Организация деятельности Комиссии

Государственная языковая политика

655

Внеплановые заседания Комиссии созываются председателем Комиссии 

на основании представленных материалов, выносимых на рассмотрение Ко-

миссии. 

12. Заседание Комиссии считается правомочным, если в нем принимает 

участие не менее двух третьих от общего числа членов Комиссии. 

 Члены Комиссии участвуют на заседании без права замены. 

 13. По итогам рассмотрения материалов, указанных в пункте 10 настоя-

щего Положения, члены Комиссии вносят свои предложения на очередном 

заседании Комиссии. 

 14. Повестка дня заседаний, а также время и место их проведения опре-

деляются и уточняются председателем Комиссии по согласованию с членами 

Комиссии. 

 15. Решения  Комиссии  принимаются  открытым  голосованием  и  счи-

таются принятыми, если за них подано большинство голосов от общего ко-

личества членов Комиссии. В случае равенства голосов принятым считает-

ся решение, за которое проголосовал председатель. Члены Комиссии имеют 

право на особое мнение, которое, в случае его выражения, должно быть из-

ложено в письменном виде и приложено к протоколу заседания Комиссии. 

 По результатам проведения заседаний Комиссии составляется протокол, 

подписываемый в обязательном порядке всеми ее членами. 

 При необходимости решение Комиссии может быть принято путем про-

ведения письменного опроса ее членов с оформлением протокола. 

16. Комиссия по итогам рассмотрения вопросов, касающихся государст-

венной языковой политики, выносит заключения, которые носят рекоменда-

тельный характер. 

17. Исключен постановлением Правительства РК от 14.12.2012 № 1591.

18. Исключен постановлением Правительства РК от 14.12.2012 № 1591.

19. Исключен постановлением Правительства РК от 14.12.2012 № 1591.

5. Прекращение деятельности Комиссии 

20. Комиссия прекращает свою деятельность на основании решения Пра-

вительства Республики Казахстан. 

Государственная языковая политика

656

Об утверждении Типовых правил документирования и управления 

документацией в государственных и негосударственных организациях

Постановление Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 

года № 1570

В соответствии со 

статьей 18

 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 

1998  года  «О  Национальном  архивном  фонде  и  архивах»  Правительство 

Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1.  Утвердить  прилагаемые 

Типовые  правила

  документирования  и 

управления  документацией  в  государственных  и  негосударственных 

организациях.

2.  Настоящее  постановление  вводится  в  действие  по  истечении  десяти 

календарных дней после первого официального опубликования.

Премьер-Министр

Республики Казахстан  

К. Масимов

Государственная языковая политика

657

Утверждены

постановлением Правительства 

Республики Казахстан 

от 21 декабря 2011 года № 1570

Типовые правила

документирования и управления документацией

в государственных и негосударственных организациях

1. Общие положения

1.  Типовые  правила  документирования  и  управления  документацией 

в  государственных  и  негосударственных  организациях  (далее – Типовые 

правила)  разработаны  в  соответствии  со 

статьей 18

  Закона  Республики 

Казахстан  от 22 декабря 1998 года  «О  Национальном  архивном  фонде  и 

архивах».

2. 

Типовые 

правила 

устанавливают 

порядок 

организации 

документирования  управленческой  деятельности  и  организации  работы  с 

документами несекретного характера на бумажных носителях, управления 

документацией в государственных и негосударственных организациях (далее 

-  организации)  и  распространяются  на  организационно-распорядительную 

документацию.

Сноска.  Пункт 2 в  редакции  постановления  Правительства  РК  от 

07.11.2013 

№ 1168

 (вводится в действие по истечении десяти календарных 

дней со дня первого официального опубликования).

 3.  Состав  документов,  используемых  в  управленческой  деятельности, 

определяется  компетенцией  и  функциями  организации,  порядком  решения 

вопросов (в порядке единоличного распорядительства либо в коллегиальном 

порядке), объемом и характером связей с другими организациями.

 4.  На  основе  Типовых  правил,  организации - источники  пополнения 

Национального  архивного  фонда,  расположенные  на  территории  области, 

города республиканского значения и столицы разрабатывают и утверждают 

по согласованию с местными исполнительными органами областей, города 

республиканского  значения  и  столицы  правила  документирования  и 

управления документацией.

 Организации - источники  пополнения  Национального  архивного 

фонда,  центральных  государственных  архивов  Республики  Казахстан, 

Национального  архива  Республики  Казахстан,  Архива  Президента 

Республики  Казахстан  разрабатывают  и  утверждают  аналогичные  правила 

по согласованию с ними.

 5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного 

обеспечения  управления  на  основе  единой  технической  политики  и 

применения  современных  технических  средств  в  работе  с  документами, 

методическое  руководство  и  контроль  за  соблюдением  установленного 

порядка работы с документами в организации осуществляются структурным 

Государственная языковая политика

658

подразделением,  на  которое  возложены  функции  по  документационному 

обеспечению управления (далее – служба ДОУ).

 В  организации,  в  которой  по  штатному  расписанию  не  предусмотрено 

структурное подразделение, осуществляющее функции по документацион-

ному  обеспечению  управления,  эти  обязанности  возлагаются  на  ответст-

венное должностное лицо.

 6.  При  смене  руководителя  службы  ДОУ  документы  и  дела,  а  также 

регистрационно-контрольные формы (далее - РКФ) к ним передаются вновь 

назначенному  руководителю  или  ответственному  должностному  лицу  по 

акту приема-передачи.

 7.  Настоящие Типовые правила не распространяются на 

порядок

 работы 

со  служебной  информацией,  содержащей  государственные  секреты,  со 

служебной  информацией  с  пометкой  «дсп»  и  сведения  ограниченного 

распространения.

2.  Порядок  документирования  Правила  подготовки  и  оформления 

документов

8.  Подготовка  нормативных  и  правовых  актов  государственных 

организаций осуществляется в соответствии с 

законодательством

 Республики 

Казахстан.

 9.  Документы  составляются  на  государственном  языке,  наравне 

с  казахским  официально  употребляется  русский  язык,  а  в  случаях, 

предусмотренных 

Законом

 Республики Казахстан от 11 июля 1997 года «О 

языках в Республике Казахстан», применяются и другие языки.

 Документ  на  государственном  языке  и  создаваемый  аутентичный 

документ  на  русском  или  ином  языке  печатаются  каждый  на  отдельных 

бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами.

    Сноска.  Пункт 9 с  изменением,  внесенным  постановлением 

Правительства РК от 07.11.2013 

№ 1168

 (вводится в действие по истечении 

десяти календарных дней со дня первого официального опубликования).

 10. 

При  создании  и  оформлении  документа  на  бумажном 

носителе  используются  реквизиты,  располагаемые  в  определенной 

последовательности  в  соответствии  со  схемой  расположения  реквизитов 

документа согласно 

приложению 1

 к настоящим Типовым правилам.

 11.  Субъекты малого и среднего предпринимательства могут составлять 

документы  на  стандартных  листах  бумаги  форматов  А4 (210х297мм),  А5 

(148х210мм). При составлении документов на листах бумаги указывается:

 1)  официальное наименование организации, издавшей документ;

 2)  наименование вида документа, за исключением писем;

 3)  дату документа;

 4)  регистрационный номер документа;

 5)  наименование  должности  лица,  подписавшего  документ,  подпись  и 

расшифровку подписи;

 6)  оттиск печати.

 12.  Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги 

форматов А4 или А5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, 

так и без него, должен иметь поля не менее:

Государственная языковая политика

659

 20  мм - левое;

 10  мм - правое;

 10  мм - верхнее;

 10  мм - нижнее.

 При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа 

документа имеет соответственно следующие размеры полей не менее:

 10  мм - левое;

 20  мм - правое;

 10  мм - верхнее;

 10  мм - нижнее.

 13.  В организации применяются следующие бланки документов:

 1)  бланк  письма  организации,  согласно 

приложению  2

  к  настоящим 

Типовым правилам;

 2)  бланк конкретного вида документа организации, согласно 

приложению 

3

 к настоящим Типовым правилам:

 3)  общий  бланк  организации,  согласно 

приложения  4

  к  настоящим 

Типовым правилам.

 Общий бланк применяется в случаях, когда типографское изготовление 

бланков конкретного вида документа нецелесообразно.

 14.  Бланки  документов  изготавливаются  типографским  способом, 

с  помощью  средств  оперативной  полиграфии  или  воспроизводятся 

компьютером непосредственно при составлении документа.

 15.  Бланки  документов  государственных  организаций  с  цветным 

изображением  Государственного  Герба  Республики  Казахстан  изготав-

ливаются  полиграфическими  предприятиями,  имеющими  лицензию 

на  соответствующий  вид  деятельности,  по  заказам  государственных 

организаций  и  подлежат  учету,  для  чего  в  левом  нижнем  углу  каждого 

экземпляра  бланка  документа  типографским  способом  или  нумератором 

проставляется его номер, а при необходимости серия.

 16.  Бланки  документов  должны  использоваться  строго  по  назначению 

и  без  соответствующего  разрешения  руководства  организации  не  могут 

передаваться другим организациям или иным лицам.

 17.  Субъекты  малого  и  среднего  предпринимательства  вместо  бланков 

могут использовать штамп с воспроизведением наименования организации, 

путем проставления его оттиска на листах бумаги в левом верхнем углу.

 18.  Внутренние  документы,  за  исключением  распорядительных 

документов,  могут  составляться  на  листах  бумаги  форматов  А4  или  А5,  с 

указанием  наименования  вида  документа  и  изложением  текста  на  одном 

языке согласно 

приложению 5

 к настоящим Типовым правилам.

 19.  При  оформлении  документа,  разработанного  двумя  и  более 

государственными  организациями  (совместный  приказ,  совместное 

решение,  совместное  письмо),  бланк  с  изображением  Государственного 

Герба Республики Казахстан не используется.

 При  оформлении  совместного  документа,  разработанного  двумя  и 

более  равными  организациями,  официальные  наименования  организаций 

располагаются  на  одном  уровне  в  алфавитном  порядке  наименований 

организаций.

Государственная языковая политика

660

 При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более 

организациями, официальные наименования располагаются в соответствии 

с убыванием иерархии организаций.

 Совместный документ подлежит заверению печатями организаций.

Требования к оформлению реквизитов документа

20.  Изображение  Государственного  Герба  Республики  Казахстан 

размещается  на  бланке  документа  организации  в  соответствии  с 

требованиями,  установленными 

законодательными  актами

  Республики 

Казахстан о государственных символах Республики Казахстан.

 21.  Эмблема,  логотип  или  товарный  знак  (знак  обслуживания) 

воспроизводится на бланке в соответствии с учредительными документами 

организации.

 Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) не размещается 

на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан.

 22.  Официальное  наименование  организации  включает  в  себя 

название  в  соответствии  с  учредительными  документами  с  указанием  на 

организационно–правовую форму.

 Сокращенное наименование организации приводится в том случае, когда 

оно закреплено в учредительных документах, и размещается в скобках ниже 

полного наименования.

 Наименование  структурного  подразделения  указывается  в  том  случае, 

если оно является автором документа, и располагается ниже наименования 

организации.

 23.  В справочных данных об организации указываются: почтовый адрес, 

номера телефонов, телефаксов, адрес электронной почты и другие сведения 

по усмотрению организации.

 24. 

Наименование  вида  документа,  издаваемого  организацией, 

регламентируется нормативными правовыми актами Республики Казахстан.

 25.  Датой  документа  является  дата  его  подписания  (распорядительные 

документы,  письма,  справки  и  другие)  или  события,  зафиксированного 

в  документе  (протокол,  акт  и  другие).  Для  утверждаемого  документа 

(положение, регламент, правила и другие) – дата утверждения.

 Дата  документа  проставляется  должностным  лицом,  подписывающим 

или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается 

только обозначение месяца и года.

 Если  авторами  документа  являются  несколько  организаций,  то  датой 

документа будет наиболее поздняя дата подписания (утверждения).

 Служебные  отметки  на  документе,  связанные  с  его  прохождением  и 

исполнением (ознакомлением) внутри организации, должны датироваться и 

подписываться.

 Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: 

день  месяца,  месяц,  год.  День  месяца  и  месяц  оформляют  двумя  парами 

арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

 Словесно-цифровой 

способ 

написания 

даты 

используется 

в 

распорядительных  документах,  документах,  содержащих  сведения 

финансового характера, определяющих законные права и интересы граждан, 

Государственная языковая политика

661

при  ссылке  на  нормативные  правовые  акты  и  оформляется  следующим 

образом «05 апреля 1995 года».

 26.  Регистрационный  номер  документа  состоит  из  порядкового 

номера  документа  в  регистрационно-контрольной  форме.  Остальные 

реквизиты  (индекс  дела  по  номенклатуре  дел  организации,  собственный 

корреспондентский номер) проставляются по усмотрению организации.

 27.  В  ссылке  на  номер  и  дату  входящего  документа  указывается 

регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.

 28.  Место  составления  или  издания  документа  указывается  на  всех 

видах документов, кроме письма. Допускается не указывать на внутренних 

документах,  за  исключением  распорядительных,  место  составления  или 

издания документа.

 29.  Гриф  ограничения  доступа  проставляется  в  верхнем  правом  углу 

первого листа с указанием номера экземпляра.

 30.  Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, 

должностным или физическим лицам.

 При 

адресовании 

документа 

организации, 

ее 

структурному 

подразделению, их наименования пишутся строчными буквами, полужирным 

шрифтом  в  именительном  падеже,  должность  лица,  которому  адресован 

документ – в дательном падеже.

 При адресовании документа руководителю организации ее наименование 

входит в состав наименования должности адресата.

 При  адресовании  документа  физическому  лицу  указываются  почтовый 

адрес. При переписке внутри организации допускается указание в дательном 

падеже только фамилии и инициалов должностного лица.

 Если  документ  адресуется  однородным  организациям,  их  адресаты 

указываются обобщенно.

 Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» 

перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем 

количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа.

 В  случае  направления  документа  не  постоянным  адресатам,  в 

состав  реквизита  «Адресат»  включается  почтовый  адрес,  который 

оформляется  исполнителем.  Элементы  почтового  адреса  указываются  в 

последовательности,  в  соответствии  с  правилами  предоставления  услуг 

почтовой связи, 

утверждаемыми

 Правительством Республики Казахстан.

 31.  Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу 

первого листа документа.

 При  утверждении  документа  конкретным  должностным  лицом,  гриф 

утверждения  состоит  из  следующих  элементов:  слова  «Утверждаю» 

(оформляется строчными буквами, без применения кавычек), наименования 

должности, подписи, инициала имени, фамилии и даты утверждения.

 При утверждении документа двумя и более лицами равных должностей 

грифы  утверждения  располагаются  в  алфавитном  порядке  наименований 

организаций.

 При  утверждении  документа  постановлением,  решением,  приказом, 

протоколом гриф утверждения состоит из слова «Утвержден (а, о, ы)», вида 

распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера.

Государственная языковая политика

662

 32.  Резолюция располагается в верхней части первого листа документа на 

свободном от текста месте. В состав резолюции входят фамилия исполнителя 

(исполнителей),  содержание  поручения  (поручений),  срок  исполнения, 

подпись, и дата.

 На  документах,  не  требующих  указаний  по  исполнению  и  имеющих 

типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись 

автора  резолюции,  дата.  В  случаях,  когда  поручение  дается  двум  и  более 

лицам,  основным  исполнителем  является  лицо,  указанное  в  поручении 

первым, если иное не установлено в самой резолюции.

 Основной исполнитель и соисполнитель могут давать поручения в виде 

резолюции  лицам,  непосредственно  им  подчиненным.  В  данном  случае 

резолюция оформляется на документе.

 Первые  руководители  организаций,  их  заместители  могут  оформлять 

резолюцию на отдельном бланке (фишке) с указанием под подписью лица, 

наложившего резолюцию, входящего регистрационного номера, даты посту-

пления и отметки о реквизитах документа, к которому относится резолюция 

(автор, исходящий номер и дата документа), а также других элементов рек-

визита, предусмотренных настоящим пунктом. Поручения в виде резолюций, 

направляемые в другие организации, регистрируются службой ДОУ.

 33.  Заголовок  к  тексту  документа  оформляется  полужирным  шрифтом 

от  границы  левого  поля  документа,  без  переноса  слов  и  не  должен 

содержать  более 35 знаков  в  каждой  строке.  В  документе,  не  требующем 

государственной  регистрации  в  органах  юстиции,  при  величине  заголовка 

более 5 строк,  допускается  оформление  заголовка  по  середине  документа. 

Точка в конце заголовка не ставится.

 Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание 

документа. Он должен быть согласован с наименованием вида документа и 

отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»), «чего?» («кого?»).

 Заголовок  к  тексту  документа  менее 10 строк,  а  также  к  документу, 

выполненному на бланке формата А5, не составляется.

 34.  Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словами 

или  штампами  «Бақылау», «Контроль», «Бақылауға  алынды», «Взято  на 

контроль», литером «Б», «К» и проставляется в верхней левой части первого 

листа документа за пределами текстового поля.

 35.  Текст  документа  оформляется  в  виде  анкеты,  диаграммы,  таблицы, 

связного текста или сочетания указанных форм.

 Форма  анкеты  применяется  при  изложении  цифровой  или  словесной 

информации об одном объекте по определенному набору признаков.

 При  составлении  текста  в  виде  анкеты  наименования  признаков 

характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным 

в  именительном  падеже  или  словосочетанием  с  глаголом  второго  лица 

множественного  числа  настоящего  или  прошедшего  времени  (имеете, 

были,  находились).  Характеристики,  выраженные  словесно,  должны  быть 

согласованы с наименованиями признаков.

 Форма диаграммы применяется при изложении цифровой или словесной 

информации.  Диаграмма  не  должна  делиться,  переходить  на  другую 

страницу.

Государственная языковая политика

663

 Форма  таблицы  применяется  при  изложении  цифровой  или  словесной 

информации о нескольких объектах по ряду признаков.

 Таблицы  имеют  два  уровня  членения  текста:  вертикальный – графы 

и  горизонтальный – строки.  Графы  и  строки  таблицы  должны  иметь 

заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. 

Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если 

таблицу  печатают  более  чем  на  одной  странице,  графы  таблицы  должны 

быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны 

только номера этих граф.

 Связный  текст,  как  правило,  состоит  из  двух  частей.  В  первой  части 

указываются  причины,  цели,  основания  создания  документа;  во  второй 

(заключительной) – решения, выводы, просьбы, рекомендации. В некоторых 

случаях  в  первой  части  указываются  просьбы,  предложения,  во  второй 

–  приводятся  обоснования,  аргументы.  Текст  может  содержать  одну 

заключительную  часть  (например,  приказы – распорядительную  часть  без 

констатирующей,  письма – просьбу  без  пояснения).  В  тексте  документа, 

подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, 

указываются его реквизиты: наименование документа и организации-автора, 

дату,  регистрационный  номер,  заголовок  к  тексту.  Если  текст  значителен 

по  своему  объему,  содержит  несколько  решений,  выводов,  предложений, 

просьб, его можно разбить на разделы, пункты.

 Пункты  в  документе  располагаются  по  значимости  в  логической 

последовательности, а также с учетом хронологии этапов решения вопроса. 

Близкие по содержанию пункты значительных по объему документов могут 

быть объединены в главы. Несколько глав, близких по содержанию, могут 

быть объединены в разделы, а разделы, в свою очередь, могут объединяться 

в  части.  В  больших  по  объему  главах  могут  выделяться  параграфы,  а  в 

больших разделах могут аналогично выделяться подразделы.

 Пункты  могут  быть  подразделены  на  подпункты.  Внутри  пунктов  и 

подпунктов могут быть части, выделяемые абзацами.

 Абзацем  считается  часть  текста,  представляющая  собой  смысловое 

единство, выделяемая отступом в первой строке и начинающаяся со строчной 

буквы,  кроме  первого  абзаца  части,  который  начинается  с  заглавной 

буквы.

 Абзацы  заканчиваются  точкой  с  запятой  (кроме  первого  и  последнего 

абзацев  части).  В  тексте  документов  не  допускается  обозначение  абзацев 

дефисами или иными знаками.

 Каждый подпункт, пункт, а также параграфы, главы, подразделы, разделы 

и части документов нумеруются арабскими цифрами.

 В документе, состоящем из одного пункта, нумерация пункта не требуется.

 Нумерация пунктов, глав и разделов является сквозной.

 Нумерация подпунктов является самостоятельной для каждого пункта.

 Самостоятельной, а не сквозной, является также нумерация параграфов в 

каждой главе и нумерация подразделов в каждом разделе документа.

 Номера подпунктов в пунктах выделяются скобкой: 1), 2), 3) и далее.

 Текст  документа  печатается  на  пишущей  машинке  через  полтора 

межстрочных  интервала  или  при  помощи  устройств  компьютерной 

Государственная языковая политика

664

техники  размером 14 шрифта Times New Roman через  один  межстрочный 

интервал. В отдельных случаях (оформление таблиц, приложений, отметки 

об  исполнителе,  примечаний  и  другие)  размеры  шрифта  и  межстрочного 

интервала могут быть иными.

 При оформлении документа на двух и более листах второй и последующие 

листы нумеруются. Номера проставляются арабскими цифрами в середине 

верхнего поля листа без знаков препинания.

 36.  В  отметке  о  наличии  приложения,  названного  в  тексте  документа, 

проставляются количество листов, экземпляров, язык исполнения. При на-

личии  приложений,  не  названных  в  тексте,  указываются  их  номера,  наи-

менования,  количество  листов,  количество  экземпляров  и  язык  исполне-

ния, если приложения сброшюрованы, указывается только количество экзем-

пляров.

 Если  к  документу  прилагается  другой  документ,  также  имеющий 

приложение,  то  отметка  о  наличии  приложения  оформляется  следующим 

образом: «Приложение:  Письмо  Министерства  связи  и  информации 

Республики Казахстан от 15.01.2011. № 3-5/ 151 и приложение к нему, всего 

на 7 листах, на государственном языке».

 Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то 

в отметке о его наличии указывается, какому адресату он направлен.

 В  приложении  к  нормативному  правовому,  правовому  акту  (приказ, 

распоряжение,  правила,  инструкция,  положение,  решение)  на  первом  его 

листе в правом верхнем углу пишут слово «Приложение» с указанием его 

порядкового  номера  (если  приложений  больше  одного),  наименования 

распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

 37.  Документы,  направляемые  в  вышестоящие  органы,  органы 

представительной,  исполнительной  и  судебной  власти,  подписываются 

руководителем организации или, по его поручению, первым заместителем.

 Документы,  направляемые  подведомственным  и  другим  организациям, 

гражданам подписываются руководителем организации, его заместителями 

или  руководителями  структурных  подразделений  в  соответствии  с  их 

компетенцией.

 Обязательному  подписанию  подлежат  документы,  остающиеся  внутри 

организации.

 Подпись документа включает:

 1)  наименование должности лица, подписавшего документ, официальное 

наименование структурного подразделения или организации (если документ 

оформлен не на бланке);

 2)  личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия).

 Документ  подписывается  светостойкими  чернилами.  Не  допускается 

подписание подлинника документа проставлением факсимиле.

 При подписании документа двумя и более лицами равных должностей их 

подписи располагаются в алфавитном порядке официальных наименований 

организаций или структурных подразделений.

 При  подписании  документа  несколькими  должностными  лицами  их 

подписи  располагаются  одна  под  другой  в  соответствии  с  убыванием 

служебной иерархии должностей

Государственная языковая политика

665

 В  документе,  составленном  комиссией,  указываются  не  наименования 

должностей  лиц,  подписывавших  документ,  а  их  обязанности  в  составе 

комиссии.

 Документы  коллегиальных  органов  организации  (коллегий,  советов  и 

других) подписываются председателем и секретарем (председательствующим 

и лицом, проводившим запись).

 Если  должностное  лицо,  подпись  которого  заготовлена  на  проекте 

документа,  отсутствует,  то  документ  подлежит  переоформлению  на  лицо, 

исполняющее  его  обязанности.  Не  допускается  подписывать  документы 

с  предлогом  «за»  или  проставлением  косой  черты  перед  наименованием 

должности.

 Наименования  должностей  лиц,  подписывающих  документ,  и 

расшифровку  подписей  оформляют  строчными  буквами,  полужирным 

шрифтом. На внутренних документах наименования должностей можно не 

указывать.

 38.  Согласование  проекта  документа  оформляется  визой  на  документе 

(внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование 

или  согласование  с  консультативно-совещательными  и  общественными 

органами организации).

 Представляемые  на  подпись  документы  визируются  исполнителем 

(ответственным  исполнителем),  руководителем  подразделения,  где 

готовился  проект  документа,  другими  заинтересованными  должностными 

лицами, при необходимости – руководителями финансовой и юридической 

служб  организации,  заместителем  руководителя  организации  согласно 

распределению обязанностей.

 Визы  проставляются  на  экземплярах  документов,  остающихся  в 

организации,  на  лицевой  стороне  ниже  подписи  (проекты  планов,  отчеты, 

письма  и  другие).  Проекты  распорядительных  документов  визируются  на 

первом экземпляре. Допускается визирование распорядительных документов 

на оборотной стороне последнего листа.

 Виза включает в себя подпись визирующего, дату, при необходимости – 

расшифровку подписи (инициал имени, фамилию), наименование должности 

визирующего. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа 

оформляются  на  отдельном  листе,  о  чем  в  проекте  документа  делается 

соответствующая  отметка.  Замечания  докладываются  руководителю, 

подписывающему документ.

 Внешнее  согласование  документа  оформляется  грифом  согласования, 

который  располагается  в  левом  нижнем  углу  последнего  листа  документа, 

состоит  из  слова  «Согласовано»,  оформляемого  строчными  буквами,  без 

применения  кавычек,  а  также  наименования  должности  лица,  с  которым 

согласовывается  документ  (включая  наименование  организации),  личной 

подписи и ее расшифровки, даты согласования.

 При согласовании документа двумя и более лицами равных должностей 

грифы  согласования  располагаются  в  алфавитном  порядке  официальных 

наименований  организаций.  При  согласовании  документа  несколькими 

должностными лицами грифы согласования располагаются в соответствии 

с убыванием служебной иерархии должностей.

Государственная языковая политика

666

 Если  согласование  осуществляется  письмом,  протоколом  или  другим 

документом,  то  в  грифе  согласования  указывается  вид  документа  в 

творительном  падеже,  наименование  организации  в  родительном  падеже, 

дата и номер документа.

 Внешнее  согласование  документа  с  несколькими  организациями  может 

быть оформлено листом согласования согласно 

приложению 6

 к настоящим 

Типовым  правилам.  В  этом  случае  на  документе  после  подписи  делается 

отметка «Лист согласования прилагается».

 39.  Оттиск  печати  заверяет  подлинность  подписи  должностного  лица 

на документе. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он 

захватывал часть наименования должности и подписи.

 40.  Для заверения соответствия документа подлиннику ниже реквизита 

«Подпись»  проставляется  заверительная  надпись  «Копия  верна» (без 

кавычек),  наименование  должности  лица,  заверившего  копию,  личная 

подпись и ее расшифровка, оттиск печати организации, дата заверения.

 41.  Отметка  об  исполнителе  документа  включает  сокращенное  слово 

«Исп.», фамилию, инициалы имени и отчества исполнителя документа, номер 

его  телефона,  в  том  числе  внутреннего,  при  наличии - адрес  электронной 

почты  и  располагается  на  лицевой  или  оборотной  стороне  последнего 

листа документа в левом нижнем углу. Допускается оформление реквизита 

размером 12 шрифта Times New Roman.

 42.  Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает 

ссылку  на  номер  и  дату  документа,  свидетельствующую  об  исполнении 

(при  отсутствии  такого  документа – краткие  сведения  об  исполнении), 

слово «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ и подпись 

исполнителя.

 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется 

на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа.

 43.  Идентификатором  электронной  копии  документа  является  отметка 

(колонтитул), содержащая наименование файла, код оператора, дату и другие

поисковые данные, проставляемые на нижнем поле каждого листа документа.

 44.  Отметка  о  поступлении  документа  в  организацию  проставляется  в 

правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа и содержит 

порядковый номер входящего документа и дату поступления.

жүктеу/скачать 5,79 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: