Ляться с делами на-много эффективнее, затрачивая значительно меньше усилий
жүктеу/скачать 156,26 Kb. Pdf көрінісі
|
GTD
| vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws Образовательный проект «АР знает» • Саморазвитие • 2019-2020 учебный год Составитель - Вотяков Александр Романович Getting Things Done Тайм-менеджмент 1 Аннотация Вы найдете в себе новые силы, научитесь сохранять спокойствие и будете справ- ляться с делами на-много эффективнее, затрачивая значительно меньше усилий. Умение cправляться с делами и успешно выполнять поставленные задачи нема- ловажно, но при этом вам лично не должно мешать получать от жизни удоволь- ствие, которое кажется почти или даже вовсе недоступным во время усердной работы. Впрочем, речь не идет о выборе «или-или»: поверьте, можно эффектив- но работать и при этом жить в свое удовольствие в мире повседневных забот. Результативность — один из наиболее важных аспектов работы. Возможно, то, чем вы занимаетесь, действительно важно, интересно или полезно, а возможно, это не так, но работу надо выполнять в любом случае. В первом случае, как пра- вило, хочется получить максимальную отдачу от затрачиваемых времени и сил. Во втором — как можно скорее взяться за новое дело, не оставляя «хвостов». «Искусство расслаблять сознание и способность освобождать его от всех забот и переживаний, вероятно, является одним из величайших секретов великих лю- дей.» Капитан Дж. А. Хетфилд 2 Обо мне Меня зовут Вотяков Александр Романович. Я являюсь абсолютным победите- лем ВоШ по экономике (2010), призёром ВоШ по математике (2009), экспертом ЕГЭ по математике и информатике, исполнительным директором в образователь- ном проекте «Школково», а также подготовил к ЕГЭ больше 1000 человек за 10 лет. 1 vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws 3 Ещё немного о тренинге • Всегда и везде опаздываешь? • Работаешь много, результата ноль? • Постоянно откладываешь дела на завтра/послезавтра/в следующей жизни? • У тебя в шкафу беспорядок, и ты всегда смотришь на него и чувствуешь себя чуть-чуть виноватым? • Скучаешь в метро? • Скучаешь в очередях? • Скучаешь, когда ждешь кого-то? • Перепробовал сотню систем для тайм-менеджмента, и на все забил? • Забываешь, что обещал купить домой хлеба, а коллеге отправить отчёт? А теперь вообразите себе человека с черным поясом по GTD: • У него всё схвачено, всё учтено, ничего не забыто. • Он всегда спокоен, потому что (см.пункт 1). • Когда он чем-то занят, он полностью сфокусирован на этом, и ничего не отвле- кает его внимания. • Он регулярно воплощает свои мечты, одну за другой. Все. Даже самые незна- чительные. • Его результаты в сто раз выше (как и его зарплата, уважение коллег, мировая слава, чувство удовлетворенности собой – нужное подчеркнуть) • Когда ему надо где-то быть, он там. • У него нет графика. • Когда он идёт по улице, он всегда может позволить себе остановиться и послу- шать птичек. 2 vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws • Если он отдыхает, то после этого он отдохнувший. 4 Ступени развития Коротко: пять уровней тайм-менеджмента — от нулевого до четвертого. • Нулевой: всё забываете, ничего не успеваете, живете как попало, заканчиваете одно действие — думаете, чем дальше заняться — выбираете следующее. И так всегда. (детский уровень) • Первый: примерно прикидываете, чем займетесь в остаток сегодняшнего дня, есть какие-то планы на завтра и на следующую неделю, пишете на стикерах на холодильнике «купить хлеба» и завязываете узелочки на платочках. Может, ста- вите напоминалки на телефоне, а встречи скорее всего и вовсе не назначаете — вдруг забуду? (естественный уровень: 90% населения) • Второй: почитали немножко про тайм-менеджмент. Теперь у нас забитый гра- фик, постоянно бегаем и смотрим на часы. На встречи прибегаем с пятиминутным опозданием и вспотевшие, дела постоянно заплывают друг на друга, отменяются, переносятся, вызывают дикий хаос. Список сегодняшних дел превращается в спи- сок завтрашних дел, послезавтрашних, растет, растет и растет. Уровень стресса зашкаливает, сон нервный, эффективность низкая. Хочется выбросить свой еже- дневник, но страшно — тогда же вообще всё к черту покатится. Контроля над жизнью нет, кажется, что не ты управляешь временем, а оно — тобой. • Третий: почитали много про тайм-менеджмент (если получилось найти на это время в своей вечной спешке на втором уровне). Теперь мы умеем рисовать квад- ранты Срочное-Важное-Несрочное-Не важное. Еще мы умеем сначала планиро- вать свои мечты, затем превращать их в конкретные цели на 10, 15 или 20 лет, затем планировать пятилетку, затем год, затем месяц, и только после этого вно- сить какие-то задачи в ближайшую неделю. Еще мы каждое воскресенье делаем обзор прошедшей и предстоящей недели, составляем гибкий план (не более 50% несдвигаемых задач в день) и концентрируемся на «Важном», не «Срочном». На- ша жизнь течёт размеренно, и мы более или менее счастливы. Но наше управление временем скорее докучает, хотя мы понимаем, что без этого никак. Мы завидуем гавайскому бармену, у которого «все схвачено» и никаких графиков и расписаний. Нас так и тянет узнать: «Что же там, за гранью? Какой он, четвертый уровень? Как добиться супер-эффективности и полной беззаботности одновременно?» 3 vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws • Четвертый: я очень долго искал его. Искал то, что стало бы ответом на все вопросы и при этом реально работало. Это и есть система GTD Дэвида Аллена. 5 GTD:Теоретическая часть Это будет не управление временем в классическом смысле, а, скорее, управле- ние задачами. Цель — добиться максимальной эффективности во всем. В работе, в отдыхе, времени, проведенном с семьей. Я не буду учить вас круто работать, я буду учить вас круто жить. Я не буду навязывать вам свой взгляд на вещи, вы сами решите, чем, как и когда хотите заниматься. Я объясню вам, как заниматься именно этим. Мы будем заниматься внедрением некоторой системы мышления в ваш мозг и в вашу жизнь. Сама по себе эта система не решит ваши задачи и не избавит вас от проблем. Дела будете делать вы. Она лишь позволит сделать их так, как вы хотите и тогда, когда вы хотите. Две основные аксиомы, на которые будет опираться наше рассуждение: 1. Когда голова не занята ничем, кроме текущего действия, вы более эффектив- ны. 2. Если у вас есть маленькая, простая, абсолютно выполнимая и не вызывающая никаких дополнительных вопросов задача, есть все ресурсы для ее выполнения (включая время, энергию, может быть тишину), и вы находитесь там, где эту за- дачу нужно выполнить, то вы можете ее выполнть. Вот так. Вторая аксиома позволит нам вообще что-нибудь делать, а первая обес- печит эффективность этих действий. 5.1 Заполняем входящую корзину: незавершенные циклы Итак, первая наша задача — освободить свою голову от ненужностей. Ненуж- ность — любое действие, которое надо сделать. Незавершенный цикл. Любая за- дача, которая где-то глубоко сидит у вас в голове и ожидает вашего внимания. Помочь? Всё, что начинается со слова «Надо» — идёт сюда: «Надо убратьсяв комнате», «Надо сделать курсовую», «Надо съездить домой», «Надо узнать боль- ше про юр.лица»,«Надо забрать маму из аэропорта 13 июля», «Надо позвонить бабушке», «Надо сходить на тренинг, который через пол года», «Надо опреде- лить свои финансовые цели». Всё, что начинается со слова «Хочу» — тоже сюда: «Хочу стать богатым», «Хочу заняться благотворительностью», «Хочу записать- 4 vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws ся в бассейн», «Хочу покататься на лошадках», «Хочу съездить на море», «Хочу купить гитару и научиться на ней играть», «Хочу жать сотку». Всё, что начина- ется со слов «Давно пора было» — тоже сюда: «Давно пора было выкинуть этот диван», «Давно пора было переехать», «Давно пора было купить себе новый теле- фон». Что еще поглощает ваше внимание? Записывайте каждую мысль, которая придёт вам в голову — личную, рабочую, связанную с учебой. Вся входящая, но неразобранная почта, все контактовские сообщения, требующие от вас каких-то действий (ответа, например). Делать это надо, пока ваш мозг не опустошится. По- ка не занимаемся этим, заняться этим надо будет в «Практической части», когда вы будете видеть всю картину. Переходим ко второму этапу. 5.2 Разбор корзины Итак, наш мозг пуст и никакие проблемы в него не стучатся. Если стучатся — вернитесь на шаг назад и поместите их все в корзину. Теперь разбираем корзину. Главное правило здесь — «One crisis at atime» — то есть одна проблема в единицу времени. Корзина может быть ужасающих размеров — я не буду вас уважать, если после первичного сбора там будет меньше 100 задач. Не бойтесь. Возьмите одну случайную задачу из корзины. Всё. Теперь мы работаем с ней. Все осталь- ные лежат в корзине и дожидаются своей очереди. Они ее обязательно дождутся, ничего не будет упущено, если только оно лежит в корзине. Если вы что-то за- были и только сейчас вспомнили — запишите это и положите в корзину, это тоже дождется своего часа. Это вообще общее правило — когда бы какая левая мысль не пришла к вам в голову и не начала требовать внимание и осмысления — поме- стите ее в корзину, и возвращайтесь к текущему делу. Итак, у нас в руках ОДНА задача, и мы занимаемся ее обработкой. 5.2.1 Что это? Первый вопрос, который вы задаёте себе про задачу в ваших руках — «Что это?». То есть что это за дело, откуда оно взялось в вашей голове. Убедитесь, что вы сами себя понимаете и помните, о чем вообще сами себе недавно написали письмо. 5.2.2 С этим нужно что-то делать? Второй вопрос — «С этим нужно что-то делать?». В корзине могут оказать- 5 vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws ся какие-то рекламные буклеты, которые вас заинтересовали, мысль «Я люблю смотреть кино» или чье-то письмо, уведомляющее вас о чём-то, что вам не очень важно, и вы поместили это в корзину просто потому что это какая-то вещь, кото- рая требовала вашего внимания. Пришло время узнать, можно ли что-то сделать с тем, что у вас в руках. Ответьте себе на этот вопрос. 5.2.3 Нет:Мусор Если с задачей нельзя ничего сделать, и вообще никакого интереса для вас она не представляет, вам по большому счету забить на это и вы вообще не очень по- нимаете, как это оказалось в вашей корзине — то дорога такой задаче в мусор. Не смейтесь, около 30% ваших задач должны попасть именно сюда. 5.2.4 Нет:Заметки То, что вы держите в руках, может быть справочной информацией, и делать с ней ничего не нужно. Она попадёт в специальный список «Заметки», и вы всегда будете знать, что ваши заметки и примечания лежат в этом списке. 5.2.5 Мне? Если мы дошли до этого вопроса, значит в наших руках задача, про которую вы всё понимаете и с которой следует что-то делать. Спросите себя «Кто должен заняться выполнением этой задачи? Я?». Может быть, в вашу корзину попала не ваша задача — «Моей жене надо сходить в банк и восстановить свою карточку», «Мой офис должен быть переобустроен нанятыми рабочими через неделю», и т.д. 5.2.6 Нет:Ожидание Если задачу надо выполнить не вам, немедленно делегируйте ее. После этого поместите ее в специальный список «Ожидание», добавив туда пометку о том, кто теперь занимается этой задачей и когда ожидается ее выполнение. Если пря- мо сейчас делегировать задачу невозможно физически (разгребаетесь ночью, или связи нет) — поместите задачу «Перепоручить то-то то-то тому-то тому-то» в корзину, и в своё время эта задача пройдет все этапы обработки. Кстати, задача «Перепоручить что-то» уже ваша, а не чья-то. Еще в список «Ожидание» попада- ют задачи, которыми уже занят другой человек, а вы зачем-то всё равно ее сюда 6 vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws внесли. Например, вы написали кому-то письмо, и ждете реакции вашего собесед- ника — поместите эту задачу в список «Ожидание», вместе с именем собеседника и датой,с которой вы начали своё ожидание. 5.2.7 Сейчас? Если вы дошли до этого пункта, то задача в ваших руках вам ясна, с ней нужно что-то делать, и притом именно вам. Задайте себе вопрос «Надо ли это делать сейчас?». В данной ситуации «Сейчас» — понятие растяжимое, и предполагает сейчас-сегодня наравне с сейчас-в этом месяце. Субъективно ответьте, сейчас ли надо сделать что-то с этой задачей. 5.2.8 Нет:Календарь Если задача имеет конкретную дату и/или время, поместите ее в календарь. Календарь — один из наших рабочих инструментов, наравне со списками «Замет- ки» и «Ожидание». Еще раз, это задача, с которой нужно что-то делать, и притом именно вам, и в конкретную дату. Это какие-то пары, на которые вы обязатель- но придёте, это тренинг, на который вы уже решили идти, это запланированные встречи, это ваши купленные билеты на самолёт или поезд, концерты, мероприя- тия, на которые вы уже строго решили пойти. Если вы еще в размышлениях, то для вас следующий список. 5.2.9 Нет:Когда-нибудь потом Если с задачей надо делать что-то, именно вам, но не сейчас, и непонятно когда, то она попадает всписок «Когда-нибудь потом». «Когда-нибудь потом» не значит «Никогда», это значит «Когда-нибудь потом». Но это и не значит «Завтра» или «Послезавтра», это значит «Когда-то непонятно когда», и даже «Когда-то, но я не хочу думать когда». Запомните, этот список — не кладбище ваших задач, они будут отсюда уходить, причем вы еще даже не представляете, с какой скоростью. А еще этот список будет очень клевым. Он будет содержать все ваши мечты, все дела, которыми вы хотели бы когда-нибудь заняться, всё супер-пупер-интересное и важное в вашей жизни. Этот список будет вашим живым аргументом для того, чтобы вставать по утрам и заниматься чем-то, потому что так вы приближаете выполнение дел из этого списка. 7 vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws 5.2.10 Для выполнения этой задачи требуется один шаг? Итак, в ваших руках задача, про которую вам всё известно, с которой надо что- то делать, именно вам, и сейчас. Теперь самый сложный вопрос — задача одно- шаговая? Вы переоцениваете класс одношаговых задач. Задача «помыть пол» не является одношаговой, если в вашем доме нет швабры. Придётся сначала купить швабру, а потом уже мыть пол. Задача «сходить в кино» не является одношаговой, если вы не знаете, какой фильм посмотреть. Сначала придётся выбрать фильм. Но задача «Сходить в кино на человека-паука» тоже не является одношаговой — сначала надо выбрать кинотеатр и дату сеанса. Задача «Починить автомобиль в автосервисе таком-то» не является одношаговой, если вы еще не позвонили в автосервис и не договорились о вашем визите туда. Вместо нее будет задача «По- звонить в автосервис и договориться о вашем визите». Но может так случиться, что задача в ваших руках — вполне себе одношаговая. 5.2.11 Одношаговая: Для выполнения задачи прямо здесь и сейчас требуется меньше двух минут? Если задача одношаговая, и надо меньше двух минут для ее выполнения — выполните ее немедленно. 5.2.12 Одношаговая: Больше двух минут: снова те же вопросы Итак, в наших руках одношаговая задача. Давайте снова зададим себе два во- проса — «Мне ли ее надо выполнить?» и «Сейчас?» Позже вы поймете, зачем мы снова задаём эти вопросы, и как сюда могла попасть не наша задача или зада- ча типа «не сейчас». Опять же, при отрицательных ответах на эти вопросы мы знаем, что надо делать — в «Ожидание», либо «Календарь», либо «Когда-нибудь потом». Если ответ «ДА» на оба вопроса, то в наших руках тяжелый случай. За- дача, про которую мы всё понимаем, которую надо делать, причем нам, причем сейчас, причем она одношаговая, но занимает больше двух минут или не может быть выполнена в текущих условиях... Блин, это же та самая задача,которую при- дётся делать! А мы-то уже думали что нашли рецепт успеха и полного безделья! Нет. Здесь кончается наше путешествие, это есть тупик нашего процесса разбора задач (да-да, я помню, есть еще многошаговые задачи, не надо мне о них напоми- нать, всё разберем). Такая задача попадает в список «Первоочередные действия». 8 vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws 5.2.13 Многошаговая → Проект Если задача многошаговая, то это называется «Проект», и такой проект по- мещается в специальный список проектов. Это не совсем простой список, здесь каждый элемент будет иметь еще какую-то кучу данных внутри. Для визуали- зации такой структуры представьте себе папку на компьютере, в которой лежит много текстовых файлов. Вот каждый текстовый файл — это проект. Название файла — это название проекта — то есть название той самой многошаговой задачи, которую вы сейчас держите вруках. Содержание файла это содержание проекта, и именно этим мы займемся через пару секунд. А пока мы создаем новый проект с названием таким же, какое имееет задача в наших руках, и начинаем заниматься детализацией этого проекта. 5.2.14 Проект:Критерий выполненности Первое, что надо определить (и записать, естественно) по данному проекту, это критерий его выполненности. Когда вы сможете сказать себе «Это дело сделано»? Что для этого должно случиться? Какие конкретные события должны произой- ти? «Хочу стать богатым» — значит «Сумма на моём счету должна превысить двадцать миллионов долларов». «Хочу убраться в квартире» — значит «Везде всё чисто, я смотрю вокруг и радуюсь, меня ничего не раздражает, я нигде не вижу беспорядка или грязи». Конкретика, конкретика. Не жалейте букв, здесь можно написать очень длинный критерий выполненности, главное, чтобы он был чётким и ясным. Просто у каждого человека существует тонна незавершенных циклов, которые невозможно выполнить, потому что человек сам не знает, при каких условиях он сможет считать эту задачу выполненной. Ваша цель сейчас — определить эти условия для этой конкретной задачи. 5.2.15 Проект:Примерный план выполнения Ок, мы знаем, как можно понять, выполнен проект или нет. Теперь вопрос — где мы находимся сейчас, и где мы хотим оказаться? Оцениваем этот разрыв и спрашиваем себя «А примерно, какой мост надо будет построить? Какого размера, в какую сторону, из чего он будет состоять?» Оцениваем примерные наши шаги до выполнения этого проекта. Прямо по-порядку, записываем, как мы попадём в ту точку, в которую хотим. Может быть, там будет дырка — например, когда 9 vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws выполнение проекта зависит от других людей или неизвестных нам пока обстоя- тельств. Ничего страшного, наметьте себе хотя бы примерный путь. Записали все шаги — один-два-три-...-PROFIT! 5.2.16 Проект:Первый шаг Теперь самое сложное — определить первый шаг по проекту. Нет, первый шаг, который вы определили в примерном плане, вы определили неправильно. Надо сделать это заново. В чем суть? В том, что ваш первый шаг должен быть од- ношаговой задачей. Все остальные — не обязательно, а первый — обязательно. «Помыть пол» превращаем в «Купить швабру», «Купить швабру» превращаем в «Нагуглить и заказать швабру в интернет-магазине». Во, это уже одношаговая задача в проекте «Уборка дома».«Починить машину» превращаем в «Заехать в автосервис починиться», а это превращаем в «Позвонить в автосервис и догово- риться о ремонте», а это превращаем в «Узнать телефонный номер автосервиса», а это превращаем в «Позвонить Васе Пупкину и узнать у него номер автосервиса, в котором он чинится». Вот это одношаговая задача, и первый шаг по проек- ту «Починить машину». «Сдать матан»превращаем в «Заботать матан», а это в «Скинуть лекции по матану на планшет», а это в «Раздобыть лекции откуда- нибудь», а это в «Зайти в нашу группу вконтакте и попросить ребят отфоткать и выложить лекции». Вот это одношаговая задача, и первый шаг в проекте «Сдать матан». Всё ясно? После этого полученный вами первый шаг идёт обратно по нашему дереву пла- нирования к вопросу«Является ли эта задача одношаговой?» и теперь мы отвеча- ем «Да, является». Ну и потом работаем с этой задачей как с одношаговой. Теперь вам должно быть понятно, почему мы снова спрашивали себя, наша ли это за- дача, и сейчас ли ее надо делать. После определения первого шага по проекту может оказаться, что его надо перепоручить (список «Ожидание»), или сделать в определенную дату (календарь). Либо эта задача делается за две минуты (за- вершить немедленно, прямо здесь и сейчас! А по проекту надо сразу определить новый первый шаг), а может быть нет, и не перепоручается, и не вконкретную дату, тогда — в список «Первоочередные действия». 5.3 Дальнейшая работа Итак, мы закончили разбирать корзину, она теперь пуста, а у нас накопилась 10 vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws гора мусора и несколько списков — «Заметки», «Ожидание», «Когда-нибудь по- том», «Календарь», «Первоочередные действия» и довольно сложно устроенный список «Проекты» — в нём каждый проект содержит «Критерий выполненности», «Примерный план выполнения» и «Первый шаг», а сам первый шаг еще продубли- рован в каком-то другом списке — в ожидании, в календаре или в первоочередных действиях. Как же теперь работать? Смотрели крутые вестерны — кино про ковбоев? Представляете себе стандарт- ный кадр с двумя стволами — в левой и правой руке? Так вот, ваши два ствола — это список первоочередных действий и календарь. Это всё, что вам локально нужно для текущей работы. Про остальное можете на время забыть. Проснулись утром — смотрим в календарь. Там написано, что и когда сегодня будет сдела- но ОБЯЗАТЕЛЬНО.В ЛЮБОМ СЛУЧАЕ. Поняли, почему в календарь столь важно помещать именно строго назначенные задачи? Таких задач в день одна- две. Или ноль. Это ваши «якоря», в назначенное время вы точно должны быть в назначенном месте, без вариантов. Поймите, во сколько вам надо выйти, чтобы придти куда надо хотя бы за пятнадцать минут до начала, и сделайте именно так. Список первоочередных действий — то, что вам надо сделать как можно ско- рее. Постоянно глядите на него, весь день просматривайте его раз за разом. Как только освободились — глазами в этот список, и выбираете следующую задачу для выполнения. Если выполненная вами задача была первым шагом какого-то проекта, то после выполнения ее надо назначить новый первый шаг по этому проекту, и понять что с ним делать. Или, если прямо сейчас времени на это нет, то скинуть в корзину входящих материалов задачу «Назначить первый шаг по такому-то проекту», и продолжать свою работу забив на эту задачу. В течении дня на вас будет валиться поток новых задач, требований, мыс- лей, проблем. Может, вспомнятся еще какие-то проблемы, которые при первой «разгрузке мозга» не вспомнились. Пихаем всё вкорзину «Входящие», разгребем позже. Сейчас мы работаем, в одной руке календарь, в другой руке список пер- воочередных действий. 5.4 Поддержание работоспособности системы Как система работает, вы уже поняли. Но эффективной она будет только ес- ли вы будете ей доверять. Вы сможете забыть про задачу и со спокойной душой заниматься другим делом, только если задача, которую вы поместили в корзи- ну входящие будет действительно когда-то рассмотрена, а не упущена из виду. 11 vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws Вернее, вы сможете успокоиться только если вы УВЕРЕНЫ в том, что задача не будет упущена. Тот факт, что любая задача найдет себе пристанище в одном из списков (или в мусоре) сомнений не вызывает. Проблема лишь в следующем: «А что если я запишу что-то в корзину, а оно там пролежит до самого дедлайна и так и не выполнится?» или «А что если я запишу что-нибудь в когда-нибудь потом,и забуду об этом, а задача в то время станет актуальной и должна будет быть выполнена, а я про нее забыл, как быть?». Еще «А что если задача в спис- ке «Ожидание» будет завершена тем человеком, которому я ее делегировал, а у меня она останется там лежать, и новые действия не будут предприняты?». Вот эти вопросы убивают вашу уверенность в системе, заставляют не доверять ей и забросить ее нафиг. Как решается? Легко! Регулярный обзор. Это ОЧЕНЬ важ- но. Без этого всё — тлен. Каждый вечер выразбираете свою корзину входящих материалов — всё, что накопилось за день. Каждую неделю (я люблю делать это в понедельник утром, например) вы смотрите, что было выполнено в прошлую неделю, что будет выполнено в следующую, просматриваете ВСЕ свои проекты, убеждаетесь что у всех первый шаг — актуален, просматриваете все свои списки заново, убеждаетесь, что все задачи в «Ожидании» всё еще подвешены и ждут, убеждаетесь, что у вас нет в голове незаписанных незавершеных циклов (а ес- ли есть — во «Входящие» их! а потом опять разбор корзины). Итак, сделали еженедельный обзор. После этого, как правило, список первоочередных действий довольно короткий, календарь на неделю тоже не загружен, да и проектов немно- го (а как же, мы же всю неделю трудились, выполняя какие-то задачи из своих списков). Теперь заглядываем в самый клевый список — «Когда-нибудь потом», просматриваем его весь, и ищем задачи, которые могли стать актуальными за это время. Если такие есть — во «Входящие» их, разбираемся с ними как с новыми. Если нет или мы их все разобрали, а дел всё равно маловато — еще раз смотрим в «Когда-нибудь потом», и ищем там задачи, которыми в принципе можно начать заниматься сейчас. Отправляем их во «Входящие», и оттуда как всегда (только на вопрос«Сейчас?» в этот раз ответим «Да!»). Вот, теперь суть потихоньку проясняется в голове. Вся текучка обрабатывает- ся и выполняется, быстро и чётко. Когда вы заняты делом — остальное спокойно ждет вас в вашей системе. Всё схвачено, всё учтено. Всё будет обработано и сде- лано в своё время. Никаких графиков, кроме довольно слабозагруженного кален- даря. Ваши мечты записаны в списке «Когда-нибудь потом», и каждую неделю несколько пунктов оттуда попадают в ваше активное поле зрения, расходятся на 12 vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws проекты или текущие задачи и выполняются. РЕАЛЬНО ВЫПОЛНЯЮТСЯ. Вы начнете кататься на серфе, научитесь экстремальному вождению, поедете в горы с семьей и станете откладывать деньги. Всё из этого потихоньку войдет в вашу жизнь, если вы захотите. И нет, список «Когда-нибудь потом» не опустеет. Он будет расти, вместе с границами вашего воображения. С каждой новой неделей вы будете позволять себе мыслить всё шире и шире, и ставить всё более дерзкие цели. 5.5 Аддон:контексты Список «Первоочередные действия» еще не совсем законченный инструмент для работы. Задачи оттуда еще надо поделить на контексты. Типа «Дома», «В офисе», «В интернете», «В университете»,«Звонки», «Когда есть свободные 15 минут», и т.д. Суть в том, что если у вас нет доступа к инету, то задачи, выпол- няемые в интернете, не должны вас интересовать, и не должны отвлекать ваше внимание от фокуса. Находитесь в интернете — посмотрите в тот контекст. При- шли в офис — смотрим в контекст офис (ну и в «В интернете» и в «Звонки» сразу тоже). Каждая задача имеет один контекст, а не лежит сразу в двух или трех. Тут пользуйтесь принципом «Как мне удобнее», создавайте свои контексты, пробуйте, примеряйте. Например, мне удобнее держать звонки в отдельном кон- тексте, и совершать их когда я на улице или жду кого-нибудь в одиночестве, и никто не будет меня отвлекать. Еще я сделал отдельный контекст «Когда я на выезде в Москве и у меня есть пара часов». То есть я не дома, не в офисе, не в университете, и не знаю, чем заняться ближайшие пару часов. Есть куча дел, которые я тогда могу сделать — заехать куда-то, зайти куда-то, и т.д. «Когда есть свободные 15 минут» — очень важный контекст, там куча задач типа прочи- тать/просмотреть/подумать/записать. Это то, чем вы займете время ожидания в лифте, время ожидания перед встречей, чем вы займетесь в метро, и т.д. Что делать, если в том контексте, в котором я сейчас нахожусь, пусто, и все задачи выполнены? Смените контекст! Выйдите из офиса и идите домой, если там всё завершено. Найдите интернет, если без него вам больше нечем заняться. Выйдите на улицу и займитесь звонками, если остальные контексты пусты. Всё просто, смените контекст. 5.6 Аддон:хронометраж 13 vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws Еще крутой привычкой является записывание своих действий пост-фактум. То есть непрерывная слежка за самим собой. При каждой смене активности надо записать, чем и сколько по длительности я только что занимался. Потом в еже- недельном обзоре всей системы очень сильно помогает иметь детальную запись всего, что ты делал. Очень удобно анализировать свою деятельность. Это не ре- комендация, это привычка типа must-have. 6 GTD:Практическая часть Мы с вами установили приложение «Хаос Контроль». Оно создано не совсем по всем канонам GTD, но среди всех существующих решений я нашел его самым удобным. Я даже купил премиум версию, и не жалею денег, действительно удоб- но. Как им пользоваться? К нему в дополнение нужен будет какой-то календарь (я пользуюсь дефолтным андроидным календарем). Здесь каждая задача сразу помещается в какой-то «проект». По умолчанию этот проект — «Место хаоса», то есть корзина входящих материалов. Туда легко записать новую задачу, чтобы потом вечером разобрать. Разбор состоит в том, что мы либо удаляем эту задачу (мусор), либо делаем из нее заметку (можно в отдельный блокнот копипастить, но я делаю иначе — я сделал отдельный проект «Заметки» и присваиваю задачи- заметки именно к этому проекту. Там они и хранятся), либо закидываем задачу в календарь (и удаляем ее из хаос-контроля), либо помещаем ее в список «Когда- нибудь потом» (у меня это тоже отдельный проектс названием «Когда-нибудь потом», либо задача одношаговая и тогда мы помещаем ее в проект «Одиноч- ные задачи» и присваиваем ей какой-то контекст, либо задача многошаговая и мы создаем новый проект с названием этой задачи, а саму задачу удаляем (ну и сразу заполняем этот проект — в описание добавляем критерий выполненности, и добавляем в проект несколько новых задач — примерный план выполнения. Одна из них — это первая задача, с ней поступаем так же, как с одношаговой — присваиваем ей какой-то контекст). Теперь календарь — это наш календарь, а список разных контекстов, в каждом из которых хранятся задачи (одношаговые или первые шаги по проектам) — это наш список первоочередных действий, раз- битый на контексты. Проект «Когда-нибудь потом» содержит задачи из списка «Когда-нибудь потом», проект «Заметки» содержит заметки. Да-да, вы скаже- те, что я забыл про «Ожидание». С ним тут самый трудный трюк. В ожидание, по факту, попадают либо одношаговые задачи, либо задачи из каких-то проек- тов. Таким образом, задача типа «Ожидание» будет на самом деле храниться в 14 vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws vk.com/ar_kno ws каком-то проекте (может быть, в проекте «Одиночные действия»), а вот контекст мы ей присвоим специальный, под названием «Ожидание»! И тогда как раз под этим контекстом можно будет посмотреть все задачи, которые мы кому-то пере- поручили. Суперски, всё работает. Отдельно мы скачали приложение «Хронометраж». Оно удобно позволяет за- писывать все наши действия, и сразу присваивать их в какую-то категорию, а потом выдает отчеты про потраченное время за неделю, месяц, год или всё вре- мя. Бери и пользуй, как говорится. Рекомендуемая литература Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. (David Allen.Getting Things Done.) Пер. с англ. Издательский Дом Ви- льямс, 2007. ISBN 978-5-8459-1234-3 (рус.) ISBN 0-14-2000-28-0 (англ.) 15 жүктеу/скачать 156,26 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|