Порядок обработки исходящих документов

Государственная языковая политика

676

рассылаются  в  структурные  подразделения,  в  ведении  которых  находятся 

рассматриваемые вопросы.

Порядок регистрации документов

73. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, 

и использования в информационно-справочных целях.

 74.  Регистрация документов осуществляется централизовано.

 В  организациях  с  большим  объемом  документооборота  допускается 

децентрализованная  регистрация  документов.  В  этом  случае  документы, 

поступающие на рассмотрение руководства организации, распорядительные 

документы  организации,  обращения  физических  и  юридических  лиц,  и 

переписка за подписью руководства регистрируются в службе ДОУ.

 Документы,  поступающие  в  адрес  структурных  подразделений 

организаций, переписка за подписью руководства структурного подразделения 

регистрируется в соответствующих структурных подразделениях.

 Документы,  передаваемые  или  принимаемые  по  каналам  связи, 

регистрируются  в  службе  ДОУ  или  в  структурных  подразделениях, 

осуществляющих их прием (передачу).

 75.  Документы регистрируются в организации один раз: входящие – в день 

поступления, исходящие и внутренние – в день подписания (утверждения).

 Документы  незавершенные  делопроизводством  или  требующие 

длительного срока исполнения перерегистрации не подлежат.

 При  передаче  документа  для  исполнения  (ознакомления)  из  одного 

подразделения  в  другое  на  нижней  стороне  последнего  листа  документа 

или  на  его  оборотной  стороне  и  РКФ  проставляется  дата  передачи,  новый 

регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

 76. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных 

документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах 

соответствующего регистрационного массива.

 77.  В организации применяются следующие РКФ:

 1)  карточная согласно 

приложению 15

 к настоящим Типовым правилам;

 2)  журнальная согласно 

приложению 16

 к настоящим Типовым правилам;

 3)  в  автоматизированной  информационной  системе – электронная 

регистрационная контрольная карточка (далее - ЭРКК).

 78.  Устанавливается  следующий  состав  сведений  о  документе, 

подлежащих обязательной регистрации:

 1)  наименование организации (автора или корреспондента);

 2)  наименование вида документа;

 3)  дата и регистрационный номер поступившего документа;

 4)  заголовок к тексту (краткое содержание документа);

 5)  резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

 6)  срок исполнения документа;

 7)  подпись исполнителя о получении документа;

 8)  отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

 Состав обязательных сведений в зависимости от характера документа и 

задач использования информации может дополняться другими сведениями 

(наличие приложений, количество листов, перемещение документа внутри 

организации, перенос сроков исполнения и другие).

Государственная языковая политика

677

 79.  Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает 

в информационно-поисковую систему, которая включает в себя картотеки и 

классификационные справочники.

 80.  При  карточной  регистрации  печатается  необходимое  количество 

регистрационно-контрольных  карточек  (далее – РКК),  которые  могут 

составлять следующие картотеки: по корреспондентам, видам документов, 

авторам  документов,  контрольные,  кодификационные,  по  обращениям 

физических  и  юридических  лиц  и  другие  в  зависимости  от  задач  поиска 

информации.

 81.  Эффективность  работы  информационно-поисковой  системы  дости-

гается путем разработки классификационных справочников (классификатор 

вопросов  деятельности  организации,  классификатор  видов  документов, 

классификатор корреспондентов, номенклатуры дел и другие).

 82.  Поля  записи  базы  данных  автоматизированной  информационно-

поисковой системы должны полностью отвечать параметрам последующего 

оперативного поиска документов и контроля за исполнением документов.

Контроль исполнения документов

83. Контроль исполнения документов включает постановку документа на 

контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа 

с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение 

и  анализ  хода  и  результатов  исполнения  документов,  информирование 

руководства о состоянии исполнения документов согласно 

приложениям 17

 

и 

18

 к настоящим Типовым правилам.

 84.  Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие 

исполнения, в том числе документы прошлых лет, которые в силу различных 

причин  не  были  исполнены  и  их  исполнение  перенесено  на  текущий 

год.  В  этих  случаях  перерегистрация  документов  не  проводится,  а  в  РКФ 

указываются вновь установленные сроки.

 84-1. 

Акты  и  поручения  Президента  Республики  Казахстан, 

Администрации Президента Республики Казахстан ставятся на следующие 

виды контроля:

1) срочный - с пометками: «весьма срочно» - в течение трех рабочих дней, 

«срочно», «ускорить» - до десяти рабочих дней;

2) краткосрочный - от десяти рабочих дней до одного месяца;

3) среднесрочный - от одного до шести месяцев;

4) долгосрочный - свыше шести месяцев.

Сроки  исполнения  поручений,  установленные  в  актах  и  поручениях 

Президента Республики Казахстан, Администрации Президента Республики 

Казахстан, исчисляются в рабочих днях со дня их поступления в организацию.

В случаях, если в поручениях не указаны сроки, то они исполняются в 

месячный  срок  с  внесением  информации  в  адрес  Президента  Республики 

Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан.

Сноска.  Типовые  правила  дополнены  пунктом 84-1 в  соответствии  с 

постановлением Правительства РК от 07.11.2013 

№ 1168

 (вводится в действие 

по  истечении  десяти  календарных  дней  со  дня  первого  официального 

опубликования).

Государственная языковая политика

678

 84-2.  Акты и поручения Правительства Республики Казахстан, Премьер-

Министра  Республики  Казахстан  или  его  заместителей  и  Руководителя 

Канцелярии  Премьер-Министра  Республики  Казахстан  ставятся  на 

следующие виды контроля:

1)  срочный  контроль  с  пометками  «весьма  срочно» - в  течение  одного 

рабочего  дня  со  дня  поступления  поручения, «срочно», «ускорить» - не 

позднее чем за три рабочих дня, если иное не установлено соответствующим 

поручением;

2)  краткосрочный  контроль,  не  позднее  чем  за  пять  рабочих  дней 

до  установленного  срока  исполнения,  если  иное  не  установлено 

соответствующим поручением;

3)  среднесрочный  контроль,  не  позднее  чем  за  десять  рабочих 

дней  до  установленного  срока  исполнения,  если  иное  не  установлено 

соответствующим поручением;

4)  долгосрочный  контроль,  не  позднее  чем  за  двадцать  рабочих 

дней  до  установленного  срока  исполнения,  если  иное  не  установлено 

соответствующим поручением.

Сроки  исполнения  поручений,  установленные  в  актах  и  поручениях 

Правительства  Республики  Казахстан,  Премьер-Министра  Республики 

Казахстан  или  его  заместителей  и  Руководителя  Канцелярии  Премьер-

Министра  Республики  Казахстан,  исчисляются  в  рабочих  днях  со  дня  их 

поступления в организацию.

В случаях, если в поручениях не указаны сроки, то они исполняются в 

месячный срок с внесением информации в адрес Правительства Республики 

Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан или его заместителей 

и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан.

Контрольные  поручения  Президента  Республики  Казахстан  и 

Руководителя  Администрации  Президента  Республики  Казахстан  с 

резолюциями  к  ним  Премьер-Министра  Республики  Казахстан,  его 

заместителей  и  Руководителя  Канцелярии  Премьер-Министра  Республики 

Казахстан исполняются организациями не позднее 20-дневного срока со дня 

поручения, если в поручениях не установлены иные сроки. Организация - 

соисполнитель  направляет  свою  информацию  ответственной  организации 

-  исполнителю  не  позднее,  чем  за  пять  дней  до  истечения  установленного 

срока.

Сноска.  Типовые  правила  дополнены  пунктом 84-2 в  соответствии  с 

постановлением Правительства РК от 07.11.2013 

№ 1168

 (вводится в действие 

по  истечении  десяти  календарных  дней  со  дня  первого  официального 

опубликования).

 84-3.  Сроки  исполнения  протокольных  поручений,  содержащиеся  в 

протоколах  совещаний  у  Главы  государства,  заседаний  Правительства 

Республики  Казахстан,  руководства  Правительства  Республики  Казахстан 

и  Руководителя  Канцелярии  Премьер-Министра  Республики  Казахстан, 

исчисляются со дня проведения заседания (совещания). В том случае, если на 

заседании (совещании) был назван срок исполнения конкретного поручения, 

то соответствующие организации, в адрес которых было дано поручение и 

представители которых присутствовали на заседании (совещании), обязаны 

Государственная языковая политика

679

приступить к исполнению поручений сразу после заседания (совещания), не 

дожидаясь поступления к ним протокола заседания (совещания).

Сноска.  Типовые  правила  дополнены  пунктом 84-3 в  соответствии  с 

постановлением Правительства РК от 07.11.2013 

№ 1168

 (вводится в действие 

по  истечении  десяти  календарных  дней  со  дня  первого  официального 

опубликования).

 85.  Контроль исполнения документов по существу вопроса возлагается 

на руководителей структурных подразделений или должностные лица.

 Контроль за сроками исполнения документов, за сроками рассмотрения 

обращений физических и юридических лиц осуществляется службой ДОУ.

 86.  При  организации  контроля  исполнения  используются  РКК  (ЭРКК), 

журналы регистрации. Контрольная картотека систематизируется по срокам 

исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

 При  незначительных  объемах  контролируемых  документов,  контроль 

осуществляется  путем  нанесения  необходимых  отметок  в  журналах 

регистрации.

 Заполнение  соответствующих  реквизитов  ЭРКК  в  автоматизированной 

информационной системе автоматически ставит документ на контроль.

 87.  Документ снимается с контроля руководителем, поставившим его на 

контроль, или по его поручению – службой ДОУ.

Учет и хранение печатей, штампов и бланков

88.  Учет,  использование,  хранение  и  уничтожение  печатно-бланочной 

продукции,  печатей,  штампов,  подлежащих  защите,  и  средств  защиты 

документов,  осуществляются  должностными  лицами,  назначаемыми 

приказами (распоряжениями) руководителей организаций.

 89.  Порядок  использования  печатно-бланочной  продукции,  печатей, 

штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов в организации 

определяется приказом (распоряжением) ее руководителя.

 90.  Государственная  организация  имеет  одну  печать  с  изображением 

Государственного Герба Республики Казахстан.

 При  необходимости  структурные  подразделения  государственной 

организации имеют печати (штампы) с изображением Государственного Герба 

Республики  Казахстан  и  одинаковым  текстовым  содержанием,  текстовая 

часть дополняется порядковым номером или символом (символами).

 91.  Учет печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих 

защите, и средств защиты документов ведется в регистрационных учетных 

формах, определенных настоящими Правилами.

 92.  Учет  печатно-бланочной  продукции,  подлежащей  защите,  в  том 

числе  с  изображением  Государственного  Герба  Республики  Казахстан,  и 

выдача  ведется  в  журнале  учета  и  выдачи  печатно-бланочной  продукции, 

подлежащей  защите  согласно 

приложению 19

  к  настоящим  Типовым 

правилам.

 Данный журнал заводится на каждый вид печатно-бланочной продукции, 

подлежащей защите. Бланки фишек с изображением Государственного Герба 

Республики Казахстан не подлежат специальному учету.

 93.  Выдача  заполненных  бланков,  подлежащих  защите,  производится 

под  расписку  в  соответствующих  регистрационных  учетных  формах, 

предусмотренных ведомственными инструкциями организаций.

Государственная языковая политика

680

 94.  На  копиях  заполненных  бланков  с  изображением  Государственного 

Герба Республики Казахстан, предназначенных для рассылки, проставляется 

номер экземпляра и печать организации.

 95.  Размножение  и  копирование  средствами  оперативной  полиграфии 

незаполненных бланков, подлежащих защите, не допускается.

 96.  Учет  печатей,  штампов,  подлежащих  защите,  и  специальной 

штемпельной краски с химическими добавками, имеющими индивидуальные 

свойства с целью защиты от подделки, а также их выдача ведется в журнале 

учета  и  выдачи  печатей,  штампов  с  изображением  Государственного 

Герба  Республики  Казахстан  и  специальной  штемпельной  краски 

согласно 

приложению 20

 к настоящим Типовым правилам.

 97.  Учет  перьевых  авторучек,  заправленных  специальными  чернилами 

с  химическими  добавками,  имеющих  индивидуальные  свойства  с  целью 

защиты  от  подделки  подписей  должностных  лиц,  и  их  выдача  ведется  в 

журнале учета и выдачи перьевых авторучек, заправленных специальными 

чернилами согласно 

приложению 21

 к настоящим Типовым правилам.

 98.  Заголовки  журналов  регистрации  включаются  в  номенклатуру  дел 

организации.

 Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

 99.  Передача  другому  должностному  лицу  неиспользованной  печатно-

бланочной  продукции,  печатей,  штампов,  подлежащих  защите,  а  также 

средств  защиты  документов  и  регистрационных  форм  к  ним  оформляется 

актом их приема-передачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, 

подлежащих  защите,  средств  защиты  документов  и  регистрационных 

учетных  форм  к  ним  согласно 

приложению 22

  к  настоящим  Типовым 

правилам.

 100.  Печатно-бланочная  продукция,  печати,  штампы,  подлежащие 

защите,  и  средства  защиты  документов  хранятся  в  опечатываемых  сейфах 

или металлических шкафах.

 101. 

Уничтожение  испорченной  печатно-бланочной  продукции, 

подлежащей  защите,  производится  с  составлением  акта  о  выделении  к 

уничтожению  испорченных  экземпляров  печатно-бланочной  продукции, 

подлежащей  защите  согласно 

приложению 23

  к  настоящим  Типовым 

правилам  и  проставлением  соответствующих  отметок  в  журналах  учета  и 

выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите.

 102.  Уничтожение печатей и штампов, подлежащих защите, производится 

с  составлением  акта  о  выделении  к  уничтожению  печатей  и  штампов, 

подлежащих  защите  согласно 

приложению 24

  к  настоящим  Типовым 

правилам  и  проставлением  соответствующих  отметок  в  журнале  учета 

и  выдачи  печатей,  штампов  с  изображением  Государственного  Герба 

Республики Казахстан и специальной штемпельной краски.

 103.  Уничтожение средств защиты документов (в том числе емкостей из-

под специальных чернил и штемпельной краски; испорченные штемпельные 

подушки, заправленные специальными штемпельными красками; перьевые 

авторучки,  заправленные  специальными  чернилами)  производится  с 

составлением акта о выделении к уничтожению средств защиты документов 

согласно 

приложению 25

 к настоящим Типовым правилам и проставлением 

отметок в соответствующих журналах учета и выдачи.

Государственная языковая политика

681

 104.  При  реорганизации  или  ликвидации  организации  уничтожение 

неиспользованной  печатно-бланочной  продукции,  печатей,  штампов, 

подлежащих  защите,  а  также  средств  защиты  документов  производится  с 

составлением актов согласно приложениям 

24

, 

25

, 

26

 к настоящим Типовым 

правилам,  утверждаемых  руководителем  организации  или  председателем 

ликвидационной  комиссии,  и  проставлением  отметок  в  соответствующих 

журналах учета и выдачи.

 Уничтожение  или  дальнейшее  хранение  журналов  и  других 

регистрационных  учетных  форм  осуществляется  в  соответствии  с 

законодательством  Республики  Казахстан  по  согласованию  с  центральным 

государственным  органом  управления  архивами  и  документацией  или 

местным исполнительным органом в области архивного дела и документации 

области, города республиканского значения и столицы.

 105.  Проверка  наличия  экземпляров  печатно-бланочной  продукции, 

печатей,  штампов,  подлежащих  защите,  и  средств  защиты  документов 

производится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой приказом 

(распоряжением) руководителя организации.

 106.  Отметки о результатах проверок проставляются в журналах учета и 

выдачи согласно приложениям 

19

, 

20

, 

21

 к настоящим Типовым правилам.

 В  случае  обнаружения  нарушений  комиссия  проводит  служебное 

расследование,  результаты  которой  оформляются  актом  и  доводятся  до 

сведения  руководителя  организации  для  принятия  мер  в  соответствии 

с 

законодательством

 

Республики Казахстан

.

 107.  При утере печати (штампа) с изображением Государственного Герба 

Республики Казахстан предпринимаются все необходимые меры по розыску, 

в случае отрицательного результата розыска составляется акт произвольной 

формы, утверждаемый руководителем организации.

Порядок составления номенклатуры дел.

Формирование и хранение дел

108.  Номенклатура  дел  предназначена  для  группировки  исполненных 

документов  в  дела,  систематизации  и  учета  дел,  определения  сроков  их 

хранения  и  является  основой  для  составления  описей  дел  постоянного  и 

временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 

10 лет включительно) хранения.

 109. 

При 

составлении 

номенклатуры 

дел 

руководствуются 

учредительными документами, положениями о структурных подразделениях, 

должностными  инструкциями  работников,  типовыми,  отраслевыми 

(ведомственными)  перечнями  документов  с  указанием  сроков  хранения, 

типовыми  (примерными)  номенклатурами  дел,  структурой  (штатным 

расписанием),  планами  и  отчетами  о  работе,  изучаются  виды,  состав  и 

содержание документов, образующихся в деятельности организации.

 110.  Номенклатура дел согласно 

приложению 27

 к настоящим Типовым 

правилам составляется (не позднее 10 декабря текущего года) службой ДОУ 

на основе номенклатур дел структурных подразделений, представленными 

соответствующими подразделениями.

 111.  Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать 

номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ.

Государственная языковая политика

682

 112.  Номенклатура  дел  организации  подписывается  руководителем 

службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией организации (далее 

–  ЭК),  с  экспертной  проверочной  комиссией  государственного  архива 

(местного  исполнительного  органа) (далее – ЭПК),  в  который  документы 

передаются  на  постоянное  хранение,  и  утверждается  (не  позднее  конца 

текущего года) руководителем организации. Согласовывается номенклатура 

дел  с  государственным  архивным  учреждением  не  реже  одного  раза  в 5 

лет,  если  не  было  концептуальных  изменений  в  функциях  и  структуре 

организации.

 Организации  не  являющиеся  источниками  пополнения  Национального 

архивного фонда могут не представлять номенклатуры дел на согласование 

ЭПК.

 113.  Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. 

Один  экземпляр  утвержденной  номенклатуры  хранится  в  государственном 

архиве, с которым она согласовывалась.

 114.  Номенклатура  дел  в  конце  каждого  года  уточняется,  утверждается 

руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего 

делопроизводственного года.

 115.  Названиями  разделов  номенклатуры  дел  являются  наименования 

структурных  подразделений,  которые  располагаются  в  соответствии  с 

утвержденной структурой организации (штатное расписание). Первый раздел 

номенклатуры  включает  заголовки  дел,  содержащие  распорядительную 

документацию  и  документы  консультативно-совещательных  органов 

возглавляемых руководством.

 116.  Документы филиалов и представительств могут вносится в качестве 

разделов в номенклатуру дел организации.

 Самостоятельным разделом номенклатуры дел может быть наименование 

общественной  организации.  Данный  раздел  располагается  после  всех 

разделов номенклатуры дел организации

 117.  Для организации, не имеющей структуры, номенклатура дел строится 

по производственно-отраслевой или функциональной схеме. Наименования 

разделов должны соответствовать направлениям деятельности организации.

 118.  Для  подведомственных  организаций  с  однородным  составом 

документов  службой  ДОУ  вышестоящего  органа  (вышестоящей  органи-

зации)  разрабатываются  типовые  (примерные)  номенклатуры  дел.  Такие 

номенклатуры  подлежат  согласованию  с  центральным  государственным 

органом  управления  архивами  и  документацией  или  местными 

исполнительными органами областей, города республиканского значения и 

столицы.

жүктеу/скачать 5,79 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: