В дипломном проекте разработана система автоматизированного документооборота в среде Ditrix. В данном дипломном проекте описан
жүктеу/скачать 2,4 Mb. Pdf көрінісі
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Аннотация
| 5
6
7
8
9
Аннотация В дипломном проекте разработана система автоматизированного документооборота в среде Ditrix. В данном дипломном проекте
описан автоматизированный документооборот, отличие автоматизированного документооборота систем и основные составляющие.
В эту систему входят классификация и организация данных, потому что принцип работы среды Ditrix основывается на системы Windows, объекты и формы отображаются в виде окон. Введена полная информация по работе с дополнениями. Пользователю, paботaющeмy c опpeдeлeнной cиcтeмой Windows, нe cоcтaвит тpyдa cоздaть документооборот в cpeдe Ditrix.
Result of degree work of development an automated workflow system in Ditrix environment. In this graduation project describes an automated document workflow ,
unlike automated workflow systems and main components. This system includes classification and a data structure. Because the principle of work of Ditrix environment is based on system Windows. Introduced the full information on working with additions. The user working with certain system Windows cannot create automated flow in Ditrix. Аңдатпа Дипломдық жобаның барысында Ditrix бағдарламасын қолдaнып, aвтомaттaндыpылғaн құжат айналым жүйeci құpылды .
Бұл дипломдық жобада автомaттaндыpылғaн құжат айналым негіздері, aвтомaттaндыpылғaн құжат айналымының ерекшеліктері және жүйенің негізгі элементтері қарастырылған. Бұл жүйeгe мәлiмeттep қорын клaccификaциялay жәнe ұйымдacтыpy бөлiмдepi eнгeн. Ceбeбi, Ditrix-де бағдарламaмeн жұмыc icтey пpинциптepi Windows жүйeciнe нeгiздeлгeн, оның объeктiлepi, формалары тepeзe түpiндe aшылaды. Қосымшалармен жұмыс туралы толық ақпарат көрсетілген. Windows жүйeciмeн тaныc қолдaнyшы үшін Ditrix бағдарламаcындa құжат айналыммен жұмыc icтey қиындық тyдыpмaйды .
10
Мазмұны Кіріспе 7 1 бөлім. Теориялық бөлім 9 1.1 Құжатты басқаруды қамтамасыз етудің автоматтандырылуының 9 1.2 Электронды құжат айналымында жүйені анықтап тану мен жұмыс жасау кезеңдері 16 1.3 Құжаттың өмірлік мәні 20
1.4 Электронды құжат айналымының құжаттарымен растау 22
1.5 Құжат шаблондарымен жұмыс 24
1.6 Құжат айналымының автоматтандырылған жүйесінің ұйымын құру 25 1.7 Іс−жүргізу жүйесін автоматтандырудың халықаралық шарттары 27 1.8 Қазақстан мен Ресей сауда орнындағы ЭҚAЖ сипаттамасы 28 1.9 Өндірістегі бизнес-процестері үшін ЭҚAЖ мәні 32 2 бөлім. Арнайы бөлім 34 2.1 Мақсатты анықтау 34 2.2 Басқару объектісі ретінде «Талдықорған жылу станциясы» 33 3 бөлім. Бағдарламалық қамтаманы құрастыру 41 3.1 Бағдарламалық қамтаманы Ditrix көмегімен құрастыру 41
46 4 бөлім. Техника-экономикалық негіздеу 48
4.1 Бадapлaмaның енгiзiлyiнiң шығын көрceткiштepi мeн тиiмдiлiк көрсеткiштерiн еceптey 48 4.2 Aтқapылғaн жұмыcты бaғaлay 50 5 бөлім. Өміртіршілік қауіпсіздігі 55 5.1 Өндірістік жарықтандыру 55
5.2 Жасанды жарықтандыруды есептеу 58
5.3 Жұмыс орындары микроклиматының параметрлері 61
Қорытынды 65
Пайдаланылған әдебиеттер тізімі 66
11
Кіріспе
Құжаттандырылған ақпараттар басқару жүйесінің негізіне кіреді, оның тиімділігі бастапқы деңгейде ақпаратты тұтыну өндірісіне байланысты болады. Заманауи қоғамда ақпарат өндірістің толыққанды ресурсы, қоғам өмірінің маңызды әлеуметтік және саяси элементі болып саналады. Ақпарат сапасы басқару сапасын анықтайды. Заманауи шарттарда басқару сапасын арттыру үшін құжаттармен жұмыс жасауда жеткілікті көңіл бөліну керек, себебі басқару жөніндегі шешімдер негізінен ақпараттарға негізделеді, ақпаратты тасымалдағыштар болып түрлі негіздегі құжаттар саналады. Соңғы уақытта көптеген өндіріс орындары компанияны басқаруды жақсарту мәселерімен кездесуде: бизнес-процестерді бақылауды жақсарту және жылдамдату, жұмыс уақытын тиімді пайдалану, еңбек шығынын үнемдеу, еңбек өнімділігін арттыру және сол сияқты. Аталған мақсатты жүзеге асырудың бірден- бір әдісі болып автоматтандырылған жүйелерді ендіру болып саналады. Алайда қазіргі таңда мұндай жүйелерді ендіру мақсатын жүзеге асыруда айтарлықтай қиындықтарға ұшырауда. Заманауи ұйымдарды басқарушылар жұмыс уақытының дефициттілігіне байланысты шарттарды шешу мәселелеріне ұшырайды. Заманауи менеджер жұмысында кездесетін негізгі мәселелердің бірі болып саналады: Өндіріс жетекшісі қатыстырылатын процестердің көп мөлшері осы реттілікте көптеген қызмет түрлерін атқарады: инициаторлық, жауапты атқарушылық, басқарушылық. Көптеген құжаттар нақтылықты, сәйкестікті, реакцияларды, іздестіруді, орындауды қажет етеді. Уақытша тапсырмаларды орындауда және тексеруде нақты міндеттеме жүктеледі. Басқару шешімдерін қабылдауда қолданылатын қосымша ақпараттардың үнемі көлемі артып отырады. Соңғы күндері қабылданған шешімнің жүйелігі кең мағына ие болуда, сонымен қатар шешімдерді қабылдауды бақылау, жиналған ақпарттарды тиімді пайдалану және де алдын ала жүргізілген зерттеулік жұмыстарды пайдалану кең сипатқа ие болуда. Құжат айналымында процестерді автоматтандыру тақырыбы соңғы жылдары өзекті мәселелердің бірі болып саналуда. Көптеген компаниялар даму деңгейіне жетіп, бизнес-процестерді жетілдіру мен олардың автоматтандыруына қажетті жаңа құралдарды ендіріп жатыр. Басқа бір жағынан қазіргі таңда компаниялар өздерінің ақпараттық жүйелерін құруда үлкен жол жүріп өтті, соның негізінде берілген қиындық деңгейіндегі мақсаттарды жүзеге асыруда потенциалдық мүмкіндіктерді пайдаланды. Ақпараттық жүйелерді құру жөніндегі менеджерлер бағдарламалық қамтамасыз ету және де әдістемелерін анықтау жөнінде көптеген мәселелермен кездесті. 12
Сауда қатарында кейбір диспропорция пайда болады: бағдарламалық қамтамасыз ету таратушылары тәжірибеде кездестірген мәселелерге байланысты бағдарламалық қамтамасыз ету деңгейі нашарлайды. Бұл бағдарламаларды ендіруде қосымша қиындықтарға алып келеді, сәйкесінше жобаның құны артады. Жүйені сатып алушылар мұндай деңгейдегі қиынды қатарға дайын болмайды, сонымен қатар жобаның бағамын төмендетуге ұсынылады. Алайда тәжірибелік ендірулерді зерттеуде мұндай бағдарламаларды жартылай ендіру тиімсіз болып саналады, бұл компания бастығының нақты тақырыптан ауытқуына алып келеді. Қазіргі таңда құжат айналымының жүйесін автоматтандыру сауда орындарында қалпын келтіру кезеңінде тұр. Жүйені өндірушілер тізімінің көп болуына байланысты мұндай топтарды шешудің сол немесе басқа да жүйесі бойынша сауда орындарында лидерлер мүлдем болмайды. Қазіргі таңда алға қойылған мәселелер нақты анықтала қоймайды, потенциалды сатып алушыларда қандай нәтижелердің алатындындықтары жөнінде ойлары қалыптаспады. Мұндай жағдайлар сауда қатарларында жаңа ойыншылардың пайда болуына және позициялаудың жаңа әдістерін іздестіруге алып келеді. Берілген дипломдық жоба мақсаты модельденген фирмаларға электронды құжат айналымдарын енгізудің (ЭҚЖ) тиімділігін анықтау болып саналады. Алға қойылған мақсатты жүзеге асыруда келесідей мәселелер шешілуі тиіс: - ақпараттық технологиялардың түсінігін, түрлерін, құрылымдарын және оларды жүзеге асыру мақсатында ендңру әдістерін зерттеу; - құжаттарды электронды басқару аймағында бағдарламалық өнімдердің құрылымын қарастыру; - берілген өнімдердің топтастырылуы, салыстыру және сипаттамалары; - құжаттарды басқарудың автоматтандырылған жүйесін тиімді түрін; - таңдап алудың негізгі критерийлерін өңдеу - құжаттарды электронды басқару жүйесін (корпоративті электронды құжат айналымы) модельденген өндіріс орнының негізінде ендіру; - алынған нәтижелерді зерттеу.
13
1. Теориялық бөлімі 1.1 Құжатты басқаруды қамтамасыз етудің автоматтандырылуының негізгі принциптері Уақыт өте өзгереді, классикалық «қағазбен» іс-жүргізудің орнына электронды құжаттарды айналдыру жүйесі пайда болады, онда ақпарттық жүйелердің ерекше топтары - электронды құжаттардың айналым жүйелері қолданылады. Ұйымдарда ақапарттардың көлемі артуына байланысты және ақпараттарды талап ету жүйесінің өзгеруіне байланысты ақпараттық-құжаттамалық қамтамыз ету жүйелеріне жаңа талаптар қойыла бастады. Ақпараттық- құжаттамалық қамтамасыз ету жүйелеріне қойылатын талаптар өзгере бастады. Шет елдерде оларды ақпараттық-құжаттамалық ресурстарды басқару жүйесі деп атайды (немесе менеджмент жүйесі), ал біздің елімізде – құжаттармен қамтамасыз етуді басқару жүйесі (ҚБЖ) деп атайды. Қазіргі таңда ҚБЖ-да ақпараттық технологиялардың күйін келесідей анықтамаларға байланысты сипаттауға болады: - ұйымның қызметі жөнінде ақпараттардан құралған мәліметтердің кең көлемінің болуы; - ақпараттық ресурстарды пайдаланушыларға интерактивті пайдалануға рұқсат беретін технологияларды құру; - ақпараттық жүйелер мен технологиялардың қызметтік мүмкіншілік- терінің артуы, солардың негізінде ақпараттар өңделеді, түрлі мақсатта қолданылатын ақпараттық жүйелердің локальді көп қызметтік жүйесі құрылады. Сәйкесінше құжаттар ақпаратты тасымалдағыштардың түріне байланысты ажыратылады . Құжаттармен жұмыс жасауда тиімділігін арттыру ақпараттарды тасымалдағыш түрлері байланысты болады.
1.1 сурет - Құжаттардың түрі мен олардың әсерлесуі 14
Ақпараттарды электронды тасымалдағыштар түрлеріне байланысты тағы түршелерге бөлінеді (қаттылық дискілер, дискілеп оптикалық дискілер, магнитті оптикалық дискілер және т.б.). Сонымен қатар электронды құжаттамалардың электронды ақпараттарды тасымалдағыштардың сақталу форматы маңызды болып саналады. Құжаттарды безендіруде, сақтауда және жеткізуде компьютерді пайдалануда электронды құжаттар (ЭҚ) пайда болады. Электронды құжаттар құрылудың технологиясына, форматына байланысты болады. ЭҚ қабылдау үшін арнайы техникалық құралдар (монитор терезесі, шығару құралы), бағдарламалық құралдар қажет болады, соның негізінде ақпаратты қабылдаушы құжатты өзінің түсінікті түрінде қабылдайды. ЭҚ нақты ақпаратты тасымалдағышпен байланыста болмайды, бұл алдын қағаздармен жұмыс жасау түріне жатады. ЭҚ қағазды құжаттармен жұмыс жасаудан бірнеше артықшылықтары бар: өзгерістердің оңай ендірілуі, құжаттардың алдын ала дайындалған түрлерінде құрылуы, электронды мекен- жайға құжаттардың жүйелі түрде жіберілуі, құжаттардың оңай архивтелуі мен басқа жүйлерден қорғалуы. ЭҚ құрылымы екі бөліктен тұрады: жалпы (мекен-жайға жіберілетін ақпараттар мен құжаттаманың құрамы) және ерекшеленген (электронды сандық қолтаңба). Электронды сандық қолтаңба (ЭСҚ) – электронды құжат реквизиті болып саналады, ол криптографиялық ақпаратты құруда жалған құжаттама түрінен қорғайды және де қолданылуда электронды қолтаңба жабық кілттенеді. Электронды қолтаңбаның кілті ақпараттардың электронды құжатта жалған болуынан және де шығындалуынан қорғайды, Сонымен қатар қолтаңбасы қолдан жасау электронды сандық қолтаңбада мүмкін емес. ЭҚ заңдылығына байланысты машиналы оқыту
тасымалдағышындағы ақпараттартар қағазды тасымалдағыш құралдарына бағынады да бірдей құқықтық күште әсер етеді. Ақпараттық жүйелердің даму тарихын басқару және негізгі мақсаты түрлі кезеңдерде әртүрлі болады, ол 1.1 кестеде көрсетілген. Ақпараттық жүцелердің жұмысын қамтамасыз ететін процестер салыстырмалы түрде сызба түрінде көрсетуге болады. Ақпараттық технологияларды топтастыру технологияны пайдалану мен таңдаудың методологиялық негізі болып саналады, соның негізінде құжаттарды басқаруды қамтамасыз етуге болады.
Ақпараттық технологиялар келесідей топтарға ажыратылады. - басқарушылық қызметті қамтамасыз ету. - мәтіндік процессорлар негізінде мәтінді құжаттарды дайындау техно- гиясы; - графикалық процессорлар; - кестелі процессорларды қолдану; - кестелік құжаттарды дайындау.
15
1.1 кесте – ЭҚ басқарудың даму тарихы Уақыт кезең
Ақпараттарды қолдану
концепциясы Ақпараттық жүйелердің түрі Қолдану
мақсаты 1960-1970 Есептеулерді дайындау Өндіістік ақпараттар үшін басқару ақпараттық жүйелері Есептеулерді дайындау процесін тездету 1970-1980 Басқаруды бақылау Шешім қабылдау жүйесін ұстану. Басқарудың жоғары жүйесін таңдау Тиімді шешімді ойлап табу 1980-2015 Стратегиялық ақпараттар Стратегиялық ақпараттық жүйлер. Автоматтандырылған кеңселер. Ұйымның дамуы мен ары қрайы жұмыс жасауына ықпал
графикалық интерфейс, іздестіру жүйесі бойынша интерфейс) ажыратылады; Заттық аймақты қамтамасыз ету (сақтанжыру қызметі, банктық қызметі және т.б).
1.2 сурет – Ақпараттық жүйелердегі процестер
80-жылдардың ортасына жақын ақпараттық технологиялар компьютерлі болып санала бастады, сондықтан да кеңсені автоматтандыруда кеңселік Ақпаратты енгізу қайтымды байланыс ақпаратты өңдеу ақпаратты шығару ұйым қызметкерлері 16
қызмет түрлері пайда бола бастады, ол техникалық, бағдарламалық және ұйымдастырушы - әдістемелік негізге ие болады. Кеңсені автоматтандыру дәстүрлі коммуникацияқ қызметкерлерді алмастыруға негізделген. Заманауи ақпараттық технологиялардың техникалық негізі немесе электронды кеңсе негізі компьютерлік техника, коммуникациялық құралдарының техникаысы және де ұйымдастырушылық техникалар құралдарын құрайды. Бұл қолданбалы компьютерлер, электронды жазу құралдары, көшіру машиналары; коммуникациялық құралдар, телефондық техника; құжаттарды архивтеу және ақпараттарды іздестіруде автоматтандыру құралдары. Сыртқы ортадағы ақпараттар және ақпараттық жүйелер.
компьютерлік ке
1.3 сурет - Автоматтандырылған кеңсенің негізгі компоненттері
Заманауи ақпараттық технологиялардың бағдарламалық құралдары жүйелік және қолданбалы деп ажыратылады. Жүйелік бағдарламалық құралдар компьютер жүйелерін қамтамасыз етуге негізделген: тестілік және диагностикалық бағдарламалар, антивирустық бағдарламалар, топтық-файлды процессор (қаптамалар). Қолданбалы бағдарламалық құралдар тестілік, кестелік және басқа да құжаттарды дайындау жүйелері бойынша топтастырылады; презентацияларды дайындау, ақпараттарды өңдеу, жеке ақпараттық жүйелер, жобаларды басқару жүйелері, және басқа да жүйелер. Ұйымдастырушылық - әдістемелік ақпараттық технологияларды қамтамасыз ету жүйелерінің құрамына нормативті-әдістемелік материалдар және басқару мен безендіру құралдары және басқа да құжаттар тізбегі қолданылады; нұсқаулық және нормативті-әдістемелік материалдар басқару жүйесінің ақпараттық технологияларын құрайды. Мәліметтер жүйесі компьютерлік кеңселік технологиялар: -
мәтіндік процессор -
процессор -
электронда хат -
электронды күнделік
СУБД және т.б компьютерлік емес кеңселік технологиялар: -
аудио, видео -
факс -
көшірме -
және т.б. 17
Қазіргі таңда көптеген комьютерлер кеңседе бір - біріне тәуелсіз жұмыс жасайды. Олар тұрақты немесе уақытша локальді немесе глобальді компьютерлік жүйелерге қосылады да ақпараттарды ала алады. Жүйелер ақпараттық ресурстарды байланыстырады, оның құрамына кішігірім өндіріс орнындары мен үлкен ұйымдар кіреді. Бұл компьютерлердің бір-бірімен байланысу әдісін сипаттайды, сонымен қатар жүйенің түрін анықтайды. Жүйеде
қолданылатын комьютерлер қолдану сипаттамасына байланысты серверлік және жұмысшы станциялары деп екіге ажыратылады. Сервер – арнайы ерекшеленген компьтер, ол файлдарды бөлу үшін, жойылған ақпараттарды қалпына келтіру үшін, база жүйесінен ақпараттарды сұрату үшін және де жалпы сыртқы құрылғылармен байланыс орнату үшін қолданылады. Жұмыс станциясы (немесе тұтынушы) – қолданбалы комьютер. Ол серверлерге ақпараттарды тасымалдауға көмек
береді. Жүйеде
компьютерлерді жалғаудың екі әдісі бар (сурет 4): орталықтандырылған ақпараттарды өңдеу және бөлінген ақпараттарды өңдеу. Ақпараттарды орталықтан өңдеуде есептеулер мен ақпараттарды өңдеудің негізгі бөлігі серверге жіберіледі. Ал тұтынушы жұмыстың жарты бөлігіне ғана жауап береді. Бөлінген (децентрленген) өңдеуде ақпараттарды өңдеудің негізгі бөлігі жұмысшы станцияларында жүзеге асырылады, ал сервер ақпараттарды сақтау қызметін атқарады.
1.4 сурет - Жүйелерді құру нұсқалары
Аймақтық компьютерлердің жүйесінің түрлері 1.5 суретте көрсетілген. Локальді жүйе – бір-бірімен байланысқан компьютерлер, олар бір-бірінен қатты ұзақ ара қашықтықта орналаспайды, кеңселердегі қашықтығы 100 м дейін болады. Осы ретте ұйым қызметкерлері есептеурді дайындауда, кестелерді құруда және жалпы қызмет түрін жоспарлауда жалпы ішкі ақпарат көздерін пайдаланады. Локальді жүйе құрамына қағазға басып шығару құралы және басқа да жалпы қолданысқа ие құралдар кіреді.
ЖҮЙЕЛЕР
Ақпараттарды нақты өңдеу жүйелері Ақпараттарды орталықтан өңдеу жүйесі 18
1.5 сурет – Жүйе түрлері Сервер дискілерінде бірге қолданылатын бағдарламалар болады, соның негізінде базалар қолданылады. Жүйенің басқа компьютерлері жұмыс станциялары деп аталады, олардың кейбіріне қатты дискі қойылмайды. Серверлерді аппараттық қамтамасыз ету жұмыс станцияларын қамтамасыз ететін аппараттарынан қарағанда басқаша болады, олар айтарлықтай оперативті және дискілі жадтан тұратын қуаттылығы мықты компьютерден тұрады, оларды қолдану тиімділігі жоғары болады, ақпараттарды көп мөлшерде сақтай алады, сервердің күйін бақылайтын негізгі құрал түрі, кейбір құралдарды сымсыз қолдану құралы болып саналады. Егер де компьютерлер жойылған ара қашықтықта орналасса, онда ақпараттарды тасымалдау үшін байланыстар каналдары қолданылады: телефон тізбектері, спутникті байланыс, талшықты тізбектер. Глобальді жүйе түрлі қалалардағы және континенттердегі компьютерлерді біріктіреді, мысалы, бәріне белгілі Internet жүйесі. Глобальді, аймақтық және локальді есептеу құралдарын біріктіруде көп жүйелі иерархия құрылады, ол ақпараттық массивтерді, сонымен қатар оларды ашып қарауға мүмкіндік береді. (1.6 сурет). Глобальді жүйелердің байланысын қаматамасыз етуде бірыңғай ережелер қарастырылады, олар Internet технологиялары деп аталады. Қазіргі таңда корпоративті жүйелерді құруға мүмкіндік туды, олар локальді бірлескен жүйелерді бір корпоратив негізінде құрайды (мысалы, филиалдар олар бір-бірінен аймақтары бойынша ажыратылады) да жалпы мақсаттарды шешуге көмек береді. Себебі кез келген ұйым – бұл бір-біріне әсер ететін элементтердің жиынтығы (бөлімшелер), олар бір-бірімен қызметтік түрде (бірыңғай бизнес-процесс негізінде бөлек жұмыстарды орындайды), және ақпараттық түрде (құжаттармен, ауызша ескертпелермен алмасады және т.б.) байланысады. Сонымен қатар бұл элементтер сыртқы жүйелермен байланысады, олардың байланысуы қызметтік және ақпараттық болуы мүмкін. Мұндай әсер ету түрлері кез келген ұйым үшін негізделіп құрастырылған құжат түрлеріне әсер етеді. Сондықтан да бірыңғай ақпараттық жүйелер корпоративті ақпараттық жүйелермен бірге ұымның қызметтік саласын арттыру үшін және басқару процестерін жүзеге асыру үшін қолданылады. ЖҮЙЕЛЕР Локальді
Аймақтық Глобальді
19
1.6 сурет – Компьютерлік жүйелердің иерархиясы
Корпоративті жүйелер үшін ақпаратты орталықтандыру арқылы өңдеу әдісі қолданылады, онда компьютер байланыстары жойылған жүйелер қолданылады. Ақпараттарды қызметкерлер ауыстыра алады, себебі олар құжатты жасайды. Корпоративті жүйелерде компьютерлерді байланыстыруда Intranet технологиясы қолданылады. Intranet технологиясы бөлінетін ортада қолданылады және «клиент-сервер» технологиясы негізінде құрылады, ол кезде ақпарат орталықтандырылған жүйе негізінде өңделеді де нәтижесінбе Internet технологиясы мен оның хаттамалары қолданылады. Корпоративті ақпараттық жүйелердің маңызды құраушылары болып құжаттарды электронды басқару жүйесі (ҚЭБЖ) саналады. Құжаттармен жұмыс жасау ұйымы – бұл басқару және шешім қабылдау процестерінің құрылымдық бөлігі болып саналады, олар айтарлықтай басқару сапасы мен ұйымдастырылуына әсер етеді. Құжаттарды қызметкерлер дайындайды ұйымға жібереді, расталуға жіберіледі де басшылыққа құжат жөнінде шешім қабылдауға немесе қайта өңделу үшін жіберіледі. Электронды құжат айналымы ендірілген ұйымдардың саны күніге артуда, сонымен қатар автоматтандылған жұмыс орындарының да саны артуда. Егер де алдын электронды құжат айналым жүйесі үлкен және орташа бизнестерде қолданылса, қазіргі таңда ірі емес ұйымдарда да кеңінен қолданыла бастады. Электронды құжаттарды басқару жүйесі (ЭҚЖ) компьютер жүйелерінде үлкен көлемдегі құжаттарды құру, басқаруға негізделген. Сонымен қатар ұйымдарда құжаттар тізбегін басқарады. Көбінесе бұл құжаттар арнайы сақтау орындарында сақталады немесе иерархиялық файлы жүйлкр негізінде сақталады. ЭҚЖ жүйелері қарай алатын файлдар сәйкесінше құрамына мәтіндік құжаттар, кестелер, электронды кестелер, аудио-, видеотаспалар, графикалық объектілер және де Web құжаттары кіреді. ЭҚЖ жүйесінің құрамына кіреді: 1) электронды құжат айналымы жүйесі (іс−жүргізу); 2) электронды құжат айналымы жүйесі; 3) электронды құжаттарды басқарудың копоративті жүйелері. 20
Көптеген жеткізушілер мен аналитикалық компаниялар топтастырудың өзіндік жүйелерін ұсынады, Олардың негізіне құжаттардың топтастырулы рөлін қоятын болсақ, жүйенің екі түрін ажыратын қарастыруға болады. Олардың біріне корпоративті жүйелер (немесе қарапайым) құжаттарды басқару жүйесі (Enterprise Document Management System – EDMS), ал екінші жүйе ретінде – құжаттарды басқарудың арнайы жүйесін айтуға болады, олар іс−жүргізуді автоматтандыруға негізделген. Кез келген мазмұндағы құжаттар кейбір іс−әрекеттерді орындайды: қабылданады және қайта жіберіледі, тіркеуден өтеді, мағынасы бойынша таратылады, орындалуы басқарылады, резолюция жабыстырылады. Арнайы жүйелер (тәжірибе жүзінде барлық отандық өңделген құжаттардың тобы) дәл осындай мақсаттарды шешуге негізделген, сонымен қатар кез келген ұйымның құжатын автоматтандыруға арналған. Құжаттарды басқарудың корпоративті жүйесі – бұл түрлі шешімдерді қабылдауға арналған платформалар болып саналады, олар құжаттарды өңдейді. Арнайы шешімдер өз кезегінде нақты мақсаттарды шешуге негізделген, атап айтқанда отандық іс−жүргізудің дәстүрлі түрлерін автоматтандыру. Олар арнайы жұмыс орнына байланысты болады. Осы ретте арнайы жүйелер кез келген мақсаттағы шешімдерді анықтайды, ол құжаттың мазмұнына байланысты болады.
жүктеу/скачать 2,4 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|