Оформление номенклатуры дел

Государственная языковая политика

683

обозначения  структурного  подразделения  и  порядкового  номера  заголовка 

дела  по  номенклатуре  в  пределах  структурного  подразделения.  Элементы 

индекса отделяются друг от друга дефисом.

 В  номенклатуре  дел  рекомендуется  сохранять  порядок  расположения 

однородных  дел  в  пределах  разных  структурных  подразделений;  для 

переходящих дел индекс сохраняется.

 121.  В  графу 2 номенклатуры  дел  включаются  заголовки  дел  (томов, 

частей).

 Требования к заголовку:

 1)  заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное 

содержание и состав документов дела;

 2)  не  допускается  употребление  в  заголовке  дела  неконкретных 

формулировок («разные  материалы», «общая  переписка», «исходящая 

корреспонденция», «входящие  документы»),  а  также  вводных  слов  и 

сложных оборотов;

 3)  заголовок  дела  должен  состоять  из  элементов,  располагаемых  в 

следующей последовательности:

 название  вида  дела  (переписка,  журнал  и  другие)  или  разновидности 

документов (протоколы, приказы и другие);

 название организации или структурного подразделения (автор документа); 

название  организации,  которой  будут  адресованы  или  от  которой  будут 

получены документы (адресат или корреспондент документа);

 краткое содержание документов дела; название местности (территории), 

с  которой  связано  содержание  документов  дела;  дата  (период),  к  которым 

относятся документы дела;

 4)  в  заголовках  дел,  содержащих  документы  по  одному  вопросу,  но 

не  связанных  последовательностью  исполнения,  в  качестве  вида  дела 

употребляется  термин  «документы»,  а  в  конце  заголовка  в  скобках 

указываются  основные  разновидности  документов,  которые  должны  быть 

сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и другие);

 5)  в  заголовках  дел,  содержащих  переписку,  указывается,  с  кем  и  по 

какому  вопросу  она  ведется.  В  случае  ведения  переписки  с  однородными 

корреспондентами, в заголовках указывается их общее видовое название;

 6)  в заголовках дел, содержащих переписку с более тремя разнородными 

корреспондентами, их наименования не перечисляются;

 7)  при обозначении в заголовках дел административно-территориальных 

единиц учитывается следующее:

 если содержание дела касается нескольких однородных административно-

территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные 

названия, а указывается их общее видовое название;

 если содержание дела касается одной административно-территориальной 

единицы  (населенного  пункта),  ее  (его)  название  указывается  в  заголовке 

дела;

 8)  в заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, 

указывается  период  (квартал,  год)  на  (за)  который  составлены  планы 

(отчеты);

 9) 

заголовки  судебных,  следственных,  личных,  персональных, 

арбитражных  и  других  дел,  содержащих  документы,  связанные 

Государственная языковая политика

684

последовательностью делопроизводства по одному вопросу, начинаются со 

слова «дело»;

 10)  если  дело  будет  состоять  из  нескольких  томов  или  частей,  то 

составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются 

заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

 122.  Заголовки  дел  внутри  разделов  номенклатуры  располагаются  в 

соответствии со степенью важности документов, составляющих дела, и их 

взаимосвязью.

 Вначале  располагаются  заголовки  дел,  содержащих  нормативную 

правовую  документацию.  При  этом  заголовки  дел,  содержащих 

постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед 

заголовками дел с приказами организации. Далее располагаются заголовки 

дел, содержащих плановые и отчетные документы.

 Проекты  распорядительных  документов  и  другие  документы  по  их 

подготовке,  изменения  к  планам,  основания  к  приказам  помещаются  в 

номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами.

 Заголовки  дел,  заведенных  по  географическому  и  корреспондентскому 

признакам,  вносятся  в  номенклатуру  дел  по  алфавиту  географических 

названий и корреспондентов.

 Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления 

дел.  Если  в  течение  года  возникают  новые  документированные  участки 

работы,  не  предусмотренные  дела,  они  дополнительно  вносятся  в 

номенклатуру.

 123.  Графа 3 заполняется после завершения календарного года.

 124.  В графе 4 указываются сроки хранения дела со ссылкой на номера 

пунктов  (статей)  типового  или  ведомственного  (отраслевого)  перечня 

документов с указанием сроков их хранения, при их отсутствии – на типовую 

(примерную) номенклатуру дел.

 125.  В  графе 5 службой  ДОУ  указываются  наименования  перечня 

документов,  типовой  (примерной)  номенклатуры  дел,  использованных 

при определении сроков хранения дел, и делаются отметки о переходящих 

делах, особо ценных документах и делах, передаче дел в другое структурное 

подразделение или организацию для их продолжения, в архив организации, 

наличии  электронных  копий  документов,  виде  и  месте  хранения  их 

носителей.

 126.  По  окончании  года  в  конце  номенклатуры  дел  делается  итоговая 

запись о количестве заведенных дел (томов).

 Сведения о количестве заведенных дел сообщаются архиву организации.

Формирование дел

127.  Исполненные  документы  формируются  исполнителем  в  дела  в 

соответствии  с  номенклатурой  дел.  Формирование  дел  вне  номенклатуры 

дел не допускается.

 128.  Контроль за формированием дел осуществляет служба ДОУ.

 129.  При формировании дел соблюдаются следующие общие требования:

 1)  в  дела  помещаются  только  исполненные,  правильно  оформленные 

документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

 2)  помещаются вместе все документы, относящиеся к решению одного 

вопроса.

Государственная языковая политика

685

 Приложения  к  документам,  независимо  от  даты  их  утверждения  или 

составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

 Приложения  объемом  свыше 180 листов  составляют  отдельный  том,  о 

чем в документе делается отметка.

 3)  совместно  группируются  версии  документа  на  государственном, 

русском и иных языках;

 4)  группируются в дела документы одного календарного года; исключение 

составляют:  переходящие  дела;  судебные  дела;  личные  дела,  которые 

формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; 

документы  выборных  органов  и  их  постоянных  комиссий,  депутатских 

групп,  которые  группируются  за  период  их  созыва;  документы  учебных 

заведений,  которые  формируются  за  учебный  год;  документы  театров, 

характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; истории 

болезней и другие;

 5)  раздельно группируются в дела документы постоянного и временного 

сроков хранения;

 6)  телеграммы, ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в 

дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел;

 7)  в  дело  не  должны  помещаться  документы,  подлежащие  возврату, 

черновики и лишние экземпляры;

 8)  по объему дело не должно превышать 180 листов;

 9)  при  наличии  в  деле  нескольких  томов  (частей)  номер  (индекс)  и 

заголовок  дела  проставляется  на  каждом  томе  с  добавлением  нумерации 

томов  (частей),  в  последнем  томе  (части)  добавляется  слово  «последний» 

(«последняя»).

 130.  Документы  располагаются  в  соответствии  с  последовательностью 

решения  вопроса  (хронологическом  порядке  по  решаемым  вопросам)  или 

в  начале  дела  помещается  инициативный  документ,  затем – документ  с 

окончательным решением вопроса, далее – иные документы, освещающие 

ход решения вопроса.

 131.  Все  документы  отчетного  и  информационного  характера  по 

исполнению  актов  и  поручений  вышестоящих  организаций,  в  которых 

организация  являлась  основным  исполнителем,  подшиваются  в  отдельные 

дела по их исполнению. В остальных случаях эти документы подшиваются в 

дело переписки за текущий год.

 132.  Распорядительные  документы  группируются  в  дела  по  видам  и 

хронологии  с  относящимися  к  ним  приложениями.  Инструкции,  правила, 

положения,  уставы,  утвержденные  распорядительными  документами, 

являются  приложениями  к  ним  и  группируются  вместе  с  указанными 

документами.  Если  же  они  утверждены  в  качестве  самостоятельного 

документа, то их группируют в отдельные дела.

 133.  Приказы  (распоряжения)  по  основной  деятельности,  приказы 

(распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела.

 134.  Протоколы  в  деле  располагаются  в  хронологическом  порядке  по 

номерам вместе с документами к ним.

 135.  Переписка  группируется,  за  делопроизводственный  год  и 

систематизируется  в  хронологической  последовательности,  при  этом 

Государственная языковая политика

686

документ-ответ  помещается  за  документом-запросом.  При  возобновлении 

переписки  по  определенному  вопросу,  начавшейся  в  предыдущем  году, 

документы  включаются  в  дело  текущего  года  с  указанием  индекса  дела 

предыдущего года.

 136.  Документы  в  личных  делах  располагаются  в  хронологическом 

порядке в соответствии с их поступлением.

 137.  Лицевые счета по заработной плате формируются в отдельные дела 

и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий работников.

 138.  Трудовые договоры формируются в составе личных дел или отдельно 

в алфавитном порядке фамилий работников.

 139.  Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление 

обязательных  пенсионных  взносов,  обязательных  профессиональных 

пенсионных  взносов  в  единый  накопительный  пенсионный  фонд 

формируются в одно дело.

 Списки  физических  лиц  и  документы,  подтверждающие  перечисление 

социальных отчислений формируются в одно дело.

Сноска.  Пункт 139 с  изменением,  внесенным  постановлением 

Правительства РК от 18.10.2013 

№ 1115

 (вводится в действие по истечении 

десяти календарных дней после первого официального опубликования).

 140.  Планы, отчеты, сметы, лимиты и штатные расписания формируются в 

соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, 

независимо от даты их составления, утверждения или поступления.

 141.  Обращения  физических  и  юридических  лиц  формируются  в 

дела  по  вопросам,  направлениям  деятельности  организации  или  по 

административно-территориальным 

единицам. 

При 

незначительных 

объемах  обращений  допускается  формирование  дел  по  фамилиям  авторов 

обращений в алфавитном порядке.

Оформление дел

142.  Дела  организации  подлежат  оформлению  при  их  заведении  и 

по  завершении  года.  Оформление  дела - подготовка  дела  к  хранению. 

Оформление  дела  включает  в  себя  комплекс  работ  по  описанию  дела  на 

обложке,  брошюровке,  нумерации  листов  и  составлению  заверительной 

надписи.  Оформление  дел  проводится  ответственным  лицом  за  ведение 

делопроизводства  структурного  подразделения,  при  методической  помощи 

и под контролем службы ДОУ.

 143.  В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное 

оформление  дел.  Полному  оформлению  подлежат  дела  постоянного, 

временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление 

дела  предусматривает:  оформление  реквизитов  обложки  дела;  нумерацию 

листов  в  деле;  составление  листа-заверителя  дела  согласно 

приложению 

28

  к  настоящим  Типовым  правилам;  составление  в  необходимых  случаях 

внутренней описи документов дела согласно 

приложению 29

 к настоящим 

Типовым  правилам;  подшивку  или  переплет  дела;  внесение  необходимых 

уточнений в реквизиты обложки дела.

 144.  На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения 

и по личному составу указываются следующие реквизиты:

Государственная языковая политика

687

 1)  наименование  организации;  наименование  структурного  подраз-

деления;

 2)  наименование  населенного  пункта,  в  котором  дислоцирована 

организация; номер (индекс) дела;

 3)  заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок 

хранения дела;

 4)  архивный шифр дела.

 145.  Реквизиты,  проставляемые  на  обложке  дела,  оформляются 

следующим образом:

 1)  наименование  организации  в  соответствии  с  учредительскими 

документами указывается полностью, в именительном падеже, с указанием 

официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в 

скобках после полного наименования;

 2)  наименование  структурного  подразделения - записывается  название 

структурного  подразделения  в  соответствии  с  утвержденной  структурой; 

номер  дела - проставляется  цифровое  обозначение  (индекс)  дела  по 

номенклатуре дел организации;

 3)  заголовок  дела - переносится  из  номенклатуры  дел;  дата  дела - 

указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой 

дел,  содержащих  распорядительную  документацию,  а  также  для  дел, 

состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов 

дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего 

и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, 

сформированному  в  отдельный  том,  является  дата  регистрации  основного 

документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и 

год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью 

словами.

 146.  В  целях  обеспечения  сохранности  и  закрепления  порядка 

расположения документов, включенных в дело, все его листы, в том числе 

резолюции,  составленные  на  отдельном  листе  (фишки),  кроме  листа 

заверителя  и  внутренней  описи,  нумеруются.  Листы  нумеруются  черным, 

мягким, графитовым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем 

углу листа.

 147.  Порядок нумерации листов дела:

 1)  лист более формата А4, подшитый за один край, нумеруется как один 

лист в правом верхнем углу;

 2)  документы  с  собственной  нумерацией  листов,  в  том  числе  печатные 

издания, могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную 

нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

 3)  листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по 

каждому тому или части отдельно;

 4)  фотографии,  чертежи,  диаграммы  и  другие  иллюстративные  и 

специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, 

нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

 5)  подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, 

а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

 6)  приложения  к  делу,  поступившие  в  переплете,  оформляются  как 

самостоятельный том и нумеруются отдельно;

Государственная языковая политика

688

 7)  в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов 

дела  проводится  их  перенумерация.  При  перенумерации  листов  старые 

номера  зачеркиваются  и  рядом  ставится  новый  номер  листа,  в  конце  дела 

составляется новый лист – заверитель, при этом старый лист – заверитель 

зачеркивается, но сохраняется в деле;

 8)  при  наличии  отдельных  ошибок  в  нумерации  листов  допускается 

употребление литерных номеров листов.

 148.  После  завершения  нумерации  листов  составляется  заверительная 

надпись, которая подписывается ее составителем с указанием расшифровки 

подписи, должности и даты составления.

 Все последующие изменения о составе и состоянии дела (повреждения, 

изъятие  документов)  отмечаются  в  листе – заверителе  со  ссылкой  на 

соответствующий акт.

 Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии 

с итоговой надписью.

 149.  Реквизит  «срок  хранения  дела»  переносится  на  обложку  дела  из 

соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, 

указанными в перечнях документов, с указанием сроков хранения.

 150.  На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

 151.  Архивный  шифр  дела  (состоит  из  номера  фонда,  номера  описи  и 

номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется 

в  архиве  только  после  включения  этих  дел  в  разделы  сводных  описей, 

утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).

 152.  По  окончании  года  в  надписи  на  обложках  дел  постоянного  и 

временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии 

заголовка  дел  на  обложке  содержанию  подшитых  документов  в  заголовок 

дела вносятся изменения и дополнения.

 153.  Для  учета  документов  определенных  категорий  постоянного  и 

временного  сроков  (свыше 10 лет)  хранения,  учет  которых  вызывается 

спецификой  данной  документации  (особо  ценные,  личные  дела  и  другие), 

составляется внутренняя опись документов дела согласно 

приложению 29

 к 

настоящим Типовым правилам.

 Внутренняя  опись  документов  дела  составляется  также  на  дела 

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы 

по  разновидностям  документов,  заголовки  которых  не  раскрывают 

конкретное содержание документов.

 154.  Документы,  составляющие  дело,  подшиваются  не  менее,  чем  на 

четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом 

возможного свободного чтения текста всех документов. Первый и последний 

прокол производятся на расстоянии одного сантиметра от верхней (нижней) 

границы листа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические 

скрепления (булавки, скрепки и другие) из документов удаляются.

 155.  Дела  временного  (до 10 лет  включительно)  хранения  допускается 

хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов 

в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Оперативное хранение документов

156.  После  завершения  в  делопроизводстве  документы  до  передачи 

в  архив  организации  в  течение  одного  года  хранятся  в  делах  по  месту  их 

формирования.

Государственная языковая политика

689

 157.  Служба ДОУ, руководители структурных подразделений организации 

обеспечивают  сохранность  документов  и  дел.  Дела  хранятся  в  шкафах 

и  сейфах  в  рабочих  кабинетах  или  специально  отведенных  для  этой  цели 

помещениях.

 158.  Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой 

дел организации, на корешках обложек указываются их индексы.

 159.  Выдача  дел  во  временное  пользование  иным  организациям 

производится на основании письменного обращения и только с разрешения 

руководителя организации. Выдача дел другим подразделениям организации 

производится  с  разрешения  руководителя  структурного  подразделения,  а 

внутри структурного подразделения - под расписку.

На выданное дело заводится карта-заместитель дела. В ней указываются 

структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, 

дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении 

и приеме дела.

 160.  Изъятие  документов  из  дел  производится  в  соответствии 

с 

законодательством

 

Республики  Казахстан

,  при  этом  в  дело  вкладывают 

копии документов и акт (протокол) об изъятии подлинников.

Передача дел в архив организации

161.  Передача  дел  из  структурных  подразделений  в  архив  организации 

осуществляется  по  описям  дел,  составляемым  по  результатам  экспертизы 

ценности документов и дел, завершенных в делопроизводстве. Документы 

временного  (до 10 лет  включительно)  хранения  передаются  в  архив 

организации по номенклатуре дел.

 162.  Описи  составляются  отдельно  на  дела  постоянного,  временного 

(свыше 10 лет) хранения и по личному составу по форме согласно 

приложению 

30

 к настоящим Типовым правилам.

 163.  Графы  описи  дел  заполняются  в  точном  соответствии  с  теми 

сведениями,  которые  вынесены  на  обложки  дел.  При  внесении  в  опись 

подряд  дел  с  одинаковыми  заголовками  пишется  полностью  заголовок 

первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом «то же», 

при этом другие сведения о них вносятся в опись полностью. На новом листе 

описи заголовок однородных дел воспроизводится полностью.

 164.  Каждое дело (том, часть дела) вносится в опись под самостоятельным 

порядковым номером.

 165.  Графа описи «Примечание» используется для простановки отметок 

об  особенностях  физического  состояния  дела,  о  передаче  дела  другому 

структурному подразделению (другой организации).

 166.  Опись  дел  составляется  в  двух  экземплярах,  один  из  которых 

передается  вместе  с  делами  в  архив  организации,  а  второй – остается  в 

качестве контрольного в структурном подразделении.

 167.  Правильность формирования и подготовки дел к передаче в архив 

организации проверяется службой ДОУ. Имеющиеся нарушения устраняются 

структурным подразделением организации.

 168.  Прием  каждого  дела  производится  работником,  ответственным  за 

архив  организации  в  присутствии  работника  структурного  подразделения. 

Государственная языковая политика

690

При  этом  на  обоих  экземплярах  описи  против  каждого  дела,  включенного 

в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи 

указываются  цифрами  и  прописью  количество  фактически  принятых  дел, 

дата  приема-передачи  дел,  а  также  подписи  работника,  ответственного  за 

архив и лица, передавшего дела.

 169.  Вместе  с  делами  в  архив  передаются  регистрационные  картотеки 

на  документы  и  (или)  программные  средства  и  базы  данных,  содержащие 

информацию  о  регистрации  и  исполнении  передаваемых  документов. 

Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

 170. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, 

ответственное  лицо  за  ведение  делопроизводства  данного  структурного 

подразделения,  в  период  проведения  ликвидационных  мероприятий 

формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их 

в архив организации независимо от сроков хранения.

 Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Государственная языковая политика

691

Приложение 1

к Типовым правилам документирования и 

управления документацией в государственных и

негосударственных организациях 

жүктеу/скачать 5,79 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: