быть поручено ведение протокола совещания. В этом случае он
должен предварительно уточнить у руководителя, какой вид протокола необходим —
итоговый, или стенографически воспроизводящий ход совещания с точной записью
выступления участников и формулировки решений, персональных заданий и сроков
исполнения.
На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка
рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Бутылки с прохладительными
напитками устанавливают на бумажные салфетки группами в центре стола, так, чтобы
87
вплотную друг к другу стояло одинаковое количество бутылок и стаканов. Бутылок должно
быть не меньше, а стаканов — на один больше, чем участников совещания, сидящих за
столом.
Этикет делового совещания — это, по сути, правила поведения председательствующего
и участников. Основная задача председательствующего — создать условия для
эффективного обмена мнениями участников совещания и выработки коллективного
решения. Здесь уместно вспомнить высказывание Геродота: «Если не высказаны
противоположные мнения, то не из чего выбрать наилучшее».
По окончании совещания секретарь должен провести корректировку текста с
руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений. Затем следует
убрать из помещения документы, оставленные участниками совещания, таблички,
объявления, канцелярские принадлежности, схемы и т.п. Вместе с административно-
хозяйственным отделом убрать использовавшиеся в ходе совещания технические средства.
Уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут высланы материалы
совещания.
На оформление протокола совещания отводят обычно 2—3 дня. Секретарь печатает
протокол и передает его по назначению. Под личным контролем секретаря находится и
решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки, обработка
диктограммы или стенограммы совещания. По указанию руководителя секретарь
осуществляет контроль за ходом выполнения решений совещания, сообщает о результатах
совещания тем лицам, которые на нем не присутствовали.
Протокол. Документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия
решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, называется
протоколом. Протокол — это официальный документ, на основании которого руководство
вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий.
Протокол, в котором правильно зафиксированы основное содержание выступлений и
формулировка принятых решений, может оказаться неоценимым помощником в служебных
конфликтах, возникающих на почве непреднамеренного или умышленного искажения чьей-
либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела. Протокол отражает фактическое
состояние рассматриваемого вопроса на предприятии на день и час совещания.
Если от председателя во многом зависит оперативность совещания, то от секретаря —
полнота фиксации рассматриваемых вопросов.
В формуляр протокола входят: наименование ведомства, наименование учреждения;
название вида документа (протокол); дата заседания; индекс (номер); место заседания; гриф
утверждения (если протокол подлежит утверждению); заголовок, куда входит наименование
коллегиального органа или конкретного совещания, заседания; указание председателя и
секретаря; состав присутствующих; повестка дня; текст по форме: слушали — решили
(постановили); подписи председателя и секретаря.
Выписки из протокола. Для ознакомления с решениями, принятыми в ходе работы
коллегиального органа, должностных лиц или подведомственных организаций, а также в
случаях производственной необходимости оформляют выписки из протоколов. Так же, как и
выписки из приказа, выписки из протокола должны быть заверены.
Достарыңызбен бөлісу: |