Практикум по управлению временем лучшие методы управления временем это методы, удобные лично для вас

или «кризис среднего возраста», 43—45 лет и т. д.). Выделение таких
многолетних периодов, на «переломе» которых с личностью проис-
ходят значительные психологические изменения, — задача возраст-
ной психологии, а также психологии личности. Следует отметить, что
описание периодов жизни и жизненных кризисов является слишком
масштабной задачей и не будет рассматриваться в рамках данной кни-
ги (всем, кто хочет узнать больше о возрастных кризисах, можно ре-
комендовать книгу Г. Шихи «Возрастные кризисы. Ступени личност-
ного роста». СПб., 2005).
Следует отметить, что многолетние ритмы жизненного цикла и
возрастные кризисы тесно переплетаются с этапами карьерного рос-
та (см. раздел 1.10). Следовательно, ритмы жизненного цикла в обя-
зательном порядке должны учитываться при стратегическом плани-
ровании основных достижений своей жизни. При целеполагании в
намечаемые сроки достижения целей обязательно должна вноситься
поправка, учитывающая, например, возможность деструктивного вли-
яния на наши планы со стороны кризиса; либо, наоборот, на перио-
ды стабильности, существующие между кризисами, должны плани-
роваться наиболее масштабные достижения.
Впрочем, подобное долгосрочное планирование является (в силу
своей низкой точности) крайне неблагодарным занятием. Проблема
заключается, с одной стороны, в том, что кризисы никогда не насту-
пают «точно по расписанию», а с другой стороны, не всегда можно
предвидеть степень «трудности» кризиса и характер собственного
поведения в кризисе. Субъективное переживание кризиса может быть
крайне тяжелым и разрушительным — и тогда «летят к чертям» все
наши прекрасно составленные стратегические планы. Но иногда кри-
зис становится отправной точкой для радикальных изменений в об-
разе жизни человека, подвигает его на совершение масштабных и уди-
вительных поступков — и тогда «перевыполнение» намеченных ранее
планов граничит с чудом! Бывает и так, что кризис проходит незаме-
ченным: мы к нему готовимся, волнуемся, вносим поправки в планы,
а время идет — и субъективно ничего не происходит. Жизнь как текла
размеренным потоком, так и продолжает.
Если при целеполагании и проектировании системы планов (см.
раздел 4.16) вы сумели предугадать и «запланировать» кризисы — вы
учли этот «биоритм» (многолетние периоды жизненного цикла) в кон-
тексте совершенствования «великой эффективности» (см. раздел 6.1).
Если вам удалось использовать высвобождаемую кризисом энергию
для более быстрого решения поставленных задач — это «малая эф-

фективность». Но «оседлать» энергию жизненных кризисов также
можно в контексте «великой эффективности». Для этого необходимо
использовать кризис как стартовую точку для серьезных личностных
изменений, например, для того, чтобы стать лидером (см. раздел 6.3).
Ниже приведены графики, отражающие динамику несчастных случа-
ев, травм и аварий (по вине работника) на производстве в течение суток
(по Д. Нойгеру). Представлены два графика: для людей, работающих в
первую смену (с 5.00 до 13.00, перерыв с 9.00 до 10.00), и для людей, ра-
ботающих во вторую смену (с 13.00 до 21.00, перерыв с 17.00 до 18.00).
С опорой на приведенную в разделе информацию, посвященную су-
точному биоритму, проанализируйте и прокомментируйте приведенные
графики.

6.19. ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ПРАВИЛА «ХОРОШЕГО»
РАБОЧЕГО ДНЯ
Как на практике использовать знание своих, например, суточных
биоритмов? Для этого рекомендуется разработать персональные пра-
вила «хорошего» (эффективного) рабочего дня и придерживаться их.
Разумеется, составление подобных правил всегда должно осуществ-
ляться человеком самостоятельно, чтобы соответствовать актуальным
для него жизненным задачам (например, в контексте индивидуаль-
ного и ролевого ТМ подобные правила будут сильно различаться).
Правила «хорошего» рабочего дня всегда индивидуальны, хотя неко-
торые наиболее общие моменты в них могут совпадать. Ниже приво-
дится пример подобных правил:
1. Высыпайтесь и хорошо завтракайте. Напомним, что сон должен
быть «качественным» (см. раздел 6.18), а завтрак должен обеспечи-
вать организму достаточную «стартовую энергетику» для начала но-
вого дня.
Не хотелось бы «отнимать хлеб» у диетологов, но среди критериев
«идеального завтрака» можно назвать:
1) он должен быть небольшим по объему, «легким» (в противном
случае ближайшие полдня основной вашей «деятельностью»
будет не работа, а переваривание пищи);
2) он должен быть достаточно калорийным (допускаются такие
высококалорийные продукты, как сладости и жиры; разумеет-
ся, и здесь важно чувство меры — в роли сладостей может выс-
тупать, например, кусочек шоколада, а в роли жиров — нама-
занное на хлеб масло);
3) на завтрак человек должен получить основную суточную дозу
витаминов, которая обеспечит его активность на целый день
(разумеется, лучше получать дозу витаминов не с помощью таб-
летки, а «сконструировав» утром нехитрый фруктовый или
овощной салатик, а еще лучше — отжав стакан свежего фрук-
тового или овощного сока);
4) в состав завтрака обязательно должна входить белковая пища
(молочные продукты, мясо, рыба, яйца);
5) если вы очень тяжело просыпаетесь, то не лишним будет вклю-
чение в рацион привычных энергетических напитков — креп-
кого кофе или чая, разумеется, свежезаваренных.

2. Начинайте день с хорошего настроения. В самом начале дня очень
важен эмоциональный настрой, который во многом определяет ваше
настроение на весь день. Утром необычайно важно сделать что-то та-
кое, что приведет вас в радостное и оптимистичное расположение духа:
приготовить себе вкусный завтрак, сделать зарядку, послушать люби-
мую музыку, поиграть с домашним животным и т. п. Для такого на-
строя обычно требуется не более 10—15 минут, а эффект от него со-
храняется в течение всего дня.
3. Не опаздывайте, имейте запас времени на дорогу до работы. Даже
у самого отъявленного «опоздуна», для которого опоздания являются
вроде бы легким и привычным делом, все равно остается психологи-
ческий осадок в виде чувства вины, страха, тревоги. Даже если мы
находим сотню оправданий нашим опозданиям, в подсознании все
равно накапливается негативный «багаж», который снижает наше
чувство удовлетворенности работой. Звучит парадоксально, но наши
собственные опоздания делают работу субъективно «плохой» и сни-
жают степень нашей вовлеченности в нее.
4. Создавайте привычку — начинайте работать в одно и то же время.
Важно понимать, что психологически «хорошая» (комфортная для
нас) работа — это во многом ритуал. Ритуал — это жесткая, постоян-
но воспроизводимая схема поведения, которая гарантирует, что «все
идет как надо». Фиксированное время начала работы — один из эле-
ментов такого ритуала, который в значительной мере повышает эф-
фективность работы.
5. Начинайте работу с «организационных моментов» — планирова-
ния дня, согласования контактов, подготовки рабочего места и т. п.
Для того чтобы работа была эффективной, разумеется, некоторое вре-
мя необходимо потратить на самоорганизацию. Если этого не сделать,
потом (в течение рабочего дня) может обнаружиться множество «сюр-
призов» — забытые встречи, неподготовленные документы, неизвес-
тно куда засунутые бумаги и т. п. Все эти «сюрпризы» автоматически
становятся «ворами времени», чего можно было бы легко избежать,
выделив немного времени на подготовку к работе.
6. В начале дня приступайте без «раскачки» к решению самых важ-
ных (в том числе самых сложных и комплексных) и срочных задач.
Это правило не является абсолютным (существуют люди, для кото-
рых, наоборот, гораздо эффективнее постепенно «врабатываться»,
переходя от решения простых к решению более сложных задач), но
определенная логика в нем есть. Во-первых, в начале дня человек
еще не устал, у него достаточно сил для решения важных задач; во-

вторых, если при решении приоритетных задач возникнут какие-
нибудь непредвиденные сложности, то еще останется определенный
«оперативный простор», который позволит вовремя скорректиро-
вать планы.
7. Если вы знаете собственный суточный ритм работоспособнос-
ти, то планируйте выполнение наиболее важных задач на пик работо-
способности. Если вы точно не знаете ритма своей работоспособнос-
ти, то при планировании рабочего дня исходите из того факта, что у
большинства людей пики суточных биоритмов приходятся на перио-
ды с 9.00 до 12.00 и с 16.00 до 18.00 (см. раздел 6.18).
8. Избегайте незапланированных импульсивных действий и действий,
которые могут вызвать непредвиденную обратную реакцию. Катего-
рически отказывайтесь от немедленного выполнения всех случайных
дел, за исключением жизненно важных. За этим правилом скрыва-
ются два «подводных камня»: один из них связан с самодисциплиной
и самоконтролем, а второй — с особенностями отношений с другими
людьми. Импульсивные действия обычно связаны с плохой самодис-
циплиной, когда нечто увлекательное заставляет нас отклониться от
намеченного плана.
Иногда главная опасность скрывается в чрезмерной мягкости и
податливости (конформности) человека, в его неумении говорить
«нет» окружающим. В данном случае исполнение планов человека
может сильно пострадать из-за того, что на него будет «навешано»
много чужих дел и поручений.
9. Выработайте и соблюдайте индивидуальный ритм труда и отдыха.
Общеизвестным ритмом является деление рабочего дня на две поло-
вины обеденным перерывом. Но внутри «половинок» рабочего дня
также важно ввести собственные микроциклы (ритмы) чередования
труда и отдыха. Гигиенисты и специалисты по психологии труда дав-
но установили, что для повышения эффективности работы необ-
ходимы функциональные паузы (или функциональные перерывы),
продолжительностью 5—15 минут каждый час-два. (Конкретное со-
отношение времени работы и функционального перерыва зависит от
характера работы. Например, для работающих с большими объемами
информации операторов рекомендуется делать каждый час работы
перерывы по 10—15 минут.)
Можно выделить особую разновидность ритмов трудовой деятель-
ности руководителя, например, разделяя время открытости для встреч
и общения с сотрудниками и «время неприкосновенности», когда
руководитель ни для кого не доступен.

10. Мелкие однородные задания выполняйте сериями («блоками»).
11. Постоянно сверяйтесь с вашим органайзером (планом на день) и
корректируйте свою работу!
12. Конец рабочего дня посвятите «постановке точки» (доделайте хоть
одно дело до полного завершения).
13. В конце дня подведите итога и составьте (уточните) план работы
на следующий день.
14. Найдите, за что себя похвалить, и с хорошим настроением от-
правляйтесь домой. По аналогии с энергетическим ритмом рабочей
недели (см. раздел 6.18) каждый рабочий день также имеет свой «вход»
(пп. 1—5) и свой «выход». С точки зрения нормального отдыха, очень
важно психологически не «остаться» на работе в конце рабочего дня.
Для этого нужно в конце каждого рабочего дня поставить «позитив-
ную точку» — осознать и «прочувствовать» главное достижение се-
годняшнего дня. Важно, чтобы «выход» из рабочего дня содержал в
себе момент самомотивации (поощрения, вознаграждения): за глав-
ное достижение дня можно похвалить себя самого, «похвастаться»
этим достижением перед авторитетными для вас людьми, сделать са-
мому себе маленький подарок и т. п.
Обратите внимание, что предложенные правила «хорошего» ра-
бочего дня перекликаются с рекомендациями А. К. Гастева по улуч-
шению способа работы (см. раздел 2.8), с правилами оперативного
планирования (см. раздел 4.17) и с рекомендациями по выполнению
ежедневных планов (см. раздел 4.18).
Какие из предложенных правил «хорошего» рабочего дня показались
вам наиболее интересными и актуальными для вас?
Имеются ли у вас собственные правила «хорошего» рабочего дня? Какие?
Если у вас нет собственных правил «хорошего» рабочего дня (или они
четко не сформулированы), составьте собственный список (из 8—12) та-
ких правил.
6.20. ПЕРСОНАЛЬНАЯ СИСТЕМА РАБОТЫ
С ИНФОРМАЦИЕЙ
В некоторых разделах этой главы уже затрагивались вопросы ин-
формационного инжиниринга, связанные с принципами проектиро-
вания системы коммуникаций в организации (см. раздел 6.11), а так-

же с принципами и способами формализации информации (см. раз-
дел 6.12). Однако все эти аспекты повышения информационной
эффективности востребованы, прежде всего, в контексте организа-
ционного (социального ТМ), и в меньшей степени — в контексте ро-
левого ТМ.
Тем не менее многим менеджерам приходится самостоятельно
решать проблему индивидуального информационного инжини-
ринга, пытаясь разобраться с огромным потоком обрушивающейся
на них служебной информации. Обычно даже хорошо проработан-
ные должностные инструкции указывают, что именно нужно делать с
документами, но совсем не содержат подсказок, как все требуемые
действия совершать быстро и технологично, не утонув в бумажном
потоке.
Для многих сотрудников (менеджеров) вопрос эффективной пе-
реработки информации часто становится серьезной задачей, которую
необходимо решать не только для эффективного выполнения своих
обязанностей (то есть как задачу ролевого ТМ). Любой профессио-
нал, заинтересованный в том, чтобы расти и развиваться, должен
постоянно обучаться, усваивая новые знания и навыки, обобщая и
анализируя собственный опыт. Таким образом, постоянная работа с
информацией становится обязательным условием для профессиональ-
ного развития и личностного роста, то есть эффективная работа с
информацией из задачи ролевого ТМ легко может перейти в разряд
задач индивидуального ТМ.
Ниже приводится несколько правил, с опорой на которые можно
разработать собственную систему работы с информацией, чтобы по-
том использовать ее в контексте ролевого или индивидуального ТМ.
1. Самое главное: определитесь с целью получения, хранения и
использования информации. Для этого необходимо ответить на ряд
вопросов: Для чего вообще вам нужна информация? Как она будет
использоваться? Точные ответы на эти вопросы помогут вам лучше
понять, что вообще (какие сведения, факты, данные и др.) для вас
является «информацией», а что — нет (то есть является «информаци-
онным шумом»).
Главная проблема информационного инжиниринга заключается в
том, что нельзя объять необъятное. Нас окружает океан информации,
и не утонуть в нем поможет только четкое определение границ: что
для нас «информация», а что — нет. «Границы информации» напря-
мую зависят от целеполагания, то есть от того, как мы собираемся эту
информацию использовать.

2. Определите удобные лично для вас информационные темы. Те-
мы — это содержательные области, категории, сферы, разделы, кото-
рые позволяют легко укрупнять (обобщать) входящую информацию.
Информационные темы не являются чем-то незыблемым, при жела-
нии вы можете легко их изменить: объединить несколько тем в одну,
переименовать, разделить тему на несколько самостоятельных тем
и т. п. Принцип объединения информации в тему может быть любым,
лишь бы темы были удобными для вашего восприятия и соответство-
вали вашей логике работы с информацией. Однако по возможности
содержание тем не должно пересекаться друг с другом, в противном
случае может возникнуть серьезная путаница.
3. Решите, в какой форме и в каком объеме будет храниться и ис-
пользоваться информация. Это индивидуальная задача по формали-
зации (см. раздел 6.12) используемой вами информации. Можно ис-
пользовать самые разные формы представления информации, лишь
бы они были удобны для вас: в виде полной или частичной копии до-
кумента, развернутой выписки или конспекта, краткой выписки или
цитаты, ссылки на источник информации и др.
Форма и объем хранения (использования) информации являются
связанными характеристиками. Например, принимая решение о со-
хранении целостного документа, вряд ли имеет смысл его конспек-
тировать, переписывая весь текст целиком, но сокращая написание
отдельных слов. Гораздо проще сделать ксерокопию или отсканиро-
вать весь документ, то есть сохранить его в полном объеме.
4. Выберите удобный для вас носитель информации. Традицион-
ными носителями информации являются бумажные, хотя в последнее
время их все больше теснят цифровые (компьютерные) носители ин-
формации. Можно приводить много доводов «за» и «против» как для
бумажного, так и для компьютерного способов представления и хра-
нения информации. Компьютерный носитель информации, несом-
ненно, открывает уникальные возможности для быстрой и эффектив-
ной работы с огромными массивами информации, в то же самое время
бумажные носители информации, как это ни странно, отличаются
большей надежностью и универсальностью.
В качестве примера могу привести историю, приключившуюся
лично со мной. Еще на заре «персоналок» в «научном» текстовом ре-
дакторе ChiWrighter («научным» он считался потому, что позволял
вписывать в текст и редактировать математические формулы) под
операционную систему MS DOS мною была написана научная ста-
тья. Статья была распечатана, послана в редакцию одного сборника

научных статей, но так и не была опубликована. Прошло много лет,
сначала «умер» ChiWrighter, потом «операционка» MS DOS была вы-
теснена вездесущей Windows, а файлы с текстом статьи в формате
редактора ChiWrighter остались. Через несколько лет мне вновь при-
шлось заниматься вопросами, затронутыми в статье, и мне понадо-
бились изложенные в статье факты и выводы. Финал этой истории
печален — я до сих пор ищу программу-конвертер, которая позволи-
ла бы преобразовать «нечитаемые» файлы в формате *. chi в какой-
нибудь более современный текстовый формат.
«Мораль» этой истории проста: еще в течение долгого времени
бумажный и компьютерный носители информации будут не заменять,
а дополнять друг друга. Как правило, в любой организации, заинте-
ресованной в «сверхнадежном» хранении информации, она дублиру-
ется на носителях обоего типа.
5. Разместите информацию (точнее, ее носители) в пространстве
таким образом, чтобы с ней было удобно работать. Например, удоб-
ным способом размещения информации является метод «трех зон».
Первая зона — это та информация, с которой я работаю непосред-
ственно в настоящий момент, которая находится у меня перед глаза-
ми (например, на рабочем столе или на «рабочем столе» компьютера).
Вторая зона — это информация, которая может срочно понадо-
биться в качестве дополнения к основной или та информация, с ко-
торой я буду работать во вторую очередь. Вторая зона — это также
поверхность рабочего стола и прилегающие к нему участки (напри-
мер, ящики рабочего стола, полка над столом и т. п.). В компьютере
аналогом второй зоны могут быть пиктограммы рабочих папок (ката-
логов), выведенные на «рабочий стол».
Третья зона — это архив, то есть та информация, которая исполь-
зуется сравнительно редко. Третья зона вообще должна находиться за
пределами рабочего стола, например, это могут быть отдельные шка-
фы или стеллажи для хранения бумаг. В компьютерном варианте тре-
тья «архивная» зона может быть скрыта внутри структуры папок (ка-
талогов) или даже «убрана» на внешние носители, например, записана
на компакт-диски.
6. Для удобства ориентации в больших массивах накопленной (ар-
хинной) информации придумайте собственный кодификатор, позво-
ляющий быстро определять, к какой теме или подтеме, разделу и т. п.
относится та или иная единица хранения информации. Кодифика-
тор должен быть удобен для вас, а в его основу могут лечь цифры,
символы, цвет и др. Например, все папки моего бумажного архива

имеют кодифицирующие метки в виде цветных наклеек на корешках,
а вложенные в них материалы имеют соответствующую метку-сим-
вол в верхнем правом углу листа. Удобным способом представления
малых информационных единиц (например, цитат, библиографичес-
ких ссылок и т. п.) является картотека, в которой способами кодифи-
кации информации могут быть размещение ее по алфавиту, в хроно-
логическом порядке и др.
Чтобы разработанная вами персональная система работы с инфор-
мацией «заработала» на практике, следует придерживаться следую-
щего алгоритма обработки входящей информации:
1) Нужна ли мне эта информация? Является ли она целесообраз-
ной, можно ли как-то использовать? Если информация не нуж-
на, не целесообразна, во избежание «информационного зава-
ла» она отбрасывается, и чем быстрее, тем лучше.
2) Если информация нужна, то к какой теме она относится? В не-
которых случаях полезная информация «не вписывается» в уже
существующие темы. Здесь можно пойти двумя путями: либо
создать новую тему, либо дать этой информации «отлежаться»
некоторое время. Возможно, через некоторое время вы придете
к иному пониманию содержательного наполнения выделенных
вами тем, и тогда отложенная информация легко подойдет для
какой-нибудь темы.
3) Если вы определили, к какой теме относится важная для вас
информация, то необходимо решить две связанные между со-
бой задачи: в каком объеме и в какой форме необходимо сохра-
нить информацию? По сути дела, одновременно с принятием
решения о форме и объеме сохраняемой информации также
принимается решение о том, на каком носителе она будет «за-
печатлена».
В «канцелярской плоскости» эта задача может быть решена тыся-
ча и одним способом (выписки от руки, ксерокопирование, ска-
нирование, покупка печатного варианта документа, фотографи-
рование и др.), но желательно постараться сократить все кан-
целярское многообразие к одному-двум вариантам. В против-
ном случае ваш архив будет напоминать пеструю свалку разно-
форматных единиц хранения информации, ориентироваться в
которых будет неудобно и некомфортно.
4) Разместите выделенную вами единицу информации в соответ-
ствующей ее актуальности зоне. Если информация сразу отправ-
ляется в архив, то (при необходимости) кодифицируйте ее.

Есть ли у вас собственная система работы с информацией? Опишите
ее. Какие стороны вашей персональной системы работы с информацией
являются особенно сильными, эффективными, а какие нуждаются в со-
вершенствовании? Какие из предложенных в данном разделе советов
(правил, этапов) показались вам наиболее интересными и важными?
Если вы используете в своей работе компьютер, то каким образом орга-
низовано в нем хранение вашей персональной информации? Легко ли
вы находите в собственном компьютере необходимые вам данные? Если
какая-то информация вдруг теряется (вам ее не обнаружить вовремя), то
в силу каких причин? Как можно оптимизировать хранение и использо-
вание ваших компьютерных данных?

жүктеу/скачать 13,34 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: