Особенности подготовки и оформления приказов

Государственная языковая политика

667

 2)  официальное наименование организации;

 3)  наименование вида документа;

 4)  дата приказа;

 5)  регистрационный номер приказа;

 6)  место издания приказа;

 7)  заголовок к тексту;

 8)  текст;

 9)  подпись;

 10)  отметка о согласовании приказа;

 11)  оттиск печати.

 Проекты  приказов  готовят  и  вносят  подразделения  на  основании 

поручений руководителя организации, его заместителя, либо в инициативном 

порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба 

на основании соответствующих документов (трудовые договоры, заявления, 

докладные (служебные) записки, представления и другие).

 Проекты  приказов  и  приложения  к  ним  визируются  исполнителем  и

руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразде-

лений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также 

руководителями  службы  ДОУ  и  юридической  службы,  заместителями 

руководителя организации в соответствии с распределением обязанностей.

 Возражения  по  проекту  приказа,  возникающие  при  согласовании, 

излагаются  в  справке,  которая  прилагается  к  проекту.  Если  в  процессе 

согласования  в  проект  приказа  вносятся  изменения  принципиального 

характера, то он дорабатывается и проходит повторное согласование.

 Приказы оформляются на государственном и русском языках, имеющих 

одинаковую силу.

 Субъекты малого и среднего предпринимательства могут при составлении 

приказов  использовать  государственный  или  русский  язык,  или  иной  язык 

делопроизводства.

 Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного 

года. Приказы по основной деятельности, по личному составу регистрируются 

отдельно  в  соответствующих  журналах  (базах  данных).  К  порядковому 

номеру приказа по личному составу через дефис добавляются литеры «л/с» 

или «к».

 Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяются печатью 

и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который 

составляется и подписывается исполнителем.

 Текст  приказа,  как  правило,  состоит  из  двух  частей:  констатирующей 

(преамбулы) и распорядительной.

 В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, 

факты  и  события,  послужившие  основанием  для  издания  приказа.  Если 

приказ  издается  на  основании  другого  документа,  то  в  констатирующей 

части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его 

автор, дата, номер и заголовок. При ссылке на нормативный правовой акт, 

зарегистрированный в органах юстиции, дополнительно указывается номер, 

под  которым  он  зарегистрирован  в 

Реестре

  государственной  регистрации 

нормативных правовых актов.

Государственная языковая политика

668

 Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», 

пишется прописными буквами, полужирным шрифтом и не допускается его 

перенос на другую строку.

 Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых 

действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. 

Распорядительная  часть  может  делиться  на  пункты,  подпункты  и  абзацы. 

Пункты  и  подпункты  нумеруются  арабскими  цифрами.  Перед  абзацами 

дефис или иные знаки не ставятся.

 Действия  однородного  характера  могут  быть  перечислены  в  одном 

пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения 

или  конкретные  должностные  лица.  Последний  пункт  распорядительной 

части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на 

которое возлагается контроль за исполнением приказа.

 Приказы о приеме на работу, переводе, расторжении трудового договора 

могут состоять только из распорядительной части.

Ознакомление  работников  с  приказами  по  кадровым  вопросам 

удостоверяется  подписью  работников,  проставляемых  ниже  реквизита 

«отметка о согласовании документа» или на оборотной стороне приказа.

 Реквизит  «отметка  о  наличии  приложения  к  документу»  после  текста 

приказа самостоятельно не оформляется.

Особенности подготовки и оформления протокола

46.  Протокол  составляется  на  основании  записей,  произведенных  во 

время  совещания  (заседания)  собрания,  представленных  тезисов  докладов 

и  выступлений,  справок,  проектов  решений  и  других  материалов  в 

соответствии  со  структурой  текста  протокола  согласно 

приложению  9

  к 

настоящим Типовым правилам.

 Протокол,  составленный  внутри  организации  и  не  выходящий  за  ее 

пределы, может оформляться не на бланке.

 Реквизитами протокола являются:

 1)  официальное  наименование  организации  и  (или)  структурного 

подразделения;

 2)  наименование вида документа;

 3)  дата;

 4)  регистрационный номер протокола;

 5)  место издания протокола;

 6)  гриф утверждения (в некоторых случаях);

 7)  заголовок к тексту;

 8)  текст;

 9)  подпись.

 В организациях протоколы могут издаваться в полной или краткой форме.

 Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной 

и основной.

 В  вводной  части  после  заголовка  протокола  указываются:  фамилии  и 

инициалы  председателя  (председательствующего)  и  секретаря  заседания 

(собрания), список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку 

присутствовавших, если их количество превышает 10 человек. 

 В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа 

Государственная языковая политика

669

присутствовавшие члены коллегиального органа перечисляются персонально 

по  фамилиям  в  алфавитном  порядке.  После  них  записываются  фамилии 

приглашенных с указанием их должности и наименования организации.

 Вводная часть заканчивается повесткой дня (перечнем рассматриваемых 

вопросов), перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика 

по  каждому  пункту  повестки  дня.  Каждый  вопрос  нумеруется  арабской 

цифрой,  и  его  наименование  начинается  с  предлога  «О», «Об»,  которое 

печатается с абзаца. В отдельных случаях повестка дня может прилагаться 

к протоколу, а в самом протоколе перед текстом делается запись: «Повестка 

дня прилагается».

 Основная  часть  протокола  состоит  из  разделов,  соответствующих 

пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ 

-  ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ  (РЕШИЛИ),  которые  пишутся 

прописными  буквами,  полужирным  шрифтом.  Текст  каждого  раздела 

делится  на  абзацы,  начинающиеся  со  слов  СЛУШАЛИ,  ВЫСТУПИЛИ, 

ПОСТАНОВИЛИ  (РЕШИЛИ),  которые  пишутся  прописными  буквами 

полужирным шрифтом.

 Основное  содержание  докладов  и  выступлений  помещается  в  тексте 

протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте оформляется 

сноска  «Текст  выступления  прилагается».  Принятое  решение  печатается 

полностью, при необходимости, приводятся итоги голосования.

 Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, запи-

сывается  в  тексте  протокола  после  соответствующего  постановления 

(решения).

 Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части 

повестка дня не указывается.

 Основная часть краткого протокола включает рассматриваемые вопросы 

и принятые по ним решения.

 Наименование вопроса нумеруется и начинается с предлога «О», «Об», 

печатается  центровано  (начало  и  конец  каждой  строки  равно  удалены  от 

границ зоны расположения) и подчеркивается одной чертой ниже последней 

строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших 

при обсуждении данного вопроса. Затем указывается принятое по вопросу 

решение.

 В заголовок протокола входит указание вида коллегиальной деятельности 

и  название  коллегиального  органа  в  родительном  падеже  (собрания 

сотрудников, заседания совета и другое).

 Протокол  подписывается  председательствующим  на  заседании 

и  секретарем.  Датой  протокола  является  дата  заседания.  Если  оно 

продолжалось  несколько  дней,  то  через  тире  указываются  даты  начала  и 

окончания заседания.

 Протоколам 

присваиваются 

порядковые 

номера 

в 

пределах 

делопроизводственного  года  отдельно  по  каждой  группе  протоколов: 

протоколы  собраний,  заседаний  коллегии,  протоколы  технических, 

научных и экспертных советов и другие. Протоколы совместных заседаний 

имеют  составные  номера,  включающие  порядковые  номера  протоколов 

организаций, принимавших участие в заседании.

Государственная языковая политика

670

 Копии протоколов или принятые решения в виде выписок из протоколов 

рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соот-

ветствии  с  указателем  рассылки.  Указатель  рассылки  составляет  и  подпи-

сывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотре-

ние  вопроса,  и  утверждается  руководителем  структурного  подразделения. 

Копии протоколов и выписок из них заверяются печатью организации.

Особенности подготовки и оформления акта

47. Акт оформляется на основе общего бланка в соответствии с образцом 

акта  согласно 

приложению 10

  к  настоящим  Типовым  правилам.  Акт, 

составленный  внутри  организации  и  не  выходящий  за  ее  пределы,  может 

оформляться не на бланке.

 Реквизитами акта являются:

 1)  изображение  Государственного  Герба  Республики  Казахстан  или 

эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания);

 2)  официальное наименование организации;

 3)  наименование вида документа;

 4)  дата;

 5)  регистрационный номер (индекс) акта;

 6)  место издания акта;

 7)  гриф утверждения (в некоторых случаях);

 8)  заголовок к тексту;

 9)  текст;

 10)  подпись.

 Текст акта состоит из двух частей: введение, констатирующая часть.

 Во введении указывается основание для составления акта, перечисляются 

составители и, в случае необходимости, присутствующие при этом лица.

 В констатирующей части акта излагаются: суть и характер проведенной 

работы, установленные факты, приводятся соответствующие данные.

 Акт  может  содержать  выводы,  рекомендации,  указание  мероприятий, 

которые необходимо выполнить. В конце текста перед подписями помещаются 

сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

 Акт подписывается председателем и членами комиссии. Фамилии членов 

комиссии  указываются  в  алфавитном  порядке.  При  оформлении  подписей 

должности подписывающих лиц не указываются.

 В случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан, 

акты утверждаются.

Особенности подготовки и оформления справки

48. Справкой оформляется описание и подтверждение тех или иных фактов 

или событий. Справки, направляемые за пределы организации, составляются 

на общем бланке согласно 

приложению 11

 к настоящим Типовым правилам. 

Внутренняя справка может быть оформлена на стандартных листах бумаги 

без применения бланка.

 Реквизитами справки являются:

 1)  изображение  Государственного  Герба  Республики  Казахстан  или 

эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания);

Государственная языковая политика

671

 2)  официальное наименование организации;

 3)  наименование вида документа;

 4)  дата;

 5)  регистрационный номер (индекс) справки;

 6)  место издания;

 7)  адресат;

 8)  заголовок к тексту;

 9)  текст;

 10)  подпись;

 11)  отметка о согласовании (в случае необходимости);

 12)  оттиск печати (в случае необходимости);

 13)  отметка об исполнителе.

 Текст  справки  может  состоять  из  нескольких  разделов,  содержать 

таблицы, пояснения, ссылки, иметь приложения.

 Тексты справок, выдаваемых гражданам о подтверждении места работы, 

должности,  заработной  платы  и  другие  должны  начинаться  с  указания  в 

именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются 

сведения  в  соответствии  с  образцом  справки  согласно 

приложению 12

  к 

настоящим Типовым правилам.

 В конце текста или в правом верхнем углу указывается организация, куда 

представляется справка.

 В тексте такой справки не должны использоваться обороты: «настоящая 

справка», «действительно проживает (учится, работает)».

 В  случае  если  справка  подписывается  исполнителем,  то  реквизит 

«отметка об исполнителе» не указывается.

Особенности подготовки и оформления письма

49. Содержанием писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, 

претензии (рекламации), задания, сообщения, напоминания, ответы, просьбы, 

отзывы,  предложения  (оферта),  замечания,  извещения,  приглашения, 

подтверждения и другие.

 Письма  организации  готовятся  на  бланке,  согласно 

приложению 13

  к 

настоящим Типовым правилам:

 1)  как ответы о выполнении поручений вышестоящих организаций;

 2)  как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

 3)  как инициативные письма;

 4)  как сопроводительные письма к различным документам.

 Помимо  реквизитов,  входящих  в  бланк,  при  написании  письма 

оформляются  реквизиты:  адресат,  заголовок,  текст,  отметка  о  наличии 

приложений (если они есть), подпись, отметка об исполнителе документа.

 Служебные  письма,  подписываемые  руководителями  двух  и  более 

организаций,  оформляются  на  листе  бумаги  формата  А4.  При  этом 

данные о наименовании организаций, подписавших письмо, включаются в 

наименование должности в реквизите «подпись».

 Отметки  о  согласовании  письма  проставляются  на  экземплярах, 

остающихся в организациях. Экземпляры таких писем также должны быть 

подписаны руководителем организации.

Государственная языковая политика

672

 Сроки  подготовки  ответных  писем  устанавливаются  резолюцией 

руководителя  на  основании  имеющихся  сроков  исполнения  поручений, 

запросов  или  по  решению  автора  резолюции,  а  также  в  соответствии  с 

установленным  регламентом.  Сроки  подготовки  инициативных  писем 

определяются руководителями организаций или структурных подразделений.

 Текст письма, как правило, имеет одну или две смысловые части.

 Письмо,  состоящее  из  одной  части, – это  просьба  без  пояснения, 

напоминание без преамбулы, сообщение без основания и другие.

 Если  текст  письма  состоит  из  двух  частей:  констатирующей  и 

заключительной,  в  первой  части  излагается  причина,  основание  или 

обоснование  составления  письма,  приводятся  ссылки  на  документы, 

являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся 

с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения.

 Обратные  конструкции  текста  (заключение – констатация)  возможны  в 

письмах-отказах.

 В письмах используют следующие формы изложения:

 1)  от  первого  лица  множественного  числа («просим  предоставить», 

«направляем Вам»);

 2)  от  первого  лица  единственного  числа («прошу  выслать», «считаю 

необходимым»);

 3)  от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»).

3. Порядок управления документацией

Общие требования к организации документооборота

50.  Движение  документов  в  организации  с  момента  их  создания  или 

получения  до  завершения  исполнения,  отправления,  формирования  дела  и 

сдачи в архив организации образует документооборот.

 51.  Объем документооборота определяется общим количеством входящих, 

исходящих, внутренних документов и их копий за месяц, квартал, год.

 За единицу учета количества документов принимается сам документ без 

учета  копий,  создаваемых  при  печатании  и  размножении.  Размноженные 

копии документов подсчитываются отдельно.

Порядок обработки входящих документов

52.  Документы,  поступающие  в  организацию  на  бумажных  носителях, 

проходят 

первичную 

обработку, 

предварительное 

рассмотрение, 

регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

 53.  Прием,  первичная  обработка  документов  и  предварительное 

рассмотрение осуществляется централизованно службой ДОУ.

 54.  Первичная обработка входящих документов заключается в проверке 

правильности  доставки  и  целостности  вложений,  фиксации  факта 

поступления  документов  в  организацию  и  подготовке  их  к  передаче  по 

назначению.

 Конверты  с  документами  вскрываются  службой  ДОУ,  проверяется 

правильность доставки по назначению, целостность упаковки документов.

 Если  обнаруживается  некомплектность  или  повреждение  документа, 

то  на  нижнем  поле  его  последнего  листа,  а  также  в  РКФ  проставляются 

Государственная языковая политика

673

соответствующие  отметки  и  составляется  акт  произвольной  формы  в  трех 

экземплярах. Один экземпляр направляется отправителю, второй – остается 

в  службе  ДОУ,  третий – передается  исполнителю  документа.  Конверты  не 

уничтожаются  в  случаях,  когда  только  по  ним  можно  определить  адрес 

отправителя, дату отправки и получения документа, а также при поступлении 

личных документов.

 Конверты с пометкой «Лично» без вскрытия передаются по назначению. 

Ошибочно  доставленная  корреспонденция  возвращается  в  почтовое 

отделение.

 На  полученных  документах  (регистрируемых  и  нерегистрируемых) 

проставляется  регистрационный  штамп  организации  с  указанием  даты 

поступления.

 55.  Главная  цель  предварительного  рассмотрения  поступивших 

документов – распределение их на требующие обязательного рассмотрения 

руководством организации и не требующие этого. Документы, не требующие 

обязательного рассмотрения руководством, направляются непосредственно 

в структурные подразделения или ответственным исполнителям.

 56.  Предварительное  рассмотрение  документов  осуществляется  исходя 

из  оценки  их  содержания,  авторства,  сложности  и  новизны  поставленных 

вопросов  на  основании  установленного  в  организации  распределения 

обязанностей.

 57.  Обязательному  рассмотрению  руководством  подлежат  документы, 

поступившие  из  Администрации  Президента  Республики  Казахстан, 

Парламента  Республики  Казахстан,  Канцелярии  Премьер-Министра 

Республики  Казахстан,  центральных  и  местных  государственных  органов, 

вышестоящей организации, обращения физических и юридических лиц.

 58.  Обращения  лиц  (предложения,  заявления,  жалобы,  отклики  и 

запросы) учитываются централизованно и регистрируются в РКФ в день их 

поступления в организацию.

 Письменные и устные обращения, полученные должностными лицами во 

время личного приема лиц, также подлежат централизованной регистрации, 

отдельно от общих документов.

 59.  Регистрационный  номер  обращения  физического  лица  состоит  из 

начальной буквы фамилии автора, порядкового номера в РКФ и буквенного 

индекса «ФЛ».

 Регистрационный  номер  обращения  юридического  лица  состоит  из 

начальной  буквы  фамилии  должностного  лица,  подписавшего  обращение, 

порядкового номера в РКФ и буквенного индекса «ЮЛ».

 Регистрационный номер анонимного обращения состоит из буквенного 

индекса «АНМ» и порядкового номера в РКФ.

 60.  При  поступлении  повторного  обращения  в  течении  календарного 

года проставляется регистрационный номер первоначального обращения с 

указанием «второе», «третье» и так далее, а в РКФ указывается номер первого 

документа.  В  верхнем  правом  углу  первого  листа  повторного  обращения 

и  в  РКФ  проставляется  пометка  «Повторно».  К  повторным  обращениям 

приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.

 Повторным  считается  обращение,  поступившее  от  одного  и  того 

Государственная языковая политика

674

же  лица  по  одному  и  тому  же  вопросу  не  менее  двух  раз,  в  котором 

обжалуется  решение,  принятое  по  предыдущему  обращению,  сообщается 

о несвоевременном рассмотрении ранее направленного обращения, если со 

времени его поступления истек установленный срок рассмотрения, но ответ 

заявителем не получен, указывается на другие недостатки, допущенные при 

рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.

 61.  Обращения  одного  и  того  же  лица  по  одному  и  тому  же  вопросу, 

направленные  различным  адресатам  и  поступившие  для  рассмотрения  в 

одну  организацию,  учитываются  под  регистрационным  номером  первого 

обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через косую 

черту (дробь).

 62.  При  предварительном  рассмотрении  документов  производится  сор-

тировка их на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистри-

руемых  документов  разрабатывается  на  основе  Примерного  перечня  доку-

ментов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ, согласно 

приложению 14

 

к настоящим Типовым правилам и утверждается руководителем организации.

 Нерегистрируемые  документы  передаются  в  соответствующие 

структурные подразделения организации.

 63.  Регистрируемые документы после их регистрации в регистрационно-

контрольной форме передаются на рассмотрение руководителю организации, 

структурному подразделению (должностному лицу) в день их поступления.

 При  необходимости  безотлагательного  исполнения  поступившего 

документа  допускается  ознакомление  исполнителя  с  его  содержанием  до 

рассмотрения документа руководством организации.

 64.  Документы, рассмотренные руководством организации, возвращаются 

в  службу  ДОУ,  где  в  РКФ  вносятся  содержания  резолюций,  а  документы 

передаются исполнителям под роспись.

 Документ,  исполнение  которого  возложено  на  подведомственные  (ую) 

организации (ю), и (или) несколько структурных подразделений, передается 

им одновременно в копиях с соответствующей отметкой в РКФ. Подлинник 

передается исполнителю, указанному в резолюции первым.

 Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением 

даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение 

руководству и исполнение.

 Текст  поступившей  телефонограммы  записывается  (печатается) 

получателем,  регистрируется  и  оперативно  передается  руководителю, 

которому она адресована.

 При  приеме  телефонограммы  необходимо,  помимо  текста,  оформить 

следующие  ее  реквизиты:  отправитель,  наименование  вида  документа 

(телефонограмма),  дата,  индекс,  наименование  должности,  инициалы  и 

фамилия  лица,  подписавшего  документ.  Кроме  того,  указать  должности  и 

фамилии  лиц,  передавших  и  принявших  телефонограмму,  часы  и  минуты 

приема-передачи.

 65.  При решении вопросов без составления дополнительных документов 

исполнитель  делает  отметки  на  документе  и  РКФ:  о  дате  поступления 

(если  образовался  интервал  времени  между  поступлением  документа 

и  его  доставкой  исполнителю),  о  датах  промежуточного  исполнения 

Государственная языковая политика

675

(запрос  сведений,  телефонные  переговоры  и  другие),  о  дате  и  результатах 

окончательного исполнения.

 Все отметки на документе размещаются на свободных от текста местах.

жүктеу/скачать 5,79 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: